Отчёт по производственной практике по делопроизводству

 

 

 

2.4. Формирование дел

Формирование  дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дел.

Дела в вузе формируются децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях лицами, ответственными за делопроизводство.

Методическое  руководство и контроль за правильным формированием дел в институте осуществляются общим отделом.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по разрешению одного вопроса; группировать в дело документы учебного года, за исключением переходящих дел; раздельно формировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.

Номер дела, в  которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель по номенклатуре. На документе проставляются: отметка "В дело №...", дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения.

Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

       Распорядительные документы группируются в дела по видам, в хронологическом порядке, с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными  документами, являются приложениями к  ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы по личному  составу (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.

Протоколы в  деле располагаются в хронологическом  порядке по номерам. Документы к  протоколам, сгруппированные в отдельные  дела, систематизируются по номерам  протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в  личных делах располагаются по мере их поступления.

Лицевые счета  рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются  в них в порядке алфавита по фамилиям, именам и отчествам.

Предложения, заявления  и жалобы граждан по учебно-производственным вопросам и все документы по их рассмотрению и  исполнению группируются отдельно от предложений, заявлений  и жалоб граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической  последовательности; документ-ответ  помещается за документом-запросом. При  возобновлении переписки по определенному  вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

2.5. Оформление  дел

Дела вуза подлежат оформлению при их заведении и  по завершении года. Оформление дел  включает комплекс работ по технической  обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем общего отдела вуза.

В зависимости  от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

-  подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле;

-  составление заверительной надписи дела;                 

- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению; дела допускается  хранить в скоросшивателях; не проводить пересистематизацию документа в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

В целях обеспечения  сохранности и закрепления порядка  расположения документов, включенных в дело, все листы нумеруются арабскими цифрами валовой нумерации в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом .

Обложка дела постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме.

По окончании  года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, виды и формы отчетности и т.п.).

Составление описей дел

На завершенные  дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные  в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу.

В каждом структурном  подразделении вуза описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно при методическом руководстве общего отдела вуза. По этим описям документы сдаются в архив.

При составлении  описи дел соблюдаются следующие  требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого следующего года, за который имеются документы в данном деле, делаются ссылки на номера дел, содержащих материалы за данный год (после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года); графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

Описи дел составляются в установленной форме в трех экземплярах. Один экземпляр находится в подразделении, второй в общем отделе, третий в архиве.

Оперативное хранение документов и дел

С момента заведения  и до передачи в архив вуза дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

Дела находятся  в рабочих комнатах или в отведенных для них помещениях, располагаются  в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы  по номенклатуре.

Выдача дел  подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. Сторонним организациям дела выдаются по актам выдачи документа. На выданное дело заводится карта-заместитель дела.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается  в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя с обязательным составлением в деле заверенной копии  документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Передача  дел в архив института

Для обеспечения  сохранности документов в высшем учебном заведении создается  архив института.                                                                                                                                                

В архив института передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу.

В своей деятельности архив института руководствуется  нормативными и методическими документами  Федеральной архивной службы России.

Дела постоянного  срока хранения передаются в архив по описям.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном  порядке. Исключение составляют, например, дипломные работы (проекты), которые передаются в архив на хранение по акту приема-передачи .

Передача дел  в архив осуществляется по графику, составленному общим отделом.

Прием каждого дела производится лицом, ответственным за  архив в присутствии работника структурного подразделения. На экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, подписи.

Дела, увязанными в связки, доставляются в архив сотрудниками структурных подразделений.

2.6. Формирование  личных дел студентов

               Документы в деле располагаются в хронологической последовательности. При формировании необходимо помещать в личное дело студента только исполненные, правильно оформленные документы.

Личные дела подлежат первичному оформлению при сдаче  абитуриентом документов в приемную комиссию и окончательному  -  по завершении обучения студента.

Личные дела студентов, зачисленных на 1 курс института, передаются из отборочных комиссий факультетов  в отдел кадров  на основании  приказов о зачислении.

Личное дело студента, полученное из приемной комиссии, включает:

основные документы:

• внутреннюю опись, в которую заносятся все документы находящиеся в личном деле, с указанием даты их заполнения;
• заявление ;
• свидетельство о результатах ЕГЭ;
• письменные работы, выполненные на вступительных экзаменах;
• экзаменационный лист;
• выписка из приказа о зачислении на 1 курс;
• документ об образовании, на основании которого зачислен абитуриент (оригинал – для поступивших на бюджетную форму обучения, копию документа об образовании – для поступивших на внебюджетную форму обучения);
• копию документа об образовании – для всех поступивших независимо от выбранной формы обучения.

Копия документа об образовании  вкладывается в личное дело студента, подлежит обязательному заверению. В правом верхнем углу копии пишется  слово «КОПИЯ», внизу  слово «ВЕРНО», указывается должность, фамилия и инициалы, ставится подпись лица удостоверяющего копию, печать приемной комиссии;  

Отделом кадров формируется  и ставится на учет личное дело студента, в которое заносятся вышеуказанные  документы вместе с выпиской из приказа  о зачислении или переводе, заверенной специалистом по кадрам и печатью отдела кадров.

Сопровождение

Во время всего срока  обучения студента его личное дело находится в отделе кадров.

Подготовку проектов приказов по личному составу студентов  осуществляют работники деканатов факультетов на основании заявлений студентов с приложением необходимых документов.

Согласование проекта  приказа осуществляется путем визирования,  регистрацию данных приказов осуществляет общий отдел института, после  подписи ректора.

При отчислении студента из института по уважительной причине деканатом передаются в отдел кадров:

• заявление студента с указанием причины отчисления;
• документы, подтверждающие указанную причину;
• личная карточка;
• учебная карточка
• копия академической справки (при её оформлении).

В личном деле остается копия  документа об образовании и выписка  из приказа об отчислении в связи  с переводом, а также сданные  студентом обходной лист, зачетная книжка и студенческий билет.

При отчислении студента по окончании института выпускающей кафедрой в отдел кадров  передается следующая документация:          

• дипломы (заполнение дипломов производится на основании Инструкции о порядке выдачи документов государственного образца о высшем профессиональном образовании, утвержденной приказом);
• копия диплома, копия приложения к диплому (должны быть заверены печатью деканата, с указанием должности и  фамилии отв. лица заверяющего данные документы);
• зачетные книжки (должны быть заверены подписью и печатью деканата оценки и число часов по учебному плану по всем семестрам, практика и государственный экзамен – при их наличии, заполнены все требуемые данные по защите дипломного проекта с указанием серии и номера выданного диплома, с обязательным наличием подписей членов ГАК на двух страницах);
• отчет о выданных дипломах в 2-х экземплярах (отчет должен содержать: регистрационный номер; номер диплома; ф.и.о. студента полностью).

Деканатом факультета в  отдел кадров передается:

- учебная карточка

лицевая сторона карточки должна быть заполнена с указанием всех приказов о переводе, академический отпуск  и др., количество полученных оценок за весь период обучения, число часов по учебному плану, указаны номер и дата приказа о допуске к защите дипломного проекта, номер и дата протокола заседания ГАК о присвоении квалификации с указанием полученной квалификации выпускника,

 

оценка за государственный  экзамен ставится на лицевой стороне  учебной карточки,

 полностью заполненная  лицевая сторона учебной карточки  заверяется подписью декана (зам.  декана) и печатью деканата,

заверяются подписью декана (зам. декана) и печатью деканата все оценки по курсам, с указанием  номера и даты приказа о переводе на каждый последующий курс;

• личная карточка студента.

Хранение

В связи с завершением  обучения в институте, личные дела студентов подлежат полному оформлению.