Отчет по практике В ОАО «САН ИнБев»

В качестве исполнителей в пунктах  распорядительного документа указываются  конкретные должностные лица с добавлением  должности, при этом инициалы располагаются  после фамилии.

Последний пункт распорядительной части приказа должен содержать  сведения о подразделении или  должностном лице, на которое возлагается  контроль исполнения приказа ( распоряжения).

Протокол должен отражать деятельность по совместному принятию решений. Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа на специальном бланке. Фамилии присутствующих записываются в алфавитном порядке. В протокол записываются принятые решения. Решения формулируются кратко, лаконично, так, чтобы не возникло двоякого толкования. 

Акт. Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и правильное отражение в акте. Обязательными реквизитами в акте являются: название организации, название вида документа, дата и регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях гриф утверждения. Текст акта должен состоять из двух частей: в вводной и основной. В водной части следует указывать основания для составления акта (распорядительный документ, нормативный документ). В основной части следует излагать сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а так же выводы, предложения и заключения.

Служебная записка. Обязательными реквизитами служебной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, текст и подпись. Текст состоит из двух частей – обоснования ( изложение причин составления) и предложения, просьбы, заявки.

Предложение оформляется, как правило, по одному и тому же вопросу одновременно несколькими подразделениями. На основе предложений готовятся планы, программы, стандарты, приказы.

Объяснительная записка оформляется на стандартном чистом листе бумаги как при помощи компьютера так и от руки, адресуется конкретному должностному лицу. Реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись. Объяснительная записка подписывается составителем.

Планы и отчёты. Все планы на данном предприятии составляются на обычном листе формата А4. Все планы обязательно подписываются и утверждаются. План учреждения согласуется у всех кураторов. В планах напротив каждого пункта его мероприятий делается отметка или справка о выполнении

Отчёт составляется в целом или  за отдельное направление служебной  деятельности, а также от имени  конкретного лица.

 

4.3 Требования к регистрации и хранению входящей документации

           4.3.1. Вся входящая документация поступает к административному помощнику и регистрируется в журнале учёта входящей документации, где указывается её порядковый номер, дата поступления, отправитель, краткое содержание, лицо, которому документ передан на рассмотрение.

4.3.2. На документе ставится штамп «INCOMING CORRESPONDANCE», в котором указывается регистрационный номер документа и дата его поступления.

 

4.3.3. После регистрации документы поступают к исполнительному директору, который выносит соответствующую резолюцию (отписывает тому или иному лицу), либо сразу к лицу, которому адресовано письмо.

 

4.3.4. После рассмотрения документа, административный помощник делает копии документа и рассылает их лицам, которым был отписан документ. На Reception существуют ячейки для каждой службы, где административный помощник размещает отписанные, либо входящие документы для той или иной службы.

4.3.5 Оригинал документа, с резолюцией исполнительного директора хранится в папке «Входящие».

4.3.6. Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в случаях:

- если календарный штемпель на конверте должен служить доказательством времени отправки или получения данного документа,

- если адрес отправителя указан только на конверте

- если дата документа и дата его отправки согласно почтовому штемпелю имеют большие расхождения во времени

- письма претензионного характера, а так же с обращениями граждан

Копии документации передаётся адресату, оригиналы хранятся у административного  помощника в случае, когда оригинал письма необходим адресату (сертификаты, свидетельства) административный помощник снимает копии для её помещения в папке «Входящие».

 

 

4.4 Требования к оформлению и регистрации исходящей документации

4.4.1 Исходящая документация оформляется на фирменном бланке ОАО «САН ИнБев», который находится на сервере Ангарского филиала предприятия в папке «Документооборот/Шаблоны», где изображен логотип организации, указаны реквизиты адресанта, фамилия и инициалы адресата, и название организации, куда адресовано письмо.

4.4.2  Исходящая документация составляется в двух экземплярах и подписывается уполномоченным лицом.

4.4.3  Готовому документу административный помощник приписывает регистрационный номер (нумерация начинается сначала, в начале каждого года) в журнале регистрации исходящей документации, где указывается дата составления документа, его номер, адресат, краткое содержание и исполнитель (лицо, составляющее документ). Регистрационный номер также указывается на самом документе. Отправление документа по почте осуществляется административным помощником, после чего экземпляр документа подшивается в папку «Исходящие».

В случае факсимильной отправки к документу прикладывается отчёт факса (по возможности), либо ставится штамп «Отправлено по факсу», где указывается дата отправки и лицо, принявшее факсимильное сообщение, после чего один экземпляр документа поступает в руки исполнителя, а другой подшивается в папку «Исходящие».

4.4.4. Порядок регистрации договоров.

При поступлении договора, подписанного обеими сторонами, административный помощник регистрирует его в журнале  регистрации договоров и приписывает  ему внутренний номер. Затем экземпляр ОАО «САН ИнБев» подкладывается в папку «Договоры».

 

 

4.5 Требования к оформлению внутренней документации

 

4.5.1 Организационно-правовые документы

- Устав организации

- Положение об организации,

- Положение о структурных  подразделениях,

- Регламенты работы совещаний

- Штатное расписание,

- Должностные инструкции  работников,

- Правила

Все эти документы  в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным органом или руководителем предприятия.

Обязательные требования по оформлению – наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

- текст состоит из  разделов, имеющих собственные заголовки  и разделённые на пункты и  подпункты, нумеруемые арабскими  цифрами.

- в процессе подготовки  в обязательном порядке проходят  процедуру согласования со всеми заинтересованными подразделениями, юристом.

 

4.6 Организация справочно-информационного обслуживания

 

Все справочно-информационные материалы лежат у административного помощника на столе. Весь персонал может воспользоваться материалами, когда это будет необходимо. Все справочно-информационные документы так же подлежат регистрации. Административный помощник следит за тем, чтобы справочная информация была актуальна и уместна в определённый период времени.

В связи со всеми требованиями, связанными с регистрацией документов, можно сделать вывод, что Входящие и исходящие документы  должны иметь регистрационные номера, состоящие из порядкового номера документа; условного обозначения структурного подразделения или должностного лица; номера дела, в которое будет подшит или его копия.

Делая общий вывод, следует  отметить, что все документы в  ОАО «Сан ИнБев» составляются согласно ГОСТу 6.30-2003. Для составления всех документов в данной организации используются готовые шаблоны с эмблемой организации, исключение составляют лишь планы и отчёты, объяснительная записка. Для дальнейшего хранения документов формируются папки в соответствии с номенклатурой дел. Анализирую процесс составления документов можно отметить, что различий в оформлении нет. Все документы составляются в соответствии с ГОСТом.

5. Контроль  исполнения документов в организации

 

Основной целью контроля исполнения документов на предприятии  «САН ИнВев» является обеспечение своевременного и качественного выполнение задач оформления документов.

Основным контролёром  этого процесса является руководитель службы, по согласованию с исполнительным директором, либо административным помощником.

Сроки исполнения документов на данном предприятии индивидуальные, указываются руководителем предприятия.

- Входящие документы  рассматриваются за 24 часа;

- Приказы в течении  недели или в течении 2-3 дней, если они нужны юристу, либо  отделу закупок.

Отметка об исполнении документа  и направлении его в дело включает ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении или слова «В дело»; номер дела, в котором будет хранится документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором подготовлен документ. Например:

Отправлено  письмо о намерениях по факсу 01.04.2009 №72/01-07

В дело №01-07 за 2009 год.

 

Отметка об исполнителе  включает инициалы, фамилию  исполнителя  документа и номер его телефона; отметку об исполнителе размещают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа. Например:

О.А. Николаева

699-240

 

Документы во время их исполнения могут хранится у исполнителя  в специальных папках, помечены в  соответствии с этапом исполнения «Срочно», «На подпись» и т.п.

Папки могут храниться  в течении дня на столе исполнителя, после окончания работы должны убираться  в ящик стола, шкаф или сейф. Запрещается  хранить в столах законченные  исполненные документы. Они должны подшиваться в дела и строго учитываться.

 

           5.1 Технология контроля исполнение в «САН ИнБев»

5.1.1 Документ ставится  на контроль. На документе ставится отметка о контроле

5.1.2 Направляется данный  документ в подразделение, где  он будет исполнятся.

5.1.3 Непосредственному  руководителю передаётся задание. 

5.1.4 Исполнителю данного  документа напоминается о сроках  исполнения     данного документа.

5.1.5 О ходе исполнения  и результатах исполнения вся  информация докладывается руководителю.

5.1.6 Результаты исполнения фиксируются в электронном реестре документов поставленных на контроль.

5.1.7 Так же, если документ  исполнен, подготавливаются материалы  для снятия документа с контроля.

5.1.8 Формируется картотека  исполненных документов.

 

 

5.2 Документы в организации, подлежащие контролю исполнения

 

5.2.1 Приказ, распоряжение. Приказ издаётся и ставится на контроль по наиболее важным вопросам компании: создание, ликвидация, реорганизация предприятия в челом или структурных подразделений; образование коллегиальных или совещательных органов; утверждения и введения в действие организационных документов; по кадровым вопросам. Распоряжение издаётся для решения вопросов организационной деятельности.

Документ должен быть завизирован исполнителем, согласован с менеджером подразделения, которым подготовлен документ, менеджерами задействованных подразделений. Документ вступает в силу с даты, утверждения или той даты, которая указана в тексте. Документ распространяется для исполнения в сроки указанные в документе или в течение3 дней со дня подписания.

Делая общий вывод, следует  отметить, что процедура технологии контроля исполнения стандартная. Нужно  сказать, что сроки исполнения на данном предприятии являются индивидуальные. Входящие документы рассматриваются в течении 24 часов. Приказы, если являются срочные, то в течение 3 дней, а в остальных, на исполнение документа даётся одна неделя.

 

 

6. Порядок систематизации и хранения документации на предприятии «САН ИнБев».

Организация хранения дел  должна обеспечивать быстрый и точный доступ к необходимой документации.

В каждой службе должна быть определена номенклатура дел (список папок).

Хранение исполненных  документов осуществляется в специальных  папках различных конструкций. Папки  типа «скоросшиватель» используются для большинства документов, но более приемлемы для документов кратковременных сроков хранения. Для документов длительных и постоянных сроков хранения целесообразно использовать папки с мягкой системой крепления (со шнурками).

Документы на бумажном носителе, находящиеся на руках у исполнителей, при хранении группируются в папки дело, в электронном виде – в файлах данных.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

- распределение исполненных  документов по папкам - дело;

- расположение документов  внутри папки -  дело;

- оформление обложки  папки – дело (идентификация).

В папку – дело включается только один экземпляр документа. Документы  внутри дела располагаются в хронологическом  порядке. Распорядительные документы  формируются в отдельное дело.