Правила ведения и заполнения трудовой книжки

Анализ содержания многочисленных трудовых книжек, оформляемых  в современных организациях (особенно негосударственных), показывает, что даже в 1, 2 и 4 графах трудовой книжки работники кадровых служб делают немало ошибок:

- записи о работе не нумеруются или нумерация прерывается;

- номера записей исправляются, зачеркиваются;

- даты записей не соответствуют датам приема, перевода, увольнения в соответствующих приказах;

- даты написаны римскими цифрами вместо арабских;

- даты написаны шестью, а не восемью арабскими цифрами (год написан двумя, не четырьмя цифрами);

- в датах имеются исправления и зачеркивания, в т. ч. неоговоренные;

- нарушена хронологическая последовательность дат (нередко дата приема на работу является более ранней по сравнению с датой увольнения из предыдущей организации);

- ссылка на документ - основание в 4 графе отсутствует;

- в качестве основания приведен документ, не предусмотренный Инструкцией (например, ссылка на трудовой договор, а не на приказ при оформлении приема на работу).

Еще большее  количество ошибок допускается при  заполнении основной, 3-й графы, куда вносится текст записи. При приеме на работу сначала в виде заголовка, без номера и даты, в 3-й графе должно быть указано полное наименование организации в соответствии с ее уставом. Наименование организации может быть проставлено специальным штампом или от руки. Ниже, без пропуска строки, пишется информация о приеме на работу под очередным порядковым номером, с соответствующей датой и ссылкой на приказ¹⁷.

Запись о  приеме на работу, как и все другие записи о работе, должна строго соответствовать  формулировке приказа и содержать  сведения о структурном подразделении, в которое принят работник (цех, отдел, участок, производство), и о поручаемой ему работе с указанием его профессии и присвоенного разряда или о занимаемой им должности. Наименования профессий и должностей должны соответствовать Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Типичной ошибкой  при внесении сведений о приеме на работу является неверное понимание  некоторыми работниками кадровых служб  требования о точном соответствии записей  о приеме на работу тексту приказа. Это положение понимается иногда настолько буквально, что в трудовую книжку переписывается почти вся информация из приказа, в том числе и явно лишняя, так как Инструкция (п. 2.13)¹⁸ требует внести в эту запись сведения, условно говоря, по формулам: "куда и кем" или "куда и зачем" принят работник, без указания отдельных особенностей и характера работы.

Вместе с  тем в определенных случаях запись в трудовой книжке обязательно должна быть дополнена некоторыми характеристиками процедуры приема на работу.

В практике работы кадровых служб распространены и  другие ошибки при внесении записей  о приеме на работу:

- наименование организации не выделяется в виде заголовка, а включается в текст записи о приеме на работу;

- указывается сокращенное, а не полное наименование организации;

- наименование организации, внесенное в трудовую книжку, не вполне соответствует наименованию, закрепленному в Уставе;

- не указывается наименование структурного подразделения, в которое принят работник, а этот вид информации относится существенным условиям трудового договора;

- наименование структурного подразделения не соответствует наименованию, внесенному в штатное расписание;

- наименование профессии или должности не соответствует ОКПДТР;

- указанная в записи должность не соответствует должности в приказе о приеме на работу¹⁹.

Оформление  сведений о работе см. в прил. 4, п. 2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Заключение

В заключение реферата мне хотелось бы отдельно отметить, что трудовая книжка - единственный личный документ, в котором последовательно фиксируются факты трудовой деятельности, рост квалификации, изменение служебного положения, причины увольнения работника с мест прежней работы.

Это - обязательный документ, представляемый работником при приеме на работу. Исключение составляют случаи, когда работник поступает на работу на условиях совместительства или впервые (ст. 65 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ)). Прием на работу без трудовой книжки не допускается. Лица, уволенные из Вооруженных Сил Российской Федерации, предъявляют при приеме на работу военный билет.

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника в  Российской Федерации, она содержит сведения об общем, непрерывном и специальном стаже работника.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6. Приложения

											Приложение 1
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к  ним
№	Дата приема или заполнения трудовой книжки или  вкладыша к ней			ФИО владельца  трудовой книжки	Серия и №  трудовой книжки или вкладыша к ней	Профессия, специальность  рабочего или служащего, который  стал или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш к ней	Наименование  цеха (отдела), куда зачислен рабочий  или служащий	Дата и №  приказа (распоряжения) на основании которго произведен прием рабочего или служащего	Расписка ответственного лица, принявшего или заполневшего трудовую книжку	Получено за заполнение трудовых книжек или вкладыши к ним		Дата выдачи на руки трудовой книжки при увольненого	Расписка рабочего или служащего в получении трудовой книжки
	Число	Месяц	Год							Руб.	Коп.
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14

 

 

Приложение 2

Приходно-расходная книга  по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

Дата

От кого получено или кому отпущено

Основание (наименование документа, номер и дата)

Приход

Расход

Число

Месяц

Год

Количество

Сумма

Количество

Сумма

трудовых книжек (серия и номер)

вкладышей (серия  и номер)

Руб.

Коп.

трудовых книжек (серия и номер)

вкладышей (серия  и номер)

Руб.

Коп.

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

 

 

 

 

Приложение 3

М.П.                                                                                                    Утверждаю

                                                                                                Руководитель предприятия

                                                                                                (учреждения, организации)

                                                                                                "__"_____ ____ года

 

АКТ

 

"__" ________ г.                                                                     Город _____________________

 

Нами___________________________________________________________________________

(указать должность,  фамилию, имя и отчество)

составлен настоящий  акт в том, что за период с "__" ______ ____ г. по "__" ______ ____ г.

________________________________________________________________________________

(полное наименование  предприятия, учреждения или организации)

испорчено _______________________________________________________________________

(указать подробную  причину порчи)

" __" штук _______________________________________________________________________

(указать прописью)

бланков трудовых книжек (или вкладышей к ним) _____________________________________

________________________________________________________________________________

(перечислить серию  и номер каждого бланка трудовой книжки (или вкладыша к ней)

на _______________ языке, которые "__" ________ ____ г. уничтожены путем  сожжения.

            (название языка)

Акт составлен на списание испорченных бланков трудовых книжек (или вкладышей к ним) с подотчета _________________________________________________________________

                               (полное наименование предприятия, учреждения или организации)

Подписи:

 

Приложение 4.1

 

Заполнение трудовой книжки

1. Заполнение титульного  листа

 

Герб                                                           ТРУДОВАЯ КНИЖКА

АТ-VIII    № 0188710

Фамилия ____________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

Имя ________________________________________________________________

Отчество ____________________________________________________________

Дата рождения _______________________________________________________

(число, месяц, год)

Образование _________________________________________________________

(н/среднее, среднее,  н/высшее, высшее)

Профессия, специальность _____________________________________________

Дата заполнения «______» ____________________________________ 19_____ г.

Подпись владельца книжки _____________________________________________

 

М. П.                                                                   Подпись лица, ответственного

                                                                             за выдачу трудовых книжек

                                                                             ____________________________

                                                                                                                          (разборчиво)

 

 

 

Приложение 4.2

 

2. Внесение сведений  о работе

№	Дата			Сведения о  приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении (с  указанием причин и со ссылкой  на статью закона)	На основании  чего внесена запись (документ, его дата и номер)
	Число	Месяц	Год
1	2	3	4	5	6

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

7. Список литературы

1. Российская Федерация. Законы. Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. N 69

2. Правила о трудовых книжках, декабрь 1918 года

3. Постановление Правительства РФ 16.04.2003 №225(ред. от 06.02.2004 N 51) «О трудовых книжках» вместе с «правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей».

4. Постановление Министерства труда и социального развития Российской Федерации «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» от 10 октября 2003 г. № 69 (Зарегистрировано в Минюсте 11.11.2003 № 5219).

5. Андреева В.И.  Оформление и ведение трудовых книжек // Справочник кадровика: №4, 2002

6. Кодекс законов  о труде Российской Федерации

7. Инструкция  о порядке ведения трудовых  книжек на предприятиях, в учреждениях  и организациях, утв. постановлением  Госкомтруда СССР от 20.06.74 № 162 и изменениями и дополнениями.

8. Санкина Л.В. Рекомендации по оформлению документов в организациях: оформление трудовых книжек // Справочник кадровика №2, 2002

 

¹ Российская Федерация. Законы. Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. N 69

² Правила о трудовых книжках, декабрь 1918 года

³ Постановление Правительства РФ 16.04.2003 №225(ред. от 06.02.2004 N 51) «О трудовых книжках» вместе с «правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей».

⁴ Постановление Министерства труда и социального развития Российской Федерации «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» от 10 октября 2003 г. № 69 (Зарегистрировано в Минюсте 11.11.2003 № 5219)

⁵ Андреева В.И. Оформление и ведение трудовых книжек // Справочник кадровика: №4, 2002

⁶ Андреева В.И. Оформление и ведение трудовых книжек // Справочник кадровика: №4, 2002