Особенности оформления деловой корреспонденции. Понятие и виды переписки

«Текст документа» - главный реквизит, ради которого составляется документ.

Текст документа можно  оформлять в виде таблицы, связанного текста, разбивать на абзацы, разделы, пункты.

В тексте письма, подготовленного  на основании документов других организаций  или ранее изданных документов, указывается  их реквизиты: «наименование документа», «наименование организации» - автора документа, «дата документа», «регистрационный номер документа», «заголовок к тексту».

В письмах используется следующая  форма изложения.

Текст письма составляется от первого лица множественного числа  – «просим, направляем», или третьего лица единственного числа – «предприятие считает, организация рассмотрела», или от первого лица единственного  числа – «направляю, прошу».

Если письмо оформлено  на бланке должностного лица, то текст. Как правило, излагается от первого  лица единственного числа: «предлагаю, прошу».

«Отметка о  наличии приложения» делается в сопроводительных (договорных) письмах, письмах-приглашениях, рекламных и информационных письмах и др.

 «Подпись» - это обязательный реквизит документа, обеспечивающий удостоверение документа и придающий ему юридическую силу.

В состав реквизита «подпись»  входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное  – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Если документ оформлен на бланке должностного лица, то в состав реквизита «подпись» входят: личная подпись и расшифровка подписи.

При подписании документа  несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под  другой в последовательности, соответствующей  занимаемой должности.

На практике часто применяют  совместные письма. При подписании письма несколькими лицами, равными  по должности, их подпись располагают  на одном уровне.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности (и.о.) должностного лица с указанием его фактической  должности и фамилии или указанием, что он исполняет обязанности  должностного лица.

Наименование должности  в реквизите «подпись» печатается от левой границы текстового поля через один междустрочный интервал. Допускается центрирование наименование должности относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи в  реквизите «подпись» располагается  на уровне последней строки наименования должности без пробела между  инициалами и фамилией. Последняя  буква в расшифровке подписи  ограничивается правым полем.

«Виза согласования» - это реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Визирование проекта документа  проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствии его правовым актам и ранее  принятым решениям

Визы включают: должность  визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи, (инициалы, фамилию) и дату.

Виза проставляется на копии письма в левой нижней части на лицевой стороне документа.

«Отметка об исполнителе» включат инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона. Она располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в нижнего углу от левой границы текстового поля.

«Отметка об исполнении документа и направлении его  в дело» включает следующие данные: краткие сведения об исполнении документа, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или. При наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку: «В дело»; подпись; дату.

Отметка об исполнении документа  подписывается и датируется исполнителем документа, руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ, или руководителем, давшим поручение по исполнению документа.

Реквизит располагается  в левой нижней части исполненного документа.

 «Отметка о  поступлении документа в организацию» помещается в правом нижнем углу первого листа документа путем проставления специального штампа.

Элементами реквизита  выступают: наименование организации; порядковый номер, который может  дополняться индексом структурного подразделения и даты поступления  документа, а при необходимости  времени.

«Идентификатор  электронной копии документа» служит отметка, необходимая для поиска документа. Включает в себя имя файла на магнитном носителе. Дату и другие сведения.

Виды деловых писем

Письма  приглашения	письма с приглашением принять  участие в семинарах, совещаниях и других мероприятиях обычно адресуются руководителю организации, конкретному  должностному лицу, но может быть и  всему коллективу.
Гарантийные письма	составляются с целью подтверждения  определенных обещаний или условий, например: оплата за работу, товары, услуги, сроки поставки, оплата аренды.
Инструктивные (циркулярные)	такие письма направляют вышестоящие  организации и ведомства, издают в них указания своим подведомственным учреждениям и организациям.
Письма - просьба	существует огромное количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени организации, предприятий, учреждений. Выражаются  обычно словами: Просим оказать содействие…; Просим выслать в наш адрес…; Прошу ликвидировать задолженность… и т.д. Цель  данного письма – убедить, доказать в необходимости исполнения просьбы  и поэтому в тексте письма приводятся убедительные доказательства, прилагаются  расчеты, сметы и другие основания.
Письма - ответы	Текст письма-ответа обычно начинается с повторения просьбы, на которую  дается ответ, далее излагается результаты рассмотрения просьбы, мотивируется отказ  или констатируется сам отказ.
Благодарственные письма	В партнерских отношениях нужно  не только просить, но благодарить за оказанные услуги, за совместное проведение мероприятий и т.д.
Сопроводительные письма	Составляются для сообщения  адресату о направлении каких-либо документов и причины их отправлению
Договорные письма	В данном письме говориться о конкретном документе – договоре, как разновидность  сопроводительного письма.
Письма - предложения	Структура похожа на структуру письма-просьбы: изложение сути вопроса, предложение  о сотрудничестве, могут быть приложены  доказательственные материалы. В письме уместна формула вежливости. Можно  разделить на несколько видов: Предложения о сотрудничестве; Извещения; Рекламные письма (информационные).
Письма  напоминания	Содержит указание на приближение  или истечение срока какого-либо обязательств, проведения мероприятий  или других договоренностей.
Письма  подтверждения	Содержит подтверждение о получении  какого-либо отправления (письма, факса, товаров, ценностей), о том что  ранее составленный документ остается в силе, может также подтверждать какой-либо факт, действие.

 

Ниже приведет пример делового письма – приглашения, с указанием  реквизитов, а также схемы расположения реквизитов на формате А4 углового и  продольного бланков.

2. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ

Контроль исполнения документов по ГОСТ Р 51141-98 определяется как совокупность действий, обеспечивающих своевременное  исполнение документов. Функция контроля – одна из важнейших управленческих функций, в осуществлении которой  принимает участие как работники  службы ДОУ, так и руководители всех уровней. Это обусловлено тем, что  в контроле выделяются два аспекта: контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения решений, и  контроль за сроками исполнения.

Контроль по существу решения  вопроса, т.е. фактически контроль за качеством  исполнения, - одна из должностных обязанностей руководителей всех уровней, начиная  от руководителя любого структурного подразделения и кончая руководителем  организации.

При большом объёме документооборота такой контроль также могут осуществлять специально уполномоченные лица или  специальное контрольное подразделение, например инспекция при руководителе.

Такой контроль может осуществлять и вышестоящая организация путём  проведения ревизий, проверок, анализом представленных отчётов, справок, однако такой контроль не всегда проводится систематически и планомерно.

Контроль за сроками, как  правило, осуществляют работники службы ДОУ или при небольшом объёме документооборота эту работу выполняет  секретарь или специально назначенный  работник.

Целью контроля является содействие своевременному и качественному  исполнению документов, получению информации, которая поможет оценить качество работы структурных подразделений, их руководителей и конкретных исполнителей. Оценка качества работы управленческих работников включает в себя много  факторов, и показатель, характеризующий  исполнительскую дисциплину, - один из важнейших.

   Наиболее часто  в состав службы ДОУ включается  подразделение, осуществляющее контроль  за сроками исполнения документов, в виде группы контроля (отдела), состоящее из нескольких сотрудников  и руководителя подразделения.

Основными этапами, осуществляемыми  последовательно в таком подразделении, являются.

- получение данных постановки  документа на контроль;

-проверка своевременности доведения контрольного документа до всех исполнителей и напоминание об установленном сроке исполнения;

-получение информации о ходе исполнения и регулирование при необходимости хода исполнения;

-снятие документа с контроля с одновременной поверкой правильности оформления документов в части соответствия подписей их расшифровкам, соответствие подписи на ответном документе, подписи в резолюции на контрольном документе и др.;

-обобщение результатов контроля исполнения, составление аналитических справок (сводок) о состоянии исполнительской дисциплины в организации, доведение их до руководителя.

Все документы, требующие  исполнения, должны быть поставлены на контроль. Однако не всегда это реально  осуществить технически и, кроме  того, в силу сложившейся практики на контроль ставятся документы, содержащие наиболее важную для деятельности конкретной организации информацию.

Учитывая данный фактор, в каждой организации разрабатывается  перечень документов, подлежащих контролю исполнения с указанием сроков исполнения. Данный перечень является, как правило, приложением к инструкции по ведению  делопроизводства. Иногда он издаётся в виде самостоятельного документа.

Сроки исполнения большинства  управленческих документов регламентируются действующим законодательством (поэтому  они называются типовыми сроками  исполнения) – указами Президента, постановлениями правительства, законами РФ. Значительное количество типовых  сроков установлено в ведомственных  подзаконных актах, например о предоставлении статистической отчётности, о сроках подачи апелляций на решение судебных инстанций и др.

Типовой срок исполнения таких  распространённых видов документов, как служебное письмо, телеграмма, установлен ГСДОУ. Если в организации  есть специфические виды документов, для которых не установлены типовые  сроки упомянутыми выше документами, то организация устанавливает для  таких документов сроки исполнения и включает их в перечень, после  утверждения, которого они становятся типовыми.

Индивидуальный срок исполнения документа – это срок исполнения, установленный резолюцией руководства.

Срок исполнения входящих документов должен исчисляться с  момента поступления документа  в организацию. Однако с момента  фиксации факта поступления до проставления резолюции руководителя, определяющей исполнителей, характер исполнения и  сроки, иногда проходит несколько дней, поэтому в некоторых организациях срок исполнения документа исчисляют  от даты резолюции.

Сроки исполнения внутренних документов исчисляют, как правило, с момента доведения их до исполнителей.

Срок исполнения может  корректироваться только руководителем  – автором резолюции, но не сотрудниками, осуществляющими контроль за сроками  исполнения. Фактически руководитель, рассматривающий документ, и определяет: подлежит ли данный документ контролю за исполнением. На левом поле контрольного документа, на уровне заголовка предусмотрено  проставление реквизита 17 «Отметка о  контроле» в виде буквы «К»  или слова «контроль». Эту отметку  могут проставить и работники  службы ДОУ перед отправкой к  исполнителю, исходя из резолюции руководителя или текста документа (приказа, указания, распоряжения и др.).

При необходимости контроля устных поручений руководства на них заполняется контрольный  экземпляр РКК. Так же заполняются  несколько экземпляров РКК на документы, содержащие ряд заданий  с различными сроками исполнения, выполнение которых поручено нескольким исполнителям. Чаще всего это относится  к распорядительным документам, текст  которых состоит из отдельных  пунктов, содержащих разные поручения.

Необходимость заполнения отдельного экземпляра РКК на конкретное поручение  обусловлена тем, что при формировании контрольного массива РКК основным признаком группировки РКК является срок исполнения.

Контроль исполнения всегда строится на базе регистрационных данных: регистрационных карточек или автоматизированных данных. Введение специальных форм контрольных карточек не рекомендуется.

Форма контроля выбирается в зависимости от объёма документооборота, принятой системы регистрации, возможностей организации.

Контроль можно проводить  в ручном режиме с помощью контрольно-сроковой карточки, что чаще всего встречается  в небольших организациях при  незначительном объёме документооборота.

В других случаях рационально  применение автоматизированной системы  контроля исполнения документов с помощью  вычислительной техники.

Для ведения контроля в  ручном режиме используют контрольно-сроковую карточку, разделённую на 33 ячейки. Удобнее использовать не стандартный  карточный ящик, а картотеку, у  которой нет одной боковой  стороны.

Ячейки контрольно-сроковой картотеки, отделённые друг от друга  разделителями, обозначаются цифрами:

С 1 по 31 ячейки – это дни  текущего месяца;

32 ячейка – для карточек  на документы, срок исполнения  которых приходится на следующий  месяц;

33 ячейка – для карточек  на документы, срок которых  истёк в предыдущем месяце. Чаще  всего эту ячейку и делают  нулевой и помещают перед первым  разделителем. Карточки из этой  ячейки перемещаются в другие  в том случае, если будет продлён  срок исполнения.