Планирование организационной структуры и документооборот отдела по связям с общественностью в рекламном агентстве «Паблисити PR»

Содержание

 

 

 

Введение

 

Актуальность. Документооборотом называется движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Во всех учебниках, книгах, статьях, правилах, инструкциях по организации ДОУ при рассмотрении документооборота упор делается на обработку документов в момент их движения, т.е. передачи от одного структурного подразделения другому или от одного должностного лица другому. При этом выделяют документопотоки: входящие (поступающая документация), исходящие (отправляемая документация), внутренние (документация, создаваемая для нужд самой организации).

Все документы имеют общие этапы  прохождения и обработки в  организации. Но этот общий путь движения создаваемых в организации документов и получаемых извне складывается из движения и работы с каждым документом в отдельности и напрямую зависит от принятого в конкретной организации процесса решения вопросов, поднятых и отраженных в данном документе.

Любая организация процесс осуществления  своей деятельности (в том числе в финансовой, кадровой, юридической, производственной и иных сферах) отражает в различного рода документах. Важно уделять внимание локальным документам на всех этапах жизненного цикла предприятия - от государственной регистрации, непосредственного осуществления хозяйственной деятельности, заключения договоров с контрагентами и до прекращения деятельности фирмы.

Объект – рекламное агентство «Паблисити PR».

Предмет – планирование организационной структуры и документооборот отдела по связям с общественностью.

Цель – рассмотреть теоретические и практические аспекты организации отдела по связям с общественностью в рекламной компании.

Задачи исследования:

– проанализировать законодательство в сфере документооборота;

– рассмотреть место и роль отдела по связям с общественностью в современной компании;

– произвести анализ планирования организационной  структуры и документооборот  отдела по связям с общественностью  в рекламном агентстве «Паблисити PR».

При написании работы использовались труды отечественных ученых, таких как Н. Н. Анодиной, И. К. Корнеева, А. В. Пшенко, В. А. Машурцева, Т. В. Кузнецовой.

Методы исследования - метод анализа  информации, метод синтеза информации, а также системный подход.

Практическая значимость. Результаты исследования могут быть использованы в работе организаций соответствующих направлений деятельности, а также студентами обучающимися по специальности «Документоведение и ДОУ».

Структура работы. Исследование состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованных источников и литературы.

 

Глава 1 . Организационно-правовые аспекты в планировании работы отдела по связям с общественностью в  РФ

1.1. Анализ законодательства в  сфере документооборота

 

Документооборот является важным звеном делопроизводства, т.к. определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения.

Таким образом, среди принципов  организации движения документов можно  назвать:

- оперативность движения;

- единообразный порядок прохождения  однотипных категорий документов;

- однократность операций одинакового целевого назначения;

- исключение лишних инстанций  (каждое перемещение документа  оправдывается только деловой  необходимостью).

Основные положения Единой государственной  системы документации (ЕГСД), таким  образом, были первым нормативным документом, определившим теоретические и практические основы организации движения документов. Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда. Реализовать это правило в конкретных учреждениях можно путем четкой регламентации путей прохождения документов, в ходе которой проверяется обусловленность всех операций, целесообразность всех перемещений. Регламентация должна была проводиться путем разработки инструкций по делопроизводству, где устанавливаются схемы движения основных документопотоков, а также пути прохождения отдельных видов документов (наиболее важных для деятельности организации). В период разработки Основных положений ЕГСД исследователи исходили из необходимости организации только традиционных (бумажных) документов. Как и в других странах, у нас в тот период совершенствование приемов и методов работы с машиночитаемыми документами проводилось независимо и без связи с этими процессами. Во многих прикладных разработках, связанных с созданием АСУ, целью изучения документопотоков было повышение эффективности электронной обработки данных в вычислительных центрах. Такие работы широко проводились на Западе и у нас в ЦЭМИ АН СССР.

Разработка Основных положений  Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) не принесла значительных изменений в концепцию движения документов. Хотя как раз на рубеже 1980-х г. во всем мире начинает активно обсуждаться вопрос об интеграции нетрадиционной документации, в том числе и машиночитаемой, в сложившиеся системы управления документами. Исследователи при этом исходили из тех же задач, которые ставились при управлении документами, - совершенствование делопроизводства и создание условий для передачи документов на архивное хранение. Эта интеграция предполагала:

- объединение различных источников  документной информации в единую  сеть;

- организацию документов с различными  носителями на основе общей  классификационной схемы;

- устранение дублирования информационных и документационных потоков;

- унификацию приемов работы  с документами¹.

В Основные положения ГСДОУ включены правила приема обработки поступающих  и отправляемых документов, их передачи и учета. Направления движения документов и инстанции закрепляются в схемах прохождения документопотоков или отдельных категорий документов (например, распорядительных), которые включают все пункты обработки документов (в том числе и автоматизированные). Схемы разрабатываются службой делопроизводства и утверждаются руководством организации. Эти схемы могут существовать как приложение к инструкции по работе с документами или в виде приказа руководителя.

Изначальную основу документооборота отражают такие организационные  документы, как устав, положения, приказы  о распределении обязанностей, организационная структура учреждения, а в инструкции по работе с документами они закрепляются вторично².

Таким образом, документооборот учреждения представляет собой главную организационную  проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.

 Законодательно-правовая база, регулирующая процесс документооборота в организации ежегодно обновляется и дополняется. Так, например, в течение прошедшего 2009 г. вышли Постановления Правительства, непосредственно касающиеся вопросов организации делопроизводства: Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» и Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»³.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Федеральный орган исполнительной власти на основе настоящих Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

Положение о системе межведомственного  электронного документооборота устанавливается, что Межведомственный электронный  документооборот представляет собой взаимодействие федеральных информационных систем электронного документооборота. Организатором межведомственного электронного документооборота является Федеральная служба охраны Российской Федерации. Участниками межведомственного электронного документооборота являются федеральные органы государственной власти, Администрация Президента Российской Федерации и Аппарат Правительства Российской Федерации. Под взаимодействием федеральных информационных систем электронного документооборота в настоящем Положении понимается обмен электронными сообщениями (ведение служебной переписки в электронной форме) между участниками межведомственного электронного документооборота.

Сегодня идет работа над внесением  изменений в Федеральные законы «Об электронной цифровой подписи», «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Новые законодательные правовые акты, поправки и изменения в старые легко отслеживать по законодательно-правовым базам. Особенно удобно использовать специализированные подборки законодательно-правовых документов, регулярно выходящие на компакт-дисках⁴.

Целью Федерального закона «Об электронной цифровой подписи» является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»⁵ регулирует отношения, возникающие при:

1) осуществлении права на поиск,  получение, передачу, производство  и распространение информации;

2) применении информационных технологий;

3) обеспечении защиты информации.

Еще более стремительно идет внедрение  компьютерных технологий, чему способствует выход Постановления Правительства РФ «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота».

Так как каждый работник управленческого  аппарата работает с документами, которые  требуют специальных знаний по их составлению, оформлению и работе с ними, все чаще управленцы стремятся получить второе высшее образование по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления».

Гражданский кодекс Российской Федерации⁶ определил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. Например, ст. 184 и 185 определяют, что коммерческое представительство осуществляется на основании договора, заключенного в письменной форме, и доверенности, т.е. письменного уполномочия, выдаваемого одним лицом другому.

В ряде статей установлены требования к составу информации (содержанию) документов и их оформлению. Так, ст. 52 ГК РФ содержит требование к содержанию устава и учредительного договора, на основании которых действуют  юридические лица; ст. 185 и 186 определяют реквизиты такого документа, как доверенность; в ст. 878 определен формуляр чека и т.д.

Федеральные законы «Об акционерных обществах» и «Об обществах с ограниченной ответственностью» наряду с правовыми нормами создания, реорганизации, ликвидации обществ значительное внимание уделяют порядку документирования их деятельности, правилам составления и оформления ряда документов⁷.

Статья 89 закона «Об акционерных обществах» и ст. 50 закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» определяют обязанности обществ по хранению документов. Закон установил обязательность хранения документов обществ по месту нахождения их исполнительных органов. Общества отвечают за упорядоченность документов, должны проводить работу по их сохранности в соответствии с указаниями и рекомендациями архивных органов Российской Федерации.

Эта норма тесно связана с  требованиями Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде  Российской Федерации и архивах, которые установили, что в Архивный фонд Российской Федерации входят документы, находящиеся на ее территории, независимо от формы собственности организаций, в которых они образовались. Поэтому многие документы учреждений, организаций и предприятий по истечении определенного срока должны передаваться на хранение в государственные архивы в порядке, определенном нормативными документами⁸.

Закон «О языках народов Российской Федерации» (в редакции от 24 июля 1998 г.) (ст. 16) определяет обязательность ведения делопроизводства на территории России на русском языке.

В Федеральном законе «Об основах государственной службы Российской Федерации», посвященном правовым основам организации государственной службы и положению государственных служащих, регламентируется порядок документирования прохождения государственной службы, оформления трудового договора и обязательность ведения личного дела.

Постановлением правительства  Российской Федерации в 1997 г. утверждены «Правила подготовки правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации». В Правилах указан процесс подготовки проекта нормативно-правового акта, его согласования, подписания, утверждения, оформления, сроки подготовки. Определен также порядок его государственной регистрации в Министерстве юстиции РФ (внесение в Государственный реестр нормативных правовых актов и присвоение ему регистрационного номера). При нарушении требований, изложенных в Правилах, документ не вступает в силу⁹.

Законодательными актами Российской Федерации регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью  разнообразных средств связи (почта, телеграф, факсимильные и электронные сообщения), требования к защите информации на разных стадиях ее создания и хранения, приданию документам официальности (юридической силы). В них также содержатся основы регулирования процессов информатизации. Законом установлены право собственности на отдельные документы и массивы документации, категории информации по уровням доступа к ней.

Ряд правовых актов содержит нормы, которые необходимо учитывать при  составлении и оформлении управленческих документов. К таким актам относятся, например, закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров», который определяет порядок регистрации эмблемы предприятия, помещаемой на бланке; постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации» и др.