Порядок передання справ до архівного підрозділу

Наприклад:

Накази №№ 1-45 директора ВАТ «Енергія» за 2011 рік; Статистичні звіти з праці за 2009рік (ф. № 1-Т);

Протоколи №№ 1-6 засідань науково-методичної комісії Інституту за 2011 рік (копії).

Оригінальність документів справи спеціально не обумовлюється.

Якщо у діловодстві накази з основної діяльності велися разом із наказами з особового складу, їх формують у різні справи. При цьому в заголовку номери наказів не зазначають, оскільки порядок наказів порушено. Ця особливість має бути відбита в передмові до опису.

На обкладинках справ проставляють дати документів, уміщених до них. Дата справи може не зазначатися лише на обкладинках справ, що містять річні плани та звіти, оскільки їх дати відбито в заголовках справ.

Якщо справа складається з кількох томів (частин), то на кожному з них проставляються крайні дати документів, тобто дати реєстрації (складання) найранішого і найпізнішого документів, включених до справи.

Якщо справою є журнал реєстрації наказів з основної діяльності, то її датою будуть точні календарні дати першого і останнього записів у журналі. Крайніми датами справи, що містить протоколи засідань, є дати затвердження (для документів, які затверджуються) або складання першого й останнього протоколів, уміщених до справи. Крайніми датами особової справи є дати підписання наказів про прийняття і звільнення особи, на яку заведено справу.

У разі зазначення точних календарних дат указуються число, місяць і рік. Число і рік позначають арабськими цифрами, назву місяця пишуть словами.

За наявності у справі документів (додатків, довідок, оглядів тощо), дата яких не збігається з крайніми датами справи, нижче за ці дати з нового рядка роблять запис: «У справі є документи за  рік».

Обов’язковим реквізитом обкладинки справи є відомості про кількість аркушів у справі, що проставляється на підставі засвідчувального напису справи, та строк зберігання справи (на справах постійного зберігання пишеться: «Зберігати постійно»).

На обкладинці справи проставляють її номер за описом і, за погодженням з архівом установи, номери опису та архівного фонду.

Написи на обкладинках справ мають бути чіткими, їх наносять світлостійким чорним чорнилом або пастою.

У разі вміщення до справи титульного аркуша, виготовленого друкарським способом, на обкладинці справи зазначають тільки номери архівного фонду, опису і справи. Наклеювати титульний аркуш на обкладинку справи забороняється.

2.3. Складання описів справ

За результатами експертизи цінності в установі складають описи справ постійного, тривалого зберігання та з особового складу. Рекомендується також складати окремі описи на справи, що містять специфічні, характерні лише для даної установи документи (судові, слідчі справи, наукові звіти за темами, раціоналізаторські пропозиції тощо).

Опис справ є водночас обліковим документом і довідником щодо змісту документів. Він закріплює систематизацію справ шляхом присвоєння кожній з них індивідуального номера, розкриває завдяки заголовку справи її склад і зміст. Складання описів - це завершальний етап роботи з документами в установі.

Під час складання описів дотримуються таких вимог:

- заголовки справ вносяться до опису справ відповідно до прийнятої схеми систематизації на основі номенклатури справ;

- кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа має кілька томів або частин, то кожні том або частина вносять до опису під окремим номером);

- порядок нумерації справ в опису - валовий за кілька років;

- графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку (титульний аркуш) справи;

- у разі внесення до опису кількох справ поспіль з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами «те саме», при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);

- графа опису «Примітка» використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, про передавання справ іншим структурним підрозділам установи або іншій установі, про наявність копій документів у справі.

Справи кожного року складають річний розділ опису. Під час розподілу справ відповідно до схеми систематизації слід дотримуватися таких правил:

- справи відносяться до того року, в якому їх розпочали у діловодстві або в якому вони надійшли до установи (структурного підрозділу) з іншої установи (структурного підрозділу) для продовження;

- плани, звіти, кошториси і документи до них відносяться до того року, на який або за який їх складено, незалежно від дати складання; перспективні плани відносять до початкового року їх дій, а звіти за ці роки - до останнього року звітного періоду;

- справи, які розпочато в одному структурному підрозділі і передано для продовження до іншого підрозділу, відносяться до того підрозділу, в якому їх завершено.

У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням (цифрами й словами) кількості справ, що значаться за описом, першого і останнього номерів справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в опису (літерні та пропущені номери справ).

До річного розділу опису вносять також справи, не завершені впродовж календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, упродовж якого справи продовжувалися в діловодстві, зазначають: «Документи з цього питання див. також у розділі за________рік, № ___», а графи 4, 5 опису не заповнюють.

Розрізняють описи справ структурних підрозділів та зведені описи справ установи.

Описи справ структурного підрозділу складаються за встановленою формою секретарем або посадовою особою, відповідальною за діловодство в структурному підрозділі, при методичній допомозі архіву установи.

До річного розділу опису справ постійного зберігання вносять заголовки справ, що відклалися в структурному підрозділі впродовж року, а також заголовки справ, сформовані з документів, вилучених зі справ з тимчасовими строками зберігання, що мали позначку «ЕПК». Справи розміщують у порядку значущості документів за хронологією або в алфавітному порядку. При цьому в опису справ графа 6 «Строк зберігання справи» випускається.

Якщо в процесі діяльності структурного підрозділу утворюються справи зі строком зберігання понад 10 років, то їх вносять до опису справ тривалого зберігання. До цього опису вносять також документи, строк зберігання яких - «до ліквідації установи». Опис справ тривалого зберігання має додаткову графу: «Строк зберігання, стаття за переліком».

Документи з особового складу систематизують і вносять до окремого опису. Основний склад документів, які вносять до опису справ з особового складу, утворюється в кадровій службі. Опис справ з особового складу також має додаткову графу: «Строк зберігання, стаття за переліком».

Опис справ структурного підрозділу установи складають у двох примірниках, перший з яких передається разом зі справами до архіву установи, а другий залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.

На підставі описів справ усіх структурних підрозділів керівник архіву або особа, відповідальна за архів, укладають зведені описи справ постійного, тривалого зберігання та з особового складу.

До річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання включають заголовки справ, що відклались у структурних підрозділах установи впродовж року. Заголовки справ включають до зведеного опису тільки після звіряння з описами справ структурних підрозділів, а для безструктурних установ - зі зведеною номенклатурою справ за той самий рік, а також перевірки правильності формування та оформлення справ. У разі необхідності заголовки справ уточнюються, а справи, сформовані неправильно, підлягають розшиванню і переформуванню.

До кожного річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання складають передмову, у якій наводяться відомості про основні напрями діяльності та структуру установи за період, що охоплюють справи опису; коротко характеризуються зміст і повнота документів у справах; висвітлюються особливості формування й описування справ, їх систематизації в опису. Передмову підписують укладач опису та керівник архіву установи (особа, відповідальна за архів).

Установи - джерела формування НАФ складають річні розділи зведеного опису справ постійного зберігання у чотирьох примірниках, які після схвалення ЕК установи в установленому порядку подаються на схвалення ЕПК відповідного державного архіву, а потім затверджуються керівником установи. [1]

До зведеного опису справ тривалого зберігання включають заголовки справ, що утворилися в діяльності структурних підрозділів установи, зокрема справи зі строком зберігання «до ліквідації установи». Систематизація заголовків справ у цьому опису повинна відповідати зведеній номенклатурі справ установи за цей самий рік.

Описи справ тривалого зберігання складаються у двох примірниках, схвалюються ЕК установи і затверджуються її керівником. Установи, в діяльності яких документи НАФ не створюються, складають описи у трьох примірниках і надсилають їх на погодження ЕК органу вищого рівня, якщо він існує. Після повернення схвалені описи справ затверджує керівник установи. Перший примірник річного розділу опису зберігається в архіві установи як недоторканий, а другий є робочим і використовується в практичній роботі. Третій може надсилатися для контролю до органу вищого рівня.

Зведений опис справ з особового складу містить, як правило, документи кадрової служби, бухгалтерії та відділу охорони праці.

Заголовки справ опису з особового складу систематизуються за номінальною ознакою у такій послідовності: накази з особового складу (про прийняття, переміщення, заохочення, преміювання, звільнення); облікові документи (списки особового складу); книги (журнали) обліку наказів з особового складу; алфавіти наказів з особового складу; картки з обліку особового складу (ф. № Т-2); особові справи (у т. ч. осіб, представлених до присвоєння почесних звань, атестаційні справи, персональні справи); контракти, трудові договори, що замінюють особові справи; бухгалтерські документи (особові рахунки із заробітної плати, а в разі їх відсутності - розрахункові відомості з зарплати); документи про атестацію і тарифікацію (тарифікаційні відомості (списки); документи про проведення атестації та встановлення кваліфікації; нагородна документація; документи про нещасні випадки на виробництві (акти, протоколи, висновки, журнали); незатребувані особисті документи працівників (трудові книжки, військові білети, дипломи, атестати тощо).

Особові справи (особові картки) вносяться до опису за роком звільнення посадових осіб у алфавітному порядку їх прізвищ.

Кожну особову справу, залежно від обсягу, можна вносити до опису як окрему одиницю зберігання; водночас дозволяється кілька особових справ підшивати в одну справу (наряд), що включається до опису під самостійним номером. Наприклад:

1. Особові справи звільнених працівників ЗАТ «Юпітер» з прізвищами з літери «А» по літеру «К».

2. Те саме, з  прізвищами з літери «Л» по  літеру «Я».

Особові справи в наряді групуються в алфавітному порядку. На початку справи (наряду) вміщують внутрішній опис усіх особових справ, внесених до наряду, із зазначенням номерів сторінок.

Кожна особова справа в наряді відокремлюється чистим аркушем паперу, на якому зазначають прізвище, ім'я, по батькові особи, на яку заведено справу. [15]

Особові картки також формують у наряди в алфавітному порядку.

Особові рахунки працівників формуються у хронологічному порядку за алфавітом прізвищ працівників, наприклад: Особові рахунки працівників з прізвищами з літери «А» по літеру «М», або згідно зі структурою установи, наприклад: Особові рахунки працівників відділу постачання та збуту.

За наявності значної кількості особових справ та особових карток на особові справи та картки звільнених працівників може складатись окремий опис.

До кожного річного розділу зведеного опису справ з особового складу бажано також укладати передмову, в якій, як правило, зазначають напрями діяльності та структуру установи за цей період, коротко характеризують зміст і повноту документів у справах, висвітлюють особливості формування й описування справ.

Описи справ з особового складу установ - джерел формування НАФ складаються в трьох примірниках, підписуються укладачем, схвалюються ЕК установи, погоджуються з ЕПК відповідного державного архіву, після чого затверджуються керівником установи.

Описи справ з особового складу установ, у діяльності яких документи НАФ не утворюються, складаються в двох примірниках, підписуються укладачем, схвалюються ЕК установи, подаються на погодження ЕПК державного архіву або ЕК архівного відділу райдержадміністрації (міської ради), після чого затверджуються керівником установи.

Установи повинні систематично описувати документи постійного зберігання, з особового складу та тривалого зберігання, забезпечуючи тим самим їх збереженість і облік.

2.4. Складання актів про вилучення документів для знищення

Після зведення описів справ постійного, тривалого зберігання та з особового складу проводиться складання акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ. При цьому враховуються такі примітки, як «До заміни новими», «Після закінчення строку договору» і так далі.

Справи включають до акта про вилучення їх до знищення, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, в якому складено акт. Наприклад, справи з трирічним строком зберігання, завершені у 2006 р., можуть включатися в акт, що буде складений не раніше 1 січня 2010 р., з п'ятирічним строком зберігання - не раніше 1 січня 2012 р. з урахуванням приміток, зазначених у відповідних переліках документів зі строками зберігання.