Отчет по практике

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ                4

1. Создание организационных документов 6

1.1 Устав                 6

1.2 Штатное расписание             7

1.3 Должностная инструкция             7

1.4 Бланк               8

2 Создание распорядительных документов                                        9

2.1 Приказ               9

3 Создание информационно-справочных документов          10

3.1 Протокол                                             10     

3.2 Письма                           11 

3.3 Акт                                         12

3.4 Телеграмма                              12

3.5 Телефонограмма                              13

3.6 Докладная записка                                                                               13     

3.7 Объяснительная записка                                      14

3.8 Справка служебного  характера                                                            14  

4 Создание  документов по личному составу        16

4.1 Личное дело             16

4.2 Заявление о приеме на работу          17

4.3 Приказы по личному составу   17

4.4 Трудовая книжка  18  

4.5 Справка личного  характера  19

5 Организация  делопроизводства   20

  

 

               5.1 Журнал регистрации входящих и исходящих документов  20

5.2 Журнал регистраций входящих документов   20

5.3 Журнал регистрации исходящих документов      21

ЗАКЛЮЧЕНИЕ                                                                                           22

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ                                                                         23            

ПРИЛОЖЕНИЕ А «Организационные документы»       24

ПРИЛОЖЕНИЕ Б «Распорядительные  документы»       35

ПРИЛОЖЕНИЕ В «Информационно-справочные        38

         документы»

ПРИЛОЖЕНИЕ Г «Документы по личному  составу»       51

ПРИЛОЖЕНИЕ Д «Организации делопроизводства»       59

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства». Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами позволяющими ее идентифицировать. Документ – это предмет труда управленческого работника и его результат.

Делопроизводство или  документационное обеспечение управления (ДОУ) отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами – является важным аспектом работы любого предприятия:  в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

Организация работы с  документами подразумевает четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками  предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого  работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами. Организация работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству. Главная фигура делопроизводственного процесса - секретарь-референт. Слово «секретарь» происходит от французского «secret»  и означает, доверенное лицо или тайну. Современный секретарь – это инициативный и здравомыслящий помощник  директора.

Что входит в обязанности  секретаря-референта? Прежде всего, это  подготовка рабочего места руководителя. Секретарь приходит на работу раньше шефа, так что должен успеть подготовить все необходимые бумаги, составить

 график действий. Планирование  рабочего дня руководителя считается  одной из 

основных функций секретаря  референта. Начальник просто не в  состоянии сам запомнить все то, что он должен сделать на сегодня, какие бумаги подписать, с кем встретиться и кого уволить.

Целями практики являются:

1. Получение практических навыков  для приобретения рабочей специальности «Секретарь современного офиса».

2. Закрепление знаний  документационного обеспечение предприятия;

3. Закрепление знаний  по оформлению реквизитов, правил  машинописного оформления документов;

4. Закрепление знаний  по созданию и оформлению различных  видов документов;

5. Закрепление навыков  работы в текстовом процессоре MS Word.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. СОЗДАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

 

Для успешной  работы предприятия необходимо грамотное оформление    организационной деятельности. Деятельность учреждений фиксируется в разных видах документов. Согласно действующему законодательству организации, учреждения и частные предприятия издают уставы, положения, инструкции, штатное расписание. Все эти виды составляют группу организационных документов.

Организационные документы - комплекс взаимоувязанных  документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

 

1.1 Устав

 

Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности. Устав - сложный документ, структура и содержание которого определяются самими разработчиками. Сам текст устава предприятия можно с известной долей условности разделить на шесть разделов.

Основные разделы текста устава: общие положения; организационное  единство; регламент деятельности; финансово - материальная база; отчетная и ревизионная деятельность; порядок ликвидации и ответственность по делам организации.

Основные реквизиты, входящие в формуляр устава: наименование министерства или ведомства; название организации; название вида документа; дата, номер; место издания; гриф утверждения; текст; подпись руководителя.

Образец оформления устава приведен в приложении А.

 

1.2 Штатное расписание

 

Штатное расписание - один из основных видов организационных  документов. Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, указываются перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Подписывается штатное  расписание заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации

Образец оформления штатного расписания приведен в приложении А.

 

3.  Должностная инструкция

 

Должностная инструкция – организационный документ длительного или постоянного срока действия, в котором определены научно-технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц.

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником. Должностная инструкция разрабатывается начальником структурного подразделения, согласовывается с юристом и утверждается директором предприятия

Основные разделы текста должностной инструкции: общие положения; должностные обязанности; права; ответственность.

 Реквизиты формуляра должностной инструкции: наименование министерства или ведомства; наименование организации; наименование вида документа; дата, номер; место издания; заголовок в именительном падеже; гриф

 

 

утверждения; текст; подпись автора; визы.

Образец оформления должностной инструкции приведен в приложении А.

 

4.  Бланк

 

Бланк – это лист бумаги с заранее воспроизведенными   реквизитами, содержащими постоянную информацию. Фирменный бланк – это бланк, содержащий одинаковый набор реквизитов для всех документов, которые будут на нем создаваться.

Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках – угловой и продольный. Предпочтение отдают первому способу. Продольное расположение реквизитов применяется в случае, когда наименование организации и вышестоящего органа содержит большое количество печатных знаков.

Фирменный бланк содержит следующие  реквизиты: герб и эмблема, наименование организации, заготовка для даты, заготовка для регистрационного номера.

Образец оформления фирменного бланка приведен в приложении А.

 

 

 

 

 

 

 

2. СОЗДАНИЕ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
1. Приказы по  основной деятельности

 

В административном праве  актом управления является распорядительный документ — приказ. Приказы по основной деятельности касаются организационной деятельности целого предприятия , нескольких или одного из его структурных подразделений. Они регламентируют финансирование, планирование, отчетность, снабжение и другие производственные вопросы. Направленность приказов, особенности их составления и утверждения определяются спецификой организации.

Проекты письменных приказов подготавливаются по поручению первого руководителя организации, его заместителей или по собственной инициативе исполнителей. Подготовка проекта делится на несколько стадий. К ним относится изучение вопроса, а также сбор необходимой информации. После чего составляется проект приказа, проводится его согласование, а затем подписание руководителем.  Приказы по основной деятельности предприятия оформляются (в одном экземпляре) на утвержденных в организации бланках Приказа.

Текст должен содержать  констатирующую и распорядительную части. Первая — с целями и задачами предписываемых действий, причинами издания приказа, со ссылкой на документ, который послужил основанием для подготовки проекта. Констатирующая часть может быть опущена, если очевидна причина, по которой издан приказ и не требуется разъяснений. В этой части слово «ПРИКАЗЫВАЮ» не пишется

В любые приказы по основной деятельности следует включать правильные (стандартизованные) термины  и определения, которые способствуют однозначному толкованию четкого и логичного содержания документа.

 Образцы приказов по основной деятельности приведены в приложение Б.

 

3  СОЗДАНИЕ ИНФОРМАЦИОННО - СПРАВОЧНЫХ

ДОКУМЕНТОВ

 

Информационно – справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать какие – либо решения, иначе говоря, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого решения. Особенность этих документов в том, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю предприятия.

 

3.1  Полный протокол собрания трудового коллектива

 

  Протокол заседания – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Оформляются протоколы  на основании черновых записей, ведущихся  во время заседания, стенограммы  или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию. Ответственность за оформление лежит на секретаре руководителя. 

Существует два вида протоколов: полные и краткие. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий – только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Решение о том какую форму протокола вести в заседании, принимает руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Текст протокола состоит  из двух частей: вводной и основной. Вводная часть оформляется идентично полной и в краткой формах протокола. В ней указывается: фамилии председателя и секретаря, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников больше 15человек, их фамилии не указываются, а делается отметка – «Список участников прилагается»), повестка дня. 

Фамилии присутствующих записываются в протокол в алфавитном порядке с указанием места работы и должности.

Образец оформления докладной  записки приведен в приложении В.