Годовые разделы описей дел
постоянного и временного (свыше
10 лет) хранения и по личному составу
составляются по установленной форме.
Совокупность элементов описания каждого
дела в описи называется описательной
статьей. Описательная статья описи
дел структурного подразделения
должна включать в себя следующие
элементы:
• порядковый номер
дела (тома, части) по описи;
• индекс дела (тома,
части);
• заголовок дела (тома,
части), полностью соответствующий
его заголовку на обложке дела;
• дату дела (тома, части);
• число листов в деле
(томе, части);
• срок хранения;
• примечание.
ОПИСЬ №
Название раздела
В описях дел постоянного
хранения графа 6 опускается.
Каждое дело вносится в
опись под самостоятельным порядковым
номером. При наличии нескольких
томов (частей) каждый из них также
имеет свой порядковый номер. Систематизацию
дел в описи и присвоение номера
описи структурного подразделения
осуществляет архив организации.
В конце описи делается
итоговая запись. В ней указывается
цифрами и прописью число дел,
числящихся по описи, первый и последний
номер дел по описи.
В данную опись внесено____дел
с №____по №___ , в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Опись дел подписывается
составителем с указанием его
должности, согласуется с руководителем
службы документационного обеспечения
управления и утверждается руководителем
структурного подразделения. Перед
утверждением опись должна быть
одобрена ЭК структурного подразделения.
Опись дел структурного подразделения
организации составляется в двух экземплярах.
Один остается в структурном подразделении,
а второй передается вместе с делами в
ведомственный архив, где служит основой
для составления годового раздела сводной
описи дел организации.
Годовой раздел описей
на дела постоянного хранения,
предназначенный для последующей
передачи в государственный архив,
подлежит утверждению ЭПК архивного
учреждения. Он печатается в четырех
экземплярах, заверяется руководителем
службы документационного обеспечения
управления, подписывается председателем
ЭК (после утверждения описи комиссией)
и согласовывается с руководителем организации.
В соответствии с
утвержденными годовыми разделами
описи организация обязана в
установленные сроки сдать, а
государственный архив принять
на хранение внесенные в опись
дела.
Порядок передачи дел в
архив
В архив организации
передаются все дела постоянного,
временного (свыше 10 лет) хранения
и по личному составу. Передача
дел производится только по
описям и в соответствии с
составленным заведующим архивом графиком,
согласованным с руководителями структурных
подразделений и утвержденным руководителем
организации. Вместе с делами в архив передаются
регистрационно-контрольные картотеки
делопроизводственной службы учреждения.
Заголовок каждой картотеки должен быть
включен в опись.
Дела временного (до 10
лет) хранения в архив организации,
как правило, не передаются.
Принимая дела, сотрудник
архива тщательно сверяет каждое
дело с описью, проверяет правильность
формирования и оформления дела.
Заведующий архивом расписывается
в приеме дел на всех экземплярах
годовых разделов описи, указывает
дату приема и количество принятых
дел. Один экземпляр годовых
разделов описей возвращается
сдатчику, остальные остаются в
архиве.
При сдаче дел на
государственное хранение организация
представляет в государственный
архив:
• отношение на имя
руководства государственного архива
с указанием названия организации,
общего количества дел и крайних
дат документов;
• описи в трех
экземплярах, утвержденные ЭПК
архивного отдела;
• историческую справку
организации, если дела сдаются
на государственное хранение
впервые;
• справку о неполной
сохранности документов (если какие-либо
дела утрачены).
Затем дела шифруются.
Шифровка включает в себя указание
на обложке дела номера фонда,
номера описи, номера дела.
Сверенные с описью
и зашифрованные дела увязывают
в архивные связки. Сдача дел
оформляется актом. Организация-сдатчик
и государственный архив расписываются
на всех экземплярах описей
и акта сдачи документов.
Два экземпляра описи
и один экземпляр акта остаются
в государственном архиве, третий
экземпляр описи и второй экземпляр
акта возвращаются организации
и хранятся постоянно в делопроизводственной
службе.
Хранение документов в
электронной форме
Систематизация документов
С переходом делопроизводства
на компьютеризованные технологии
встает вопрос об упорядочении
и организации хранения документов,
созданных в электронной форме.
Однако, если технология хранения
традиционных бумажных документов
уже хорошо отработана и по
ней имеется достаточное количество
нормативно-методической литературы,
то организация хранения электронных
документов в делопроизводстве зачастую
осуществляется стихийно.
Неупорядоченное хранение
вызывает значительные затраты
времени на поиск нужных документов,
нередки случаи потери их.
Документы в электронном
виде могут создаваться сотрудниками
организации на компьютерах, быть
получены по электронной почте,
в виде факса через факс-модем.
Кроме того, сегодня все большее
число организаций переводит
в электронную форму (путем
сканирования) и документы, поступающие
в фирму в традиционном бумажном
виде. Это еще более обостряет
проблему упорядоченного хранения
и обеспечения сохранности документов
в электронной форме.
Созданный или полученный
документ необходимо сохранить
в памяти компьютера — записать
в виде файла на жестком
диске. Порядок в хранении файлов
не менее важен, чем порядок
в хранении традиционных бумажных
документов. Документы могут храниться
на жестком диске вашего компьютера,
на диске другого компьютера,
на специально выделенном компьютере
(файл-сервере), на сменных носителях.
Прежде всего необходимо
создать на жестком диске папки (директории),
в которые будут помещаться рабочие документы.
Принципы упорядочения хранения файлов
на компьютере во многом напоминают обычное
делопроизводство. Как бумажные документы
раскладываются в дела, так и файлы раскладываются
по папкам (иногда употребляются термины
«каталог» или «директория»). Каждая папка
может иметь вложенные в нее папки, которые
в свою очередь тоже могут иметь свои вложенные
папки. Образуется многоуровневая иерархическая
структура папок. Если документов немного
— чаще всего это одна папка.
Пакет MS Office создает папку
с названием «Мои документы», в которую
помещает вновь создаваемые файлы. Если
на компьютере работает несколько человек,
то папки обычно называют по фамилии работника
— «Документы Иванова», «Документы Сидорова».
Однако при большом количестве документов
фирмы и необходимости обеспечения работы
с ними нескольких сотрудников требуется
более четкая система организации размещения
документов (файлов) в локальной сети даже
небольшой организации.
Наиболее простым решением,
не требующим специального программного
обеспечения, является создание
системы папок (каталогов), которая
может основываться на номенклатуре
дел организации. В основе классификации
используется номинальный признак,
т.е. группировка документов по
их видам.
Начинаться название
папки должно с вида документов
(приказы, акты, отчеты, протоколы,
докладные записки и т.п.). Затем
содержание документов уточняется
сведениями об авторстве, вопросе,
корреспонденте, периоде, за который
группируются документы (файлы),
и т.п. В отличие от традиционного
делопроизводства термин «документы»
или «материалы» опускается. Группировка
может производиться в несколько
уровней. Например: С: Переписка поставщики
металлоконструкций завод Витязь имя
(файла, т.е. конкретный документ Об отгрузке
труб 25.03.97 лежит в папке завод Витязь,
которая находится в папке поставщики
металлоконструкций, находящейся в общей
папке Переписка на диске С:. Другой пример:
D: Отчеты 1997 г. квартальные отдел нефтепродуктов
имя файла и т.п.
Иногда бывает удобно
сгруппировать вместе корреспондентов
по географическому признаку. Например:
Переписка с дилерами Уральского
региона.
В более крупных
фирмах для хранения документов
выделяется специальный компьютер
(файл-сервер), на котором каждый
пользователь имеет собственные
разделы для хранения личных
документов и совместно используемые
разделы типа: «договоры», «переписка
с фирмой N», «типовые соглашения»
и т.п. Такой сервер, работающий
под Windows NT или Novel NetWare, может предусматривать
разграничение прав доступа сотрудников
к тем или иным каталогам, а также хранить
и общие базы данных, например, сведения
по организациям-партнерам, данные о номенклатуре
продукции на складе, полученных заказах
и т.п.
В небольшой фирме
для этих же целей достаточно
создать несколько каталогов
на одном или нескольких компьютерах
и предоставить их для совместного
доступа с использованием средств
Windows 95 (если используются старые компьютеры
с небольшим объемом оперативной памяти
— с помощью Windows 3.11 для рабочих групп).
Если необходимо обеспечить разделение
прав доступа сотрудников к отдельным
каталогам или файлам, используется Windows
NT Workstation 4.0.
Хранение файлов текущего
делопроизводства осуществляется
на жестком диске компьютера.
При работе в сети пользователю
могут быть доступны диски
или директории на других компьютерах.
В этом случае они также будут иметь
порядковые буквенные номера и с ними
можно работать как с устройствами, размещенными
на собственном компьютере. Для этого
на компьютере, содержащем необходимые
ресурсы (файлы и папки, жесткие диски
и т.п.), устанавливается разрешение на
совместный доступ к тому или иному ресурсу.
Доступ может быть ограничен либо использованием
пароля для полного доступа и доступа
только для чтения, либо ограничением
доступа только для определенных пользователей
или групп пользователей. Для ограничения
доступа к папке можно ввести пароль —
отдельно для чтения и отдельно для предоставления
прав полного доступа к папке. Если к данной
папке могут обращаться все сотрудники
без ограничений, пароль не вводится.
Для более эффективного
использования места на жестком
диске компьютера может быть
создан логический диск, использующий
сжатие файлов (например, с помощью
программы DriveSpace, входящей в Windows 95).
Организация совместного доступа к логическому
диску производится аналогично организации
доступа к папкам компьютера. Особенно
эффективно сжатие графических файлов
типа bmp, pcx, tif. В этом случае экономия места
(степень сжатия) может достигать 90% и более.
Следующий этап —
установление доступа к папкам
или дискам с другого компьютера.
Подключение пользователей
к папкам и дискам на удаленном
компьютере может производиться
по мере необходимости или
выполняться единовременно при
конфигурировании системы. В последнем
случае пользователи могут постоянно
видеть и пользоваться папками
и файлами, физически находящимися
на других компьютерах, как
если бы они находились на
том компьютере, на котором сейчас
работают. Однако в этом случае
все компьютеры, к папкам и
дискам которых установлен доступ,
должны быть включены. Рекомендуется
устанавливать автоматическое подключение
только для постоянно используемых
ресурсов (папок и дисков), так
как включение компьютера в
тот момент, когда сетевой диск
недоступен (компьютер, на котором
он расположен, выключен), приведет
к приостановке запуска операционной
системы и выводу на экран
соответствующего сообщения.
Именно поэтому в
организациях с большим объемом
совместно используемых документов
применяются выделенные высоконадежные
компьютеры — файл-серверы —
рассчитанные на непрерывную
работу и обеспечивающие одновременный
доступ к данным от единиц
до десятков, сотен и даже тысяч
пользователей. Однако и в небольшой
фирме при необходимости обеспечения
доступа сотрудников к общей
базе данных и совместного
использования документов один
из компьютеров фирмы может
быть выделен для использования
в качестве файл-сервера. Это не
исключает возможности одновременного
использования его и как рабочего места
одного из сотрудников, тем более что на
современном жестком диске емкостью в
несколько гигабайт (1 Гб ≈ 1 000 Мб ≈ 1 000
000 Кб)* может разместиться много тысяч
документов, обычно имеющих размер, исчисляемый
в десятках килобайт.
Документы в процессе
создания и редактирования, черновики
и варианты должны находиться
лишь в личной папке сотрудника.
Все документы, поступившие в
делопроизводственный оборот, должны
храниться в общих папках, создаваемых
в соответствии с номенклатурой
дел подразделения (организации
в целом) на основе стандартных
классификаторов.
Обеспечение сохранности
документов в электронной форме
Один из основных
вопросов, определяющих успешное
использование компьютерных технологий
в любом офисе — это надежность
хранения документов в электронной
форме. Решение проблемы сохранности
электронных документов складывается
из:
• устойчивого электропитания;
• резервного копирования;
• антивирусной защиты;
• профилактики и
диагностики с использованием
специальных утилит (вспомогательных
программ).
Первая задача, наиболее просто
решаемая, — это обеспечение надежного
бесперебойного электропитания компьютеров.
Для этого служат устройства, которые
так и называются — источник бесперебойного
питания (ИБП).
Вторая задача — обеспечение
резервного копирования документов
организации, фирмы, отдела, подразделения
и конкретного сотрудника, — призвана
обеспечить восстановление утраченных
документов.
Под резервным копированием
понимается создание копий документов
на сменном внешнем носителе (дискете,
магнитной ленте, магнитооптическом
диске, CD-ROM и т.п.).
Наличие резервной
(страховой) копии позволяет восстановить
документы при случайном их
удалении или поломке компьютера.
Задача организации
резервного копирования включает
в себя: