Особенности оформления деловой корреспонденции. Понятие и виды переписки

 

1. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ДЕЛОВОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ. ПОНЯТИЕ И ВИДЫ ПЕРЕПИСКИ

Деловое письмо – один из главных каналов связи предприятий, организаций и учреждений с внешним  миром. С помощью писем ведутся  переговоры, выясняются отношения, выражаются просьбы и претензии, оформляются  приглашения, даются указания. Письма сопровождают другие документы и  материальные ценности.

Деловое (служебное) письмо – это обобщенное название различных  по содержанию документов, которые  служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения или  уведомления о чем-нибудь.

Каждый документ имеет  свои обязательные реквизиты, порядок  оформления которых определен ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее Стандарт). Стандарт был разработан Всероссийским научно-исследовательским  институтом документоведения и архивного  дела (ВНИИДАД) Росархива и принят постановлением Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 3 марта 2003г. Стандарт был введен в действие с 1июля 2003г., он сменил одноименный  Стандарт действовавший с июля 1997г.

Принятый Стандарт носит  рекомендательный характер. Это положение  было введено в действие на основании  Федерального закона «О стандартизации»  и подтверждено Федеральным законом  от 27 декабря 2002г. №184-ФЗ «О техническом  регулировании», ведь не секрет, что  многие ГОСТы сегодня выглядят архаично, не соответствуют реалиям рыночных отношений и нередко тормозят развитие экономики.

Рекомендательный характер Стандарта получил право на существование  на фоне расширяющихся зарубежных контактов  российского бизнеса. Для российских компаний, ориентирующихся на зарубежный рынок, это означает, что они принимают  международные правила в вопросах стандартизации и готовы соблюдать  принятые на Западе принципы «добровольных  стандартов», ведь помимо того, что развиваются двусторонние партнерские отношения между российскими и западными компаниями, многие наши фирмы все больше приобретают черты транснациональных корпораций, которые зачастую имеют своих представителей в других странах. Пользование общими стандартами кроме прочего открывает дополнительные возможности для сокращения расходов по управлению деловой документацией в бизнесе и промышленности.

Организации вправе разрабатывать  требования к оформлению документов самостоятельно, с учетом Стандарта, но не произвольные, а допускающие  определенные отступления от ранее  действовавших жестких норм оформления документов, и утверждать их правовыми  документами (приказами, постановлениями).

Реквизиты письма и правила их оформления.

Реквизит документа –  обязательный элемент оформления официального документа.

Комплекс обязательных реквизитов и последовательность их расположения придают юридическую силу. Различные  документы состоят из разного  набора реквизитов. Число реквизитов документа определяется целями его  создания, требования к содержанию и форме данного способом документирования.

Формуляр-образец – это  совокупность реквизитов, расположенных  в определенной последовательности, присущих всем видам данной системы  документов.

Реквизиты письма:

• государственный герб РФ;
• герб субъекта РФ;
• эмблема или товарный знак организации;
• код организации;
• основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
• идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
• наименование организации;
• справочные данные об организации;
• дата документа;
• регистрационный номер документа;
• ссылка на регистрационный номер и дату документа;
• адресат;
• резолюция:
• заголовок к тексту;
• отметка о контроле;
• текст документа;
• отметка о наличии приложений;
• подпись;
• визы согласования документа;
• отметка об исполнителе;
• отметка об исполнений документа и направлении его в дело;
• отметка о поступлении документа в организацию;
• идентификатор электронной копии документа.

«Государственный  герб РФ» помещается на бланках писем в соответствии с Порядком использования Государственного герба Российской федерации, утвержденным Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000г. №2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».

«Герб субъекта РФ» помещают на бланках писем в соответствии с правовыми актами субъекта РФ (уставами, положениями).

«Эмблему организации  или товарный знак организации» помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации).

«Код организации» проставляют по Общероссийскому классификатору предприятия и организации (ОКПО).

«Основной государственный  регистрационный номер (ОГРН)» юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

 «Идентификационный  номер налогоплательщика/код причины  постановки на учет (ИНН/КПП)» проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Реквизит «наименование организации» должен соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах организации.

Данный реквизит служит собирательным  обозначением автора документа. Автором  документа может быть организация, ее структурное подразделение, должностное  лицо.

Над наименованием организации  указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Наименование дается в именительном падеже. Наименование структурного подразделения должно соответствовать наименованию, закрепленному в положении об этом структурном подразделении.

Сокращенное наименование организации  приводят в тех случаях, когда  оно закреплено в учредительных  документах организации. Сокращенное  наименование помещают ниже полного. Следует  иметь в виду, что при полном наименовании федеральных органов  исполнительной власти слова «Российской  Федерации» пишутся не сокращенно, а полностью.

Реквизит «наименование организации» печатается прописными буквами и располагается в левом верхнем углу при угловом расположении реквизитов, вверху по центру при продольном расположении реквизитов.

«Справочные данные об организации» - это реквизит, содержащий сведения, необходимые для информационных контактов: почтовый адрес, номер телефона, факса, адрес электронной почты и др. Реквизит располагается ниже реквизита «наименование организации».

Реквизит «Дата документа» это дата его подписания.

Дату письма оформляют  арабскими цифрами в следующей  последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют  двумя парами цифр, разделенных точкой; год – четырьмя цифрами. Например: 05.03.2006.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 марта 2006г.

Данный реквизит проставляется  на бланке письма на отведенном для  этого реквизита месте.

«Регистрационный  номер документа» - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присвоенное документу при регистрации.

Реквизит состоит из порядкового  номера документа в пределах календарного года, который можно дополнять  индексом дела по номенклатуре дел, информацией  о корреспонденте, исполнителях, например: 1285-03/11 (порядковый номер, номер дела по номенклатуре дел, индекс структурного подразделения); ЛБ-П12-845 (инициалы имени  и фамилии подписавшего письмо, номер  дела по номенклатуре дел, порядковый номер).

Реквизит располагается  на бланке письма на отведенном для  этого реквизита месте.

Регистрационный номер на письмах, составленных совместно двумя  и более организациями, состоит  из регистрационных номеров каждой организации.

«Ссылка на регистрационный  номер и дату документа» включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Сведения в данный реквизит переносятся с поступившего документа.

Данный реквизит обязателен для ответных писем, располагается  на бланке ниже реквизитов «дата документа» и регистрационный номер документа».

Наличие реквизита исключает  необходимость упоминания номера и  даты поступившего документа в тексте письма.

Реквизит «адресат» - это совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату. Реквизит печатается в правом верхнем углу документа.

Письмо адресуют организациям, их структурным подразделениям или  конкретным лица. А также гражданам  при ответе на их обращения. При направлении  документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже. При направлении документа  конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, наименование должности и  фамилия – в дательном падеже.

При направлении документа  руководителю или заместителю руководителя организации наименование организации  входит в наименование должности  адресата, оба реквизита пишутся в дательном падеже.

При адресовании документов лицам, имеющим звание (ученое или  военное) или ученую степень, перед  фамилией может указываться звание или ученая степень.

В состав реквизита «адресат»  при необходимости может входить  полный адрес, который указывается  составителем документа в случае направления корреспонденту, не входящему  в утвержденный в организации  перечень рассылки писем. Элементы почтового  адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными  постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2005г. №221:

• наименование адресата (наименование организации – юридического лица или фамилия и инициалы для физических лиц);
• наименование улицы, номер дома, номер квартиры;
• название населенного пункта(города, поселка и т.п.);
• название области, края, автономного округа (области), республики;
• страна (для международных почтовых отправлений);
• почтовый индекс.

Документ не должен содержать  более четырех адресатов. Слово  «копия» перед вторым, третьим  и четвертым адресатам не указывают.

При направлении документа  в большее количество адресов  составляют список рассылки, который  подписывает исполнитель.

Реквизит «адресат» выравнивается  по левому краю или центрируется относительно самой длинной строки.

«Резолюция» - это реквизит, фиксирующий указание должностного лица по исполнению документа. Резолюция включает следующие элементы: фамилию (фамилии), инициалы исполнителя (исполнителей) содержание поручения, срок его исполнения, подпись должностного лица, давшего поручение, и дату.

При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается  лицо, указанное первым в «резолюции». Ему предоставлено право созыва соисполнителей и координация их работы.

Реквизит «резолюция»  оформляется на лицевой стороне  первого листа документа в  верхней правой его части на свободном  от текста месте.

Этот реквизит может оформляться  на отдельном бланке должностного лица с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому он относится.

«Заголовок к  тексту документа» - обязательный реквизит документа, выражающий содержание текста документа и необходимый для регистрации и поиска документа. Он должен быть кратким, точно передавать смысл текста и отвечать на вопрос «О чем?», например: «О выделении…, Об изменении…» или «О ком?»: «О Сергеевой М.В.».

К тексту документов, оформленных  на бланках формата А5, заголовок  может не составляться.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один междустрочный интервал.

Заголовок пишется с прописной  буквы от левой границы текстового поля, без кавычек. Точка в конце  заголовка не ставится.

«Отметка о  контроле документа» делается на письмах, исполнение которых контролируется. Обозначается буквой «К» или штампом «контроль». Располагается в правой верхней части документа и бланка резолюции (если резолюция оформлена на отдельном бланке).