Порядок передання справ до архівного підрозділу

 

 

Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України

НАЦІОНАЛЬНИЙ АВІАЦІЙНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

Гуманітарний інститут

Кафедра історії та документознавства

 

 

____________

                                                                                                      дата захисту

 

 

 

ПОРЯДОК ПЕРЕДАННЯ СПРАВ ДО АРХІВНОГО ПІДРОЗДІЛУ

 

 

 

Курсова робота

студентки 221 групи ГМІ

напрям підготовки 6.020105

«Документознавство

та інформаційна діяльність»

Стадник Юлії Ігорівни

 

Науковий керівник:

кандидат історичних наук, доцент

кафедри історії та документознавства,

Юрченко Віталіна Олександрівна

 

 

 

Київ 2012

ЗМІСТ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВСТУП

Завершальним етапом роботи з документами в діловодстві є обробка справ для їх подальшого зберігання і використання. Вона включає проведення експертизи наукової та практичної цінності документів, оформлення справ, складання опису на справи постійного і тимчасового термінів зберігання.

У результаті діяльності організацій, підприємств та установ створюються документи, що мають різне наукове і практичне значення. Значна частина їх несе в собі інформацію разового характеру. Після використання цієї інформації в оперативних цілях такі документи втрачають значення і подальше їх зберігання недоцільне. Проте деякі документи зберігають своє значення протягом багатьох років. Вони містять цінну для наукових і практичних цілей інформацію. Такі документи повинні зберігатися постійно.

Актуальність курсової роботи полягає в тому, що будь-який документ, строк зберігання якого вичерпався, може знову знадобитися після закінчення роботи з ним. Для того, щоб знаходження потрібного документа не становило для працівника жодних проблем, була розроблена приблизна система організації зберігання документів в організації. Дотримання всіх правил дозволяє не тільки не втратити, але легко й оперативно знайти важливий документ.

У своїх працях порядку передання справ до архівного підрозділу приділяли увагу такі спеціалісти в галузі діловодства, як: Сельченкова С.В., Скібіцька Л.І., Палеха Ю.І., Беспянська Г.В., Блощинська В.А., Діденко А.Н. та інші.

Мета роботи - дослідити процеси підготовки справ до передання їх на архівне зберігання.

Реалізація цієї мети зумовила необхідність вирішення таких взаємопов’язаних завдань:

- визначити терміни зберігання документів в установі;

- розкрити значення експертного оцінювання документів;

- охарактеризувати процес оформлення справ;

- описати складання описів справ.

Методи дослідження. У процесі написання курсової роботи було застосовано такий метод емпіричного дослідження, як опис, що полягає у фіксуванні результатів досліду за допомогою певних систем позначень, які прийняті у науці. Також використано загальнологічні методи, а саме аналізу і синтезу.

Об’єктом дослідження є систематизація документів в структурних підрозділах установи.

Предметом дослідження є оперативне зберігання та використання документів у діловодстві, організація передавання документів на архівне зберігання.

Структура роботи. Курсова робота складається зі вступу, двох розділів, висновків, списку використаних джерел. Список використаних джерел становить 20 найменувань. Обсяг основного тексту – 28 сторінок, повний обсяг роботи – 30 сторінок.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

РОЗДІЛ 1

ОРГАНІЗАЦІЯ ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ В УСТАНОВІ

1.1. Оперативне зберігання документів

У поняття «діловодство», крім документування інформації та організації документообігу, також входить зберігання і використання документів у поточній діяльності підприємства.

Даний вид зберігання називають оперативним (або поточним), при цьому оперативне зберігання можна поділити на два підвиди:

- зберігання документів у процесі їх виконання;

- зберігання виконаних документів.

Іншими словами, під оперативним зберіганням розуміється процес, що здійснюється протягом практичного використання документів до проведення експертизи цінності та передачі документів на архівне зберігання.

Документи під час їх виконання зазвичай зберігаються у виконавця, для чого заводяться спеціальні папки з такими написами: «На виконанні», «Терміново», «Для колегії», «На відправку», «На узгодження», «На підпис» і так далі. На кожній папці вказують прізвище виконавця та його телефон. Після закінчення робочого дня папки прибирають в сейф, шафу або стіл. Після закінчення роботи з документом він передається для включення у справу. [18]

Виконані документи повинні формуватися у справи відповідно до номенклатури справ. При цьому справи з моменту їхнього заведення і до передачі в архів організації повинні зберігатися за місцем їх формування.

Говорячи про зберігання документів, необхідно відзначити, що організація їх зберігання повинна забезпечувати збереження документів і справ, а також зручність їх використання.

Порушуючи питання оперативного зберігання, можна звернути увагу на наступну тенденцію: в останні час поряд із зберіганням документів (на папері), сформованих у справи, багато організацій стали застосовувати й електронні сховища. Створення даних сховищ дозволяє полегшити використання документів в поточній діяльності, так як роботу з документом можуть виконувати кілька співробітників одночасно, а доступ до документа здійснюється протягом декількох секунд у відповідності з правами співробітника. З цього можна зробити висновок, що використання електронних сховищ документів дозволяє підвищити оперативність виконання завдань і посадових обов'язків.

1.2. Терміни зберігання документів

Терміни зберігання документів в установі встановлюються на підставі:

- нормативних документів: типових і відомчих (галузевих) переліків документів;

- шляхом експертної оцінки документів, яка проводиться експертною комісією установи.

Основним нормативним актом, що визначає терміни зберігання документів в установах, є Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ і організацій, із зазначенням термінів зберігання документів, затверджений наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.1998 і зареєстрований в Міністерстві юстиції України за № 576/3016. [1]

Терміни зберігання документів у конкретному закладі залежать і від того, до якого списку установ державним архівом віднесено цю установу.

Відповідно до нормативних документів з архівної справи можна виділити дві основні категорії установ:

- установи, в діяльності яких утворюються документи Національного архівного фонду (далі - НАФ);

- установи, в діяльності яких не утворюються документи НАФ.

Рішення про віднесення закладу до відповідної категорії приймає державний архів, у зоні комплектування якого знаходиться установа. Це рішення приймається архівом на підставі експертизи цінності документів установи, з урахуванням ролі і місця установи (фондоутворювача) в галузі і так далі.

Установи, віднесені до першої групи, у встановленому порядку через певний час передають свої основні види організаційно-розпорядчої, фінансової, бухгалтерської, планової документації на постійне зберігання до державних архівів, а установи, віднесені до другої категорії, цю документацію постійно зберігають у своїх відомчих архівах (архівних підрозділах). Слід зазначити, що документація по особовому складу, в т.ч. про заробітну плату до державних архівів установами не передається (крім випадків їх повної ліквідації без правонаступників).

Значна ж частина документів після закінчення строків, встановлених переліками документів, після проведення експертизи цінності документів виділяється до знищення.

Отже, можна виділити три основні види строків зберігання документів, що утворюються в установах:

- постійний;

- тривалий (понад 10 років);

- тимчасовий (до 10 років включно).

 

 

 

 

 

 

РОЗДІЛ 2

ЕТАПИ ПІДГОТОВКИ ПЕРЕДАННЯ ДОКУМЕНТІВ ДО АРХІВУ

2.1. Експертиза цінності документів та діяльність експертних комісій

Жодне суспільство не в змозі зберігати всю створювану ним документацію в повному обсязі, оскільки зберігання документів пов’язане зі значними матеріальними витратами. Окрім того, більшість документів втрачають свою цінність і практичне значення через певний період часу, і подальше їх зберігання є недоцільним. З огляду на зазначене здійснюється експертиза цінності інформації, що міститься в документах. [17]

 Експертиза цінності документів -  це вивчення документів на основі принципів і критеріїв їх цінності для визначення строків зберігання й відбору на державне зберігання. [2]

Після визначення цінності документів вони можуть бути знищені або залишені на тимчасове, тривале або постійне зберігання.

Основними принципами експертизи цінності документів є:

- об'єктивність -- оцінювання документів на основі неупередженого підходу;

- історизм - урахування особливостей часу і місця створення документів, загальноісторичного контексту;

- всебічність і комплексність - вивчення відповідних документів з урахуванням їх місця в комплексі інших документів.

Експертиза цінності документів проводиться за такими групами критеріїв:

- походження - функціонально-цільове призначення юридичної особи (фондоутворювача), значення фізичної особи (фондоутворювача) в житті суспільства, час і місце створення документа;

- зміст - значущість інформації, що міститься в документі (унікальність і типовість), її повторюваність в інших документах, вид документа, оригінальність;

- зовнішні ознаки - форма фіксації та передавання змісту, засвідчення й особливості оформлення документа, стан його збереженості.

З метою організації проведення експертизи цінності документів у всіх установах створюються експертні комісії (далі - ЕК), що діють відповідно до Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного та комунального підприємства, установи та організації та Примірного положення про експертну комісію об'єднання громадян, релігійної організації, а також: підприємства, установи та організації, заснованої на приватній формі власності.

До складу ЕК, який затверджується наказом керівника установи, включають керівників служби діловодства та архіву установи, досвідчених працівників інших структурних підрозділів, добре обізнаних з документацією установи, а також фахівців відповідної державної архівної установи (архівного відділу міської ради) за їх згодою. Головою ЕК призначають, як правило, заступника керівника установи, а секретарем - керівника архіву установи чи особу, відповідальну за архів.

Рішення ЕК оформляються протоколом, який підписує голова або його заступник та секретар комісії, і набувають чинності з моменту затвердження протоколу засідання ЕК керівником установи.

Основними завданнями ЕК є:

- прийняття рішення про схвалення та подання до ЕПК державного архіву або ЕК архівного відділу райдержадміністрації (міської ради) проектів таких документів: описів справ постійного зберігання, описів справ з особового складу, номенклатур справ, інструкцій з діловодства, положень про служби діловодства, архівні підрозділи та експертні комісії, анотованих переліків унікальних документів НАФ, актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, актів про вилучення документів з НАФ;

- організація і проведення спільно зі службою діловодства та архівом установи щорічного відбору документів для подальшого зберігання або знищення;

- контроль за організацією документів у діловодстві установи;

- визначення строків зберігання документів, що не передбачені чинними переліками документів зі строками зберігання, та подання пропозицій на розгляд та погодження ЕПК відповідного державного архіву (ЕК вищого рівня).

Окрім того, ЕК має право:

- контролювати дотримання структурними підрозділами, окремими працівниками, відповідальними за організацію документів у діловодстві, архівних вимог щодо розроблення номенклатур справ, формування справ, експертизи цінності документів, упорядкування та оформлення документів;

- вимагати від структурних підрозділів розшуку відсутніх документів НАФ, документів тривалого зберігання, у т.ч. з особового складу, та надання письмових пояснень у випадках втрати цих документів;

- одержувати від структурних підрозділів відомості та пропозиції, необхідні для проведення експертизи цінності документів та визначення строків їх зберігання;

- заслуховувати на своїх засіданнях керівників структурних підрозділів про хід підготовки документів до архівного зберігання та забезпечення збереженості документів, про причини втрати документів;

- запрошувати на засідання як консультантів та експертів фахівців структурних підрозділів, а в разі необхідності - працівників відповідної державної архівної установи (архівного відділу міської ради);