Основные виды работ по документационному обслуживанию

10.1. Профессионализм: 

- соответствие  требованиям, предъявляемым к  должности; 

- уровень владения  профессиональными знаниями;

- недопущение  ошибок.

10.2. Организация  труда: 

- организация  рабочего места; 

- рациональное использование рабочего времени;

- производительность (объём выполняемой работы);

- соблюдение  дисциплины (отсутствие прогулов  и опозданий).

10.3. Своевременность  выполнения заданий мирового  судьи и ведущего специалиста  судебного участка. 

10.4. Качество деятельности результата: - соответствие подготовленных документов предъявляемым требованиям, полнота и логичность в изложении материала, точность недопущение ошибок.

 

3. ОСНОВНЫЕ ВИДЫ РАБОТ  ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБСЛУЖИВАНИЮ

 

В Аппарате Мировых судей московского района г. Казани в функции работ по документационному обслуживанию делопроизводства входит:

- разработка бланков  документов, их тиражирование, учёт, обеспечение ими сотрудников, занимающихся составлением документов;

- составление отдельных документов по поручению руководства;

- оформление документов, их согласование, печатание, тиражирование;

- контроль за оформлением  документов, представляемых на подпись руководству и к отправке;

- приём, отправка и  первичная (экспедиционная) обработка документов;

-   регистрация документов;

-   предварительное рассмотрение документов, отбор и подготовка документов к докладу руководству;

-   обеспечение доставки документов исполнителям;

-   контроль за прохождением документов в организации;

-   контроль за сроками исполнения документов;

-   разработка и ведение информационно-поисковых систем (картотек, компьютерных баз данных);

-   информационно-справочное обслуживание;

-   подготовка номенклатуры дел и обеспечение единого порядка хранения документов в организации;

-   формирование дел;

-   организация работы архива;

-   документационное обслуживание совещаний;

-   организация работы с письмами и обращениями граждан;

-   методическое руководство постановкой делопроизводства в структурных подразделениях;

-   совершенствование делопроизводства, внедрение новейших компьютерных технологий;

-   организация повышения квалификации работников организации в сфере работы с документами и др.

Кроме делопроизводственных работ по документационному обслуживанию делопроизводства возлагается и ряд организационных задач, таких, как подготовка и обслуживание совещаний, организация и обеспечение приёма

 

посетителей, телефонных переговоров и т.д. Эти функции, если они есть, также записываются в Положение.

 

Задачи  службы ДОУ включают:

- совершенствование форм и методов работы с документами;

- обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами; построения информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;

- сокращение документооборота;

- унификацию форм документов;

- разработку и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обслуживания в организации, ее структурных подразделениях;

- внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.

 

Ведение документации - Систематическое создание, использование, сопровождение и распоряжение документацией  в целях удовлетворения административных, программных, юридических и финансовых потребностей и обязанностей. Систематическое создание, использование, сопровождение и распоряжение документацией в целях удовлетворения административных, программных, юридических   
3.1. Рабочее место секретаря судебного заседания

Рабочая зона — пространство на стационарном рабочем места в горизонтальной либо вертикальной плоскостях, в делах которых работник, не перемещаясь, может делать работу.

Основное  требование, предъявляемое к планировке рабочего места  это обеспечить экономию времени на поиск средств и предметов труда и сокращение физических усилий работника.  Для этого нужно соблюдать следующие правила:

• на рабочей поверхности стола не обязано быть ничего лишнего;
• каждый предмет и средство труда обязаны иметь свое место, поскольку беспорядочное размещение их вызывает лишние движения и издержки времени. В забугорной практике употребляется закон «свободного стола»: на столе может находиться только одна работа с необходимыми для нее документами и средствами труда, все остальное обязано быть внутри стола;
• канцелярские принадлежности (карандаши, ручки, скрепки и т.П.) Следует хранить в ящике стола со особыми разделителями;
• все средства коммуникационной техники (телефон и др.) Нужно располагать слева либо на специальной подставке, чтоб можно было воспользоваться ими левой рукой, оставляя правую свободной для работы;
• документы, с которыми работает секретарь, помещаются в зоне, обеспечивающей их обзор, для обработанных документов целесообразно иметь особые лотки либо отделения в ящике;
• документы и средства труда размещаются так, чтоб обеспечивалась наилучшая последовательность выполнения работы;
• движения работника обязаны быть хорошими, т.Е. Более маленькими и экономными с позиций издержек времени и сил.

Рабочее место  секретаря  суда является принципиальной ячейкой организации трудового процесса в учреждении. Поскольку секретарь - «лицо учреждения», то и его рабочее место обязано быть прототипом правильной организации, показателем высокой культуры труда. Ведь от того, как смотрится рабочее место секретаря, часто судят о работе всего учреждения.

Планировка  рабочего места секретаря суда обязана  обеспечить наибольшие удобства при  выполнении возложенных на него обязанностей и в то же время отвечать требованиям  экономии площади помещения:

• рабочее место секретаря в приемной традиционно размещается рядом с кабинетом управляющего, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтоб просто можно было созидать всех входящих;
• в помещении приемной обязаны находиться лишь предметы, требующиеся секретарю и иным сотрудникам конкретно в процессе работы;
• мебель для гостей обязана находиться в зоне, отлично просматриваемой секретарем, удобной для её размещения.
• огромную часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет, поэтому он обязан иметь возможность комфортно вытянуть ноги, свободно вставать, поменять позу для письма, работы на пишущей машине, чтения.

Рабочее место секретаря  суда - это, до этого всего удачный и довольно просторный рабочий столик. Мастера рекомендуют употреблять универсальный столик, за которым можно работать с документами, а также вести беседу с посетителями. Для этих целей лучше всего подойдет столик, который конкретно перед сидящим человеком уже, чем по бокам. Таковая конструкция дозволяет иметь довольно места на столе для размещения находящихся в работе документов и в то же время вести беседу с посетителями.

Его плоскость  мысленно делят на два поля. В  левом не считая текущей работы и  связанных с ней документов располагают  телефонное оборудование, настольную лампу, канцелярский устройство, лоток с входящими документами. На правом поле стола размещают лоток с исполненными документами и письменные принадлежности. Тут же ставят лоток с документами, которые нужно подшить в дело.

Все орудия труда  размещают на плоскости стола  в пределах 160 х 160 см, что дозволяет взять их рукой, не вставая. Каждому предмету выделяется определенное место, те либо другие предметы размещаются комплексно, к примеру, ручки и блокноты для записи телефонных переговоров размещают рядом с телефонными аппаратами). Следует разделять канцелярские принадлежности, имеющие различное назначение, кроме рабочего стола, лучше употреблять отдельный столик для персонального компьютера. Такие рабочие столы предполагают удобное размещение монитора, клавиатуры и процессора, а также сканера, принтера, модема и др.

 

При этом столик для ПК лучше  размещать таковым образом, чтоб экран монитора был развернут  в противоположную от гостей сторону. Это дозволит защитить конфиденциальную информацию, которая может находится  на экране монитора в момент прихода неожиданного гостя.

Клавиатуру  компьютера лучше всего располагать  на расстоянии 10 - 15 мм от края стола, тогда  запястье рук будут опираться  на столик. Лучше приобрести специальную  подкладку под запястье, которая, как говорят врачи, поможет избежать болезни костей.

Кресло для  работы секретаря обязано по размерам соответствовать рабочему столу. Лучше  всего употреблять вертящееся кресло на колесиках, высоту которого можно  регулировать. Это дозволит секретарю  скоро переключаться от работы с техникой к работе с документами либо с посетителями, т.е. будет отвечать практическим задачкам работы секретаря суда.

Все служебные  документы в процессе работы обязаны  лежать следующим образом: поступившие  и нужные постоянно - на рабочей плоскости стола; используемые периодически - в выдвижных ящиках стола, на рабочих плоскостях приставок и в шкафах. Каждое движение документа из стола либо в столик обязано быть проконтролировано; все переработанные документы обязаны находится на строго определенном месте; нужно уметь по индексации определять, в каком ящике либо папке находится подходящий документ; все вкладываемые в папки документы нужно сходу же регистрировать в согласовании с планом их временного хранения.

В состав рабочего места секретаря обязаны входить три зоны: основная - столик с приставками; вспомогательная - комбинированные шкафы; обслуживания гостей.

Общественная  площадь рабочего места обязана  быть в пределах 12 - 16 кв.м. По мнению профессионалов, зона обслуживания гостей - это визитная карточка учреждения, по которой люди оценивают культуру работы и качество труда. Эта зона обязана быть обмысленной и уютной. Если гостя по тем либо другим причинам сходу не может принять управляющий, то гость обязан комфортно сесть, его обязан окружать прекрасный цветовой и световой художественный ансамбль, включающий окраску помещения , источники света и озеленение.

Рядом с основной и вспомогательными частями  рабочего места секретаря суда  обязан быть журнальный столик и одно-два удобных кресла. На столик следует положить свежие газеты и журнальчики, чистую бумагу, карандаши либо ручки. Нецелесообразно, чтоб мебель для гостей занимала

 

очень много места и  различалась от общего стиля мебели, используемой в фирме.

Рабочее место  секретаря суда обязано комплектоваться достаточным набором технических средств, канцелярских принадлежностей, средств организационной технике, отвечать требованиям эргономики.

Освещение

Важнейшим фактором производственной среды является освещение. Значение оптимального освещения во время работы тяжело переоценить.

Требования  к оптимальному свету сводится к  следующему:  верный выбор источника света и системы освещения, создание нужного уровня освещенности рабочей поверхности, нейтрализация эффекта ослепления, устранение бликов, обеспечение равномерного освещения.

Наилучшим вариантом  является работа при естественном освещении, когда свет падает с левого бока либо при комбинированном, когда  недостаточное естественное освещение  дополняется местным либо, когда  работают светильники общего и местного назначения.

 

 

3.2. Организация  работы с документами

Организация работы с документами - это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение.

Организация работы с документами требует автоматизации  документооборота в современных  условиях деятельности предприятий. Степень  совершенства технологической системы  работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.

Организация работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству, в которой необходимо предусмотреть:

• номенклатуру (список) дел предприятия и порядок ее составления, утверждения и пересмотра;
• правила хранения файлов ( на каком компьютере, в какой папке следует хранить файлы конкретных документов);
• сроки хранения документов и файлов;
• порядок регистрации документов;
• правила работы с версиями документа, по которому все файлы с предыдущими версиями уничтожились бы, и оставался на хранение файл с последним подписанным (утвержденным вариантом документа);
• сроки, порядок и ответственных за исполнение и рассылку документов;
• правила формирования и оформления дел;
• порядок временного изъятия документов из дел, когда вместо взятого документа вставлялась бы карточка-заместитель с указанием № документа, Ф.И.О. сотрудника, даты изъятия и срока возврата;
• правила проведения научно-технической обработки документов для передачи их на архивное хранение;
• порядок уничтожения документов после рассмотрения описей и актов экспертной комиссией;
 

• методическое руководство работой с документами, информирование руководства предприятия о состоянии исполнения документов.