Подготовка и передача дел в архив организации

В описи по личному составу  указываются: книга учета сотрудников (при ее ведении); приказ по личному  составу; личные дела или личные карточки; лицевые счета по заработной плате; трудовые книжки.

На документы, подлежащие уничтожению, составляется акт. В акте указываются наименование отдельных  документов или  дел и их количество.    Законодательством Российской Федерации установлено создание ведомственных архивов для временного хранения документов организаций. Понятие «ведомственный архив» довольно широко. Сюда относятся и центральные архивы министерства, и архив подведомственной организации, и специально выделенное помещение или шкаф для хранения документов. ГОСТ  Р  51114-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дает следующее определение: ведомственный архив – это часть государственного Архивного фонда Российской Федерации, однако не входящая в систему государственной архивной службы.

Ведомственные архивы исполняют  роль связующего звена между организацией и государственным архивом.

На хранение в ведомственный  архив поступают:

-законченные делопроизводством документы, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений или подчиненных ему учреждений;

-фонды ликвидированных организаций и предприятий;

-входивших в систему учреждения, а также их предшественников (постоянного срока хранения и по личному составу);

-документы, необходимые в практической деятельности (со сроком хранения свыше 10 лет);

-личные фонды деятелей науки, техники, литературы, искусства и наиболее выдающихся наворотов производства, работавших в данном учреждении или подчиненных ему учреждениях;

-служебные и ведомственные издания;

Страховой фонд особо ценных документов в виде микрофильмов или  других копий;

3.2.Научно – справочный аппарат к документам архива.

Передача дел из структурного подразделения в ведомственный  архив осуществляется в соответствии с графиком, составленным архивом. График приема – передачи дел согласовывается  с руководителями структурных подразделений  и утверждается руководителем предприятия. Дела в ведомственный архив доставляется сотрудниками структурного подразделения, сдающего документы.

Прием – передача дел  в архив производится работниками  службы  делопроизводства и архивистом. Дела постоянного срока хранения  и сроком более 10 лет должны приниматься работником архива в присутствии ответственного должностного лица структурного подразделения, сдающего документы по описям.

После приема дел на всех трех экземплярах описи против каждого  дела ставится отметка о его наличии.

В конце каждого экземпляра описи делают заверительную надпись.  В ней указываются (цифрами и  прописью): количество фактически принятых  в архив дел, номера отсутствующих  дел, дата приема – передачи, а также  подписи участников приема – передачи дел.

Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в  архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

        По завершению курсовой работы можно сделать некоторые выводы.

Экспертиза ценности документов проводится на основе действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и ДОУ.

Передачей в архив организации  дела постоянного и длительного  срока хранения должны быть оформлены  и вписаны в специальных учетных  формах (описях).

Архивы являются самой  ценной частью социальной памяти, так  как они долговечны, специально для  хранения документов и концентрирует  информацию данного учреждения. Иначе  говоря, архивы реализуют важнейшую  функцию – обеспечивают долговременную память документов.

В процессе написания курсовой работы было систематизировано знанения по организации экспертизы ценности документов передачи дел на архивное хранение.

Были освоены поставленные задачи:

-дано понятие название экспертизы ценности документов;

-характеризованы критерии экспертизы ценности документов;

-определен состав документов, подлежащих к передаче в архив;

-установлен порядок передачи документов в архив на постоянное хранение.

Курсовая работа помогла  разобраться в организации, проведение и самое главное в значимости экспертной комиссии. А так же точно  изучить процесс передачи дел  в архив на постоянное и временное  хранение.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 1

 

 

Форма внутренней описи документов дела

 

 

 

 

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

 

документов ед. хр. N ______________

 

N   п/п	Индекс    документа	Дата     документа	Заголовок документа	Номера      листов ед. хр.	При-   меча-  ние
1	2	3	4	5	6

 

 

Итого ___________________________________ документов.

                 (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи __________________________.

                                          (цифрами и прописью)

 

Наименование должности  лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела                   Подпись      Расшифровка  подписи

 

Дата

 

                                                       

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 2

Форма листа – заверителя

ЛИСТ – ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №____________

В деле подшито и пронумеровано________________________ (цифрами и прописью)_____________________________________________ лист (ов),

в том числе: литерные листы_________________________________________;

пропущенные номера________________________________________________

+ листов внутренней описи___________________________________________

Особенности физического  состояния и формирование дела	Номера листов
1	2

 

 

Наименование должности лица,

составившего заверительную надпись

Дата       Подпись  Расшифровка подписи

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 3

Форма обложки дела

__________________________________________________ Ф.№

__________________________________________________ Оп.№

__________________________________________________ Д.№

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

(наименование вышестоящей  организации, организации и структурного  подразделения)

ДЕЛО№_______ Том ____________

______________________________________________________________

______________________________________________________________

(заголовок дела)

_______________

дата (крайние даты)

На______листах

Хранить________

Ф. ___________

Оп. __________

Д. ___________

¹