Правила и порядок оформления организационной документации

     Текст положений о структурных подразделениях включает следующие разделы:

Общие положения. В разделе  «Общие положения» указываются: полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового  акта, на основании которого создано  и действует подразделение, чем руководствуется в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.

Цели и задачи. В  разделе «Цели и задачи» перечисляются  основные проблемы, решаемые подразделением и определяющие характер и направления деятельности подразделения.

Функции. В разделе  «Функции» указываются действия или виды работ, которые должно выполнять  подразделение для осуществления  поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.

Права и обязанности. В разделе «Права и обязанности» перечисляются права, которыми наделяется подразделение в лице его руководителя. В этом же разделе устанавливаются  виды дисциплинарной, административной, а при необходимости - и уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.

Взаимоотношения. В разделе  «Взаимоотношения» регламентируются информационные и документационные потоки подразделения, основные документы, создаваемые им, указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.

     Изменения  в положение о структурном   подразделении вносятся приказом  руководителя организации. 

     Положения  о коллегиальных и совещательных   органах, как руководящих (совет   директоров, правление), так и специализированных (ученый совет, педсовет, научно-технический  совет и др.), также носят нормативный характер и определяют состав, порядок формирования, компетенцию, порядок работы, права и ответственность коллегиальных и совещательных органов.

     В качестве  примера можно привести структуру  текста положения о  Совете  директоров акционерного общества:

- Общие положения.

- Компетенция Совета директоров.

- Состав Совета директоров.

- Выдвижение кандидатов в Совет директоров.

- Избрание членов Совета директоров.

- Регламент заседаний Совета директоров.

- Взаимоотношения с другими подразделениями общества.

- Ответственность членов Совета директоров.

     Порядок утверждения  положения  о совете директоров  и порядок внесения в него изменений.

     В государственной  организации внесение изменений  и дополнений в положения   о коллегиальных и совещательных   органах и в положения о   структурных подразделениях осуществляется  распорядительным документом руководителя  организации. 

     В негосударственной организации изменения и дополнения в положения о коллегиальных и совещательных органах принимаются на общем собрании акционеров.

     Положения о временных  органах (совещаниях, комиссиях,  советах) создаются на период  действия такого органа. Структура текста нормативно не закреплена. Утверждается органом, в компетенцию которого входит создание временного органа.

   

 

2.3 Учредительный  договор

 

     Договор  - юридическое  понятие, с которым связано  возникновение различных обязательств и отношения, регулирующие их.

     В учредительном  договоре учредители берут обязательство  создать  юридическое лицо (дается наименование юридического лица), определяется порядок совместной деятельности по его созданию, условия образования имущества и уставного капитала.

     Договором  определяется предмет и цели  деятельности юридического лица, а также условия  и порядок управления деятельностью  юридического лица и условия распределения между учредителями прибыли.

     Местонахождение  юридического лица определяется  местом его государственной регистрации,  если в соответствии с законом   в договоре не установлено иное. В заключительной части договора указывается количество экземпляров договора, юридические адреса и банковские реквизиты сторон.

     На  договоре  подписи заверяются печатями. Если  одна из сторон (или обе договаривающиеся  стороны) являются гражданами, то указываются  их фамилии, имена и отчества, паспортные данные и место жительства.

     Учредительный  договор подлежит государственной   регистрации в установленном   порядке. Учредительный договор   юридического лица заключается,  а устав  утверждается его учредителями (участниками).

 

2.4 Должностная  инструкция

 

     Инструкция - правовой акт, содержащий правила,  регулирующие организационные, научно-технические,  технологические, финансовые и  иные специальные стороны деятельности  учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц и граждан.

     В инструкции  излагается порядок осуществления  какой-либо деятельности или порядок  применения положений законодательных  и иных нормативных актов. 

     Инструкции  оформляются на общем бланке организации  с указанием вида документа. В  заголовке к инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования, например: «Инструкция о ведении бухгалтерского учета на предприятии».

     Инструкцию  подписывает руководитель структурного подразделения, разработавшего ее. Инструкция подлежит утверждению. Утверждаются инструкции руководителем организации и заверяются печатью руководителя, курирующим то направление деятельности, на которое  распространяется содержание инструкции. Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разбиваемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Текст инструкции должен начинаться с раздела «Общие положения», в котором излагаются цели ее издания, область распространения и другие сведения общего характера. Текст инструкции излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте часто используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «не допускается», «запрещается» и т.п.

     Разновидностью  инструкции является должностная инструкция.

     Должностная  инструкция - правовой акт, издаваемый  организацией в целях регламентации  организационно-правового положения  работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий  условия для его эффективной работы. С помощью должностной инструкции в любой организации реализуется функция управления персоналом. Должностные инструкции бывают  типовые (примерные) и конкретные (индивидуальные).

     Типовая  должностная инструкция разрабатывается на должности, имеющие одинаковые обязанности, права, ответственность, независимо от того, к какой отрасли относится организация. При большом объеме работы функциональные обязанности по определенной должности выполняют, как правило, несколько человек. Если эти обязанности одинаковы, то разрабатывается одна должностная инструкция, которая в этом случае будет типовой. Если обязанности работников с одинаковым названием должности различаются, то для каждого из них разрабатывают конкретную должностную инструкцию с уточнением обязанностей работника в заголовке к тексту. Должностные инструкции разрабатываются почти на все должности, предусмотренные штатным расписанием. Должностные инструкции не составляются на категорию служащих «руководители», так как их функции и задачи, права, обязанности и ответственность фиксируются в уставе организации или в положении о структурном подразделении в разделе «Руководство». Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Должностная инструкция имеет унифицированную форму.  

     Должностная  инструкция подписывается руководителем   структурного подразделения и  утверждается заместителем руководителя  организации - куратором данного  подразделения  или руководителем  структурного подразделения, если  ему предоставлено это право. Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений и юридической службой (юристом), а также другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.

     Текст должностной  инструкции состоит из следующих  разделов:

Общие положения. В этом разделе указывают полное наименование должности с обозначением структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием; кому непосредственно  подчиняется работник (дополнительно - кому подчиняется на период отсутствия вышестоящего лица); порядок назначения на должность и освобождения от должности; порядок замещения в случае временного отсутствия работника; особенности организации работы, если они есть (ненормированный рабочий день, гибкий график и др.), перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник на данной должности; квалификационные требования (уровень образования, стаж работы, требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний).

Функции. В разделе  приводится перечень основных направлений  деятельности работника в соответствии с направлениями деятельности структурного подразделения.

Должностные обязанности. В этом разделе перечисляются: виды работ, выполняемые работником на данной должности; характер выполняемых действий: «руководит», «подготавливает», «утверждает», «рассматривает», «выполняет», «обеспечивает» и т.п. Должностные обязанности целесообразно также объединять в однородные группы в соответствии с функциями работника. Для удобства представления должностных обязанностей текст данного раздела может быть разделен на две части: в первой части перечисляются те виды работ, которые сотрудник выполняет самостоятельно, а во второй - те, которые выполняются совместно с другими.

Права. В разделе устанавливаются  полномочия работника, обеспечивающие выполнение возложенных на него обязанностей:

     - право  принимать определенные решения  (перечисление вопросов, которые  он может решать самостоятельно);

     - право  давать указания по конкретным  вопросам;

     - право  самостоятельно подписывать документы  в рамках предоставленной ему  компетенции; 

     - право  обращаться с предложениями к  руководителю;

     - право  представительствовать от имени подразделения или организации в других организациях и пределы такого представительства;

     - право  участвовать в совещаниях, на  которых рассматриваются вопросы,  относящиеся к его ведению;

право на получение необходимой  для работы информации (статистической, экономической и др., в том числе и конфиденциальной);

     - право  требовать выполнения определенных  действий от других работников.

         В тексте данного раздела необходимо  закрепить также:

     - право  работника вносить предложения  по совершенствованию деятельности, связанной с выполнением его непосредственных должностных обязанностей;

     - право  входить в состав рабочих групп  по подготовке и реализации  конкретных проектов и участвовать  в разработке коллегиальных решений,  направленных на достижение главной задачи структурного подразделения или всей организации.

 

     В необходимых  случаях в текст  раздела  можно внести универсальные   права, общие для всех работников (а не только права по должности):

- право на все виды  установленной компенсации за свой трудовой вклад;

     - право  на комфортные условия труда; 

     - право  на повышение квалификации;

     - право  на максимальную реализацию своих  профессиональных потребностей.

Ответственность.  В  разделе определяются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Устанавливается ответственность работника за нарушение действующего законодательства и требований организационно-правовых и распорядительных документов. В необходимых случаях фиксируется полная материальная ответственность работника по должности, которая должна быть оформлена соответствующим дополнительно заключаемым договором. Предусматриваются и конкретные формулировки об ответственности за несоблюдение технологий, закрепленных в нормативно-технических документах, за нарушение сроков выполнения работ, предусмотренных нормативами, за отказ от применения передовых приемов работы и имеющихся технических средств, за отказ выполнять письменные и устные распоряжения руководителя и др. При формулировании пунктов об ответственности не следует злоупотреблять словами с отрицанием "не", так как они придают негативный смысловой оттенок соответствующему пункту текста в целом. Количество пунктов этого раздела не должно превышать количества пунктов в предыдущем разделе "Права".