Подготовка и передача дел в архив организации

Листы в деле (за исключением  листов с заверительной надписью и внутренней описи) нумеруются арабскими  цифрами валовой нумерацией в  правом верхнем углу, не задевая  текста, черным графитным карандашом. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы  и другие иллюстративные и специфические  документы, представляющие самостоятельный  лист в деле, нумеруются на оборотной  стороне в левом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными фотографиями и документами нумеруется как  один лист. В заверительной надписи  к делу указывается общее количество наклеенных фотографий и документов с указанием номеров листов, на которых они расположены.

Сложенный лист разворачивается  и нумеруется в правом верхнем  углу. При этом лист любого формата, пришитый за один край, нумеруется как  один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке или  нумеруется как два листа. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом каждое вложение в конверте нумеруется очередным номером вслед  за конвертом. Если вложение пронумеровать  нельзя (медали, ткани и т.п.), наличие  их оговаривается в заверительной  надписи.

На заверенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и  по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи. В организациях, с небольшим объемом ежегодно образующихся дел за несколько лет. На дела временного (до 10 лет включительно) хранения описи не составляются.

Отдельные описи составляются на дела постоянного хранения; дела по личному составу; дела временного (свыше 10 лет) хранения. Отдельные описи  могут составляться также на личные дела; отчеты по научным темам; рационализаторские предложения и т.д.

В организациях, имеющих  структурные подразделения и  большой объем документов по каждому  подразделению, описи на дела постоянного  хранения составляются каждым структурным  подразделением под непосредственным методическим руководством архива организации  в течение двух лет после их завершения и в соответствии с  утвержденным руководством организации  графиком. По этим описям документы  сдаются в архив организации. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной  описи организации в целом, которую  готовит архив организации в  соответствии с правилами.

Описи дел структурных  подразделений составляются в зависимости  от порядка, устанавливаемого инструкцией  по делопроизводству организации, работниками  службы ДОУ или лицами, ответственными за ведение делопроизводства в структурных  подразделениях под методическим руководством архива организации.

Глава 2. Экспертиза ценности документов.

Под экспертизой документов понимается их изучение и определение  научного, народнохозяйственного, культурного  и другого государственного значения в целях установления сроков хранения и отбора для включения в состав Национального архивного фонда. Необходимость проведения экспертизы ценности документов объясняется различным  их значением.

Одни из них отражают развитие науки, культуры, народного хозяйства, внешнюю политику государства, работу государственного аппарата, а также  производственную, научную, общественную и другую деятельность отдельных  лиц. Эти материалы могут служить  источником научных исследований во всех областях знаний, поэтому ценность их носит постоянный характер, не ограниченный каким – либо определенным сроком хранения.

Другие документы содержат сведения, необходимые лишь для текущей  практической деятельности учреждения и отдельных граждан. Документа  научного значения должны вечно храниться  в государственных архивах республики. Документы справочного значения хранятся временно в архивах ведомств и учреждений и по истечении сроков возможного их использования уничтожаются.

Основная задача экспертизы сегодня заключается в определении  категорий документов, подлежащих постоянному  или временному хранению. При этом устанавливаются группы учреждений в зависимости от их  места  и значения в системе государственного аппарата и определяются категории  документов различной ценности.

Вторая задача экспертизы – определить состав документов, соответствующих  профилю каждого государственного архива.

В задачу экспертизы ценности документов входит также обеспечение  полноты состава документов учреждений, организаций, восполнение утраченных документов.

Систематическое увеличение количества документов влияет на задачи и методы проведения экспертизы. Одна из существенных задач экспертизы –  изыскание путей уменьшения количества документов, оставляемых на хранение, но при условии обеспечения целей  науки и государства необходимыми сведениями, отражающими все стороны  экономической, культурной и другой жизни.

Экспертиза ценности документов осуществляется в несколько этапов. Первый этап – оценка документов в  делопроизводстве, проводимая с целью  определения возможных сроков хранения различных категорий дел. Результаты ее находят отражение в номенклатурах дел.

Окончательное освобождение от документов, не подлежащих хранению, осуществляется в архиве учреждения на втором этапе экспертизы. Существенную помощь учреждениям в отборе документов оказывают перечни дел, подлежащих приему на государственное хранение. Такие перечни являются ценным пособием и составляются по отдельным учреждениям, по группам однородных учреждений, по видам документации. Перечни дел, подлежащих приему на государственное  хранение, берутся за основу при  составлении номенклатур дел  и перечней дел со сроками хранения.

Третий этап экспертизы –  окончательный отбор документов на постоянное хранение в государственных  архивах.

Для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов и  подготовке их к передаче на архивное хранение в организациях создаются  экспертные комиссии. С этой же целью, а также для осуществления  руководства и координации деятельности экспертных служб структурных подразделений министерства (ведомства) и подведомственных ему организаций и предприятий создается постоянно действующая Центральная экспертная комиссия. Центральная экспертная комиссия и экспертная комиссия является совещательным органом, ее решения вступают в силу после утверждения их руководством организации.

Центральная экспертная комиссия назначается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных  специалистов организации. Основная функция (ЦЭК) – рассмотрение и принятие решений по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов в делопроизводстве.  Она выносит решения об одобрении и представлении на утверждение в установленном порядке описей дел постоянного хранения и описей дел долговременного (свыше 10 лет) хранения, актов о выделении к уничтожению документов и дел, сроки, хранения которых истекли, графиков передачи дел на государственное хранение.

Экспертная служба принимает  участие в подготовке и рассмотрении номенклатуры дел учреждения, методических пособий по организации документов в делопроизводстве и подготовке их для последующего хранения.

 

2.1. Порядок проведения экспертизы ценности документов

 

Первый этап экспертизы ценности документов проводится в текущем  делопроизводстве в процессе формирования дел.  
 В течение года весь комплекс дел минувшего года должен находиться в структурном подразделении, так как эти документы могут быть нужны в процессе деятельности организации.  
 В это же время в структурных подразделениях проводится подготовка дел к последующему хранению в архиве, то есть второй этап экспертизы ценности документов.  
 Сдача дел в архив организации проводится не позднее чем через 3 года после окончания их делопроизводством.  
Экспертизе ценности подлежит весь комплекс документов, образовавшихся в деятельности организации.  
 Методика проведения первого этапа экспертизы ценности требует начинать изучение документов с ведущих структурных подразделений, а в пределах каждого структурного подразделения — с дела № 1 по номенклатуре, то есть с вопросов руководства, планирования, финансирования, контроля работы организации, деятельности подведомственных организаций, результатов этой работы. Только при такой последовательности можно изучить полный комплекс документов.  
 Второй этап экспертизы ценности начинается в структурных подразделениях с разделения годового комплекса дел на группы по срокам хранения: постоянного, длительного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет включительно).  
 Ответственный момент экспертизы — выявление документов, содержащих повторяющуюся информацию. На постоянное хранение оставляют документы, содержащие наиболее полную информацию.  
 Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовка дела. Необходимо все дела постоянного хранения и с отметкой ЭПК просмотреть полистаю в целях выявления и изъятия ошибочно попавших в дело малоценных документов. Такие документы нужно выделить к уничтожению или обосновать их хранение.  
 В ходе изучения дел изымаются ошибочно оставленные в делах черновики, дублетные экземпляры.  
 Определенную группу составляют дела с отметкой ЭПК, так как в процессе экспертизы будет решаться вопрос о сроках их хранения.  
 Дела с отметкой ЭПК, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.  
 Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.  
 Окончательное решение по результатам экспертизы принимает ЭК или ЦЭК организации.   
 Подготовка электронных документов при отборе их к передаче в архив организации состоит из следующих этапов:  

    • составление описей дел постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу (в зависимости от состава и объема электронных документов (ЭД), отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации);  

• проверка физического  состояния документов на машинных носителях, предназначенных для передачи в  архив;  

• запись ЭД на машинные носители;  

• проверка качества записи;  

• описание ЭД;  

• проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в  соответствии с архивной описью электронных  документов постоянного хранения и по личному составу;  

• подготовка комплекта  сопроводительной документации.  

      В сопроводительной документации ЭД отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, объем документа.  
       Результатом экспертизы ценности документов в структурном подразделении являются годовые разделы описи дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел данного структурного подразделения.  
       В акты на уничтожение включаются только те дела, срок хранения которых уже истек.  
       Акт составляется, как правило, на дела всей организации и утверждается руководителем организации после того, как опись дел постоянного хранения за этот год утвердит ЭПК архивного учреждения (если организация передает свои документы на хранение в государственный архив).  
Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел данного подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.  
 Составление акта на уничтожение документов возможно только после составлении годовых разделов сводных описей на дела постоянного хранения и описей дел по личному составу за соответствующий период и утверждения их руководителем. 

Глава 3. Передача дел на архивное хранение

3.1 Подготовка и передача дел в архив

Подготовка исполненных  документов к последующему хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Основная цель хранения документов – это создание условий  для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда Российской Федерации.

Подготовка исполненных  документов к хранению включает:

-экспертизу ценности документов;

-оформление документов, сдаваемых в архив;

-составление описи документов постоянного и долговременного хранения;

-обеспечение сохранности дел;

-передачу дел в архив.

Все дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительное оформления.  При оформлении  должна быть проделана  следующая работа:

Документы в деле переформировывают  и располагают в хронологическом  порядке;

Нумеруют листы дела в правом верхнем углу (простым карандашом или нумератором);

В конце дела подшивают  заверительный лист, в котором  указывают количество листов в деле;

На наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составляют внутренние описи дел (если они не были составлены ранее) и подшивают их в начале дела, потом их переплетают в дело.   На обложке дела дополнительно указывают количество листов (согласно заверительному листу), срок хранения дела. Уточняют заголовок и крайние даты дела.

Опись представляет собой  архивный справочник, содержащий наименования единиц хранения. Она предназначена  для систематизации и учета документов в делопроизводстве и архиве.

Опись составляется на документы  одного года.  Дела в описи располагаются  по степени важности.  На дела с  документами постоянного хранения и со сроками хранения более 10 лет  составляются отдельные описи.

В зависимости от объема документооборота в организации, могут  составляться как общие описи  дел, так и описи на дела каждого  структурного подразделения. Описи  дел структурных подразделений  согласовываются с руководителем  службы делопроизводства организации, экспертной комиссией и утверждается руководителем структурного подразделения.

Опись составляется в трех экземплярах. Первый остается в структурном  подразделении, второй передается в  архив организации вместе с делами, третий подшивается  к протоколу  экспертной комиссии.

Все дела, подготовленные на архивное хранение, делят на две  группы: дела по основной (производственной) деятельности организации и дела по личному составу.   На каждую группу дел составляются описи (опись №1 – для основной деятельности и опись № 2 – для дел по личному составу).

В опись дел по основной деятельности организации включаются: устав (учредительный договор); свидетельство  о государственной регистрации; документы о правах на имущество, находящееся на балансе; положение  о филиалах; финансовая отчетность; протоколы общих собраний правления; акты ревизий и проверок; внутренние документы организации; приказы  по основной деятельности; годовые  планы и другие документы (по усмотрению правления).