Подготовка дел к архивному хранению и хранение документов

 

 Документирование деятельности  ЭК и формирование дел, отложившихся в результате ее деятельности, возлагается на секретаря комиссии.

Проведение экспертизы ценности. Ежегодно в делопроизводстве организаций  проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также  для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений  при участии сотрудников ведомственного архива. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся  в деле. Не только на основе заголовков дел, а путем полистного просмотра  документов определяется их научная  и практическая ценность и соответствующие  сроки хранения.

 Если при просмотре  в делах обнаруживаются документы  постоянного и временного сроков  хранения, то такие дела подлежат  перегруппировке: документы постоянного  хранения отделяют от документов  временного хранения.

 Кроме полистного просмотра  дел постоянного срока хранения, экспертиза ценности проводится  на основе номенклатур дел  и перечней документов с указанием  сроков хранения.

 Наиболее полное и  систематическое перечисление образующейся  документации дает ведомственный  перечень. В перечнях существуют  специальные отметки. Так, дела, сроки хранения которых в перечне обозначены отметкой «ЭПК», особо тщательно просматриваются ЭК учреждения. Эта отметка означает, что экспертиза данной категории документов должна быть произведена с повышенным вниманием. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает ЭПК архив ной службы.

 В результате работы  экспертной комиссии образуются  четы ре группы документов  с различными сроками хранения:

1) постоянного хранения  в государственных архивах;

2) временного хранения  в ведомственном архиве (свыше  10 лет);

3) временного хранения (до 10 лет);

4) подлежащие уничтожению  в связи с истечением срока  хранения.

 В ведомственный архив  передаются дела постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения  и по личному составу. Их  передача происходит только по  описям. Дела временного (до 10 лет)  хранения не подлежат сдаче  в ведомственный архив. Они  хранятся централизованно службой  документационного обеспечения  или в структурных подразделениях  и по истечении сроков хранения  подлежат уничтожению.

 После утверждения  описей на дела постоянного  хранения архивное учреждение  разрешает учреждению уничтожить  документы с временными сроками  хранения. Уничтожение документов  оформляется актами. Акт о выделении  к уничтожению документов и  дел подписывают председатель  и члены ЭК, утверждает руководитель учреждения

 Порядок уничтожения  дел с истекающими сроками  хранения с грифом «ДСП» определяется  специальными инструкциями.

Оформление дел

Оформление дела — это  подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами*.

Законченные делопроизводством  дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания  календарного года, в котором они  были заведены, подлежат оформлению, описанию в соответствии с требованиями ГСДОУ  и Основными правилами работы ведомственных архивов для их по­следующего хранения или передачи в ведомственный архив.

 Оформление дела предполагает  комплекс работ по подшивке  документов, нумерации листов, составлению  заверительной надписи, составлению (в некоторых случаях) внутренней описи документов, внесению уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др.

 Оформление дел начинается  с момента их заведения в  делопроизводстве и завершается  в процессе подготовки к сдаче  в ведомственный архив. Оформление  дел проводится работниками службы  документационного обеспечения  организации и структурных подразделений.  Оформление может быть частичное  или полное. Дела временного хранения (до 10 лет) обрабатываются упрощенно  (частично). Они остаются в скоросшивателях,  листы не нумеруются и сдаются  в архив по номенклатуре дел.  Но дела могут и не сдаваться  в архив, а храниться в структурных  подразделениях для использования  в справочной работе.

 Совсем по-другому оформляются  дела постоянного, временного (свыше  10 лет) хранения и дела по  личному составу. Они подлежат  полному оформлению. Из них удаляются  металлические скрепки, дела переплетаются  или прошиваются прочной ниткой  на три-четыре прокола, листы  в них нумеруются, составляется  заверительная надпись. Наиболее ценные документы (рукописи, чертежи и т.д.) не подшивают, а вкладывают в папки или коробки. Если таких документов немного и они небольшого формата, их помещают в конверты, которые также подшивают в дело.

 Для обеспечения сохранности  документов и удобства их использования  все листы дела нумеруют черным  графитным карандашом или нумератором  в правом верхнем углу, не задевая  текста документа. Употребление  чернил и цветных карандашей  для нумерации листов запрещено.  Листы внутренней описи нумеруют  отдельно. Лист заверительной надписи не нумеруется. Если дело имеет несколько томов, каждый том нумеруется отдельно. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист (даже если он сложен), а документ, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа. Иллюстративные материалы, фотографии нумеруются на оборотной стороне в верхнем левом углу. Подшитые в дело конверты с надписями и вложениями также нумеруются самостоятельно. Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом. В случае пропуска при нумерации небольшого количества листов на них ставятся номера предыдущих листов с добавлением букв «а», «б», «в» и т.д. То же делают, если несколько соседних листов пронумерованы одной цифрой. Если в нумерации допущено много ошибок, то все ошибочные номера зачеркиваются и все дело нумеруется заново с места возникновения ошибки.

 Для учета количества  листов в делах постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения  составляется заверительная надпись. Она составляется на отдельном листе-заверителе, который располагается в конце каждого дела. В ней цифрами и прописью указывается число пронумерованных листов дела и отдельно через знак «+» — число листов внутренней описи, если она есть.

 В заверительной надписи отражаются (со ссылкой на соответствующий акт) изменения в составе и состоянии документов (повреждения, замена подлинных документов копиями и т.д.), а также особенности нумерации листов: наличие литерных номеров (а, б, в...), пропущенных номеров, номера листов с наклеенными фотографиями и вырезками из газет, крупноформатных листов, конвертов с вложениями и число вложенных в них листов и т.д.

 Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

 Заверительная надпись пишется разборчиво. В ней указываются дата составления, должность и фамилия составителя, который затем ставит свою подпись.

 

 

 

 После подшивки документов  и нумерации листов производится  оформление обложки дела (приложение 9). Требования к оформлению закреплены  ГОСТ 17914-72.*

 При заведении дела  на его обложку уже выносят  ряд сведений по номенклатуре  дел:

 • полное наименование  организации с указанием ее  подведомственности;

 

 • наименование структурного  подразделения;

 

 • делопроизводственный  индекс дела, состоящий из индекса  структурного подразделения и  номера дела по номенклатуре;

 

 • заголовок дела;

 

 • срок хранения  дела.

 

 При подготовке дела  к хранению или передаче в  ведомственный архив эти данные  уточняются и дополняются. Так,  к заголовку дела может быть  составлена аннотация к документам (если дело содержит особо ценные  документы). Дополнительно проставляются: 

 

 • даты дела (тома, части);

 

 • номер тома (части), если дело имеет несколько  томов (частей);

 

 • количество листов  в деле;

 

 • архивный шифр  дела (номер фонда, описи и дела  по описи).

 

 На обложке дел, подлежащих  постоянному хранению, предусмотрено  место для наименования государственного  архива, в который они будут  переданы, кодов государственного  архива и организации. Этот  архивный шифр проставляется  в ведомственном архиве после  включения дел в годовые разделы  сводных описей дел, утвержденных  ЭПК соответствующего архивного  учреждения.

 Архивные шифры для  дел временного (свыше 10 лет) хранения  и по личному составу проставляются  после включения дел в годовые  разделы сводных описей дел,  одобренных ЦЭК учреждения, согласованных  с ЭПК архивного учреждения  и утвержденных руководителем  организации.

 Наименование организации  должно указываться в именительном  падеже. Если наименование менялось  в течение года, то на обложке  приводятся оба названия: прежнее  название берется в скобки, новое  дописывается под ним.

 Заголовок и индекс  дела переносятся на обложку  в начале года из номенклатуры. При подготовке дела к хранению  его заголовок нуждается в  проверке и уточнении. Если  дело состоит из нескольких  томов, на обложку каждого тома  выносится общий заголовок дела  и заголовок каждого тома.

 

 Следует помнить, что  заголовок должен точно, кратко, в обобщенной форме отражать  основное содержание документов. При этом факты и события,  отраженные в документах, должны  быть раскрыты. Сначала в заголовке указывается вид дела (дело, переписка, документы, журнал и т.д.) или вид документов (протоколы, акты, отчеты). Затем указывается автор или корреспондент (если это переписка) и далее вопрос, отражающий содержание документов.

 В заголовок дела, содержащего  распорядительные документы (приказы,  распоряжения, протоколы), вносятся  номера этих документов. Например: Приказы директора предприятия  по производственным вопросам  № 1—78. Или: Протоколы заседаний  совета директоров за 1999 г. №  1—20.

 Если дело сформировано  из копий документов, то копийность документов фиксируется в заголовке. Например: Приказы ректора университета по учебной работе за 1999 г. № 1—56. Копии.

 К заголовку составляется  аннотация, если в деле содержатся  документы, имеющие справочное  значение, документы, которые могут  служить предметом самостоятельного  поиска, особо ценные документы,  наличие которых не может быть  определено по заголовку. Например: План развития деятельности фирмы  на 2000 год. К плану приложены  документы по маркетинговым исследованиям  с перспективным анализом рынков  сбыта продукции.

 Обязательным реквизитом  обложки дела является его  дата. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и иную документацию (письма, стенограммы, доклады и т.п.), для которой точная дата имеет важное значение, а также дела, состоящего из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

 Датой дела, содержащего  протоколы заседаний коллегиальных  органов, являются даты составления  первого и последнего протоколов. Датой личного дела являются  даты подписания приказов о  приеме и увольнении лица, на  которое оно заведено.

 Если делом является  журнал приказов, распоряжений и  т.д., то его датой будут календарные  даты первой и последней записей  в журнале.

 Если в дело включены  документы (например, приложения  и т.п.), дата которых не совпадает  с датой дела, то в таком  случае под датой делается  об этом запись: «В деле имеются  документы за... год(ы)».

 Дата дела может  не указываться только на обложках  дел, содержащих годовые планы  и отчеты, так как их даты  отражаются в заголовках дел.

 Если дело начато  в одной организации, а закончено  в другой, на обложке проставляются  три даты: дата заведения дела  в одной организации, дата поступления  дела в другую организацию  и дата окончания дела во  второй организации.

 Важным реквизитом  обложки дела является указание  количества листов в деле, которое  проставляется на основании заверительной надписи дела (приложение 10).

 

 Срок хранения проставляется  на обложке дела по номенклатуре  дел организации после сверки  ее с ведомственным перечнем  документов с указанием сроков  хранения или после уточнения  срока хранения по решению  ЭК организации. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

 Архивный шифр дела  оформляется, как правило, в  архиве организации. В нем указываются  номер фонда, номер описи и  номер дела.

Составление описей дел

 На дела постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения  составляются описи дел. Составление  описи — это завершающий этап  работы с документами в делопроизводстве.

Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный  перечень заголовков дел и предназначенный  для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.

 Опись дел одновременно  является учетным документом  и основным видом научно-справочного  аппарата к документам, обеспечивающим  оперативный поиск документов. Таким  образом, опись является учетным  документом и справочником по  содержанию дел.

 Опись состоит из  годовых разделов. Она составляется отдельно на дела: постоянного хранения (см. приложение 11); временного (свыше 10 лет) хранения (см. приложение 12); по личному составу; состоящие из специфических, характерных для данной организации документов (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам, рационализаторские предложения и т.п.); а также на служебные ведомственные издания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой нумерацией.

 В делопроизводстве  описи на дела составляются  в каждом структурном подразделении  работниками службы документационного  обеспечения управления. Ответственность  за качественное и своевременное  составление описей дел структурных  подразделений несут их руководители.