Отчет по производственной практике в ИП Самохвалов компания «Небо»

- Приказ о приеме на работу;

- Приказ о командировании  и др.

Документы, входящие в  систему отчетной документации, - это  документы, с помощью которых  реализуется управленческая функция  контроля за деятельностью. Контроль как  функция управления заключается  в количественной и качественной оценке результатов деятельности организации. Именно контроль позволяет субъекту управления сравнивать полученные результаты с показателями, определенными планом или программой. Контрольная деятельность позволяет наладить своего рода обратную связь в системе управления, что позволяет корректировать ранее принятые решения, использовать результаты контроля при планировании.

Система отчетной документации представлена такими видами документов как отчет, справка (отчетного характера). Бухгалтерские отчеты принято называть балансом. Несмотря на такую бедность в видовом отношении, система отчетной документации является весьма сложной по составу - включает, по меньшей мере, три самостоятельных класса систем: систему государственной статистической отчетности, системы ведомственной отчетности и внутриучрежденческую отчетность. Система отчетной документации в компании «Небо», представлена:

- Вид документа - Разновидности документа;

- Отчет - Отчет о  научно-исследовательской работе;

- Отчет о командировке;

- Отчет о работе  структурного подразделения;

- Отчет о проведении рекламной кампании и др.

Система информационно-справочной документации

Управленческие функции  реализуются в деятельности учреждения через процесс принятия решения. Рассмотренные системы управленческой документации включают только те документы, которые фиксируют управленческие решения: система организационной документации включает документы, содержащие решения организационного типа, система плановой документации состоит из документов, содержащих плановые решения, и т.д. Процесс принятия решения в самом общем виде представляет собой преобразование некоторой исходной информации. В этом процессе выделяется два основных этапа: информационная подготовка решения (стадия «предрешения»), состоящая из сбора информации, ее анализа, классификации, обобщения, поиска альтернатив, и собственно принятие решения. Информация о положении дел в системе управления и о необходимости принятия решений того или иного типа поступает в управляющий орган в виде документов особого типа, отличных от рассмотренных выше. Это документы, которые в практике управления принято называть справочными, информационно-справочными, аналитическими или информационно-аналитическими.

Общее назначение этих документов - доставлять в орган управления информацию о фактическом положении дел в системе, о сбоях в системе, о ситуациях, нуждающихся в корректировке посредством принятия решения. Информация о положении дел в системе может поступать из различных источников: от подразделений, отдельных работников, подведомственных и сторонних организаций, от специально созданных с различными целями комиссий и других источников. Отсюда большое видовое разнообразие этих документов: докладные, служебные, аналитические записки, служебные письма, справки (информационного и аналитического характера), сводки, акты, протоколы и др. Особенность информационно-справочных документов состоит в том, что они обслуживают все функции управления, на них основывается любое решение, по какому бы вопросу деятельности организации оно ни принималось. Строго говоря, этот комплекс документов следовало бы включить как составную часть в каждую из рассмотренных систем документации, но поскольку общее назначение этих документов одинаково (независимо от того, при реализации какой функции управления они создаются), более целесообразным, на наш взгляд, является выделение их в самостоятельную систему документации.

Информационно-справочные документы в компании «Небо», представлены:

- Вид документа - Разновидности  документа;

- Акт - Акт ревизии;

- Акт проверки финансово-хозяйственной  деятельности;

- Акт приема-передачи  дел;

- Акт экспертизы и  др.;

- Письмо - Письмо (напоминание)  о приближении сроков исполнения  договора;

- Письмо (претензия) о нарушении условий договора;

- Письмо (предложение) об оказании услуг (поставке товара);

- Письмо (приглашение) об участии в выставке и др.

В процессе осуществления  своей деятельности любая организация  вступает во взаимоотношения с другими  организациями и лицами. Эти взаимоотношения  необходимы, прежде всего, для реализации целей и задач организации. Ее взаимоотношения с внешними контрагентами (организациями, лицами) осуществляется с помощью договоров. Договоры могут заключаться по любому направлению деятельности организации. Решение о заключении договора принимает руководитель (подписывает договор тоже руководитель или уполномоченное им должностное лицо). Документы договорного типа называют договорами, контрактами, соглашениями. Использование того или иного названия в конкретной ситуации закреплено нормативными документами или сложившимися в управленческой деятельности традициями. Законодательство выделяет два основных вида договоров: гражданско-правовые договоры и договоры в сфере трудовых отношений. Наиболее богаты в видовом отношении гражданско-правовые договоры.

Система договорной документации в компании «Небо», представлена:

- Вид документа - Разновидности  документа;

- Договор - Договор купли-продажи;

- Договор поставки;

- Договор аренды (договор  субаренды);

- Договор подряда (договор субподряда);

- Договор комиссии;

- Договор перевозки  и др.

3 Изучение особенностей оформления управленческих

   Документов

 

Распорядительные документы  носят административный характер. Они  обращены к нижестоящим или подчиненным  организациям; группам или отдельным должностным лицам.

К распорядительным документам относятся: постановления, указания, приказы, решения, распоряжения.

Схема подготовки распорядительных документов:

- всесторонне изучение  вопроса, подготовка проекта документа;

- согласование текста, его подписание (распоряжение, указание, приказ);

   - обсуждение и принятие документа на заседании коллегиального органа (постановление, решение).

Проект распорядительных документов может быть подготовлен  структурными подразделениями или  отдельными специалистами, а также рабочей группой.

Для подготовки проекта  документа надо изучить существо вопроса, просмотреть предыдущие документы  по данному вопросу, учесть различия мнений и написать проект. Проект обсуждают  и принимают на заседании коллегиального органа или согласовывают и подписывают у руководителя организации. Подготовленный документ доводят до сведения заинтересованных сторон.

При оформлении документов в компании «Небо» соблюдаются правила, обеспечивающие:

1) их юридическую силу;

2) оперативное и качественное их исполнение и поиск;

3) возможность автоматизированной  обработки документов.

Для оформления документов в компании «Небо» используют стандартные возможности текстового редактора Word, размер кегля 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Тimes New Roman размером 12, 13, 14 через 1-2 интервала. Обеспечение перечисленных условий не в последнюю очередь достигается путем неукоснительного соблюдения установленных требований к носителю (бланкам, листам писчей бумаги) и реквизитам документа.

Для унифицированных форм документов применяют бумагу форматов: А3 - 297 х 420мм, А4 - 210 х 297мм, А5 - 148 х 210мм, А6 - 150 х 148мм. Организационно-распорядительные документы оформляются на бумаге форматом А4, А5.

Все документы заверяются печатью организации.

- При заверении соответствия  копии документа, подлиннику ниже  реквизита «Подпись» проставляют  надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись,  расшифровку подписи и дату  заверения;

- отметка об исполнителе  содержит информацию о исполнителе документа. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу;

- отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело содержит в себя такие  данные, как дату и номер документа,  свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ;

- отметка о поступлении  документа в организацию включает  в себя очередной порядковый  номер и дату поступления документа;

- идентификатором электронной  копии документа служит отметка  (колонтитул), которая проставляется  в левом нижнем углу каждой  страницы документа и содержит  наименование файла на машинном  носителе, дату и другие поисковые  данные, устанавливаемые в организации.

4 Анализ бланка

 

Служебные документы  составляются на бланках. Бланки изготавливаются  на белой или светлой бумаге.

Для изготовления бланков  используется формат А4, для бланков должностных лиц для резолюций - форматы А5 и А6.

Документы, оформленные на бланке, должны иметь поля не менее:

-книжное расположение бланка 

левое – 20 мм, правое – 10 мм, верхнее – 20 мм, нижнее – 20 мм

-альбомное расположение бланка 

левое – 20 мм, правое – 20 мм, верхнее – 20 мм, нижнее – 10 мм

При подготовке и оформлении документов университета используются реквизиты, состав которых и правила оформления определены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»представлены в таблице 1

 

 

Таблица 1 – Требования к оформлению реквизитов

Название реквизита	Оформление реквизита
1	2
Эмблема ИП	Изображение эмблемы компании «Небо» помещается на бланках компании в соответствии с Федеральным законом от 18.12.2006 № 231-ФЗ «О введении в действие части четвертой Гражданского кодекса Российской Федерации».
Код организации	Код указывается в бланках  писем в соответствии с Общероссийским  классификатором предприятий и  организаций (ОКПО).
Основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН)	ОГРН указывается в бланках  писем организации в соответствии  с документами, выдаваемыми налоговыми  органами.
Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП)	Номер указывают в бланках писем в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Наименование организации	Наименование техникума на бланках документов должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Наименование организации включает организационно-правовую форму и фирменное наименование компании
Справочные данные об организации	Справочные данные о компании указываются в бланках писем. Справочные данные включают: почтовый адрес; номер телефона; факса; адрес электронной почты
Наименование вида документа	Наименование вида документа указывается  на всех документах, кроме писем. Наименование вида и разновидности конкретного  документа определяется его содержанием  и назначением. Во всех случаях, кроме  деловых писем, наименование вида документа является обязательным реквизитом документа, наряду с наименованием компании, подписью (грифом утверждения), датой издания документа, регистрационным номером, местом
Дата документа	Датой документа является  дата его подписания или утверждения, за исключением протоколов, датой которых является дата события. Дата документа оформляется  арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год: 09.02.2013.
Регистрационный номер документа	Регистрационный номер – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрация документа проводится после его подписания или утверждения.

 

 

 

 

 

Продолжение таблицы 1

1	2
Ссылка на регистрационный номер  и дату документа	Ссылка на номер и дату  поступившего документа используется преимущественно при оформлении писем-ответов и документов-отчетов, справок о выполнении поступивших поручений. Сведения в документ-ответ переносятся с инициативного документа и соответствуют его регистрационному номеру и дате.
Место составления или издания  документа	Место составления или издания  документа указывают в соответствии с принятым административно-территориальным  делением. Обозначение места составления  или издания документа может  включать только общепринятые сокращения.
Адресат	Реквизит "Адресат" используется при оформлении писем. Документ может  быть адресован в организацию, структурное  подразделение, должностному или физическому  лицу.
Гриф утверждения документа	Документы утверждаются основателем компании (первым заместителем) или изданием распорядительного документа. Распорядительный документ рекомендуется издавать в случае, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных действий.
Резолюция	Резолюция содержит указания руководителя по исполнению документа, определяет работников, ответственных за исполнение документа, характер и сроки исполнения
Заголовок к тексту	Заголовок к тексту - это краткое  содержание документа. Заголовок  должен быть грамматически согласован  с наименованием вида документа  и отвечать на вопрос "о чем?" или "чего?".
Отметка о контроле	Отметку о контроле проставляют  на документах, поставленных на  контроль, с помощью штампа "Контроль" или от руки на верхнем поле  документа справа.
Текст документа	Текст документа - выраженное средствами русского литературного языка содержание управленческих действий и ситуаций.
Отметка о наличии приложения	Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляется следующим  образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Подпись	Подпись - один из реквизитов удостоверения документа. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).