Отчёт по производственной практике по делопроизводству

Федеральное агентство  по образованию

Бийский технологический  институт

Государственного образовательного высшего профессионального образования

«Алтайский государственный  технологический университет»

Им. И.И. Ползунова

(БТИ Алт. ГТУ)

 

 

 

 

 

 

УТВЕРЖДАЮ

Зам.зав. кафедрой ИУС

___________________В.И.Попов

«____»___________  ________ г.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Отчёт

по производственной практике

Руководитель практики       Доц. Данилюк Ю.С.               _____________________                                                                                                                                        

                                                                                          подпись, дата                                                                     

                                                                                        

 

 

Отчет выполнила                  ст. гр.ПИЭ -71 Кулятина Г.А. ____________________ 

                                                                                          подпись, дата

                                  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Бийск 2009 г.

 

Отзыв о прохождении  практики

 

 

Студентка группы ПИЭ- 71, Кулятина Галина Алексеевна, в деканате факультета ИТАУ Бийского Технологического Института (филиал АлтГТУ) прошла учебную практику в период с 1.07.09 по 29.07.09.

В течение периода практики показала себя ответственной, активной студенткой. Задания выполняла аккуратно и оперативно.

Ознакомилась с технологией  рациональной организации службы документационного обеспечения управления в Бийском Технологическом Институте, со строгим соблюдением действующих нормативных и методических документов в сфере документооборота и информации. Получила практические навыки в оформлении дел, составлении номенклатуры дел в Бийском Технологическом Институте.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рекомендованная оценка:

Зам. декана факультета ИТАУ , к.т.н., доцент Гареева Р.Г.

 

 

 

 

 

 

 

 

Бийск 2009

 

Содержание

 

1. Введение………………………………………………………………………4
2. Основная часть………………………………………………………………..5
1. Основные положения делопроизводства.…………………………………..5
2. Правила подготовки и оформления документов………………………….. 5
3. Контроль за исполнением документов……………………………………. .9
4. Формирование дел…………………………………………………………. 12
5. Оформление дел……………………………………………………………. 12
6. Формирование личных дел студентов……………………………………..14

      3.    Календарный план выполнения задания…………………………………...17

4.    Заключение………………………………………………..………………….18

5.     Источники информации………………………………….…………………19

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Введение

 

Практика студентов является составной частью основной образовательной программы высшего профессионального образования.  Практика проводится на передовых предприятиях, в учреждениях и организациях любых организационно–правовых форм.

Организация практики на всех этапах должна быть направлена на обеспечение непрерывности и последовательности овладения студентами профессиональной деятельностью в соответствии с требованиями к уровню и содержанию подготовки.

Учебная практика может  проводиться в структурных подразделениях университета, а также в организациях.

По окончании практики студент составляет письменный отчет  и сдает его руководителю практики от университета вместе с календарным планом, подписанным руководителем практики от организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Основная часть

 

2.1. Основные  положения делопроизводства.

Я,

Инструкция по делопроизводству устанавливает единую систему делопроизводства в институте, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом, хранением, печатанием, копированием и тиражированием служебных документов. Инструкция составлена на основе Примерной инструкции по делопроизводству в высшем учебном заведении, утвержденной приказом Министерства образования Российской Федерации от 24 июля 2000 г. № 2256.

 Руководство  и контроль за ведением делопроизводства в вузе осуществляет общий отдел.

Общий отдел  дает указания по вопросам организации  ведения делопроизводства, обязательные для исполнения структурными подразделениями  института, проверяет состояние  делопроизводства и осуществляет обучение работников, ответственных за ведение делопроизводства.

 Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений (отделов, деканатов, кафедр).

Непосредственное  ведение делопроизводства в структурных  подразделениях возлагается на сотрудников, назначенных ответственными за эту  работу, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные  сроки, информируют руководство  о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

 Об утрате  документов немедленно докладывают  руководителю подразделения и  сообщают в общий отдел.

Содержание  служебных документов не подлежит оглашению. С ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие непосредственное отношение к исполнению этих документов.

 В пределах каждого структурного подразделения, руководитель назначает ответственного за делопроизводство из числа сотрудников структурного подразделения.

  Ведение  переписки с вышестоящими организациями  осуществляется ректором или  проректором (по поручению ректора).

Ведение переписки  от имени института с другими  организациями осуществляется ректором или проректорами или по их поручению руководителями структурных подразделений.

          Институт издает следующие документы: приказы, распоряжения, инструкции.

 В целях  эффективного использования вычислительной техники в институте устанавливаются единые правила оформления документов. Для сокращения количества применяемых форм документов в институте могут разрабатываться унифицированные формы документов, представляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в этой сфере деятельности задачами.

2.2. Правила подготовки и оформления документов

Документирование  управленческой деятельности

Документирование  управленческой деятельности заключается  в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. создании управленческих документов.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное  и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа (наименование организации - автора документа, название вида (унифицированной формы документа), дата, индекс, заголовок к тексту, текст, визы, подпись).

В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т.д.

Организация ведения документации включает:

• составление и ведение номенклатуры дел;
• порядок получения, регистрации, ознакомления сотрудников с документацией на рабочих местах;
• порядок изъятия утративших силу документов, учета, хранения и архивирования документации;
• порядок ведения реестра учтенной документации и записей по качеству, внесения изменений в учтенную документацию.

Порядок регистрации  документации

Документы, внесенные  в Номенклатуру дел, подлежат регистрации  в день поступления с целью обеспечения их учета, сохранности и быстрого поиска.

Регистрация заключается  в записи названия и номера документа, в присвоении ему регистрационного номера, даты регистрации и указания на место хранения.

Оформление дел включает:

• подшивку или переплет дела в папку–скоросшиватель;
• нумерацию листов в деле;
• составление описи документов;
• внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

При оформлении дел необходимо соблюдать следующие правила:

• включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
• группировать в дело документы одного календарного года;
• дело не должно содержать более 250 листов.

На обложку заносят название подразделения, название дела, его индекс, принадлежность (например, за 2003 г или по лаборатории) и срок хранения. Содержание оформления обложки  и рекомендуемая форма даны в Приложении 2. Надписи на  обложках следует производить четко черными стойкими чернилами.

На внутренней стороне  обложки помещается «Опись документов, содержащихся в деле». Форма Описи документов приведена в Приложении 3.

Документы, поступающие  в подразделение, пронумеровываются  и подшиваются в папки по принадлежности и по указанию руководителя, которому они были адресованы. Номер документа проставляется в правом верхнем углу первой страницы документа карандашом.

Порядок распределения  и ознакомления сотрудников с  документацией на рабочих местах

Руководитель подразделения  определяет круг исполнителей и работников, которые должны быть ознакомлены с документацией и её изменениями.

Ответственный за ведение  документации проводит ознакомление работников подразделения под роспись (на документе, на листе ознакомления или в журнале  регистрации – по усмотрению ответственного за документацию) с указанием даты.

Бланки  документов

Документы должны, как правило, оформляться на бланках  института и иметь установленный  комплекс обязательных реквизитов и  стабильный порядок их расположения (расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должно соответствовать ГОСТ Р 6-30-2003). Перечень реквизитов документов и схема их расположения приведены в Приложениях 4-5.

Документы печатаются на компьютере с использованием, текстового редактора Word for Windows шрифтом Times New Roman, размером 14 через 1 интервал. В отдельных случаях допускается  меньший размер шрифта и межстрочный интервал 1,5.

Для выделения  части текста документа, заголовка, примечания может быть использовано жирное начертание.

Применение бланков произвольной формы не допускается. Заказ на изготовление бланков производится через общий отдел.                                         

Оформление  реквизитов документов

  Наименование организации - автора  документа

Наименование института указывается в точном соответствии с положением о вузе. Сокращенное наименование помещается вслед за полным наименованием.

  Наименование вида документа

Наименование документа должно соответствовать его содержанию.

  Дата документа

      Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом - дата его принятия; для документа, требующего его утверждения - дата его утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Для документов, составленных одновременно несколькими  организациями, датой документа  является дата подписания его последней  организацией.                              

Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год. Например, дату 8 сентября 2005 года следует оформлять – 08.09.2005.

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат: 10 февраля 2005 г.

 Подпись документа

Документы, направляемые институтом в вышестоящие органы и управления, подписываются ректором, проректорами по поручению ректора.

Документы, направляемые  в адрес других организаций, учреждений и предприятий, могут подписываться руководителями структурных подразделений.

Подпись производится чернилами синего цвета.

Передача на подпись проектов приказов, распоряжений, служебных писем и других документов производится: ректору и проректорам – через секретарей; руководству структурных подразделений – через ответственных за делопроизводство этих подразделений;

Секретарям  и ответственным за делопроизводство предоставляется право возвращать неправильно оформленные документы на доработку.

В состав подписи  входят: наименование должности подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка.

         Титулы указываются в том случае, когда подписывается документ, касающийся  научных вопросов. Если документ затрагивает только административные вопросы, титулы неуместны. 

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности  подписавших лиц, а их обязанности  в составе комиссии.