Порядок передання справ до архівного підрозділу

Акт про вилучення документів для знищення складається в двох примірниках на всі справи установи. Структурні підрозділи відбирають справи, строк зберігання яких минув, для внесення до акта і подають пропозиції керівникові архіву або особі, відповідальній за архів. [12]

Назви однорідних справ, відібраних для знищення, вносяться до акта під загальним заголовком із зазначенням кількості справ, включених до кожної групи.

Зведені описи справ та акт розглядаються ЕК установи одночасно. Акти разом з описами справ постійного зберігання та з особового складу подаються в установленому порядку на погодження ЕПК державного архіву або ЕК архівного відділу райдержадміністрації (міської ради). Погоджені акти затверджуються керівником установи, після чого установа має право знищувати документи.

Без погодження актів з відповідними архівними установами знищення документів є неприпустимим.

Справи, відібрані для знищення, передаються організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними. В актах зазначаються дата здавання документів, їх вага та номер накладної.

2.5. Передача справ до архівного підрозділу

Структурні підрозділи передають до архіву установи справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу через два роки після завершення їх у діловодстві.

Перед передаванням справ до архіву працівники структурних підрозділів повинні перевірити правильність формування документів у них, а також оформлення документів, вміщених до цих справ (наявність підписів, віз, відміток про засвідчення копій тощо). У разі виявлення недоліків у формуванні справ працівники структурних підрозділів зобов’язані усунути їх. [18]

У разі відсутності справ, що значаться в описах, здійснюється їх розшук. При негативному результаті розшуку керівник установи за поданням ЕК та архіву затверджує акт про нестачу справ, призначає службове розслідування і видає наказ про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ. Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана керівником структурного підрозділу, передається до архіву установи.

Справи передаються до архіву установи за описами справ згідно з графіком, затвердженим керівником установи. Приймання кожної справи проводиться працівником архіву установи в присутності представника структурного підрозділу, який передає документи. При цьому в кожному примірнику опису справ робляться відмітки про прийняття тієї або іншої справи. Наприкінці кожного опису справ роблять цифрами та словами відмітку про фактичну кількість справ, переданих до архіву установи, зазначають номери відсутніх справ, дату приймання-передавання справ; особи, що передавали та приймали справи, ставлять свої підписи.

Справи тимчасового зберігання можуть передаватися до архіву установи лише за рішенням її керівника в разі наявності вільних площ в архівосховищі. Передавання справ у даному випадку здійснюється за номенклатурою.

У разі ліквідації або реорганізації структурного підрозділу особа, відповідальна за ведення діловодства даного структурного підрозділу, в період проведення ліквідаційних заходів здійснює формування всіх документів у справи, оформлення справ і передавання їх до архіву установи незалежно від строків зберігання. Передавання справ проводиться за описами справ і номенклатурою.

Отже, підготовка документів до передачі в архів включає такі обов’язкові етапи:

- експертизу цінності документів;

- оформлення справ;

- складання описів справ;

- власне саму передачу справ до архівного підрозділу і забезпечення збереження документів.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВИСНОВКИ

Відповідно до мети і поставлених завдань у роботі було з’ясовано та проаналізовано: 1) терміни зберігання документів в установі; 2) значення експертного оцінювання документів; 3) процес оформлення справ; 4) складання описів справ.

Визначено, що з документами до передачі їх в архівний підрозділ установи проводять низку операцій. Спочатку визначають строки зберігання того чи іншого документа. Існує тимчасове (до 10 років включно), тривале (понад 10 років) і постійне (довічне) зберігання.

Досліджено, що до передачі справ на архівне зберігання обов’язково проводять експертизу цінності документів. Для її організації та проведення в установах та їх структурних підрозділах створюються постійно діючі експертні комісії. Проведення експертизи цінності значно полегшує поділ документів, утворюваних в установі, на групи.

За результатами експертизи цінності документів складаються описи документів постійного і тривалого термінів зберігання та акт про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню.

Охарактеризовано етапи оформлення документів. Основну увагу приділяють справам постійного та тривалого зберігання та з особового складу. Відповідно до архівних правил проводиться їх повне оформлення, що включає такі операції: пересистематизацію документів справи, нумерацію аркушів, складання (у необхідних випадках) внутрішнього опису документів справи, складання засвідчувального напису, оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи, внесення необхідних уточнень до реквізитів обкладинки справи.

Отже, передання справ до архівного підрозділу – це складний процес, який потребує комплексу знань щодо систематизації документів у структурних підрозділах установи з метою їх пошуку та використання в поточній чи подальшій діяльності.

 

 

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

1. Закон України «Про Національний архівний фонд і архівні установи» [Текст] від 13 грудня 2001 р. / Верховна Рада України // Відомості Верховної Ради України. — 2001. — № 15.
2. ДСТУ 2732:2004. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять / С. Г. Кулешов (розроб.). – Офіц. вид. – К. : Держспоживстандарт України, 2005. – ІV, 32 с.
3. Беспянська Г. В. Організація роботи з документами [Текст] : навч. посібник для дистанційного навчання / Г. В. Беспянська. – К. : Україна, 2006. – 244 с.
4. Блощинська В. А. Сучасне діловодство [Текст] : навч. посібн. / В. А. Блощинська. — Івано-Франківськ : Полум’я, 2000. — 270 с.
5. Болгова К. Н. Отбор на государственное хранение управленческих документов [Текст] : методические рекомендации / К. Н. Болгова. – М. : ВНИИДАД, 2001. – 212 с.
6. Головач А. С. Зразки оформлення документів [Текст] / А. А. Головач. – Донецьк : Сталкер, 1997. – 245 с.
7. Діденко А. Н. Сучасне діловодство [Текст] : навч. посібн. для проф.-тех. закл. освіти / Анатолій Діденко. - 3-є вид. - К. : Либідь, 2001. – 383 с.
8. Комова М. В. Діловодство [Текст] : навч. посібн. для студентів вищих навчальних закладів / Марія Комова ; Мін-во освіти і науки України, Нац. ун-т «Львівська політехніка». – Львів : Тріада плюс, 2006. – 217 с.
9. Кушнаренко Н. Н. Документоведение [Текст] : учебник / Н. Н. Кушнаренко. - 2-е изд., перераб. и доп. - К. : Знання, 2000. – 460 c.
10. Кудряєва В. А. Организация работы с документами [Текст] : учебник / В. А. Кудряєва. – 2-е вид. – М. : ЭКМОС, 2001. – 331 с.
11. Палеха Ю. І. Документаційне забезпечення управління [Текст] / Ю. І. Палеха. – К. : МАУП, 1997. – 344 с.
12. Палеха Ю. І. Організація сучасного діловодства [Текст] : навч. посібник / Ю. І. Палеха. – К. : Кондор, 2007. – 194 с.
13. Палеха Ю. І. Основні чинники впливу на вузівську підготовку документознавців [Текст] / Ю. І. Палеха. - Студії з архівної справи та документознавства, 2004. – Т. 11. – С. 168-172.
14. Палеха Ю. І. Организация общего и кадрового делопроизводства [Текст] / Ю І. Палеха. – К. : МЗУУП, 1993. – 268 с.
15. Печникова Т. В. Практика работы с документами в организации [Текст] : учебное пособие / Т. В. Печникова, А. В. Печникова. – М. : ЭКМОС, 2003. – 394 с.
16. Свердан М. Р. Основи діловодства [Текст] : навч. посіб. / Буковинський держ. фінансово-економічний ін-т. – Чернівці : Рута, 2004. – 184 с.
17. Сельченкова С. В. Діловодство [Текст] : практичний посібник / С. В. Сельченкова. — К. : Інкунабула, 2009. — 480 с. 
18. Скібіцька Л. І. Діловодство [Текст] : навч. посібн. / Л. І. Скібіцька. — К. : Центр навчальної літератури, 2006. — 224 с.
19. Хоменко М. Посібник з діловодства [Текст] : учбовий посібник / Микола Хоменко, Олена Грабарь, - 2-е вид., випр. і доп. - К. : Генеза, 2003. – 103 с.
20. Якіменко А. В. Основи документообігу та документознавства [Текст] : Виробниче видання / А. В. Якіменко. - М. : Экзамен, 2003. – 192 c.