Основные виды работ по документационному обслуживанию

Организация работы с документами различных  групп

В документационном обеспечении предприятия можно  выделить три группы документов: поступающие (входящие) документы, отправляемые (исходящие) документы и внутренние документы. Организация работы с документами каждой группы отличается, поэтому каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

Работа с входящими  документами начинается со стадии приема документов, предшествующей процедуре  регистрации.

Алгоритм работы с исходящими документами не имеет  существенных отличий от схемы организации  работы с внутренними документами, кроме того, что работа с оригиналами  исходящих документов заканчиваются  на стадии отправки документа адресату после его регистрации. Копии исходящих документов после подшивки в дела проходят те же стадии обработки, что и внутренние документы.

Регистрация может  проводиться для всех групп документов, прежде всего, для входящих документов. Многие предприятия не проводят регистрацию  внутренних документов.

Работа по исполнению и контролю исполнения документов охватывает внутренние, входящие и в некоторых  случаях - исходящие документы.

Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции: использование  в справочно-информационной работе в течение 1-3 лет и определение дальнейшей "судьбы" документа (архивное хранение, дальнейшие использование или уничтожение).

Инструкция  по делопроизводству разрабатывается  для установления единого порядка  составления документов и организации работы с ними на конкретном предприятии.

Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

• составление проекта документом исполнителем;
 

• проверка правильности оформления проекта документа;
• согласование проекта документа;
• подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение);
• регистрация документа;
• отправка документа адресату;
• подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется секретарем-референтом или работником делопроизводства.

Исходящие документы  оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с  другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визой. Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю организации. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, контракта, акты, нормативные документы).

Организация работы с документами допускает, что  руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в подписываемый  документ или вернуть его на доработку исполнителю. После подписания руководителем двух экземпляров исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации. Отправляемые документы регистрируются в "Журнале регистрации исходящих документов".

Для регистрации исходящих документов необходимы следующие данные:

• номер документа, включающий номер дела;
• дата документа;
• адресат (корреспондент);
• краткое содержание или заголовок;
 

• отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);
• исполнитель;
• примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера необходимо проставить его рукописным способом или нумератором на обоих экземплярах.

Затем исходящие  документы в то же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного  письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.

Прием и обработка  входящих документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. Входящие документы могут быть доставлены почтой, курьером, поступить в виде факсимильного или электронного сообщения.

Организация работы с документами регламентирует этапы, которые проходят поступившие  документы:

• первичную обработку;
• предварительное рассмотрение, разметку;
• регистрацию;
• рассмотрение документов руководством;
• направление на исполнение;
• контроль исполнения;
• исполнение документов;
• подшивку документов дела.

Первичная обработка  входящих документов заключаются в  проверке правильности адресования, количества листов поступившего документа, наличия  приложений. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель и делается отметка на самом документе и в

журнале регистрации входящих документов в графе "Примечание". Если полученный факс полностью или  частично не читаем, об этом также ставиться  в известность отправитель.

При обработке  поступающей корреспонденции необходимо соблюдать право граждан на тайну  переписки. Работник, получающий входящие документы, не вскрывает письма, имеющие  пометку "Лично" ("Private"). Корреспонденция, имеющая пометку "Конфиденциально", обрабатывается тем сотрудником, который имеет к ней допуск.

Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит "отметка о поступлении документа в организацию", содержащий входящий номер документа и дату поступления, при необходимости - часы и минуты. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также проспектах, каталогах и других материалах, не подлежащих регистрации.

Организация работы с документами закрепляет также  факт, что секретарь-референт или  работник службы делопроизводства должен осуществлять "фильтрацию" входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю предприятия должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Эти документы складываются секретарем в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям. При современной организации труда и росте квалификации работников количество документов, передаваемые непосредственно в структурные подразделения или исполнителям, будет увеличиваться.

При передаче документов непосредственно заместителям руководителя или исполнителям указываются их фамилии и инициалы.

При наличии  в организации локальной сети прием-передача документов осуществляется с помощью ПК.

3.3. Организация документооборота и его основные этапы

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Документы, поступающие на предприятие проходят: первичную обработку;  предварительное рассмотрение;  регистрацию;  рассмотрение руководством. После этого входящие документы передаются конкретным исполнителям. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником (секретарь - суда) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата. Конверты от поступающих документов уничтожаются за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой "лично" и в адрес общественных организаций.

  Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на:  направляемые на рассмотрение руководителю предприятия; направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

Обработка и  передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления  в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями  или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров. Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют их как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д.

Неправильно оформленные  документы подлежат возврату исполнителю  на доработку. На заказную корреспонденцию  составляется опись рассылки, которая  подписывается работником службы ДОУ  и датируется. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации. Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.

Служба ДОУ  должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются службой ДОУ и доводятся до сведения руководителя предприятия для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях, (организационно- распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.).

Регистрируются  входящие, исходящие и внутренние документы. Однако, не все документы  предприятия регистрирует служба ДОУ. Документы специальных (функциональных) систем документации (плановые. бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях. В службе ДОУ на этих документах ставится только дата поступления.  

Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно.

Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 28, протокол №3, акт № 7. В качестве регистрационных форм, в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов, используют регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК). Журналы удобны при сравнительно небольшом

количестве регистрируемых документов, так как поиск информации по журналу довольно продолжителен  по времени.  

Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках. Этих недостатков лишены РКК, позволяющие более оперативно вести информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации.

РКК печатается в нескольких экземплярах, что позволяет  создать несколько справочных (по вопросам деятельности, по корреспондентам  и т.п.) и контрольную картотеки. Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации  документов: · автор (корреспондент); · название документа; · дата документа; · индекс документа; · дата поступления документа (для входящих документов); · индекс поступления документа (для входящих документов; · заголовок документа или его краткое содержание; · резолюция (исполнитель .содержание поручения, автор, дата); · срок исполнения; · отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа); · номер дела.

В случае необходимости  состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими: исполнители; расписка исполнителя в получении документа; ход исполнения; приложения и др. Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах определяется самим предприятием.

Регистрация документов - ответов должна вестись на регистрационных формах инициативных документов. Документу - ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль исполнения включает:  постановку документа на контроль;  проверку своевременного доведения документа до исполнителя;  предварительную проверку и регулирование хода исполнения;  учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Основная цель организации контроля исполнения- обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные исполнители.