Отчет по производственной практике в ИП Самохвалов компания «Небо»

Содержание

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Тема документоведения актуальна и представляет интерес, как для специалистов документационного обеспечения управления, так и для руководителей организаций, предприятий, учреждений. Одной из важных задач деятельности предприятия и является организация и ведение документов касающихся своей деятельности.

Практическая значимость данной работы состоит в следующих  аспектах:

1) учит автора данной работы профессиональным навыкам, что поможет в овладении будущей специальностью; способствует развитию логического мышления и совершенствованию навыков анализа и синтеза информации, развивает коммуникативные навыки при общении с людьми;

2) разовьет и усовершенствует работу с документами практикующих специалистов службы документационного обеспечения ИП Самохвалов компания «Небо» в собственной ежедневной деятельности по документационному обеспечению управления.

Достижению цели способствует решение следующих задач:

- знакомство с реальной  практической работой организации,  изучение и анализ его документации  и документационного обеспечения  управления;

- закрепление и углубление  теоретических знаний, полученных  при изучении курса «Документоведение»;

- проработка одного из теоретических вопросов, связанного с целями практики и деятельностью конкретного учреждения, на котором проводится практика;

- изучение состава  видов управленческих документов, используемых в документировании  деятельности конкретной организации, порядка и особенностей их составления.

Производственная практика проходила в ИП Самохвалов компания «Небо» с 13.05-31.05.2013г. в качестве офис менеджера.

Компания «Небо» ИП Самохвалов создана в соответствии с Гражданским кодексом РФ и Федеральным законом РФ «Об индивидуальных предпринимателях», с целью ведения предпринимательской деятельности и получения прибыли. Компания «Небо» является юридическим лицом, действует на основании Устава и закона РФ «Об индивидуальных предпринимателях» и в соответствии с Гражданским Кодексом Российской Федерации.

ИП Самохвалов компания «Небо» находится по адресу: Г.Комсомольск-на-Амуре, ул.Базовая,5.

Целью деятельности предприятия  является извлечение прибыли. ИП Самохвалов компания «Небо» для достижения уставных целей осуществляет следующие виды деятельности:

Ремонт квартир, выключателей, декоративная штукатура, демонтажные работы, дизайн интерьера, замена радиаторов, наливной пол, натяжные потолки, ремонт коттеджей, сантехник, строительство, электрик.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 Изучение организационных документов учреждения

 

Грамотно документировать  информацию и эффективно вести работу с документами можно только при  нормативной регламентации технологических  процессов работы с документами внутри организации.

Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ граждан, их взаимоотношения друг с другом, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Уставы - это сложные  документы, структуру и содержание которых определяют сами разработчики.

Текст устава состоит  из разделов:

- общие положения (определяют  задачи и цели создаваемой организации);

- организационное единство (структурные подразделения, их  взаимосвязи);

- регламент деятельности (формы управления, права и обязанности должностных лиц);

- финансово-материальная  база (определение размеров основных  оборотных средств, источники,  порядок распоряжения средств  и ценностями);

- отчетная и ревизионная деятельность;

- порядок ликвидации  и ответственность по делам  государственной власти.

Устав частных предприятий  утверждают владельцы, коллективы при  администрации в областных, краевых, городских или районных администрациях.

Должностная инструкция - организационно-распорядительный документ длительного или постоянного  срока действия (до введения новой), в котором определены научно-технические, технологические, финансовые и другие стороны деятельности организации, ее подразделений и должностных лиц.

Все инструкции можно  разделить на две основные группы:

- инструкции, регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса, в осуществлении которого принимают участие исполнители (должностные лица; подразделения);

- должностные инструкции, определяющие функции, права,  обязанности и ответственность должностных лиц.

Инструкция состоит из нескольких разделов, каждый из которых является логически законченной частью документа.

Раздел «Общие положения» устанавливает область деятельности, квалификационные требования, подчинение, освобождение от должности и назначение на нее.

Раздел «Должностные обязанности» определяет виды работ, выполняемые сотрудником.

Раздел «Права» устанавливает  права работника, которые способствуют успешному выполнению работы.

Раздел «Ответственность»  конкретно указывает на то, за что  работник несет ответственность.

Разделы инструкции могут иметь и другие названия.

Текст инструкции имеет  характер указаний. Рекомендуется четкие формулировки с распорядительными  словами: «должен», «имеет право», «допускается», «запрещается» и т.д. текст излагают от третьего лица или в безличной форме.

Положение - правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность  и организацию работы предприятия  в целом и его структурных  подразделений.

Положения бывают:

- индивидуальные - об  отделах, цехах, управленческих подразделениях, включенных в схему организационной структуры управления предприятием;

- типовые - о цехах  основного производства, структурных подразделениях.

Положения разрабатывают  по указанию руководителей предприятия  и инициативе руководителей структурных подразделений.

Исполнитель составляет текст положения. Положение подписывает  руководитель структурного подразделения (его деятельность регламентируется вышестоящим руководителем, которому подчиняется данное подразделение), и разработчик.

Проект положения согласовывают с юридическим отделом. Если проект вызывает возражения и замечания, их излагают на втором экземпляре или на отдельном листе, приложенном ко второму экземпляру проекта.

Проект положения представляют на утверждении руководителю предприятия.

Положение об организации  утверждают с помощью распорядительного  документа вышестоящей организации.

Датой положения является дата утверждения документа, если в тексте не указана другая дата.

Положение является сложным  документом. Его структура и содержание, как правило, определяет учреждение-разработчик.

Текст может состоять из следующих разделов: общие положения, основные задачи и функции, права, организация  работы в целом или отдельных  структурных подразделений.

Штатное расписание закрепляет должностной и численный состав предприятия, указывает фонд заработной платы.

Оформляют штатное расписание на бланке предприятия, указывая перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Штатное расписание подписывает заместитель руководителя предприятия, согласовывается оно с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия.

В грифе утверждения  указывают общую штатную численность  предприятия и месячный фонд заработной платы.

Изменения в штатное расписание вносят приказом руководителя предприятия.

2 Нормативно-методические документы,

   регламентирующие правила создания и оформления

   документов

Системы документации

Положение о службе делопроизводства компании «Небо» создаётся с той же целью, что и положение о других структурных подразделениях. Формуляр положения и структура текста унифицированы в соответствии с УСОРД. Первый пункт раздела «Общие положения» устанавливает точное название службы делопроизводства, её место в организационной структуре организации, степень самостоятельности службы. Далее в положении указываются наименование должности руководителя службы - начальник, заведующий, управляющий. Следующим пунктом даётся перечень правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, которыми служба делопроизводства руководствуется в своей работе. Указываются так же «Функции», «Права», «Ответственность», «Руководство», «Взаимоотношения с другими структурными подразделениями».

Порядок систематизации документов в компании «Небо» закрепляется в номенклатуре дел, которая используется при формировании дел, проведении экспертизы их ценности, передачи на архивное хранение, и является обязательным документом для любой организации. Общие требования, предъявляемые к номенклатуре дел, закреплены в части 3.4 «Основных правил работы архивов организаций».

К организационно-правовым документам относятся: устав организации (или положение об организации), штатное  расписание, положения о структурных  подразделениях, коллегиальных и  совещательных органах, регламенты работы, правила, положения, инструкции, регламентирующие отдельные направления деятельности организации, должностные инструкции.

Наиболее разнообразную  и наименее регламентированную группу представляют собой правила, положения, инструкции. Эти документы могут разрабатываться по любому направлению деятельности организации (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных работников, инструкция по документационному обеспечению).

Система организационно-правовой документации в компании «Небо», представлена:

- Вид документа - Разновидности  документа;

- Инструкция - Инструкция  по документационному обеспечению управления;

- Инструкция пользователя  АБД «Канцелярия» и др.;

- Должностная инструкция - Должностная инструкция специалиста 2-й категории;

- Должностная инструкция  кассира и др.;

- Положение - Положение об отделе;

- Положение о совете  директоров и др.;

- Регламент - Регламент коллегии;

- Регламент работы  руководства и др.

Общим назначением плановой документации является установление целей  и задач деятельности организации, определение необходимых ресурсов и распределение их по целям и  задачам. Плановые документы - это программы, планы, графики. Планироваться может  деятельность организации в целом, по отдельным направлениям деятельности и подразделениям.

Плановые документы  могут иметь разную периодичность: год, полгода, квартал, месяц. Как правило, плановые документы, устанавливающие  общие показатели по организации  в целом и по определенным направлениям деятельности, утверждаются руководителем организации или коллегиальным органом (советом, собранием и др.). Планы, готовящиеся на их основе, например планы работы подразделений, не нуждаются в утверждении.

Система плановой документации в компании «Небо», представлена:

- Вид документа - Разновидности  документа;

- План - План мероприятий по выполнению постановления;

- План социально-экономического  развития коллектива организации;

- План работы совета директоров;

- Бизнес-план;

- План работы отдела;

- Индивидуальный план работы и др.

Система распорядительных документов призвана регулировать деятельность организации. Регулирование деятельности необходимо для выполнения поставленных задач (программ, планов). Деятельность по регулированию необходима для устранения возникающих помех, отклонений от параметров, заданных плановыми документами. Главная задача регулирования - обеспечение согласованности в деятельности подразделений и должностных лиц организации.

Решения, принимаемые  в процессе регулирования, фиксируются в документах, составляющих систему распорядительной документации. Это документы следующих видов: постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.

Распорядительные документы  в компании «Небо», представлены:

- Вид документа - Разновидности документа;

- Приказ - Приказ о  распределении обязанностей между  руководством;

- Приказ о создании  филиала (отделения, представительства);

- Приказ об утверждении  (положения, правил, инструкции);

- Приказ о финансировании работ;