Особенности оформления деловой корреспонденции. Понятие и виды переписки

Контрольно-сроковая карточка при небольшом объёме документооборота может быть одна на организацию, при  больших объёмах их может быть несколько – по исполнителям, по группам документов (приказы, постановления  коллегии и др.), однако внутри картотеки  документы группируются по срокам исполнения.

Служба контроля ежедневно  получает с участка регистрации  документов контрольные экземпляры РКК и расставляет их по срокам исполнения. В течение всего срока  исполнения осуществляются регулярные проверки хода исполнения, результаты которых фиксируются на контрольном  экземпляре РКК (как правило, на оборотной  стороне). Служба контроля имеет право  получать всю необходимую информацию о ходе исполнения документа. Ответственность  за достоверность этой информации несут  исполнители.

Проверка хода исполнения в соответствии с ГСДОУ должна проводиться:

-по заданиям последующих  лет – не реже 1 раза в год;

-по заданиям следующих  месяцев текущего года – не  реже 1 раза в месяц;

-по заданиям текущего  месяца – каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока.

Если задание должно быть исполнено в срок от 2 до 10 дней, проверка хода исполнения осуществляется чаще, как правило, раз в 2-3 дня.

Если документ пересылается на исполнение в подведомственную организацию  с последующим информированием  о результатах рассмотрения, то вместе с документом пересылаются два экземпляра регистрационной карточки.

После исполнения один экземпляр  карточки возвращается с информацией  об исполнении.

Проверка хода исполнения осуществляется либо по телефону, либо путём личного опроса. Если исполнение задания срывается и необходим  перенос срока исполнения, то об этом должно быть доложено руководителю, давшему задание, исполнителем или  работником контрольной службы.

Ежедневно контрольная служба не только проверяет, будут ли исполнены  документы, срок которых истекает, т.е. проводит текущий контроль, но ведёт  предупредительный контроль.

Выбирая карточки на задания, срок исполнения истекает через 3-5 дней, карточки на задания с более длительными  сроками исполнения, контрольная  служба делает напоминания исполнителям как в устной форме (при ручном контроле), так и в письменной (при автоматизированном контроле) путём вывода необходимой информации на экран дисплея.

Систематическая проверка хода исполнения заданий, содержащихся в  документах, повышает исполнительскую  дисциплину работников, позволяет своевременно их руководителям скорректировать  ход выполнения заданий, принять  меры к своевременному выполнению.

Все перемещения контрольного документа от одного исполнителя  к другому проходят с извещением контрольной службы и отметкой в  РКК.

Результаты исполнения должны быть в письменной форме в виде ответного документа или справки  об исполнении, если задание выполнено  в устной форме (по телефону или путём  личной встречи).

Снять документ с контроля согласно ГСДОУ может либо руководитель, поставивший  или его на контроль, либо ответственный исполнитель  после выполнения задания, сообщения  результатов исполнения заинтересованным лицам или организациям. Подписывая ответный документ или справку об исполнении контрольного задания, руководитель, который определял это задание, подтверждает, что он провёл контроль за исполнением документа по существу и что исполнение проведено качественно.

Однако в практике случаются  ситуации, когда контрольная служба устанавливает, что содержание, форма  и процедура исполнения не соответствовали  заданию. Это часто бывает при  смене руководителей, определявших задание, смене исполнителей. В этом случае контрольная служба имеет  право вернуть документ исполнителю, считая его неисполнённым.

Для снятия документа с  контроля исполнитель обязан предоставить в контрольную службу следующие  документы:

1. Контрольный документ с проставленным в левом нижнем углу реквизитом 28 «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело». В данную отметку согласно ГОСТ Р 6.30-2003 включают следующие данные:

- ссылку на дату и  номер документа, свидетельствующего  о его исполнении, или при отсутствии  такового  документа, краткие  сведения об исполнении;

- слова «В дело», номер  дела, в котором будут храниться  документ.

Отметка об исполнении и  направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем  структурного подразделения, в котором  исполнен документ.

2. Ответный документ или любое другое документированное подтверждение исполнения (справка об исполнении, например). Эти документы должны быть подписаны тем руководителем, который давал задание. Они также до предъявления контрольной службе должны быть зарегистрированы на участке регистрации, т.е. иметь регистрационный номер и дату.

Контрольная служба знакомится с представленными документами, перенося необходимые данные об исполнении контрольного задания в РКК. Если представленные документы не вызывают вопросов у контрольной службы и  в РКК внесены все необходимые  отметки, документы возвращаются исполнителю, РКК изымаются из контрольно-сроковой картотеки. Фактически контроль за данным заданием окончен.

В конце каждого месяца контрольная служба переформировывает  контрольно-сроковую картотеку:

- карточки на задания,  срок исполнения которых истёк  в текущем месяце, изымаются из  всех ячеек и устанавливаются  в 33 ячейку;

-карточки на задания следующего месяца изымаются из своей ячейки и рассматриваются по срокам  исполнения.

Одновременно контрольная  служба подбирает данные о состоянии  исполнительской дисциплины в текущем  месяце. Они анализируются и обобщаются в виде справки, содержащей следующую  информацию:

-общее кол-во документов, находящихся в момент составления сводки в работе у исполнителей, в том числе со сроками исполнения в данном месяце.

В крупных организациях это  кол-во может быть представлено по видам  документов, по потокам (входящие, внутренние, исходящие), по др. признакам;

-кол-во документов (и %), выполненных с опережением сроков, в срок, с нарушением сроков;

-кол-во неисполненных документов (и %) с указанием выходных данных этих документов.

Также справки (сводки) обычно делаются в разрезе структурных  подразделений, конкретных исполнителей.

Контрольная служба должна представить такую сводку в первый день нового месяца руководителю службы ДОУ, который знакомит с ней руководителя учреждения. Также сводки рассылаются  руководителям всех уровней –  заместителям руководителя, руководителям  всех структурных подразделений.

Контрольная служба путём  проведённого анализа выявляет, что  является характерными причинами неисполнения документов в срок – недостатки в организации документооборота, недостаточное техническое обеспечение  или недисциплинированность сотрудников, их перегрузка, нерациональное распределение их обязанностей и др. Таким образом, создаются необходимые предпосылки для совершенствования работы по документационному обеспечению управления и работы организации в целом.

В случае применения автоматизированного  контроля исполнения документов, который  наиболее рационален сегодня, цели, последовательность контрольных операций, нормативные  документы, регламентирующие эту работу, естественно, остаются прежними. С применением  компьютеров возрастают скорость работы контрольной службы и объём контролируемых массивов. Для внедрения автоматизированного  контроля исполнения необходимы наличие  автоматизированной системы регистрации, применение единых РКК, разработка внутренних классификаторов (структурных подразделений, исполнителей, корреспондентов и  др.). Автоматизированный контроль, как  указано в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах  и ведомствах РФ, строится на базе данных автоматизированной регистрации и  обеспечивает оперативное информирование о состоянии исполнения всех видов  документов, поручений и изданий, а так же предварительный контроль сроков подготовки и исполнения документов, анализ исполнительской дисциплины.

Контрольные действия осуществляются в контрольной службе, местах регистрации  документов с использованием автоматизированных рабочих мест или автоматизированных пунктов обработки информации.

Напоминание исполнителям о  сроках исполнения, сводки состояния  исполнения, сведения о переносе сроков, завершение исполнения выводятся на экран дисплея; рассылка машинограммы допускается лишь при отсутствии в структурных подразделениях соответствующих  технических средств.

После завершения исполнения и внесения всей необходимой информации в банк регистрационных данных изготавливается  машинограмма полностью заполненной  карточки, которая используется в  справочном дублирующем массиве. Эти  карточки могут передаваться в ведомственный  архив одновременно с документами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК  ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Басаков М.И. Современное делопроизводство. Ростов-на-Дону: Феникс, 2007г., 473с.
2. Теплицкая Т.Ю. Все виды деловой корреспонденции. Ростов-на-Дону: Феникс, 2007г., 181с.
3. Анодина Н.Н. Деловое письмо. М: Омега-Л, 2007г., 103с.
4. Дегтярев В.А. Требования, предъявляемые к оформлению документов. Главбух 1999, №24.
5. ГОСТ Р 6.30-97 « Унифицированные системы документации. Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов» - утв. Постановлением Госстандарта РФ от 31.07.1997г.
6. ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» - утв. Постановлением Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 03.03.2003г.