Отчет по практике В ОАО «САН ИнБев»

Номенклатура дел, это важный элемент информационно-поисковой системы и экспертизы ценности и обеспечение сохранности документов.

На обложку каждого  дела, подлежащего хранению в архиве, следует выносить следующие сведения:

• название организации
• название структурного подразделения, где сформировалось дело
• индекс дела
• количество листов в деле
• даты первого и последнего документа
• срок хранения дела.

Индекс дела является адресом хранения дела и его поисковым  признаком. Дела постоянного или  долговременного хранения, а также конфиденциальные и по личному составу должны хранится на основании следующих правил:

• максимально  возможное обеспечение гибкости и прочности переплёта, позволяющие при необходимости скопировать документы, не вынимая их из подшивки;
• обеспечение учёта количества листов в каждом деле и возможности проверки полноты дела после каждого обращения к нему;
• создание справочной базы способствующей быстроте поиска нужной информации с исключением причинения максимального ущерба документам при перелистывании.

Личные документы (трудовые книжки, дипломы, удостоверения и т.п.) неудобные для подшивки (плотный носитель, отсутствие полей) вкладываются во вшитые чистые конверты.

Каждое дело должно иметь  внутреннюю опись, содержащую перечисление содержащихся в нем документов.

Допускается хранение документов на компьютерных носителях, но этот способ не является надёжным и стабильным и не способен гарантировать сохранность  документа длительное время.

Документы должны храниться  в помещениях защищённые от попадания  прямых солнечных лучей.

Закрепление сроков хранения производится указанием в номенклатуре конкретного дела.

Уничтожение документов (дел) не представляющих дальнейшую информационную ценность проводится по определённому  акту об уничтожении дела.

Следует отметить, что  на данном предприятии у каждого работника Службы есть отдельный шкаф, в котором он формирует свой архив и использует данные документы по назначению или потребности. Так же  нужно сказать, что работники служб не придерживаются во многих случаях правил по формированию дел. Это является большим минусом для организации. Так же в организации не имеется должности архивариуса, есть помещение – архив, куда без всякой закономерности или порядка сдаются дела, нет ответственного лица. Из этого можно сделать вывод, что при надобности или необходимости документа его будет очень сложно найти.

Так же на данном предприятии  при формировании дел не используют и не составляют номенклатуру дела. В процедурах по документообороту описывается наличие номенклатуры дел, но в деле не используется.

В связи с выше перечисленным, нужно отметить что, экспертиза ценности документов не проводится, организация не видит надобности проводить данную процедуру.

 

7. Материал  для дипломной работы

В процессе прохождения  практик в компании ОАО «САН ИнБев» вся работа на предприятии была связана с аттестацией сотрудников. В связи с этим возникало множество проблем и вопросов, поэтому была выбрана тема «Совершенствование аттестации сотрудников».

Материал для написания  дипломной работы был предоставлен в полной мере.

К дипломной работе были собраны:

- Политика по обучению  и развитию;

- Пакет документов, сопровождающий  процесс аттестации сотрудников;

- Процедура по оценке  и обучению персонала.

 

Проблемы, связанные с  аттестацией сотрудников  на данном предприятии заключаются в следующем:

- Есть наличие нормативных  документов, в которых есть упоминание  об аттестации, но единого Положения  об аттестации нет.

-Метод проведения  аттестации. Аттестация на заводе  проходит путём опроса, по билетам,  но существуют вопросы, которые должны знать, все сотрудники не зависимо от должности: оказание первой помощи пострадавшему и т.д. Такие вопросы было бы удобнее сдавать в виде тестов, чтоб не занимать много времени.

Данные вопросы найдут отражение и пути их решений в  будущей дипломной работе по данной теме. По словам сотрудников предприятия возможно разработка нормативного документа «Положение об аттестации сотрудников» во многом приведёт в порядок процесс аттестации.

 

8. Задания руководителя от организации

 

8.1  Создать приказы на предстоящее обучение и заявки на обучение.

8.2 Все приказы зарегистрировать и направить на подписи руководителям.

8.3 Сформировать дела для хранение в архив.

8.4 При аттестации сотрудников организации  вести всю аттестационную документацию, протоколировать заседание.

8.5  Зарегистрировать  всех сотрудников прошедших обучение. Регистрация проводится по протоколу проведения обучения

8.6 Завести заявку на  оплату услуг учебному центру…..

 Данные задания руководителя не вызвали особых трудностей. Нужно отметить, что внимательность в такой работе играет значительную роль, а невнимательность провоцирует на ошибки.

 

9. Список использованных документов организации

9.1 Процедура «Делопроизводство. Оформление внутренней и исходящей документации» ОАО «САН ИнБев» филиал в г Ангарске.

9.2 Положение о структурных подразделениях ОАО «САН ИнБев».

 

Заключение

«САН ИнБев» является крупной пивоваренной компанией. В  данной компании преобладает функционально-организационная  структура, которая построена по принципу распределения функций внутри организации.

На данном предприятии  установлены правила ведения  документооборота при оформлении внутренней и исходящей документации, правила  обработки и систематизации информации и документации. Данные правила необходимы для своевременного обеспечения персонала филиала требуемой актуальной документацией.

Изучив, структура данного  предприятия, было выявлено, что службы документационного обеспечения  управления на данном предприятии нет, но в каждой из служб есть представители ответственные за документооборот. Так же частичным документооборотом занимается административный помощник и именно через него проходят все документы предприятия.

Организация документооборота на предприятии должна обеспечивать:

- правильное и своевременное документирование служебной деятельности;

- оперативный поиск  и представление необходимой  информации;

- четкость и быстроту  производства технических операций  по приёму, учёту и отправки  корреспонденции.

Система организации  делопроизводства так же должна обеспечивать:

- соблюдения единых  норм документирования;

- применение унифицированных  форм документов;

-установление централизованного приёма и регистрации всей корреспонденции.

Учёт документов на данном предприятии обеспечивается регистрацией – запись учётных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт создания документов, его отправки или получения. Регистрация также позволяет осуществлять поиск документов, определить ту службу, в которой находится документ.

В ходе прохождения практики было выявлено, что из всех служб входящих в состав предприятия, служба по персоналу и администрации пропускает через себя большое количество документов и работает сообща с другими службами предприятия. Именно эта служба занимается документооборотом предприятия.

  Основной целью контроля исполнения на предприятии является обеспечение своевременного и качественного выполнения задач оформления документов.

        Критерии эффективности процесса  работы на предприятии определяют:

• отсутствие сбоев в работе из-за неправильного управления документацией;
• Результаты внутренних проверок.

Так же нужно отметить, формирование дел на данном предприятии  происходит не по правилам, которые  регламентируются процедурами по документообороту. Дела формируются без номенклатуры дела. Из этого можно сделать вывод, что экспертиза ценности документов не проводится. Так же на данном предприятии нет должности архивариуса, никто за архив не отвечает, дела складываются без особой закономерности или списку дел. По этому, все наиболее важные документы хранятся в отдельных шкафах каждого специалиста, до уничтожения. Это является огромным недостатком для организации. Данную проблему можно исправить, если ввести должности архивариуса.

В ходе преддипломной практики мне были представлены документы с которыми работает Специалист по обучению и развитию. Данный специалист в своей работе руководствуется «Процедурой о порядке проведения оценки знаний и навыков персонала». Весь материал для написания дипломной работы был предоставлен в полной мере.

 При проведении  аттестации возникают проблемы и вопросы. Данные вопросы найдут отражение и пути их решений в будущей дипломной работе по данной теме. По словам сотрудников предприятия возможно разработка нормативного документа «Положение об аттестации сотрудников» во многом приведёт в порядок процесс аттестации.