Отчет по практике

3.2 Письма

 

Письмо - обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами. Служебное письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, - пересылкой почтой. Письма, как правило, должны составляться в случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией (устные разъяснения, указания: личные или по телефону и др.).

Письма бывают:

1. Инструктивные – рекомендации или указания.
2. Гарантийные – гарантии услуг или товаров или оплата.
3. Информационные – просьбы, сообщения, напоминание.
4. Рекламные – товаров и услуг.
5. Коммерческие – при заключение контрактов и договоров.
6. Претензионные – возмещение убытков или нарушение условия договоров.
7. Кредитные – письма банка о гарантии оплаты.
8. Сопроводительные – при пересылке основных документов.
9. Письмо-запрос – служебное письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.
10. Письмо-извещение – служебное письмо, информирующее о публичных мероприятиях.
11. Письмо-приглашение – служебное письмо, разновидность письма-извещения. При оформлении могут использоваться различные элементы украшения текста – орнамент, рисунок и т.д.
12. Письмо-поздравление – составляется в торжественных случаях.

Текст письма должен быть лаконичным, убедительным и коррективным, факты  и события должны быть представлены объективно.

Текст письма состоит из двух частей:

- Вводная – указывает  причины, по которым пишется  данное письмо;

- Основная – содержит  предложение, просьба и т.д.

Перед текстом письма должно быть обращение.

Письмо по финансовым вопросам подписывает руководитель и главный бухгалтер. Письма дающие какие-либо гарантии, имеющие юридические или финансовые последствия, заверяются печатью.

Образец оформления письма приведен в приложении В.

 

3.3 Акт

 

Акт – это документ составленный для потверждения установленных фактов, событий, действий.

Существует множество  разновидностей актов с точки  зрения их назначения и содержания: сдачи – приемки, обследования, испытаний, приема – сдачи, ревизии, инвентаризации, расследования аварий и т . п .

Акты составляются коллективно (не менее двух составителей), комиссиями, составом, который утверждается распорядительным документом руководителя предприятия.

Образец оформления акта приведен в приложении В

 

4. Телеграмма

 

Телеграмма — документ, передаваемый по каналам телеграфной связи. От своевременности передачи и получения информации во многом зависят своевременность и правильность принятия решения. Поэтому чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу, Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы.

В зависимости от того, насколько  быстро необходимо передать информацию, составитель телеграммы указывает степень ее срочности: «внеочередная», «правительственная», «срочная» и т.д. Категория телеграммы указывается перед адресатом.

В телеграмме дается точный адрес без индекса: город, номер почтового отделения, улица, дом, наименование учреждения, фамилия получателя. Для удешевления телеграмм и упрощения ее обработки правительственные учреждения и многие организации имеют зарегистрированный на телеграфе условный или сокращенный адрес.

Образец оформления телеграммы приведен в приложении В.

 

5. Телефонограмма

 

Телефонограмма  - официальное сообщение, переданное и принятое по телефону.

Телефонограмма - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи. Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем.

В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, при этом желательно избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.

Образец оформления телефонограммы приведен в приложении В.

 

6. Докладная записка   

 

Докладная записка –  это информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

 Докладные записки создаются для изложения какого-либо вопроса. Их принципиальное отличие от справок в том, что они содержат выводы и предложения автора по излагаемому вопросу.

В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки бывают инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений) и отчетные (о ходе, состоянии, завершении каких-либо работ, поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т. д.)

.Образец оформления докладной записки приведен в приложении В

 

7. Объяснительная записка

 

Объяснительная записка – это документ поясняющий содержание

отдельных положений  и основного документа или  объясняющий причины какого – либо факта или события.

Объяснительная записка  оформляется  на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Реквизитами являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документов, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.

Текст состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительная записка  подписывается составителем.

Образец оформления объяснительной записки приведен в приложении В

 

8. Справка служебного характера

 

Справка – это документ содержащий описание или подтверждение фактов

 или событий. Текст справки, как правило,  состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы. Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из нескольких разделов.

Внешние справки подписывают руководитель организации или его заместитель. Справку, содержащую сведения финансового характера, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер и заверяют печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем.

Справки, составляемые для  подтверждения сведений биографического  или служебного характера, подписываются двумя лицами: руководителем и главным бухгалтером или руководителем и заведующим отделом кадров, – и заверяются печатью.

Образец оформления справки служебного характера приведен в приложении В.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 4  СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ 

4.1 Личное дело

 

Личное дело — это  совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. личные дела дают возможность кадровой службе организации своевременно учитывать все документы о работнике, которые можно использовать для определения направления карьеры и профессионального роста работника, своевременного предоставления льгот и гарантий.

Личное дело оформляется  после издания приказа о приеме на работу.

Состав личного дела определяется локальным нормативным  актами организации. Традиционно к документам, которые включаются в состав личного дела, относятся:

• внутренняя опись документов дела;

 • анкета или  личный листок по учету кадров;

 • автобиография  (резюме);

 • копия документа  об образовании, копия трудового  договора;

 • копия приказа  о приеме на работу;

 • копии приказов  о переводе;

 • документы, подтверждающие  изменения анкетно - биографических данных;

 • аттестационные  документы;

 • представления  к переводам;

 • копии приказов  о поощрениях и налагаемых  на работника взысканиях.

Состав документов, помещаемых в личное дело при поступлении  на работу, зависит от того, на какую должность принимается работник, в каком конкретно подразделении он будет работать, какова специфика его трудовой деятельности и т.п. 

Образец оформления личного  дела приведен в приложении Г.

 

4.2 Заявление о приеме на работу

 

Заявление – это документ, адресованный руководителю организации или должностному лицу и содержащий просьбу работника. Функциональное назначение заявления заключается в инициировании конкретных управленческих действий, обеспечении их законности.

Заявление пишется, как  правило, от руки, в произвольно форме, на стандартом листе формата А4 или на трафаретном бланке организации.

Заявление о приеме на работу согласуется  заявителем с руководителем структурного подразделения предприятия, в которое  он принимается на работу, о чем  на заявлении делается соответствующая письменная отметка (виза).

Заявление о приеме на работу должно содержать резолюцию, а также     отметку об исполнении документа. Если заявление о приеме на работу рассматривается директором компании положительно, то производится последующее     документирование приема соискателя на работу. 

Образец оформления заявления о приеме на работу приведен в приложении Г.

 

3. Приказы по личному составу

Приказы по личному составу являются не только распорядительными документами, но и одновременно относятся и к первичным учетным документам, так как фиксируют факт приема , перевода или увольнения гражданина и являются основанием для начисления ему заработной платы

   Основой кадрового делопроизводства являются приказы (распоряжения)по личному составу, издаваемые после заключения трудовых договоров, при их изменениях и прекращениях.

Содержание кадрового приказа должно соответствовать условиям заклю-

ченного трудового договора. Из приказов руководителя организации по личному составу информация переносится в учетные документы и трудовые книжки    работников.

Приказы по личному составу документируют процесс движения кадров в организации.

Приказами по личному составу документально оформляются:

   • прием, перевод на другую работу, увольнение;

   • изменение условий труда, присвоение разрядов, классности;

   • установление размеров оплаты труда;

   • предоставление отпусков;

   • командирование сотрудников;

   • наложение дисциплинарных взысканий и др.

Образец приказа по личному составу приведен в приложении Г.

 

4. Трудовая книжка

 

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника. Этот персональный документ последовательно отражает факты трудовой биографии человека, его квалификационный и служебный рост, отношение к труду, причины увольнения. Кроме того, это основной документ для расчета трудового и страхового стажа человека.

В неё вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, а также основания прекращения  трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.

Трудовая книжка относится  к числу обязательных кадровых документов, прямо  предусмотренных ТК РФ. Законодатель обязывает работодателя (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (часть 3 статьи 66 ТК РФ).

Образец оформления трудовой книжки приведен в приложении Г.

 

5. Справка личного характера