Отчет по практике в ООО «Страховой Брокер «РегионУралСодействие»

 

 

СОДЕРЖАНИЕ ОТЧЕТА

о прохождении учебной практики по документоведению

 

 

Введение…………………………………………………………………………………3

1. Анализ нормативно-методических  документов, регламентирующих правила  создания и оформления документов. Система документации организации…………….5

2. Особенности оформления организационно-правовой  документации……………..8

3. Особенности оформления распорядительной  документации……………………..10

4. Особенности оформления информационно-справочной  документации…………17

Заключение……………………………………………………………………………...24

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

В результате прохождения практики была составлена характеристика организации, сделанная на основе анализа содержания организационно-правовых документов.

5декабря 2007 г. образовалось ООО «Страховой Брокер «РегионУралСодействие», которое было зарегистрировано в  государственном реестре, в установленном законом порядке.

Страховой брокер – это посредник между клиентом и страховой компанией. Брокер вооружает вас всей полнотой знаний о страховании и страховом рынке. Он является профессионалом своего дела. В этом заключается его основная ценность, брокер «уравнивает шанс» между вами и страховой компанией.

Полное наименование общества: Общество с ограниченной ответственностью «Страховой Брокер «РегионУралСодействие».

23 мая 2008 г. организация получила лицензию на осуществление страховой брокерской деятельности.

ООО «Страховой Брокер «РегионУралСодействие» является хозяйственным обществом, созданным несколькими лицами. Уставный капитал хозяйственного общества разделен на доли. Участники общества не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости принадлежащих им долей в уставном капитале общества (п. 1 в ред. Федерального закона от 30.12.2008 N 312-ФЗ).

Общество осуществляет деятельность, направленную на оказание услуг страхового брокера в соответствии с действующим законодательством. Однако общество не вправе осуществлять деятельность, не связанную со страхованием.

Страховой посредник осуществляет следующие функции:

1) все виды страхования (имущества, в том числе ипотечное страхование;

автострахование; грузов; ответственности медицинских и фармацевтических работников; жизни и здоровья; и т.д.) в ведущих компаниях города (ОСАГО - обязательное страхование гражданской ответственности; КАСКО – страхование транспортного средства как от ущерба, так и от угона (хищения));

2) содействие в выборе  страховой защиты в ведущих  страховых компаниях;

3) квалифицированное консультирование  по всем видам страхования;

4) быстрое и качественное оформление договоров;

5) организация оценки  имущества, подлежащего страхованию.

Общество имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.

Общество вправе в установленном порядке открывать банковские счета на территории Российской Федерации и за ее пределами.

Общество имеет круглую печать, которая содержит его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место нахождения общества. Печать общества может содержать также фирменное наименование общества на любом языке народов Российской Федерации и (или) иностранном языке.

Общество вправе иметь штампы и бланки со своим фирменным наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации.

Во главе организации находится директор, который обладает всеми полномочиями, осуществляющий единоличное руководство подчинёнными, а это значит, что организационная структура является линейной. Принцип принятия управленческих решений – единоначальный.

Состав организационных документов включает в себя устав организации и учредительный договор, которыми руководствуется директор.

Юридический адрес ООО «Страховой Брокер «РегионУралСодействие»: ул.К.Маркса, 13  г. Магнитогорск, Челябинская область, 445003, телефон (3519) 22-46-66.             

 

 

1. Анализ нормативно-методических документов, регламентирующих правила создания и оформления документов.

Система документации организации

 

Анализируем документ «Инструкция по делопроизводству»:

Инструкция по делопроизводству – это основной локальный нормативный акт в сфере работы с документами. В Инструкции закрепляются все принципиальные положения, связанные с подготовкой, обработкой, хранения и поиском документов организации.

Текст Инструкции по делопроизводству включает следующие разделы:

1. Общие положения;
2. Документация организации;
3. Правила подготовки и оформление документов;
4. Порядок прохождения документов внутри организации;
5. Контроль исполнения документа;
6. Составление номенклатуры дел.

Бланк документа должен иметь поля: верхнее, левое и нижнее – 20 мм, а правое –10 мм. Документ оформляют на листах бумаги формата А4. Страницы документа должны быть пронумерованы.

При оформлении Инструкции по делопроизводству должны присутствовать следующие реквизиты:

08. Наименование организации;

10. Наименование вида документа;

11. Дата документа;

12. Регистрационный номер документа;

14. Место составления или издания  документа;

16. Гриф утверждения документа;

20. Текст документа;

22. Подпись.

Но при составлении документов, организация не руководствуется нормативно-методическими актами (инструкцией по делопроизводству, регламентом и т.д.), так как этих документы отсутствуют в организации, это грубое нарушение. И поэтому анализ оформления документов не может быть произведен.

В организации существует следующие системы документации:

- организационно-правовая (устав, учредительный  договор, штатное расписание);

- распорядительная (приказы, распоряжения);

- информационно-справочная (письма, телеграммы, факсы, объяснительные и служебные записки);

- кадровая (трудовая книжка, диплом  об окончании учебного заведения, документ о прохождении военной службы).

 

В деятельности организации документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:

по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

по содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);

по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий.

Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;

по средствам фиксации: рукописные, печатные, механические, оптические, лазерные, электронные;

по материальной составляющей документа: на бумаге, а также

(компакт-диск, CD-ROM, видеодиск).

Унифицированная система документации (УСД)  - это рационально-организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности.

Суть стандартизации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

Общество с ограниченной ответственностью «Страховой Брокер «РегионУралСодействие» пользуется следующими унифицированными формами:

1. Квитанциями на получение страховой премии (форма № А-7 по ОКУД 0796205);
2. Страховыми полисами обязательного страхования гражданской ответственности владельца транспортного средства (ОСАГО).

Квитанции на получение страховой премии заполняют ручным способом, а делает это специалист (страховщик). Квитанция прилагается к страховому полису.

При заполнении квитанции оригинал остаётся в организации, а копия выдаётся клиенту (страхователю).

Страховой полис заполняют наполовину ручным и наполовину машинописным способом. Также оригинал страхового полиса остаётся в организации, а копию выдают клиенту (страхователю).

Эти унифицированные формы хранятся в отдельных папках (по годам).

 

 

 

2. Особенности оформления  организационно-правовой документации

 

ООО «Страховой Брокер «РегионУралСодействие» руководствуется такими организационно-правовыми документами как устав организации и учредительный договор.

Устав - это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Существуют, например, Устав добровольного спортивного общества, Устав акционерного общества, Устав товарищества с ограниченной ответственностью и т.д. Отдельно следует выделить уставы, определяющие организацию той или иной сферы деятельности Вооруженных Сил РФ (Строевой устав, Дисциплинарный устав и т.д.).

В оформлении уставов должны присутствовать следующие реквизиты: наименование министерства, наименование организации, вид документа, индекс, дата, место издания, гриф утверждения. В реквизите "текст" необходимо предусмотреть такие разделы, как общие положения, основные функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения и связи, производственно-хозяйственная, коммерческая деятельность, имущество и средства, контроль, проверка и ревизия, реорганизация или ликвидация. В зависимости от формы частной собственности (товарищество с ограниченной ответственностью, акционерное общество закрытого либо открытого типа и т.д.) разделы в тексте изменяются, добавляются.

Включаются, например, такие разделы, как уставный капитал, акции и ценные бумаги, распределение прибыли, формирование фондов и т.д. После текста ставится подпись руководителя.

Учредительный договор — это договор, в котором стороны (учредители)

обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. В договоре определены также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.

Порядок составления и оформления уставов для учреждений конкретных организационно-правовых форм регулируется законодательством.

Учредительный договор может состоять из следующих разделов:

1. Общие положения;

2. Акционерный капитал (уставный  капитал);

3. Порядок деятельности;

4. Управление;

5. Учет и отчетность; распределение прибыли;

6. Прочие накопления;

         7. Прекращение деятельности.

 

Были изучены устав и учредительный договор ООО «Страховой Брокер «РегионУралСодействие», но так как они являются документами, которые носят коммерческую тайну, то невозможно было сделать копии этих документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Особенности оформления  распорядительной документации

 

Анализируем копию документа «Приказ».

Приказ — это правовой акт, издаваемый руководителем организации,

действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией; в отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и лиц.

Различаются приказы по основной деятельности и личному составу.

Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации учреждения, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др.

Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников.

Бланк документа имеет поля, которые соответствуют ГОСТ Р 6.30 – 2003. Документ оформлен на листах бумаги формата А4.

При оформлении приказа должны присутствовать следующие реквизиты: