Отчет по практике в управлении кадров ГОУ ВПО ИГЛУ

Достижения последних лет в вычислительной технике, обширный рынок сравнительно недорогих компьютеров и принтеров позволили успешно использовать персональный компьютер в делопроизводстве. Сегодня развитие малого и среднего бизнеса не обходится без компьютера в офисе организации.

              Раньше работа с документами требовала времени и больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений. Огромные стеллажи бумажных архивов и "десять тысяч одних курьеров" определяли "лицо" солидной организации. Компьютером вызваны фундаментальные перемены в делопроизводстве. Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль.

              Управление кадров при работе с документами использует программу «1С:Предприятие-Зарплата+Кадры» седьмой версии.

Система «1С:Предприятие=Зарплата+Кадры» предназначена для расчета заработной платы и кадрового учета, может использоваться как на хозрасчетных предприятиях Российской Федерации, так и в организациях с бюджетным финансированием. Она позволяет не только автоматизировать расчет заработной платы, но и организовать учет сотрудников, регистрировать служебные перемещения, получать статистические справки по кадровому составу. Универсальность системы позволяет реализовать любой подход к решению этих задач и получать любые отчетные документы.

Данная программа имеет следующие функции:

- оформлять приказы о приеме на работу, продвижении по службе, о командировках сотрудников;

- осуществлять расчет отпусков разного типа и оформлять отпускные записки;

- оформлять приказы о выплате премии как подразделениям, так и отдельным сотрудникам;

- получать стандартные отчеты и формы для предоставления в налоговые и прочие органы;

- проводить междурасчетные выплаты заработной платы;

- проводить частичную выплату заработной платы;

- оформлять увольнение с расчетом компенсаций отпуска, выходного пособия  и др.

Система включает средства, позволяющие администратору системы:

- вести список пользователей системы;

- назначать пользователям пароли для входа в систему;

- назначать пользователям права на выполнение тех или иных операций и доступ к данным системы;

- формировать индивидуальные пользовательские интерфейсы.

Первоначально программа предлагает три уровня доступа к данным и три интерфейса, соответствующие уровню главного бухгалтера, расчетчика и кадрового инспектора.

Сетевой вариант программы позволит работать с единой информационной базой с нескольких рабочих мест. Кроме того, система включает средства, которые позволят администратору:

- просматривать список работающих пользователей;

- получать историю работы пользователей.

              Данная программа позволяет работникам управления кадров быстро, не затрачивая много времени, создавать докумениы по личному составу, используя шаблоны программы, получать необходимую информацию о сотрудниках организации, необходимые справки о заработной плате, отпуске и т.д.

8. ДОКУМЕНТОВЕД - ПОМОЩНИК РУКОВОДИТЕЛЯ

              В обязанности помощника, серетаря Генерального Директора или документоведа   входит:

- организация телефонных переговоров;

- прием сообщений, писем, адресованных руководителю, и при необходимости доведение их до руководителя;

- подготовка совещаний, собраний, в том числе собраний акционеров, советов директоров, переговоров (личный помощник делает подборку материалов, оповещает участников о месте и времени мероприятия, а также следит за соблюдением регламентов, ведет протоколы, оформляет результаты, стенографирует);

- прием поступающей деловой корреспонденции, ее регистрация и передача руководителю, а затем — доведение резолюций Генерального Директора до конкретных исполнителей или самостоятельная - подготовка ответа;

-контроль сроков выполнения поручений руководителя сотрудниками структурных подразделений компании;

- прием и своевременное представление документов на подпись;

- встреча и прием посетителей руководителя;

- подготовка командировок (визовая поддержка, заказ билетов, бронирование гостиниц);

- создание условий, способствующих максимально эффективной работе руководителя (следит за организацией рабочего места, наличием канцтоваров, необходимой оргтехники, чистотой в кабинете руководителя).

К функциональные обязанности помощника, секреталя руководителя или документоведа по юридическим вопросам обязан осуществлять следующие трудовые функции:

- обеспечивать своевременное и качественное выполнение порученных задач в строгом соответствии с утвержденным порядком работы;

- существлять работу по организационно-техническому и правовому обеспечению повседневной деятельности директора организации;

- управлять информационно-документационными потоками, представлять на рассмотрение директора организации входящую и внутреннюю деловую корреспонденцию, принимать от него рассмотренную и исходящую корреспонденцию, включая проекты документов и резолюции, обеспечивать информационный обмен директора организации по техническим средствам коммуникации и связи;

- организовывать подготовку проектов документов и материалов, необходимых для работы директору организации, проводить их предварительную правовую экспертизу;

- следить за своевременным рассмотрением и представлением подразделениями и должностными лицами документов, поступивших на исполнение от директора организации, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых на подпись и утверждение, обеспечивать их качественное редактирование;

- руководить подготовкой протокольных мероприятий, проводимых директором организации, их информационно-документационным и правовым обеспечением.

- участвовать в приеме посетителей, содействуя оперативности рассмотрения обращений работников по существу;

- подготавливать совместно с другими подразделениями и должностными лицами материалы о хищениях, растратах, недостачах, выпуске недоброкачественной, нестандартной и некомплектной продукции, нарушении экологического законодательства и об иных правонарушениях для передачи их в арбитражный суд, следственные и судебные органы;

- регулярно анализировать результаты рассмотрения претензий, судебных и арбитражных дел, практики заключения и исполнения хозяйственных договоров с целью разработки предложений по оптимизации деятельности организации;

- вести работу по систематизированному учету и хранению действующих законодательных нормативных актов, производить отметки об их отмене, изменениях и дополнен;

-принимать участие в подготовке заключений по правовым вопросам, возникающим в деятельности организации, а также по проектам нормативных актов, поступающих на отзыв;

- информировать руководство организации о действующем законодательстве и изменениях в нем и консультировать его по правовым вопросам;

- рационально использовать материальные, технические и иные средства отдела в интересах выполнения порученных задач;

- сохранять от утраты (разглашения) документы и информацию, составляющие государственную и служебную тайну;

- принимать участие в обучении технических исполнителей отдела, повышать свою квалификацию;

- соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, требования техники безопасности;

- представлять начальнику отдела предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест отдела;

-  своевременно и в полном объеме отрабатывать и представлять руководителю отчетную и иную служебную документацию.

              Работники управления кадров в ГОУ ВПО ИГЛУ не выполняют вышеперечисленных функций, но они ощуствляют работу по подбору персонала в организацию, подготавливают все документы по личному составу, которые несут на подпись ректору ГОУ ВПО ИГЛУ, ведут личные дела на сотрудников университета.

9. ВЫВОДЫ И РЕКОМЕНДАЦИИ

              За время практики в управлении кадров я закрепила теоретический материал по пройденным дисциплинам, узнала много нового об управленческих документах, познакомалась с управлением кадров, организацией работы в нем,  с его функциями.

Попрактиковалась в составлении и оформлении  документов УСОРД, усовершенствовала умения  по осуществлению профессиональной деятельности в области информационных технологий.

10. ПРИЛОЖЕНИЯ

11.СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Изд-во стандартов, 2003.

http://www.microtest.ru/software/1c_main/1c8/2752/

http://pda.coolreferat.com/Система_автоматизации_делопроизводства_и_документооборота_Дело

http://prepod2000.kulichki.net/item_315.html

http://pda.coolreferat.com/Основные_правила_оформления_управленческих_организационно-распорядительных_документов_часть=3