Отчет по практике

Справка личного характера (о подтверждении места работы, учебы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличии иждивенцев и т. п.) оформляется на бланке или с проставлением штампа предприятия на чистом листе. Такая справка имеет некоторые отличия в составе реквизитов от справки информационного характера, а именно: отсутствие заголовка к тексту, обязательное заверение подписи печатью. Вместо реквизита «Адресат» в конце текста указывается наименование организации, в которую предоставляется справка. Такие справки, как правило, начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором даются сведения.

Образец оформления справки личного характера приведен в приложении Г.

5 ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

 

   Организация документов в делопроизводстве включает в себя следующие этапы:

• первичная обработка поступивших документов;
• предварительное рассмотрение документов;
• регистрация;
• рассмотрение документов руководством;
• направление на исполнение;
• контроль исполнения;
• подшивка документов в деле;
• формирование дел;
• оформление дел;
• передача дел в архив.

 

5.1 Журнал регистрации  входящих и исходящих документов

 

Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Сегодня каждая действующая организация  в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется  знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Для этих целей существует специальный журнал регистрации входящих и исходящих документов.

5.2 Журнал регистраций входящих документов

Первый важный этап – регистрация входящих документов. Зарегистрировать поступивший документ – значит подтвердить факт его получения организацией, для чего каждому полученному документу присваивают свой номер и

вносят основные данные о нем в специальную форму (например, в журнал регистрации или регистрационные карточки). Присваиваемый документу номер должен быть уникален. Не допускается присвоение двум разным документам одного и того же номера.

5.3   Журнал регистрации исходящих документов

 

Отправляемые предприятием (исходящие) документы регистрируются в     журнале, в который заносятся сведения о документе для справочно-информационной работы.

Регистрационный номер  исходящих документов может состоять: из порядкового номера по журналу или из порядкового номера и номера дела, в котором хранится копия документа

В графе «Примечание» могут быть указаны номера документов на соответствующий исходящий документ.

Утверждение документов приводится руководителем предприятия  для придания им юридической силы.

Утверждение документов производится проставлением грифа  утверждения или изданием утвердительного документа, если требуется дополнительные            разъяснения.

Образец журнала входящих и исходящих документов приводится в приложении Д.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

За время практики я ознакомилась с практическими навыками для получения рабочей  специальности  «Секретарь современного офиса».

На этой практике были закреплены знания о документационном  обеспечении предприятия, знания по оформлению реквизитов, правила  машинописного оформления документов, правила по созданию и оформлению различных    видов управленческих документов, закреплены навыки работы в  текстовом процессоре MS WORD

Наша группа создала  организацию ООО «Je Teme», в которой я была      назначена директором.

Были созданы такие  организационные документы, как  устав, штатное        расписание, фирменный бланк, должностные инструкции. На каждого работника было заведено личное дело, трудовая книжка, составлены приказы по личному составу. Были созданы приказы по основной деятельности.

Практика показала, что  составление управленческих документов требует больших знаний по их оформлению, знания работы с организационной техникой. На секретаря возлагается большая ответственность. Кроме принятия телефонных звонков, принятия посетителей, секретарю необходимо уметь оформлять все   виды документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. А.М. Вигера, О.П. Дорофеева, Е.К. Губская Секретарское дело. Р-н-Д: «Феникс», 2001-320 с.

2. М.И Басаков  «Делопроизводство» Учебное пособие  студентов               учреждений среднего профессионального образования, М: " Маркетинг" 2002-336с.

3. В.В. Галахов, И.К. Корнеев «Секретарское дело». Учебно-практическое пособие, М.: ТК Велби Изд-во Проспект, 2005- 608 с.

4.    Стенюков М. В. Секретарское дело. Издательство ПРИОР, 2001

5. Т.В. Кузнецова Секретарское дело. М.: ЗАО «Бизнес-школа                  «Интел-Синтез», 2002-334 с.

6. А.М. Вигера, О.П. Дорофеева, Е.К. Губская Секретарское дело. Р-н-Д: «Феникс», 2001-320 с.

7. А. Б. Барихин «Делопроизводство на предприятии. Практическое пособие», М.: Книжный мир, 2002- 163 с.

8. М.В. Ларин, А.Н. Сокова «Оформление служебных документов:              Рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-2003»,М.:МЦФЭР, 2003-112 с.

9. Т.В. Кузнецова Секретарское дело. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2002-334 с.