Основы учета и обеспечения сохранности документов архивного фонда Российской Федерации

Содержание

Введение…………………………………………………………………………...3

1. Основы учета и обеспечения сохранности документов архивного фонда Российской Федерации…………………………………………………………...5

1.1 Понятие учета документов в государственном  архиве……………………5

1.2 Учет документов в государственных архивах  …………………………….7

1.3 Учет особо ценных документов АФ РФ. Учет страховых копий………...11

1.4 Порядок размещения и топографирования документов в архиве……..…15

1.5 Порядок выдачи дел из хранилища………………..……………………….21

1.6 Поверка наличия и состояния документов в архивах……………… ….....24

Заключение……………………………………………………………………….29

Список использованных источников…………………………………………...31

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Государственные архивы России являются основными хранителями  и распорядителями Архивного  фонда Российской Федерации —  исторически сложившейся и постоянно  пополняющейся совокупности архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов.

Государственные архивы —  это специализированные государственные  учреждения, основное звено системы  учреждений Федеральной архивной службы России. В целях постоянного (вечного) хранения вверенной им государственной части Архивного фонда Российской Федерации они осуществляют учет архивных документов, обеспечивают их сохранность, комплектуются документами государственных организаций и передаваемыми им документами негосударственных организаций и физических лиц; создают и совершенствуют научно-справочный аппарат к архивным документам и информационные технологии; обеспечивают условия для использования архивных документов юридическими и физическими лицами, осуществляют информационное обслуживание органов государственной власти и самостоятельное использование архивных документов в интересах укрепления российской государственности, обеспечения общественных потребностей в ретроспективной документной информации.

Образующаяся в работе организаций документация отражает различные стороны деятельности трудящихся в сфере материального производства, науки, культуры, общественной жизни, а также функционирования органов государственного и хозяйственного управления.

Информация, содержащаяся в  данных материалах, выступает в качестве документальной памяти о свершениях народа и представляет собой историческую ценность.

Состав организаций и  категории их документов, подлежащих включению в ГАФ РФ, определяются Федеральным Архивным агентством.

Ответственность за состояние  и совершенствование архивного  дела и делопроизводства в организациях несут их руководители.

Система учета архивных документов является неотъемлемой частью организации  работы архива, она обеспечивает быстрый  поиск архивных документов, их учет и проверку наличия состояния документов.

Предметом курсовой работы является учет и обеспечение сохранности  документов Архивного фонда Российской Федерации.

Таким образом, цель данной курсовой работы - изучение системы  учета и обеспечения сохранности  документов Архивного фонда Российской Федерации.

Цель работы предопределяет следующие задачи:

Изучить литературу по данной теме;

Определить понятие «учет  документов»;

Рассмотреть проведение учета  особо ценных документов АФ РФ;

Рассмотреть порядок размещения и топографирование документов в архиве;

Проследить порядок выдачи дел из хранилищ.

Формируя, храня и организуя  использование архивных документов, государственные архивы тем самым  участвуют в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении архивной информации. Они представляют собой особую информационную систему, выступают в качестве субъектов информационных процессов. При этом архивные документы и информационные технологии государственных архивов являются объектом отношений физических и юридических лиц, государства, объектом права собственности, авторского и других прав, и защищаются законом.

1. Основы учета и обеспечения сохранности

документов архивного  фонда Российской Федерации

1.1 Понятие учета документов в государственном

 архиве

Основной функцией всех архивов  является обеспечение сохранности  документов. Это комплекс работ, который  в принципе почти одинаков для  государственных и ведомственных  архивов. Комплекс взаимосвязанных  работ, проводящийся в архивах, включает: создание оптимальных условий хранения документов; размещение документов в хранилищах и их топографирование; соблюдение порядка выдачи дел из архивов; учет документов, проверка их наличия и состояния; выявление уникальных и особо ценных документов и создание на них страхового фонда; обеспечение физико-химической сохранности документов. Учет архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их поиск. Учет документов, хранящихся в ведомственных архивах, позволяет госархивам проводить планомерное комплектование в соответствии с их профилем и является основой планирования работы госархива.

Под учетом архивных документов понимается установление их количества, отражение этого количества в учетных документах архивов и архивных органов. Учету подлежат все документы, хранящиеся в архиве (обработанные, неописанные, непрофильные для данного архива, копии документов страхового фонда).

Основными единицами учета  в архивах являются: архивный фонд (или архивная коллекция), единица  хранения. Кроме основных единиц учета  в архивах, хранящих традиционные документы на бумажной основе, могут учитываться документы отдельных категорий дел (личные, следственные и др.) и особо ценные документы; обязательному учету подлежат также все листы дел постоянного хранения. Особо ценные документы учитываются в соответствии с правилами. Учет листов дел постоянного хранения закрепляется листом-заверителем и указанием количества листов в описи дел.

Учет ведется в государственных  архивах по хранилищам и в целом  по архиву специальным подразделением или лицами, отвечающими за этот участок работы. В ведомственном архиве учет, как правило, ведется централизованно заведующим архивом или одним из сотрудников, специально занимающимся учетом. Однако в крупных ведомственных архивах, имеющих несколько хранилищ, учет может вестись и по хранилищам. В этом случае все учетные данные по архиву обобщаются и хранятся централизованно.

Государственный учет документов организуется на основе следующих принципов:

Централизованный государственный  учет осуществляется с помощью учетных  документов установленной формы  и системы организации учетных  сведений в масштабах области, края, республик, страны в целом. Государственные и ведомственные архивы заполняют карточки фондов на каждый архивный фонд (коллекцию) и отсылают их соответствующим архивным управлениям — отделам. Из этих карточек, содержащих данные о количестве и составе фондов, в местных архивных органах создаются фондовые каталоги. В Росархиве действует Центральный фондовый каталог (ЦФК), который содержит сведения о количестве и местах хранения всех документов АФ РФ. Централизация учета достигается также едиными методическими требованиями, которые разрабатывает высший орган ФАС для государственных и ведомственных архивов.

Преемственность учета достигается  путем внедрения системы учетных  документов в делопроизводство, ведомственные  и государственные архивы. Яркий  пример преемственности — опись  дел. Другие обязательные учетные документы (книга учета поступлений, список фондов, лист фонда, карточка фонда, сведения об изменениях в составе и объеме фондов) в государственных и ведомственных архивах несколько различаются по форме, но содержат аналогичные сведения. Это объясняется тем, что госархивы являются постоянными хранилищами документов АФ РФ, а ведомственные — временными.

Динамичность учета достигается  оперативным внесением изменений  в учетные документы и периодическим  представлением сведений об изменениях в составе и объеме фондов в ЦФК и архивные каталоги других архивных учреждений. В учетных документах государственных и ведомственных архивов оперативно отражаются каждое поступление и выбытие даже одной единицы хранения.

 

1.2 Учет документов в государственных архивах

Учет в государственных  архивах ведется централизованно  и в каждом архивохранилище. Для  учета используются формы основных учетных документов и вспомогательная учетная документация. Если основные учетные документы определены правилами работы госархивов, то вспомогательные документы разрабатываются каждым архивом самостоятельно, исходя из его нужд и в зависимости от организации работы по учету. Порядок ведения учета, внесения изменений в учетные документы, вспомогательные формы учета, взаимосвязь между учетными документами хранилищ и подразделением централизованного учета, сроки передачи ему хранилищами установленных учетных документов регламентируются приказом заведующего архивом. В архиве составляется также графическая схема организации учета, в которой последовательно указываются все этапы работы по учету документов (вид работы, вид учетного документа, место его заполнения — централизованный учет или хранилище). Схема наглядно отражает взаимосвязь централизованного учета и учета хранилищ и помогает правильно осуществить организацию учета.

Основными учетными документами  в государственном архиве являются:

книга учета поступлений (для учета каждого поступления  документов в архив);

книга учета поступлений  страхового фонда и фонда пользования (для учета каждого поступления  этих фондов);

список фондов (для учета  каждого фонда или коллекции  или объединенного фонда, а также количественного учета фондов в архиве и присвоения им номеров по мере поступления);

список фондов, содержащих особо ценные дела (для учета фондов, имеющих в своем составе такие дела);

лист фонда (для фиксации изменений в названии фонда, учета  состава и объема фонда в целом  и по каждой описи, учета и нумерации  описей данного фонда, учета документов, отражающих изменения в составе и объеме фонда);

архивная опись (для поединичного и суммарного учета дел);

опись особо ценных дел (для  поединичного и суммарного учета особо ценных дел и дел, содержащих особо ценные документы);

опись страхового фонда (для  поединичного и суммарного учета таких дел);

реестр описей особо ценных дел (для учета количества описей особо ценных дел;

инвентарная книга учета  дел, имеющих во внешнем оформлении или в приложениях к ним  материальные ценности (для поединичного и суммарного учета таких дел);

паспорт архива (для отражения  состояния архива на 1 января каждого  года);

паспорт хранилища (произвольной формы; для суммарного учета фондов и единиц хранения и их состояния в данном хранилище на 1 января каждого года);

сведения об изменениях в  составе и объеме фондов на 1 января каждого года (представляются в соответствующий орган управления архивным делом для внесения изменений в фондовый каталог и последующей отсылки в ЦФК).

Кроме того, для централизованного  государственного учета в архиве на каждый вновь поступивший фонд один раз составляется карточка фонда, которая отсылается в фондовый каталог соответствующего архивного органа и ЦФК Росархива для включения в автоматизированную систему научно-технической информации (АСНТИ) по документам АФ для обеспечения оперативного поиска той или иной документной информации.

На каждый фонд в архиве ведется дело фонда, которое содержит документы по истории фондообразователя и фонда (историческую справку, копию характеристики фонда, составленную для путеводителя), акты (приема, передачи документов, проверки их наличия, о недостаче дел в фонде, переработке фонда и другие), пересоставленные листы фондов, методические пособия по упорядочению фонда, созданию научно-справочного аппарата (НСА) и т.д.

Для учета документов в  отдельных категориях дел составляются внутренние описи по утвержденной правилами форме. Учет листов в деле ведется с помощью листа-заверителя дела. Он не только закрепляет общее количество листов, но и имеет отметки об особенностях нумерации листов, их физического состояния, оформления и пр.

Кроме перечисленных основных учетных документов, в архивах  составляются вспомогательные. Многие из них являются для архивов традиционными и поэтому встречаются чаще других — реестры описей; карточки и книги движения фондов, описей, дел; книги учета документов, передаваемых в другие архивы, и т.д. Здесь правила работы госархивов разрешают проявлять творчество. Однако обилие учетных документов может привести к осложнению учета, а следовательно, к путанице, отсутствию четкости. Целесообразно иметь ограниченное количество учетных документов вспомогательного характера, тщательно продуманных по форме.

В государственных архивах, хранящих документы двух эпох, учетные  документы на фонды советского и  дореволюционного периодов ведутся  раздельно. Номера фондов советского периода имеют букву Р, написанную через дефис перед номером, например: Р-23, Р-45 и т.д.