Планирование организационной структуры и документооборот отдела по связям с общественностью в рекламном агентстве «Паблисити PR»

Таким образом, в действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста. Специалист в области делопроизводства обязан знать действующее законодательство страны и следить за его изменениями, так как эти знания составляют одно из важнейших профессиональных качеств, без которого невозможно заниматься делопроизводством на современном уровне¹⁰.

 

1.2. Место и роль отдела по связям с общественностью в современной компании

 

Задачи отдела (департамента) по public relations в различных организациях могут  быть различными. Тем не менее, как  для государственных, так и для  коммерческих отделов по связям с  общественностью можно сформулировать ряд функций, исчерпывающих весь комплекс работы названных подразделений. К числу таковых относятся:

Налаживание внутрифирменных контактов  с персоналом, включая организацию  корпоративных собраний. Это предполагает наличие коммуникативных навыков, владение тонкостями психологии межличностных отношений. Для более эффективного решения этой задачи сотрудникам PR-отдела следует создать регулярное расписание контактов PR-службы с другими подразделениями компании¹¹.

Обсуждение актуальных для компании вопросов, совещания, организация внутрикорпоративной системы распространения информации. Это означает, что PR-отдел должен находиться в центре информационных потоков, его сотрудники обязаны владеть современными информационными технологиями. Для достижения указанной цели PR- отдел должен быть осведомлен о последних событиях в компании, а также иметь предложения, направленные на решение существующих и вновь возникающих проблем¹².

Установление, поддержание и координация  контактов со СМИ. Это включает в  себя мониторинг центральной и местной прессы, подготовку пресс-релизов и других материалов для прессы, организацию пресс-конференций и других мероприятий. Помимо развития делового сотрудничества сюда же можно отнести расширение личных связей представителей PR-отдела компании с представителями региональных и центральных СМИ.

Улучшение и координация отношений  с федеральными и местными органами власти. Это предполагает установление и развитие деловых связей не только с действующими, но и оппозиционными, а также перспективными политиками. В любом случае следует стремиться к интеграции представителей вашей компании во властные структуры.

Отношения с инвесторами и кредиторами. Здесь основной задачей PR-отдела является предоставление исчерпывающей информации о выполнении текущих обязательств компании перед инвесторами и кредиторами.

Укрепление деловых связей с  нынешними покупателями продукции  компании, а также привлечение  новых. Это предусматривает реализацию как эффективного промоушна (promotion - продвижение; содействие) плохо продаваемых товаров, так и разработку рекомендаций по использованию произведенной продукции.

Укрепление отношений компании с общественностью посредством  массового распространения адресованных широким слоям населения таких  печатных материалов компании, как годовой отчет, брошюры, тезисы речей ведущих менеджеров и других документов.

Развитие отношений со специальными группами. К таковым относятся  поставщики, студенты, некоммерческие фирмы, конкуренты. Создание доверительной  атмосферы всегда способствует упрощению и удешевлению многих мероприятий вашего бизнеса¹³.

Работа над улучшением корпоративного стиля, организация фотовыставок, рекламных  роликов на радио и телевидении.

Исследование общественного мнения о компании, подбор сувенирной продукции  для важных мероприятий компании, поддержка специальных мероприятий. К ним относятся поездки руководства, праздники фирмы, выставки, торжественные ужины, пикники, открытия филиалов и многое другое.

PR-специалисты должны взять на  себя ответственность вскрывать  проблемы, помогать организации оценивать быстротечные экономические, политические, социальные и технологические процессы и изменения и приспосабливаться к ним.

Такая задача предполагает наличие  у пиармэнов профессиональных знаний и умений в разных областях. По этой причине организация работы такого коллектива является сложной проблемой. Эффективность ее решения прямо зависит от способности руководителя PR-отдела наилучшим образом выявлять и использовать способности и профессиональные качества своих сотрудников в разных областях PR-работы.

Характеризуя подходы к организации  отдела или службы по связям с общественностью, специалисты по ПР особое внимание уделяют вопросу выбора наиболее эффективного пути развития PR-функций.

Если руководство компании пришло к выводу о необходимости выполнения постоянных работ в области связей с общественностью, то такую работу должен выполнять собственный отдел (департамент) по связям с общественностью. При его создании, как правило, используются три основных подхода.

Отдел по связям с общественностью задумывается как один из ключевых элементов в структуре компании. Он в полном объеме выполняет функции в области связей с общественностью и рассматривается руководством компании в качестве одного из механизмов, обеспечивающих эффективное управление компании и продвижение ее продукции на внутреннем и внешнем рынке¹⁴.

Отдел по связям с общественностью  создается в основном для выполнения чисто прикладных задач, связанных  с работой со СМИ. Служба по связям с общественностью в этом случае играет роль механизма, обеспечивающего распространение информации о деятельности компании.

Работу отдела по связям с общественностью  компании выполняет не входящая в  структуру компании профессиональная фирма, специализирующаяся в сфере  связей с общественностью.

Следовательно, первые два подхода  предусматривают наличие собственного отдела по связям с общественностью, действующего на постоянной основе. Третий подход основан на привлечении посторонней PR-компании, услуги которой носят  периодический характер. Все названные варианты организации PR-отдела в той или иной степени представлены в практике работы по связям с общественностью. Однако от выбора какого-либо из них напрямую будет зависеть объем и характер функций службы (отдела) по связям с общественностью, его штатное расписание и бюджет, а также, конечно, эффективность его работы.

Практика показывает, что какой  бы вариант не был избран, руководителю компании следует придерживаться нескольких ключевых принципов, которые оказывают  большое влияние на эффективность работы отдела по связям с общественностью.

Деятельность отдела по связям с  общественностью должна организовываться в строгом соответствии с планом развития компании на кратко-, средне- и долгосрочный периоды. В зависимости  от размеров и характера работы компании приоритетность таких периодов может быть разной¹⁵.

Глава отдела по связям с общественностью  должен иметь постоянный доступ к  руководителю компании, обладать всей полнотой информации о текущей и  перспективной деятельности компании, ее успехах и неудачах. Чаще всего этот принцип игнорируется, когда функции собственного PR-отдела выполняет сторонняя компания.

Начальник отдела по связям с общественностью  должен иметь доступ к информации, которой обладают другие подразделения  компании для реализации поставленных руководством компании задач. Кроме того, начальник отдела по связям с общественностью должен участвовать в разработке планов развития компании с участием высшего руководства компании.

Начальник отдела по связям с общественностью  должен пользоваться доверием главы компании. Для этого ему следует быть профессионалом своей профессии, иметь хорошие деловые и личные контакты в профессиональной и журналистской среде.

Создание одела по связям с общественностью, как правило, начинается с разработки плана мероприятий по связям с общественностью и с организации собственно отдела, способного реализовать все намеченные планы. При этом важно обратить внимание на то, что, если планирование мероприятий по связям с общественностью зависит от специфики работы компании, то непосредственная организация работы отдела по связям с общественностью строится на основе строгих правил.

Структурная схема отдела (департамента) по связям с общественностью, как  правило, включает в себя следующие  должности:

• Начальник (глава) отдела по связям с общественностью.
• Специалист по созданию и распространению оперативной информации.
• Менеджер по работе со СМИ.
• Журналист.
• Спичрайтер.
• Менеджер по специальным проектам.
• PR-продюсер.
• Специалист по социологическому и маркетинговому анализу.
• Специалист по работе в системе Internet.
• Секретарь-делопроизводитель отдела.
• Художник-дизайнер.

Данная схема справедлива, как  правило, для PR-отделов крупных компаний. В средних и мелких фирмах, а  также в зависимости от масштабов  проводимых ими мероприятий в  сфере связей с общественностью, штат сотрудников отдела по связям с общественностью может быть меньшим. Так, например, когда объем информации относительно невелик, менеджер по специальным проектам, помимо основной работы, может взять на себя обязанности продюсера проектов по связям с общественностью. Художник-дизайнер может быть нанят на контрактной основе для выполнения заказов. Когда в компании нет специалистов в области социологического и маркетингового анализа, их работу может выполнить «Отдел маркетинга» компании. Если такового нет, значит необходимости в оперативном получении и анализе социологической и маркетинговой информации тоже нет¹⁶.

Таким образом, в небольшой компании PR-отдел может насчитывать всего  четырех сотрудников - начальник-спичрайтер, писатель- распространитель информации и новостей, менеджер по спецпроектам и секретарь-делопроизводитель.

 

Глава 2 Планирование организационной  структуры и документооборот  отдела по связям с общественностью  в рекламном агентстве «Паблисити PR»

2.1. Разработка распорядительной документации

 

РА «Паблисити PR» занимается разработкой и проведением рекламных кампании. При выполнении своей работы РА учитывает особенности товара и пожелания Клиента, создавая особый образ продукции. На основе полученных выводов мы изготавливаем макет будущей рекламы, предоставляем Клиенту для ознакомления (сюда относятся сценарий рекламной акции, тексты объявлений, количество привлеченных промоутеров, мерчендайзеров, перечень необходимого рекламного оборудования). Масштаб рекламной компании рассчитывается в зависимости от бюджетного планирования Клиента. После одобрения заказчиком эскизов наше агентство изготовит окончательные исходные материалы. В процессе всей работы РА консультируется с представителями Клиента и проводит при необходимости дополнительные исследования.

Основные места проведения рекламных  кампаний - рестораны, кафе, ночные клубы, магазины. Для осуществления акции, по желанию Клиента, могут быть привлечены девушки-модели и молодые люди артистическая  труппа, танцевальная труппа, музыканты. РА «Паблисити PR» располагает обширным списком промоутеров, мерчендайзеров, необходимых для проведения рекламной компании.

Основной целью отдела по связям с общественностью является информирование широких слоев общественности о  различных направлениях деятельности организации.

Отдел призван решать следующие  задачи:

• формирование единой корпоративной культуры, чувства корпоративной идентичности;
• установление тесного и постоянного взаимодействия со средствами СМИ, издательствами, федеральными, региональными и местными органами власти;
• организация социологических исследований и составление итоговых отчетов по результатам проведения мероприятий информационно-рекламного характера;
• формирование положительного имиджа предприятия;
• изучение рынка в рамках заказанного исследования;
• осуществление сотрудничества с коммерческими организациями, гражданами и средствами массовой информации.

Структурная схема отдела по связям с общественностью в организации  следующая:

• Руководитель отдела по связям с общественностью;
• Менеджер по работе со СМИ;
• Менеджер по специальным проектам;
• Специалист по социологическому и маркетинговому анализу;
• Секретарь-делопроизводитель отдела.

В обязанности секретаря-делопроизводителя  входит работа с документами. В частности  разработка предложений, подготовка проектов организационно-распорядительных актов по вопросам текущей деятельности. 

Вся документация организации делится  на 3 документопотока:

• входящие (поступающие) документы;
• исходящие (отправляемые) документы;
• внутренние документы.

Для каждого из этих потоков документов существуют этапы их движения (табл. 1).

 

 

Таблица 1

Этапы документооборота в рекламном  агентстве «Паблисити PR»

ЭТАПЫ	Текстовые документальные потоки
	входящие	исходящие	внутренние
Приём корреспонденции	+	-	-
Первичная обработка документов	+	-	-
Предварительное рассмотрение	+	-	-
Подготовка проекта документа	-	+	+
Согласование	-	+	+
Подписание, утверждение	-	+	+
Регистрация	+	+	+
Рассмотрение документа руководством	+	+	+
Контроль исполнения	+ -	+ -	+ -
Исполнение документа	+	-	+
Разнесение документов в дела	+	-	+
Формирование дела	+	-	+
Оформление дела	+	-	+
Передача в архив	+	-	+
Уничтожение документов с истекшими  сроками хранения	+	-	+