Основные требования и правила составления и оформления документов

Регистрационный номер документа (12)

Одновременно с датой  проставляют регистрационный номер  документа.

Регистрационный номер  – это условное обозначение документа, под которым он введен в информационно-поисковую систему организации. Для внутренних документов (например, приказов, протоколов) это обычно порядковый номер с начала года. Для исходящих документов он может складываться из нескольких частей: индекс структурного подразделения, № дела по номенклатуре, где будет храниться копия документа после его отправки, порядковый № документа.

Например: № 05-12/215, где 05 – индекс структурного подразделения, 12 – номер дела по номенклатуре, 215 – порядковый № документа.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера проставляют  через косую черту в порядке  указания авторов на документе.

Ссылка на регистрационный  номер и дату документа (13)

Этот реквизит проставляется  только на ответных письмах. Дата и номер для ссылки переписываются из инициативного (полученного) письма. Оформляется он следующим способом: На № 03-14/52 от 20. 04.2011. Данная ссылка поможет организации, получившей письмо-ответ, найти свою копию инициативного письма. Этот реквизит не проставляется на внутренней переписке.

Место составления  или издания документа (14)

Место составления или  издания документа обязательно  указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование  организации» (ср.: «Калининградский рыбоконсервный комбинат» и «Рыбоконсервный комбинат №2») и «Справочные данные об организации». Целесообразно его проставление на всех внутренних документах. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. Например:

Калининград; г.Зеленоградск Калининградской области; п. Малиновка Зеленоградского района Калининградской области

В письмах этот реквизит входит в почтовый адрес, и дополнительно упоминание о месте составления или издания в нем будет неуместным. Сокращение слова «город» в виде буквы «г.» не ставится при обозначении столицы нашего государства («Москва»), а также при написании городов, оканчивающихся на «град» и «бург» (Санкт-Петербург, Новгород, Калининград).

Адресат (15)

Этот реквизит проставляется  на исходящих документах и на всех видах внутренней переписки (заявления, докладные, служебные и объяснительные записки). Максимально реквизит «Адресат»  может состоять из следующих составных частей:

– наименование учреждения, организации или предприятия (в  именительном падеже);

– наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

– указание должности  получателя (в дательном падеже);

– инициалы и фамилия (в дательном падеже);

– почтовый адрес.

Наличие адреса необходимо для сверки с адресом на упаковке, чтобы определить: не произошла ли ошибка вложения, т.к. при несоответствии адреса на документе адресу на упаковке документ возвращается отправителю.

Элементы почтового  адреса в реквизите «Адресат» и при оформлении адреса в реквизите «Справочные данные» указываются в последовательности, установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи», утвержденными Постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 №725.

В соответствии с Правилами установлен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и документах:

- наименование адресата (организация или имя, отчество, фамилия);

- улица, № дома, №  квартиры;

- населенный пункт  (город, поселок);

- область, край, республика;

- страна (для международных  писем);

- почтовый индекс.

Например, адрес организации  будет выглядеть следующим образом:

пр. Мира, 5, корп. 1, д. 45, оф. 26,

Калининград 236000

Если письмо адресовано частному лицу, то реквизит адресат оформляется  так:

Иванову Петру  Михайловичу

ул. Новая, 12, кв. 6,

г. Зеленоградск Калининградской области 238150

Адрес в международной  корреспонденции следует оформлять  по международным стандартам: сначала  имя, фамилия, затем дом, квартира, улица, город, штат (графство) и в конце – страна и индекс. Например:

T. Petrov

36-14 М. Ordinka

Moscow Russia 119215

Каждая из указанных  составных частей печатается с новой  строки. При адресации письма организации  в целом реквизит «Адресат» может  выглядеть следующим образом:

 

Издательский  дом 

«Янтарный сказ»

 

 

В структурное подразделение:

ООО «Плакат»

Отдел рекламы 

Начальнику  отдела

А.Т. Сидорову

Когда письмо адресовано руководителю организации, реквизит «Адресат»  может быть оформлен двумя способами:

Завод «Кварц»

Генеральному директору

М.Н. Шубину

 или

Генеральному  директору 

завода «Кварц»

М.Н Шубину

ул. Мусоргского, 12,

Калининград, 236010

Для удобства восприятия реквизита, почтовый адрес располагают  через 1,5-2,0 интервала. Его можно не проставлять на документах, которые направляются в правительственные организации и постоянным корреспондентам, при полной гарантии правильности вложений. Во всех остальных случаях во избежание ошибки он необходим. Перед фамилией (при наличии) указываются ученая степень, звание.

Если документ отправляется одновременно в несколько однородных организаций, их можно указывать  обобщенно:

Генеральным директорам

производственных  объединений 

Реквизит может содержать  несколько адресатов, но не более  четырех, сведения о копийности документа при этом не указываются. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат. Реквизит «Адресат» допускается центрировать по отношению к самой длинной строке:              Главному редактору

Издательского дома «Дрофа» 

Н.К. Демидову

Гриф утверждения  документа (16)

Документ может утверждаться соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых  входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах, или посредством издания соответствующего распорядительного документа (приказа, распоряжения, постановления). В случае утверждения документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек), полного наименования должности руководителя, утверждающего документ (в именительном падеже), его личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор предприятия 

Личная подпись  А. Б. Сидоров 

«____»___________2011

Если документ утверждается специально издаваемым распорядительным документом, то гриф утверждения будет  содержать ссылку на его наименование, номер и дату приказа. Например:

УТВЕРЖДЕН

Приказом директора  предприятия 

от 09. 02. 2011 № 19

Слово «утвержден» при  этом согласуется с родом и  числом утверждаемого документа (акт, акты, инструкция, соглашение), а наименование утверждающего документа пишут в творительном падеже. Допускается центрировать этот реквизит по отношению к самой длинной строке.

УТВЕРЖДАЮ

Директор завода «Кварц»

Личная подпись М.Н Шубин

 «____»_______________2011

Резолюция (17)

В резолюции фиксируются  указания руководителя по поводу исполнения документа. Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом документа. Если на документе больше одной резолюции, то вторая и последующие проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на небольшом дополнительном листе формата А6. Резолюция включает в себя фамилию, имя, отчество исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя, дату резолюции.

Например:     

К. А. Воробьеву.

Прошу подготовить  проект договора

к 29. 04. 2011

Личная подпись  А.В. Фролов

18. 04. 2011

Исполнителей может  быть несколько. В этом случае ответственным  за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым.

Заголовок к  тексту (18)

Заголовок необходим  для всех видов документов. Он может  отсутствовать лишь на кратких документах, выполненных на бумаге формата А5 (например, сопроводительные письма), и  должен быть максимально коротким и  точным. В заголовке должно отражаться краткое содержание документа. Он необходим для эффективного поиска, регистрации документов без предварительного прочтения всего текста.

В одной строке заголовка  печатается не более 28 знаков, а его  содержание не должно превышать более 3-4 строк. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопросы: о чем, (о ком)? или чего, (кого)? Например:

приказ –  о приеме на работу;

положение –  о бухгалтерии;

протокол –  собрания акционеров;

должностная инструкция – менеджера по рекламе.

Отметка о контроле (19)

Данный реквизит проставляется  на документах, исполнение которых  взято на особый контроль по поручению  руководителя. Отметка о контроле – буква «К» – проставляется  цветным карандашом, фломастером или специальным штампом «Контроль». Располагается в верхнем правом углу над зоной адресата.

 

Текст документа (20)

Текст – основной реквизит документа, который должен содержать  достоверную и объективную информацию, изложенную ясно, точно, нейтральным тоном и по возможности кратко. Текст документа должен быть безупречным в юридическом отношении и не допускать двоякого толкования.

Текст документа составляют на русском или национальном языке  в соответствии с законодательством Российском Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур. Тексты документов большого объема подразделяются на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами:

1. Раздел;

1.1. Подраздел;

1. Пункт;

1.1.1.1.Подпункт.

Отметка о наличии  приложения (21)

делается ссылка о  приложении. Отметку о приложении, поименованном в тексте, оформляют  следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:

1. Положение  об Управлении  кредитными рисками на 17 л. в 1 экз.

2. Правила  оформления документов отчетности коммерческих банков на 23 л. в 2 экз.

Если в прилагаемом  документе имеется приложение, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Банка России от 14.06.2003 № 12-04/20 и приложение к нему, всего на 10 л.

Когда приложение отправляется не во все адреса, то отметку о  его наличии оформляют так:

Приложение: на 2 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному  документу на первом листе в правом верхнем углу пишут:

Приложение  № 2

к приказу управляющего банком

от 08.04.2011 № 172

Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается.

Слово «приложение» допускается  печать прописными буквами «ПРИЛОЖЕНИЕ», а также допускается центрировать этот реквизит.

Подпись (22)

Этот реквизит состоит  из наименования должности, инициалов  и фамилии. Если документ оформлен на бланке, то наименование должности  будет кратким, без указания наименования предприятия, например:

Генеральный директор                                                                                       А.П. Попов

Наименование должности  будет полным, если документ оформлен на листе бумаги, например:

Исполнительный  директор

ОАО «Молоко»                                                                                                     В.А. Петров