Основные требования и правила составления и оформления документов

При подписании документа  на бланке должностного лица должность  этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими  должностными лицами их подписи располагают  одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Главный бухгалтер                              Личная подпись                            В.Л. Кириллова

При подписании документа  несколькими лицами равного статуса  их подписи располагают на одном уровне, например:

Генеральный директор                                                                  Генеральный директор

завода «Прогресс»                                                                                     завода «Сатурн»

Личная подпись В.Р. Фролов                                              Личная подпись А.М. Милов

В документах, составленных комиссией, указывают не должности  подписывающих документ, а их обязанности  в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель                              Личная подпись                                       В.В. Котов

 Члены комиссии                         Личная подпись                                       Л.Н. Гуров

                                                       Личная подпись                                     Ф.А. Кулаков

Гриф согласования документа (23)

Согласование – это  предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа. Согласование может быть внешним  и внутренним.

Согласование оформляется  грифом. Он имеет варианты: согласование с конкретным должностным лицом, согласование с коллегиальным органом, согласование посредством письма. Это  оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Зам. директора  завода «Кварц»

подпись П. Т. Фёдоров

«____» _____________ 2011

 

СОГЛАСОВАНО

 Протокол  заседания профкома 

от 14. 04. 2011 № 3

 

СОГЛАСОВАНО

Письмо Росстата

от 05.04.2011 № 14/289

При согласовании документа  должностными лицами одного статуса  грифы располагают на одном уровне ниже реквизита «Подпись» или на отдельном листе согласования. Лист согласования составляется, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций или лиц, о чем делается отметка на месте грифа согласования. Например:

Лист согласования прилагается. Подпись дата.

Виза согласования документа (24)

Внутреннее согласование называется визой. Виза состоит из указания должности визирующего, подписи, ее расшифровки и даты. Например:

Главный бухгалтер 

Личная подпись  И. Л. Широкова

11. 03. 2011

Если должностное лицо, с которым согласовывается документ, имеет какие-то замечания, дополнения или не согласно с содержанием документа, то они могут быть оформлены на отдельном листе с указанием об этом при визировании «Замечания прилагаются». Допускается полистное визирование документа.

На внутренних документах виза проставляется на последнем  листе первого экземпляра. На исходящих  – на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении. Виза оформляется либо от руки, либо при помощи специального штампа.

Оттиск печати (25)

Печати проставляются  на наиболее важных документах для  удостоверения прав лиц, фиксирующих  факты, связанные с финансовыми  средствами, гарантиями услуг и т.д. Печати подтверждают подлинность подписей. Печать должна быть хорошо читаема и, по возможности, захватывать часть наименования должности. Различаются печати гербовые и печати организации. Документы заверяются печатью организации. Гербовой печатью заверяются документы органов государственного управления.

Отметка о заверении копии (26)

Заверение копии документа  производится для придания ей юридической  силы. Отметка о заверении копии  состоит из заверительной надписи  «Верно», наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения. Например:

Верно

Инспектор подпись Д.Б. Крылова

03. 02. 2011

При необходимости пересылки  копии документа в другие организации  или выдаче ее на руки отметка о  заверении должна удостоверяться печатью, определяемой по усмотрению организации.

Отметка об исполнителе (27)

Данный реквизит необходим  для оперативной связи с тем, кто составил документ и владеет  информацией для разъяснения  и уточнения затронутых в документе  вопросов. Отметка об исполнителе  включает инициалы, фамилию исполнителя  документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают в соответствии со стандартом, на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Г.Д. Пятаков

745 59 79

  Для более эффективного общения можно указать имя, отчество полностью. Для получателя будет удобнее, если эта отметка будет расположена на лицевой стороне первого листа документа. Например:

Геннадий Данилович  Пятаков

745 59 79

Отметка об исполнении документа и направлении его  в дело (28)

Этот реквизит проставляется на первой странице внизу на исполненных документах, подлежащих описанию в дело для последующего хранения и использования в информационно-справочных целях. Данный реквизит включает в себя: слово «В дело» и номер дела, в котором будет храниться документ с указанием года; краткие сведения об исполнении документа, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении; подпись исполнителя документа и дату проставления отметки.

Например:

В дело №14-23.

Отправлен факс от 06.04.2011

Подпись П.Т. Кискина

10. 04. 2011

Отметка об исполнении документа  и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем  структурного подразделения, в котором  исполнен документ.

Отметка о поступлении  документа в организацию (29)

По возможности она  оформляется на первом листе входящих документов (от руки или с помощью  штампа). Данный реквизит включает в  себя: дату поступления документа, его  входящий регистрационный номер. Например: 01. 04. 2011 Вх. № 38 (при необходимости – часы и минуты).

Идентификатор электронной копии документа (30)

Эта отметка (колонтитул) проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и  содержит наименование файла, дату и  другие поисковые данные, устанавливаемые  в организации, например:

С:\Мои документы\RASP.ЗРТ4. DOC, где С – диск, Мои документы – наименование папки, RASP – вид документа, ЗРТ4 – группа заочного отделения, DOC – формат.

Не стоит проставлять  этот реквизит на отправляемых документах, т.к. эта информация интересна только для его составителей.

3. Требования к бланкам документов

Состав реквизитов и порядок  их расположения на бланке установлены  ГОСТ Р 6.30-2003. Бланк  - это лист стандартного формата, на котором нанесены реквизиты, содержащие для данного вида документа информацию. Это могут быть название вида документа, справочные данные об организации, всевозможные символы и другая, постоянная для данной группы документов информация, включающая постоянные (трафаретные) части текста. В бланк документа обязательно включаются реквизиты, идентифицирующие автора письменного документа: официальное название организации - автора документа, ее ведомственная принадлежность и организационно-правовое положение, юридический (фактический) адрес или название населенного пункта, в котором размещается руководящий орган организации.

В состав бланка входят также графические отметки, предназначенные для размещения обязательных реквизитов документов, которые будут изготавливаться  на бланках. Понятие бланка в полной мере применимо только к письменным бумажным документам. Вместе с тем при автоматизации документационного обеспечения управления практикуется создание машинных "шаблонов" или унифицированных бланков ("электронных форм"), использование или заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.

Установлено два формата  бланков – А4 (210 х 297) и А5 (148 х 210) по ГОСТ 9327-60. Размеры полей не менее: левое -20 мм., правое – 10 мм., верхнее – 20 мм., нижнее – 20 мм. Бланки каждого вида изготавливаются на основе углового или продольного расположения реквизитов.

Организация сама решает, какие размеры полей целесообразно  установить для различных видов  документов, но не менее тех размеров, которые установлены ГОСТ. Если документ изготовлен на нескольких листах, то все листы должны иметь одинаковые размеры полей.

Бланки форматов A4 и A5 служат преимущественно для  изготовления служебных писем, учредительных  и иных распорядительных документов всех наименований, договоров, справок, записок, различного рода актов и других документов.

На практике могут использоваться также комбинированные  форматы бланков, обусловленные  характером документов, например с  использованием горизонтального расположения большей стороны бланка.

Формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа.

Для изготовления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в  виде таблицы с множеством граф, может использоваться бланк формата A3 (420 x 297 мм). На бумаге формата A6 (105 x 148 мм) допускается изготавливать особые виды должностных бланков, например, для оформления резолюции руководителя (поручения) или документов типа квитанций, разовых пропусков, учетных форм и т.п.

Бланки документов должны разрабатываться с учетом состава реквизитов и порядка  их расположения, установленных ГОСТ.

Бумага, применяемая  для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в светлые  тона. В отдельных случаях могут изготавливаться бланки более активных цветов.

Бланки для  документов постоянного хранения следует  изготовлять на бумаге высших сортов, независимо от того, подлежат или не подлежат передаче на государственное  хранение документы организации. Реквизиты на бланке печатаются в одну краску, преимущественно черную. Возможно использование других цветов в бланках, что позволяет зрительно отличить подлинник документа от размноженного, ксерокопированного экземпляра.

Бланки документов изготавливаются преимущественно типографским способом или при помощи средств вычислительной техники.

Типографским  способом должны изготавливаться бланки, имеющие в качестве реквизита  Государственный герб Российской Федерации  или герб субъекта Российской Федерации. Использование ксерокопий данных бланков для создания документов не допускается.

ГОСТ устанавливает  следующие виды бланков организационно-распорядительных документов для организации, ее структурного подразделения и должностного лица:

общий бланк  для изготовления любого вида документа (кроме письма);

бланк письма;

бланк конкретного  вида документа (кроме письма).

Бланки документов для структурного подразделения  и должностного лица создаются в  том случае, если руководитель данного  подразделения или конкретное должностное лицо имеют право подписи бланка.

Общий бланк  в зависимости от документов может  включать следующие реквизиты: Государственный  герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, эмблему организации  или товарный знак (знак обслуживания), наименование организации, место составления или издания документа.

Кроме этих реквизитов на общем бланке допускается наносить ограничительные (графические) отметки  для следующих реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

При печатании бланков  должны применяться типографские шрифты размером от 6 до 16 кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33. Для  оформления реквизита «Наименование  организации» допускается применять  рисованные шрифты от 6 до 24 кегля.

Эти основные требования изложены в ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденном Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст и введённом в действие 1 июля 2003 г.

Заключение

В современных условиях делопроизводство или документационное обеспечение управления, организуется на базе действующих нормативных  документов, регламентирующих большинство  вопросов, возникающих в процессе документирования организационно-управленческой деятельности. Для того, чтобы деятельность предприятия была грамотно задокументирована, важная роль на предприятии должна отводиться делопроизводству. В любой организации создаются документы, отражающие современные тенденции в развитии общества и требующие анализа и экспертных оценок с точки зрения их исторической ценности с точки зрения будущих поколений.