Понятие и принципы организации документооборот

Файлы документов, прикрепляемые к РК при регистрации, могут быть защищены сертифицированными средствами ЭЦП.

Таким образом, регистрация документов в САДД позволяет  сократить затраты времени на регистрацию документов, вводить больше сведений о документе и при необходимости связывать РК с электронной версией документа.

 

4. Информационно-справочная работа

 

Регистрация позволяет  сформировать банк данных о документах организации (информационно-справочный массив), на основе которого может быть создана информационно-поисковая система (ИПС).

С помощью ИПС  в любой момент можно установить, где, кого и на какой стадии исполнения находится или хранится документ, а также найти документы, содержащие определенные сведения.

При традиционной карточной форме регистрации  информационно-справочные массивы  состоят из справочных картотек, в  которых РК расположены по определенным группам (рубрика). Систематизацию могут  проводить, например, по хронологическому принципу (датам поступления, отправки и исполнения), структурному принципу (рубрики картотеки соответствуют структуре организации), номинальному принципу (рубрики – наименование видов документов: приказов, распоряжений и т.д.), корреспондентскому принципу (рубрики — определенные корреспонденты или их группы) и т.д. Чаще всего при построении картотек сочетают несколько принципов.

Картотеки передают на хранение в архив организации  вместе с документами за соответствующий  год.

Возможности поиска нужного документа и связанной с ним информации значительно расширяются при использование САДД.

В САДД поиск  документов может осуществляться:

• по значению и сочетанию любых реквизитов РК;
• по текстам документов, файлы которых связаны с РК (полнотекстовый поиск);
• для целых групп документов за определенный период времени.

При необходимости  сложный поисковый запрос может  быть сохранен и использован неоднократно. Возможен просмотр структуры (дерева) взаимосвязанных документов, что  позволяет в сложных случаях  легко разбираться в ситуации и истории вопроса.

Кроме того, как  уже указывалось ранее, САДД позволяет  создавать единые информационно-справочный массив документов и ИПС организации  при децентрализованной форме регистрации  документов в данной организации.

 

5. Контроль исполнения документов

Контроль за исполнением принятых управленческих решений, в том числе и зафиксированных  в документной форме, — важная функция управления организацией.

Контроль исполнения документов — совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

В ГОСТ Р 6.30-2003 и  других нормативно-методических документах по делопроизводству использован термин «контроль исполнения документов». В утвержденных в 2005 г. нормативных  документах, регламентирующих деятельность федеральных органов исполнительной власти, содержатся термины: «контроль исполнения поручений», «контроль за исполнением поручений», «контроль за рассмотрением поступивших в федеральный орган исполнительной власти обращений». Новая редакция терминов правомерна, так как исполнению подлежат именно поручения, а обращения граждан не «исполняются», а рассматриваются.

Поручения могут  содержаться в документах (например, приказах, распоряжениях, письмах вышестоящих  организаций) или в резолюции  руководителя на документе. Кроме того, в некоторых организациях поручения считают особым видом документов и оформляют на бланках поручений.

Цели контроля исполнения документов — содействие качественному и своевременному выполнению решений руководства  организации и структурных подразделении, а также получение информации для оценки эффективности деятельности/ должностных лиц и подразделений организации.

Основные направления  контроля:

• контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов и данных поручений;

• контроль своевременности выполнения документов;

• контроль соответствия формы создаваемых документов требованиям нормативных актов.

Контроль «по  существу» входит в должностные  обязанности руководителей всех уровней. При большом объеме контрольных  документов в организации создают  специальное контрольное подразделение (самостоятельное или в составе службы ДОУ);

Контролирует сроки исполнения, а также правильное, т.е. соответствующее нормативным требованиям, оформление документов служба ДОУ.

Руководители  подразделений и исполнители  несут ответственность за полноту и своевременность исполнения документа, а работники, готовящие проекты документов, — за правильность использования форм, бланков, составление и оформление проектов.

Задачи контроля исполнения:

• проверка сроков исполнения;

• регулирование хода исполнения документов;

• учет и анализ результатов исполнения документов по отдельным структурным подразделениям и организации в целом, информирование руководителей о результатах проведенного обобщения и анализа.

Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными, их исчисляют в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших из других организаций с даты их поступления.

Типовые сроки  исполнения устанавливают законодательные  акты и нормативные документы государственных органов управления, ведомственные подзаконные акты. В организациях для определенных групп документов могут быть установлены типовые сроки исполнения, не указанные в законах и подзаконных нормативных актах. На документы с типовыми сроками исполнения составляют «Перечень документов с типовыми сроками исполнения», который является приложением к инструкции по делопроизводству организации.

Индивидуальные  сроки устанавливают вышестоящие  организации или руководитель в  тексте документа либо в резолюции. Изменить срок исполнения можно только по указанию организации или руководителя, установивших этот срок.

Текущий контроль осуществляется путем ежедневной подготовки и предоставления руководству сведений о документ» с истекшими сроками  хранения.

Предупредительный контроль — своевременное (за 3-5 дней) предупреждение работников о приближении сроков исполнения документов. Это может быть сделано в устной форме или путем направления письменного напоминания.

Документ считают  исполненным и снимают с контроля после выполнения всех установленных в нем заданий и информирования об этом всех заинтересованных организаций и лиц.

Снять документ с контроля после его исполнения может лишь должностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель. Отметку о снятии с контроля проставляют в левом нижнем углу документа, а также в его РК.

Итоговый контроль состоит в обобщении и анализе  данных исполнения документов в организации. Он ведется путем периодического составления (обычно ежемесячно, ежеквартально  и ежегодно) сводки итогового контроля, представленной на рисунке 5.

 

Подразделения, исполнители	Исполнено документов				Оставлено документов на исполнение
	Всего	В срок	С нарушением срока	Причины нарушения  срока	Срок не наступил	С продлением срока	Без продлением срока

Рисунок 5 –  «Примерная форма сводки итого контроля».

 

Наиболее характерные  причины несвоевременного исполнения документов:

• слишком высокая степень централизации полномочий;
• перегрузка отдельных руководителей и исполнителей;
• недисциплинированность работников;
• установленные нереальные сроки исполнения;
• неэффективная система организации документооборота.

Причины нарушения сроков исполнения анализируют. Результаты анализа используют для совершенствования деятельности организации в целом и работы отдельных структурных подразделений, повышения исполнительской дисциплины оптимизации подготовки документов и документооборота.

Технология  контроля исполнения документов службой  ДОУ при журнальной и традиционной картонной формах регистрации состоит  в:

• постановке документов на контроль, при этом на верхнем поле контрольных документов и в регистрационной форме (журнал. РК) проставляют отметку о контроле — «К»;
• направлении карточки контролируемого документа исполнителю;
• формировании картотеки РК контрольных документов и ее ежедневном просмотре;
• устном или письменном напоминании исполнителю о приближении срока исполнения документов;
• получении информации о ходе и результатах исполнения и записи ее в РК;
• снятии документа с контроля (с типовыми сроками – самостоятельно, с индивидуальными – по указанию должностного лица, ответственного за контроль исполнения документа);
• составлении текущих и итоговых отчетов (сводок) по исполнению документов.

При введении в  РК плановой даты исполнения происходит его автоматическая постановка на контроль. На контроль может быть поставлено исполнение как отдельных резолюций, так и документа а целом. РК контрольного документа и сама резолюции выделяются определенным визуальным признаком.

Система позволяет  автоматически формировать и  рассылать по локальной сети напоминания исполнителям о приближении срока выполнения.

Для контрольных  документов и резолюций автоматически  отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются документы с  истекшими срока ми исполнения. Система  способна автоматически формировать сводки об исполнении контрольных документов, при этом периодичность и форму итоговой сводки определяет руководитель.

Кроме того, руководитель организации, обладая в САДД правом неограниченного доступа к документам, имеет возможность в режиме “on line” оценивать объем и результативность исполнительской деятельности всех должностных лиц и всех подразделений организации.

 

 

Заключение

Под документооборотом  понимается движение документов на предприятии, в учреждении с момента их получения  или создания до завершения исполнения или отправки.

Основными принципами организации документооборота являются следующие:

прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить  время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке  документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т. д.);

каждое перемещение  документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;

порядок прохождения  и процессы обработки основных видов  документов должны быть единообразными.

Иначе говоря, основная задача организации документооборота — прямоточность в движении документов, однократность и единообразие их обработки.

По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов (практики называют эти документы соответственно входящими, исходящими и внутренними документами).

Основными характеристиками потоков, которые учитываются при  организации документооборота, являются:

объем потока, который  определяется количеством документов, проходящих через канцелярию (секретаря-референта) за год, полугодие или квартал;

структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими классификационными признаками;

режим потока, который  определяется периодичностью движения документов через канцелярию (секретаря-референта).

Учет объема документооборота осуществляется с  целью получения данных для расчета  штатной численности персонала  делопроизводственной службы, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работой с документами.

Для оптимизации  маршрутов движения различных категорий документов (входящих, исходящих, внутренних; приказов по основной деятельности и личному составу, писем и предложений граждан; заявок; рекламаций и т. д.), разрабатываются маршрутные схемы. Схемы документооборота включаются в Инструкцию по документационному обеспечению управления в качестве неотъемлемого приложения.