Особенности официально-делового стиля общения. Составление личной документации

Как правило, лицо, которому выдается доверенность, должно лично  совершать те действия, на которые  оно уполномочено. Наряду с этим законом в отдельных случаях  допускается передача полномочий —  передоверие. Оно допустимо, когда  представитель уполномочен на то доверенностью или вынужден к  тому силой обстоятельств, для охраны интересов представляемого (ст. 187 ч. 1 ГК РФ).

Доверенность, выдаваемая в  порядке передоверия, должна быть нотариально  удостоверена. Но для этого необходимо предоставление основной доверенности, в которой оговорено право  передоверия. Объем правомочий и  срок действия доверенности, выданной в порядке передоверия, не могут  быть больше правомочий и срока, указанных  в основной доверенности.

Представитель, передавший свои полномочия другому лицу, обязан уведомить о том представляемого  и сообщить ему необходимые сведения об указанном лице. В противном случае он отвечает за действия лица, которому передал полномочия, как за свои собственные.

 

Действие доверенности может  быть прекращено раньше указанного в  ней срока (или раньше истечения  года со дня ее выдачи, если срок не указан).

 

Доверенность прекращается путем совершения одного из следующих  действий:

1. Отмены доверенности  лицом, выдавшим ее.

Лицо, выдавшее доверенность, может отменить ее или передоверие  во всякое время без указания причин отмены. Обычно это осуществляется направлением поверенному письменного  документа, содержащего подобную отмену. Для того, чтобы быть уверенным, что поверенный получил указанный документ и не будет в дальнейшем ссылаться на переданные ему по доверенности полномочия, лучше направлять его заказным письмом с уведомлением о вручении.

2. Отказа лица, которому  выдана доверенность.

Лицо, которому доверенность выдана, вправе в любой момент от нее отказаться. Для этого, как  правило, нужно направить выдавшему  доверенность лицу соответствующий  документ.

3.Прекращения юридического лица, от имени которого выдана доверенность.

4. Прекращения юридического  лица, которому выдана доверенность.

5.Смерти гражданина, выдавшего доверенность, признания его недееспособным, ограниченно дееспособным или безвестно отсутствующим.

6.Смерти гражданина, которому выдана доверенность, признания его недееспособным, ограниченно дееспособным или безвестно отсутствующим.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. СОСТАВЛЕНИЕ ОБЪЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСКИ

 

Объяснительная  записка представляет собой деловой документ, который находится во внутреннем обращении организации. Содержание документа предполагает объяснение причинно-следственной связи между событием, поступком или фактом, обычно негативного свойства, который уже произошёл. Объяснительная записка может быть сопровождением основного документа, тогда в её содержании будут даны пояснения отдельных положений этого документа.

Предназначение объяснительной записки – прояснение ситуации человеком, который является главным лицом в произошедших событиях, возможно, их виновником; цель объяснительной записки – провести внутреннее расследование причин происшествия, разобраться в них, сделать правильные выводы.

Форма, шаблон объяснительной записки включает в себя обязательные реквизиты:

- наименование организации;

- указание должностного  лица, к которому обращена записка,  его ФИО;

- наименование документа  – «Объяснительная записка»;

- дата составления и  № регистрации записки;

- заголовок к тексту («Касательно…»,  «О…»);

- текст пояснения;

- составитель, его подпись.

Объяснительная записка, как правило, состоит из двух разделов:

- первый называет факты, послужившие поводом к ее написанию;

- второй излагает причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Текст записки должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства.

 

По структуре текста объяснительные записки отличаются от докладных  тем, что не содержат выводов и  предложений. Объяснительная записка  может составляться структурным  подразделением или конкретным должностным  лицом.

 

В целях унификации информационно-справочных документов объяснительную записку  желательно составлять и оформлять  в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов».

 

Объяснительные записки  работник чаще всего пишет в свободной  текстовой форме от руки. Допускается  оформление этих документов машинописным способом. Нередко в организациях используются и типовые бланки, которые  могут утверждаться в том числе и в качестве приложений к Инструкции по кадровому делопроизводству (например, включаться в табель и альбом форм документов отдела кадров).

 

В случае, когда в организации  действуют локальные нормативные  акты, которыми утверждены типовые  формы документов, создаваемых в  различных ситуациях, работники, конечно, должны следовать рекомендациям  и оформлять обращения по утвержденным формам. Однако это не значит, что  если работник принесет заявление или  объяснительную записку, составленную не по утвержденной работодателем форме, то этот документ будет недействительным.

 

Если изложенный в записке  вопрос требует письменного решения, оформляемого резолюцией руководителя организации или иного уполномоченного  должностного лица, то этот документ необходимо регистрировать, поскольку он требует  исполнения и использования в  информационно-справочных целях.

 

При регистрации объяснительных записок, как и других документов, следует соблюдать правило: входящие, исходящие и внутренние документы  регистрируются отдельно.

 

Обычно объяснительные записки  имеют сложный регистрационный  индекс, подобный тому, который используется для регистрации исходящих документов. Так, он может состоять из индекса  дела по номенклатуре (включает индекс структурного подразделения и номер дела по номенклатуре дел этого подразделения) и порядкового номера документа в пределах календарного года.

 

Для регистрации объяснительных записок могут использоваться специальные  регистрационные формы, например, журнал регистрации докладных и объяснительных записок.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. СОСТАВЛЕНИЕ РАСПИСКИ

Расписка — документ, удостоверяющий в письменной форме, что лицо, давшее расписку, получило от другого лица деньги, вещи, материальные ценности и обязуется их вернуть. Расписка скрепляется подписью выдавшего ее лица.

Правильно оформленная и  нотариально заверенная расписка может  служить одним из доказательств  факта передачи ценностей, но в некоторых  случаях не является достаточным  основанием для их востребования.

Различают частную расписку, когда одно лицо получает что-то от другого, и служебную расписку, когда  лицо или представитель учреждения получает материальные ценности или  документы от какой-то организации, заведения.

Нет специальных законов, которые предусматривают содержание расписки.

Расписки пишутся собственноручно  на бумаги формата А4 в произвольной форме, но некоторые реквизиты должны присутствовать в ней обязательно:

1.Название документа – пишется по центру листа.

2.Фамилия, имя и отчество (должность и полное название  учреждения для служебного варианта), название документа (с его вступительными  данными), что удостоверяет лицо  того, кто дает расписку и будет  подтверждать получение.

3.Фамилия, имя и отчество (должность и полное название учреждения — для служебного варианта) того, кому дают расписку.

4.Конкретное указание в чем дана расписка - точное наименование материальных ценностей, документов и другое, состояние (новые, были в пользовании, в рабочем состоянии), количество, вес, стоимость, размер, сумму пишут цифрами, а так же словами.

5.В служебном варианте следует отметить, на основании какого распоряжения, приказа или другого документа передано и получено ценности.

6. Дата заключения расписки (по левую сторону).

7.Подпись составителя расписки (по правую сторону).

8.В частном варианте подпись лица, которое дает расписку, удостоверяется руководителем учреждения или подраздела (с указанием его должности, инициалов, фамилии) или нотариальной конторой.

9. Дата засвидетельствования (по левую сторону).

Иногда в расписке отмечают свидетелей, то есть лиц, в присутствии  которых она была подписана. В этом случае они собственноручно удостоверяют документ.

Все свободные места между  текстом и подписью перечеркивают. Расписку заключают лишь в одном  экземпляре.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. РЕЗЮМЕ КАК ОСОБЫЙ ВИД ДОКУМЕНТА

Резюме - официальный документ, правила написания которого, регламентированы руководством по делопроизводству.

Необходимо продумать  несколько вариантов резюме - для  отправления по почте (или вручения лично), по факсу, в электронном виде по E-mail. Однако тексты должны быть идентичными.

- Объем резюме не должен превышать одной, максимум двух страниц формата А4, бумага белого цвета, хорошего качества, желательно, чтобы ключевая информация находилась на первой странице. Если же объем этого не позволяет, то необходимо продумать, какая информация менее важна. Однако, если у человека большой опыт работы, это создает определенные сложности и ограничения, но при наборе резюме на компьютере, есть возможность обойти это правило: например изменить размер шрифта, хотя это и не желательно - резюме должно читаться легко.

- Если резюме занимает больше одной страницы, в конце страниц указывается, что продолжение находится на следующем листе. На всех листах, кроме первого печатается номер листа и указывается фамилия.

- Если по объему резюме получилось на одну неполную страницу, информацию необходимо расположить так, чтобы страница была полностью занята текстом.

- Чтобы написать "правильное" резюме, необходимо использовать один шрифт, желательно Times New Roman либо же Arial. Множество шрифтов разных размеров нечитабельны! Строгий стиль оформления - непременное условие.

-Стандартным для резюме считается шрифт 12-го размера. Необходимо, чтобы все содержимое было одного размера.

- Каждый раздел резюме должен быть отделен от предыдущего.

- Заголовки лучше выделять жирным шрифтом или подчеркиванием.

- Обязательно проверять правописание (кнопочка F7 в редакторе Word). У резюме с ошибками нет никаких шансов.

- Резюме должно быть написано простым языком.

- Для оформления резюме рекомендуется следующая разметка страницы: верхнее поле - 2 см, правое - 2 см, нижнее - 2 см, левое 2,5 см. Допускается сужение поля на сантиметр и вместо стандартного 12-го размера шрифта использование 10-го. В то же время вариант с уменьшением шрифта приемлем только в том случае, если резюме будет отправлено работодателю по E-mail-у или вручено лично. В случае отправления резюме по факсу, размер шрифта меньше 12 лучше не использовать, иначе резюме невозможно будет прочитать.

Стиль написания резюме должен отвечать следующим требованиям:

1).Краткость - отсутствие лишних слов, непонятных сокращений и терминов;

2).Конкретность - отсутствие информации, не имеющей прямого отношения к вакансии;

3).Целенаправленность - изложение главных сведений, подтверждающих право, претендовать на данную должность;

4).Активность - необходимость использования активных глаголов, показывающих активность. Например, если есть только начальные знания бухучета, а они необходимы для данной должности, то нужно писать "владею основами бухучета и аудита". Никогда не следует писать "участвовал", "оказывал помощь", так как это позволяет думать, что соискатель стоял в стороне и от случая к случаю оказывали разные услуги;

5).Точность и ясность изложения мысли;

6).Избирательность - предполагает тщательный отбор информации (резюме должно полностью соответствовать конкретной должности, на которую претендуете соискатель);

7).Честность (отсутствие недостоверной информации);

8).Грамотность.

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Итак, деловая речь есть, по существу, совокупность стандартов письменной речи, необходимых в официально-деловых  отношениях. Эти стандарты включают в себя как формы документации (набор, последовательность и расположение реквизитов), так и соответствующие  им способы речевого изложения. Тезис  о высокой регламентированной официально-деловой  речи находит свое подтверждение  не только в обязательных требованиях  к построению и составлению документов, но и в возможности нормализации – внесения изменений в правила  построения и составления документов в процессе их унификации. Это касается обеих сторон документа – его  формы и его языка.