Понятие и виды кадровых документов

 

 

 

 

 

Введение 
          Вся управленческая деятельность любой организации обязательно документируется. Но особенно строго следует подходить к документированию трудовых правоотношений. Правильность составления и оформления кадровой документации, напрямую влияющая на ее юридическую силу, касается каждого гражданина лично.

Распорядительная деятельность органов управления включает, помимо прочих полномочий, решение вопросов подбора и расстановки кадров, приёма граждан на работу, перевода на другую работу и увольнения. Документы, создаваемые при оформлении приёма, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют кадровую документацию. Это – приказы  по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а  также все документы, входящие в личное дело.

Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются  сведения, необходимые для осуществления  гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д. Они  участвуют в регулировании взаимоотношений  между сторонами трудовых правоотношений и определяют их полномочия, права  и обязанности. Поэтому изучение состава кадровой документации актуально  в современных условиях.                 

 

1. Понятие и виды кадровых документов

  Под кадровой документацией имеются в виду документы, которые регламентируют порядок использования работодателем наемного труда, регистры учета рабочего времени, документы, отображающие факты принятия на работу, увольнение с работы, предоставления отпуска, направления в командировку и тому подобное.

  Документы, оформляемые кадровой службой предприятия, относящиеся к кадровому делопроизводству, подразделяются на: 
    - распорядительные документы по личному составу; 
    - учетные документы по кадрам (персоналу).

  К распорядительным документам по личному составу относятся приказы (распоряжения) руководителя предприятия о:

    - приеме, переводе и увольнении работников; 
    - предоставлении отпусков; 
    - поощрениях и взысканиях; 
    - внесении изменений в трудовую книжку (изменение фамилии, записей и   т. д.). [1]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Состав и порядок оформления приказов

  В соответствии с правилами оформления деловых документов текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

  В констатирующей части излагаются цели и задачи приказываемых действий и основания для издания приказа.

  Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии, имени и отчества работника, должности (с указанием ученой степени, звания, специальности, разряда), наименования структурного подразделения, даты вступления в силу этим пунктом приказа (если она не совпадает с датой регистрации приказа). Следовательно, излагается содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ.

 После распорядительной части в приказе приводится ссылка на документ, который служил основанием для издания приказа (например, заявление, справка, медицинское заключение и т. д.).

 Приказы могут оформляться на отдельных листах (формат А4), которые подшиваются в специальные папки. Рукописные приказы заносят в специальные книги приказов по кадрам. Эти книги нумеруют, прошнуровывают и удостоверяют подписью руководителя и печатью предприятия.

 Кадровые приказы могут быть индивидуальными, т. е. содержать информацию лишь об одном работнике, или групповыми, если на предприятии в течение одного дня издается большое количество приказов по кадрам.

 Приказы оформляются в двух экземплярах. Один остается в отделе кадров, другой — передается в бухгалтерию предприятия.

 Каждый пункт кадрового приказа должен быть сформулирован в соответствии с требованиями КЗоТ. [2]

         Приказом Министерства статистики Украины от 09.10.95 г. № 253 "Об утверждении типовых форм первичного учета" утверждены следующие типовые формы приказов:   

-№ П-1 - Приказ (распоряжение) о приеме на работу; 
   -№ П-5 - Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу; 
   -№ П-6 - Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска; 
   -№ П-8 - Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора.

 Приказ о приеме на работу (№ П-1) применяется для учета принятых на работу работников и оформляется в отделе кадров на всех работников.   

Завизированный начальником  отдела кадров или лицом, ответственным  за принятие на работу, проект приказа  в определенных случаях является пропуском в цех (отдел) для ознакомления с условиями работы. Согласие работника  с условиями труда, отметки о  прохождении инструктажа по технике  безопасности, противопожарному минимуму и другие отметки по необходимости  проставляются на обратной стороне  приказа. Подписанный руководителем  предприятия (организации) приказ объявляется  работнику под расписку, на основании  которого сотрудник отдела кадров заполняет  личную карточку и делает соответствующие  записи в трудовой книжке, а бухгалтерия  открывает лицевой счет или аналогичный ему документ.   

Приказ о переводе на другую работу (№ П-5) применяется при  оформлении перевода работника из одного цеха (отдела, участка) в другой и  оформляется сотрудником отдела кадров в двух экземплярах, один из которых хранится в отделе кадров, а второй передается в бухгалтерию  предприятия. Приказ визирует начальник  цеха (отдела, участка) предыдущего  и нового места работы и подписывает  руководитель предприятия (организации), после чего отдел кадров делает отметки  в личной карточке, трудовой книжке и других документах. На обратной стороне  приказа делаются отметки о несданных  материальных и других ценностях, которые  учитывались (числились) за работником по предыдущему месту работы.

Приказ о предоставлении отпуска (№ П-6) применяется для  оформления ежегодного и других видов  отпусков, которые предоставляются  работнику в соответствии с действующим  законодательством, коллективным договором, контрактом, графиком отпусков. Данный приказ оформляется в двух экземплярах  и подписывается начальником (мастером) цеха (отдела, участка) и руководителем  предприятия (организации), один экземпляр  приказа остается в отделе кадров, а второй передается в бухгалтерию. На основании приказа о предоставлении отпуска сотрудник отдела кадров делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия делает расчет отпускных. При предоставлении отпуска без оплаты рядом с  указанием количества дней отпуска  делается отметка "без оплаты".

Приказ о прекращении  трудового договора (контракта) (№  П-8) применяется при увольнении работника. Он оформляется сотрудником отдела кадров в двух экземплярах и подписывается  начальником (мастером) цеха (отдела, участка) и руководителем предприятия (организации). Один экземпляр приказа остается в отделе кадров, а второй передается в бухгалтерию. На основании приказа о прекращении трудового договора бухгалтерия осуществляет расчет с работником.

Применение вышеуказанных  форм приказов желательно и удобно, однако не обязательно.

В основном на предприятиях в настоящее время приказы  оформляются на отдельных листах (формата А4) и подшиваются в  специальные папки, а в рукописном виде - в специальные книги приказов по кадрам (обычно такие приказы  имеют индекс "к"), оформленные  в установленном порядке, пронумерованные, прошнурованные, подписанные руководителем  и заверенные печатью предприятия.

Приказы по кадрам могут  издаваться как индивидуальные, так  и групповые, если на предприятии  в течение одного дня издается большое количество приказов по кадрам. Принцип построения параграфов в  групповых приказах следующий: сначала  располагаются приказы о приеме на работу, затем о переводах, предоставлении отпусков,  увольнении и другое (например, об изменении фамилии и т.п.).

Все оригиналы приказов по личному составу накапливаются  и хранятся в отделе кадров (службе управления персоналом) или у лица, уполномоченного приказом директора  вести кадровое делопроизводство. Все  изданные приказы по личному составу  предприятия заносятся в книгу  регистрации приказов в хронологическом  порядке. Образец такой книги  регистрации приказов и порядок  ее ведения приведен в письме Минтруда от 19.10.2005 г. № 09-487.

Как приказы, так и книга  регистрации приказов являются документами  постоянного хранения и по окончании 75-летнего срока хранения в архиве предприятия должны быть переданы в  государственный архив. Такой же порядок соблюдается и при  ликвидации предприятия. Сроки хранения документов указаны в Перечне  типовых документов, которые создаются  в деятельности органов государственной  власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и  предприятий, с указанием сроков хранения документов, утвержденном приказом Главного архивного управления при  КМУ от 20.07.98 г. № 41.

 

3.  Учетные кадровые документы

К учетным документам по кадрам (персоналу) предприятия относятся: 
    - личная карточка; 
    - личное дело; 
    - штатно-должностная книга; 
    - алфавитная книга; 
    - алфавитные карточки; 
    - книга учета бланков трудовых книжек; 
    - книга учета движения трудовых книжек; 
    - график отпусков; 
    - книга (журнал) учета отпусков.

Личная карточка по форме  № П-2 ведется на всех работников предприятия и заполняется на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документа об окончании  учебного заведения (при этом все  записи делаются без сокращений). На лицевой стороне карточки указываются  полное наименование предприятия, пол  работника, номер личной карточки, табельный  номер, а в графе "алфавит" - начальная буква фамилии работника. Личные карточки комплектуются в  соответствии со штатным расписанием  по структурным подразделениям, а  внутри структурного подразделения - по фамилиям работников в алфавитном порядке. Записи в личной карточке заверяются подписями работника. Как следует  из письма Госкомстата от 24.06.2005 г. № 14/1-2-25/58 форма № П-2 является обязательной как для юридических лиц, так  и для физических лиц-предпринимателей.

Личное  дело ведется на руководителей, специалистов и материально ответственных лиц предприятия и состоит из следующих частей: 
    - описи документов; 
    - заявления о приеме на работу; 
    - приказа о приеме на работу (копии); 
    - личного листка по учету кадров; 
    - автобиографии; 
    - копий документов об образовании; 
    - копий свидетельств о рождении детей; 
    - копии трудового контракта и т. д. 
           По мере издания приказов они накапливаются в личном деле в хронологическом порядке. Личные дела работников хранятся как секретные документы предприятия. К ним могут иметь доступ только определенные должностные лица, круг которых ограничен и определяется распоряжением директора предприятия.

Штатно-должностная книга  ведется на основании штатного расписания предприятия для отслеживания вакантных  должностей и, как правило, заполняется  карандашом.

Алфавитная книга ведется  на всех работников предприятия с  указанием Ф.И.О работников предприятия  в алфавитном порядке, места работы и должности, а также номеров  всех приказов по каждому работнику.

Алфавитные карточки по форме  № П-3, которые оформляются на каждого работника на крупных  предприятиях с целью облегчения работы отдела кадров (службы по работе с персоналом) с картотекой.

Книга учета бланков трудовых книжек (и вкладышей) по форме №  П-9, в которую вносятся все операции, связанные с получением и использованием бланков трудовых книжек.

Книга учета движения трудовых книжек по форме № П-10, в которой  регистрируются все трудовые книжки и вкладыши к ним, принятые от работников при трудоустройстве, а также  вновь выданные трудовые книжки и  вкладыши к ним. Кроме того, в этой книге указываются данные о выдаче трудовых книжек работникам при их увольнении, причем при такой выдаче работники должны поставить подпись  и дату получения трудовой книжки.

График отпусков, который  на основании ст. 10 Закона Украины  от 15.11.96 г. № 504/96-ВР "Об отпусках" должен составляться в начале года на каждом предприятии для предоставления основных и дополнительных отпусков.

Книга (журнал) учета отпусков, который на основании ст. 10 Закона Украины от 15.11.96 г. № 504/96-ВР "Об отпусках" должен вестись на каждом предприятии, с указанием в ней номера приказа, на основании которого работник отправляется в отпуск, вида отпуска, а также даты начала и окончания отпуск. [3]

 

 

 

 

 

4. Изменение кадровой документации при смене Ф.И.О. работника

Статьей 28 ГКУ предусмотрено, что физическое лицо приобретает права и обязанности и осуществляет их под своим именем.

Основания, по которым физическое лицо вправе принять такое решение, могут быть различными. Стремление к перемене имени, отчества или фамилии  может быть вызвано неблагозвучием, трудностью произношения, неудачным  сочетанием имени, отчества и фамилии, желанием носить имя в соответствии с национальными традициями и регистрацией либо расторжением брака.

Работодатель обязан совершить определенную процедуру действий, связанную с изменением персональных данных работника. При смене имени (Ф. И. О.) работника работодателю в обязательном порядке нужно:

– внести изменения в трудовую книжку (осуществляются по основному  месту работы), трудовой договор, другие документы, если они ведутся предпринимателем;