Отчет по практике В ОАО «САН ИнБев»

Кафедра документоведения

 

 

 

 

 

 

Отчет по преддипломной практике

В ОАО «САН ИнБев»

 

 

 

 

 

 

Выполнил 

Студент 4 курса

очного отделения

специальности

"Документоведение  и ДОУ"

 

 

Содержание

1. Историческая справка об ОАО «САН Ин Бев»……………………………….3
2. Служба по персоналу и администрации……………………………………….3

     2.1 Структура и функции службы по персоналу…………………………………….3

     2.2 Должностная  инструкция административного помощника…………………….4

     2.3. Общий состав документации отдела по работе с персоналом…………………6

     3. Структура предприятия «САН Ин Бев»………………………………………..6

     4. Организация документооборота на предприятии…………………………….7                                      

     4.1 Перечень документов используемых в организации……………………………7

     4.2 Особенности  оформления документов…………………………………………...9

     4.3 Требования к регистрации и хранению входящей документации…………… 10

     4.4 Требования к оформлению и регистрации исходящей документации………..11

     4.5 Требования к оформлению внутренней документации………………………..12

    4.6 Организация справочно-информационного обслуживания…………………...13

    5. Контроль исполнения документов организации…………………………….14

     5.1 Технология  контроля исполнение в «САН  ИнБев»……………………………15

     5.2 Документы в организации, подлежащие контролю исполнения…………….  16

     6.Порядок систематизации и хранения документации на предприятии …16

     7. Материал для дипломной работы…………………………………………..18   

     8. Задание руководителя от организации……………………………………......19

     9. Список использованных документов организации…………………………….19

     Заключение……………………………………………………………………………20

    

 

 

 

 

 

 

 

1. Историческая справка об ОАО «САН Ин Бев».

В городе Ангарске в ноябре 2007 года завершилось строительство  пивоваренного завода ОАО «САН Ин Бев». В 2003 году 7 апреля было официальное открытие завода. Заводы фирмы «Ин Бев» находятся по всему миру и на разных материках. Всего по России 10 заводов, включая завод в городе Ангарске.

In Bev входит в состав компании «Анхойзер Буш» и является крупнейшей пивоваренной компанией в мире. Так же эта компания занимает второе место по качеству пива.

Основными документами  в организации являются:

- Устав организации;

- Положение об организации;

- Положение о структурных  подразделениях;

- - Регламенты работы  совещаний

- Штатное расписание,

- Должностные инструкции  работников,

- Правила

Производственная практика проходила на должности помощника  Специалиста по обучению и развитию. В его обязанности входит:

• Обучение работников требованиям по охране труда;
• Улучшение расстановки кадров от 1 до 4 класса;
• Мотивация работников к повышению квалификации;
• Разработка индивидуальных планов развития сотрудников;
• Улучшение качества и эффективности работы;
• Обеспечение роста карьеры работника;
• Обеспечение дифференцированного подхода в вопросе повышения уровня оплаты труда.

Оценка знаний и навыков  персонала представляет собой оценку теоретических и практических знаний технических компетенций и поведенческих компетенций работников и результатов их деятельности. Так же нужно отметить, что Специалист по обучению и развитию так же занимается частичным документооборотом в пределах своей компетенции.

 

 

2. Служба по персоналу и администрации

 

2.1 Структура  и функции службы по персоналу

В состав службы входят 8 человек:

1. Специалист по производству управления персоналом. Специалист отвечает по найму на работу, проводит собеседование.

  2. Специалист по обучению и развитию. В его обязанности входит обучение персонала, тестирование персонала в разных направлениях.

  3. 2-а специалиста по административным вопросам. Они отвечают по вопросам клиринга, разметка на дорогах по территории завода и на самом заводе и за работу всей техники на заводе

  4. 2-а специалиста по персоналу. Ведут табельный учёт, выдают больничные листы, отпуска.

  5. Специалист по аналитики и менеджменту. Занимается внедрением разработок по работе завода. На данный момент занимается новой программы по работе завода ВПО. ВПО является конфиденциальной информацией.

   6. Административный помощник / переводчик.

- занимается частичным  документооборотом

-  организация встреч  иностранцев, их размещение

- бронирование гостиниц (заявка, отчёт о брони)

- подготовка служебных  командировок персонала

- приём звонков на  контактный телефон предприятия

-организация презентаций  организация и проведение административных совещаний, с оформлением протоколов

- ведение делопроизводства: приём входящей корреспонденции,  подготовка служебных материалов, формирование дел в соответствии  с установленной номенклатурой,  с обеспечением их сохранности.

- получение необходимой  информации: анализ периодических изданий, информационная сеть Интернет

7. Менеджер, следит за  работой всех отделов и специалистов.

 

2. Должностная инструкция административного помощника 

2.1.1 Основные различия  с типовой инструкцией.

В своей работе административный помощник ссылается на внутренний документ организации – должностную инструкцию (приложение 1).

В должностную инструкцию административного помощника ОАО  «Сан ИнБев»Основные характеристики входят следующие разделы:

- Цель работы

- Рабочая среда

- Обязанности

- Требования, предъявляемые  к квалификации и техническим  компетенциям данной должности.

В пункте рабочая среда, уточняется ответственность и функции  административного помощника на данном предприятии.

В пункте обязанности  подробно уточняются все обязанности административного помощника относительно данного предприятия. В типовой должностной инструкции должностные обязанности расписаны в общих чертах, характерно для любого предприятия. Суть обязанностей подробно раскрыто в инструкции ОАО «Сан ИнБев». Например:

- Оформляет командировочные  документы, заказывает билеты, бронирует  номера в гостиницах, организовывает  транспорт сотрудникам и гостям  компании.

- Организует и контролирует  работы чайных комнат.

- Осуществляет своевременные  и качественные письменные и устные переводы.

В типовой инструкции :

-  Сопровождает руководителя  на встречах и поездках

- По поручению руководителя  согласовывает отдельные вопросы  с работниками структурных подразделений.

Можно отметить, что административный помощник в типовой инструкции рассматривается больше, как секретарь – помощник руководителя. Также в пункте, где указывается образование такого работника, прописано среднее или высшее.

 Делая общий вывод  нужно отметить, что в инструкции административного помощника ОАО «Сан ИнБев» четко прописана обязанность данного работника, как переводчика. Именно этот факт во многом различает обязанности данного работника на предприятии. Так же следует отметить, что структура должностной инструкции данного предприятия, также отличается от структуры типовой инструкции. В должностную инструкцию ОАО «Сан ИнБев» входить организационная структура предприятия.

 

 

2.3. Общий состав документации отдела по работе с персоналом

На предприятии установлен единый порядок оформления приёма, увольнения и перевода сотрудников. Основная часть документов, оформляющих отношение работников это – приказ о приёме на работу, о переводе на другую работу, об увольнении, документы по аттестации сотрудников, личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты), документы по социальному обеспечению, графики отпусков, заявления, анкеты, трудовой договор, резюме, акты, журналы, ведомости.

Делая общий вывод  нужно отметить, что отдел по работе с персоналом играет значительную роль в организации. Через него проходят множество документов. Нужно отметить, что должность административного помощника, так же играет значительную роль, он выполняет  одновременно функции секретаря, переводчика и занимается частичным документооборотом. На него возлагается так же большая ответственность, ведь именно он встречает, сопровождает и проводит переговоры с иностранными партнёрами.

 

3. Структура предприятия  «САН Ин Бев».

          Данное предприятие состоит из:

1. Служба по персоналу и администрации.

2. Пивоваренное производство. Основной функцией этой службы является подготовка и варка пива

3. Упаковочное производство. Основная функция это разлив пива

4. Логистика и дистрибуция. Данная служба занимается отгрузкой готовой продукции и приёмкой расходных материалов на производство.

5. Техническая служба, отвечает за работу всего оборудования на заводе.

6. Служба контроля качества, отвечает за качество готовой продукции.

7. Служба по охране промышленной безопасности экологии.

8. Служба безопасности.

Делая общий вывод, нужно  отметить, что на данном предприятии «САН Ин Бев» нет службы ДОУ. Но в каждой из перечисленных служб есть представители ответственные за документооборот. Большинство документов издаёт служба контроля качества. В основном все документы проходят через службу по персоналу и администрации, а конкретно через административного помощника / переводчика, он и занимается частичным документооборотом данного предприятия.

 

4. Организация  документооборота на предприятии

              Все документы в организации делятся на три документопотока:

  -  документы, поступающие из других учреждений и организаций (входящие)

  -  документы, отправляемые  в другие учреждения и организации  (исходящие)

- документы, создаваемые в учреждении и используемые сотрудниками в управленческом процессе (внутренние).

4.1 Перечень документов используемых в организации

4.1.1 Акт – документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

4.1.2 Объяснительная записка  – документ, объясняющий причины  какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

4.1.3 Отчёт – документ, содержащий сведения о выполнении  приказа, распоряжения, плана, задания, проведённых мероприятий, представляемый по команде вышестоящему должностному лицу. Отчёт также может быть в устной форме.

4.1.4 Письмо – содержит  указание, уведомление, сообщение,  разъяснение, подтверждение. Письма  направляются в сторонние организации.

4.1.5 План – документ, устанавливающий перечень намеченных  к выполнению работ или мероприятий, их последовательность и объём с указанием сроков исполнения и исполнителей.

4.1.6 Предложение –  документ, содержащий перечень конкретных  предложений по определённому  вопросу.

4.1.7 Приказ – решение  исполнительного директора по  наиболее важным вопросам производственно-хозяйственной деятельности. (Приложение 1)

4.1.8 Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения  вопросов и принятия решений  коллегиальным органом или группой  работников.

4.1.9 Распоряжение –  требование по вопросам производственно-хозяйственной деятельности подписанное полномочным лицом. Распоряжение выпускают менеджеры.

4.1.10 Служебная записка  – документ, составляемый работником  или руководителем подразделения  на имя руководителя или специалиста  другого подразделения по вопросам  материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения и др.

4.1.11 Справка – документ, содержащий описание и подтверждение  тех или иных фактов или  событий.

 

 

 

 

4.2 Особенности  оформления документов

Распорядительные документы  оформляются на бланках и имеют установленный комплекс реквизитов и порядок их расположения в соответствии с ГОСТ 6.30-2003.

Проект приказа оформляется  исполнителем на созданном бланке ОАО  «Сан ИнБев». На данном шаблоне необходимо указать заголовок к тексту, который  включает краткое содержание документа. Констатирующая часть содержит причины, основания, цели составления документа. Констатирующая часть в проектах приказов завершается словом «приказываю», в проектах распоряжениях словом «обязываю». Эти слова оформляются отдельной строкой и пишутся прописными буквами от границы левого поля и заканчиваются двоеточием.