Подготовка и передача дел в архив организации

 

Введение

Архив – совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение  государственного органа, предприятия, учреждения, организации, осуществляющие комплектирование, учёт, хранение и  использование архивных документов.

По истечении  указанных сроков, документы постоянного хранения, передаются в установленном комплекте, в упорядоченном состоянии, с соответствующим научно – справочном аппаратом и страховыми копиями, на особо ценные и уникальные документы на постоянное хранение в государственные архивные учреждения.

В архиве хранятся:

законченные делопроизводством документы, образующиеся в результате деятельности структурных  подразделений и общественных  организаций;

- документы  ликвидированных организаций входящих  в систему учреждений, а также их предшественников;

- личные  фонды;

-печатные  издания, дополняющие материалы  архивы, а также материалы, необходимые для информационно - справочной работы;

- научно - справочный аппарат (описи дел,  каталоги и др.)

Все хранящиеся в архиве документы подлежат учету. Учет документов необходим для:

• Обеспечения сохранности и ведения контроля за их наличием;
• Для создания систем оперативного поиска документов, в том числе и с применением персональных компьютеров;
• Для наиболее эффективного использования документов.

Актуальность выбранной  темы заключается в том, что ежедневно  в организациях  и учреждениях  разрабатывается и поступает  большое количество различных видов  документов. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и  могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Для того чтобы найти нужный документ не составляло труда, поступления в  архив.  Соблюдение всех правил позволяет не только не потерять, но легко и оперативно находить важные документы.

Целью работы является рассмотрение подготовки документов к передаче в  архив.  
 Задачами работы являются: изучение стадий подготовки передачи документов в архив, изучение проведение экспертизы ценности документов, порядок сдачи дел в архив. 

Источники:

1. http://www.rusarchives.ru
2. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дела.
3. Алексеева Е.В. Архивы и права – М., 2003
4. Крайская З.В. Архивоведение – М., 2004
5. Основные правила работы архивов организаций. – М., 2002

 

Выбранная автором тема, связанная с ее будущей специальностью, так как любой делопроизводитель должен уметь передавать дела в архивы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Подготовка и передача дел в архив организации.

¹Экспертиза ценности документов - это определение политического, народнохозяйственного, социально-культурного и иного значения документов в целях их отбора на хранение и установление сроков их хранения.

Отнесение документов к составу  Архивного фонда Российской Федерации  осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов  историзма, системности и целостности  путем комплексного применения критериев  происхождения, содержания, внешних  особенностей документов. К критериям  происхождения относятся: роль и  место организации в системе  государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место  образования документа. Критериям  содержания относятся: значимость  события, отраженного в документе, значение имеющейся в документе  информации, повторение информации документа  в других документах, вид документа, подлинность документа. К критериям  внешних особенностей относятся: форма  фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние. Критерий признаки на основании, которых определяется ценность документа. Критерий: универсальный  – главный и специальные – вспомогательные.

Автор рассмотрит некоторые  критерии:

Значимость учреждения или  лица, в результате деятельности которых  созданы документы. В процессе деятельности общества создается огромное количество учреждений, организации и предприятий  с разнообразными функциями. Ценность комплекса документов, созданного в  каждом из них, определяется значимостью  этого учреждения в системе управления, науки, народного хозяйства и  др. Поэтому отбор документов государственное  хранение производится из учреждений, играющую наиболее важную роль в жизни  общества. Документы личного происхождения, отражающие творческую, производственную деятельность государственных деятелей, писателей, художников и т.д., также  представляют научный интерес для  архивов.

Значимость содержания документов. В общем массиве документации имеются документы, отражающие деятельность учреждения, и документы, играющую вспомогательную  роль, нужные для текущей работы учреждения. К первой группе документов, наиболее плотно отражающих основную деятельность учреждений, относится  организационно – распорядительная  документация учреждений и вышестоящих органов.  Документы второй группы имеют справочное назначение и теряют свое значение через год, три или пять лет.

Время и место образования  документов. Этот критерий является важным для экспертизы. В истории нашего общества были периоды, насыщенные событиями  особой важности. Это периоды войн, революций, реконструкции народного  хозяйства. При оценке документов, созданных  в особые периоды истории, важную роль играет и место их создания.

Подлинность и копийность документов. При отборе на хранение предпочтение всегда отдается подлинным  документам. Согласно ГСДОУ, копии документов, отправляемых учреждениями, должны быть заверены, иметь номер и дату. Работники службы делопроизводства должны своевременно оформлять копии  документов, особенно документов постоянного  срока хранения. Это необходимо для  их будущего использования.

Юридическую силу имеют главным  образом правильно оформленное документы. Иногда юридической силой   обладают и копии, но правильно оформлять документы в процессе делопроизводства.

Дублетность документов. Этот критерий играет большую роль при  отборе документов на государственное  хранение в связи широким распространением дублетных документов. Дублетный  документ – это один из размноженных экземпляров подлинника. Они бывают машинописные, в виде ксерокопий, выполненные  при помощи другой множительной техники. Если материалы учреждений передаются в разные архивы  (например, фонд вышестоящего учреждения находится  в Российском государственном архиве экономики, а подведомственного  – в областном архиве), то такая дублетность в масштабе Архивного фонда страны представляется целесообразной.

Полноценность содержания. Этот критерий применяется при экспертизе плановой и отчетной документации. Содержание месячных планов и отчетов  поглощается квартальными, содержание квартальных планов и отчетов  годовыми или отчеты структурных  подразделений поглощаются отчетом  учреждения и т.п. На государственное  хранение обирается сводный документ, поглотивший содержание первичных.

Физическое состояние  документа. Этот критерий применяется  в отдельных случаях. Если документ сильно поврежден, но имеет особую ценность, он должен быть реставрирован. Если есть копийный экземпляр, то его присоединяют к испорченному документу. Определение сроков хранения документов проводится по «Перечню типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения». Предприятия,  входящие,  в какую – либо отраслевую систему, используют в работе по определению сроков хранения документов отраслевые перечни типовых управленческих документов. По документам, срок хранения которых не предусмотрен в перечне, экспертная комиссия выносит свое конкретное решение. При этом учитывается важность документов, необходимость их использования в справочных целях, обращения к ним в случае возникновения споров, исков, претензий.

В зависимости от значимости документов в перечнях установлены  следующие сроки хранения: 1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет, 50 лет, 75 лет  и постоянно.

Экспертная комиссия предприятия  рассматривает каждое дело, находит  в перечне срок хранения и проставляет  его на обложке. Дела просматриваются  полистно, чтобы не было ошибок. Срок хранения может быть также установлен по номенклатуре дел. Устанавливать  сроки хранения дел только по их заголовкам нельзя. Если какие –  либо  документы отсутствуют, комиссия организовывает их поиск, в крайнем  случае, допускается заменять их заверенными  копиями.

В результате работы экспертной комиссии документы подразделяются на четыре группы:

• Документы постоянного хранения, подлежащие в дальнейшем передаче в государственный архив.
• Документы, передаваемые на длительное хранение в архив учреждения (со сроком хранения свыше 10 лет).
• Документы временного хранения (со сроком хранения до 10 лет включительно).
• Документы, подлежащие уничтожению (с истекшими сроками хранения и утратившими свое практическое значение).

Срок хранения документов «до минования надобности» означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения в этом случае определяет само предприятие, исходя из практической ценности документации. Но он не может быть менее одного года.

Дела организации подлежат оформлению при их заведении и  окончательно оформляются по завершении года. Оформление дел включает комплекс  работ по их технической обработке проводится работниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем ведомственного архива.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное  оформление дел. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному  составу подлежат полному оформлению. Полное оформление дел предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию  листов в деле; составление заверительной  надписи дела; составление в необходимых  случаях внутренней описи документов дела; описание дела на обложке.

Дела временного (до 10 лет  включительно) хранения не подшиваются, листы в них не нумеруются, документы  в них хранятся в папках – скоросшивателях.

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному  составу подшиваются на четыре прокола  в твердую обложку из картона  или переплетаются с учетом возможности  свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические  скрепления (скрепки, булавки, сколки и  т.п.) должны быть из дел удалены.

Если дело состоит из документов постоянного хранения, сформированных по видам и разновидностям (заголовок  неполно раскрывает содержание), в  начале дела помещается внутренняя опись, в которой перечисляются все  документы с указанием индексов, краткого содержания, дат и листов дела. Опись заверяется ее составителем. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество обозначается в заверительной надписи после  общего количества листов дела через  знак + (плюс) (приложение 1).

В конце дела на отдельном  чистом листе ставится заверительная  надпись (лист – заверитель дела), в  которой указывается цифрами  и прописью количество пронумерованных  листов, оговариваются особенности  и  погрешности нумерации (пропущенные  и литерные номера) и физическое состояние документов дела. Заверительная  надпись разборчиво подписывается  составившим ее сотрудником, с указанием  его должности и даты составления  надписи. При перенумерации листов составления новая заверительная  надпись, при этом старая заверительная  надпись зачеркивается (приложение 2).

По окончании делопроизводственного  года в обложку дел вносятся необходимые  уточнения; если название учреждения (его  структурной части, вышестоящего ведомства) изменилось или дело было передано для окончания в другое учреждение (структурная часть), на обложке дописывается новое название. В заголовки дел, содержащих распорядительные документы (приказы, протоколы, постановления), вносятся их номера, указывается подлинность  или копийность документов.

Если дело состоит из нескольких  томов, то, помимо общего заголовка  по номенклатуре дел, к каждому тому дается уточненный дополнительный заголовок; для каждого тома уточняется дата (число, месяц, год) начала и окончания  каждого тома. Точные даты проставляются  и на обложках дел, состоящих из одного тома, если это необходимо для обеспечения  быстрого поиска документов. Начальной  датой на обложке является дата самого раннего документа, конечной – дата последнего по времени документа (дата приложений во внимание не принимается). Если в деле имеются приложения за более ранние годы, чем год образования  дела, на обложке под датой делается оговорка: «Имеются документы за такие  – то годы». Из заверительной надписи  на обложку дела выносится количество листов в деле. При внесении дел  в опись на обложке дела проставляется  его номер по описи и – по согласованию с архивом организации (ведомственным архивом) – номер  описи и фонда (приложение 3).

Надписи на обложках следует  писать четким почерком, светостойкими  чернилами, тушью или шариковой  ручкой.