Правовые принципы организации и нормативно -методические основы деятельности российских депозитарных ведомственных архивов

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

МАГНИТОГОРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

По дисциплине «Архивоведение»

Тема: «Правовые принципы организации и

нормативно -методические основы деятельности российских депозитарных ведомственных архивов»

 

 

 

 

 

 

 

                        Выполнила:                                студент 3 курса

                                                                                    Аверьянова

                                                                                     Любовь Михайловна

 

                          Специальность:                          Документоведение

                                                                            и архивоведение  

            

                                Проверила:                                 Доцент кафедры

                                                                                      РЯЛ и МП 

                                                                           Сапрыкина Ю.В.

 

 

 

 

 

Магнитогорск ,2014

 

СОДЕРЖАНИЕ

Введение …………………………………………………………………………………………

Глава 1.Хранение дел

Глава2. Подготовка и передача документации в архив

2.1 Экспертиза ценности документов

2.2 Оформление дел

2.3 Составление описей

2.4 Сдача дел в ведомственный архив

Глава 3. "Ведомственные архивы"

3.1 Виды ведомственных архивов…………………………………………………………………………………

3.2. Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации.

 

3.3 Главные задачи и функции ведомственного архива……………………………………………………………………………

3.4 Права и ответственность ведомственного архива…………………………………………………………………………

3.5 Нормативно-правовая основа ведомственных архивов…………………………………………………………………………

      3.6 Современное состояние и перспективы развития              

      ведомственных   архивов.........................................................................

      3.7  Паспортизация архивов организаций,

      осуществляющих временное  и депозитарное хранение 

      документов………………………………………………………………

Глава 4.Негосударственные архивы

4.1 Частные архивы……………………………………………………

Заключение………………………………………………………..

 

Список используемой литературы………………………………………

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к архивному хранению. Документы организации, образовавшиеся в процессе делопроизводства, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению. Архив – это научное учреждение, выполняющее задачу формирования долговременной социальной памяти общества.

Конечная цель организационной, методической и практической работы сотрудников архивных учреждений с организациями, учреждениями и предприятиями – это количество и качество документов, поступивших на государственное хранение. Документы, подлежащие приёму на государственное или муниципальное хранение временно, в течение установленных законодательством сроков, хранятся в ведомственных архивах. Таким образом, качественное комплектование государственных и муниципальных архивов напрямую зависит от сохранности документов на стадии ведомственного хранения.

Документы министерств, ведомств Российской Федерации, входящих в их состав комитетов и департаментов, а также подведомственных им государственных учреждений, организаций и предприятий, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации. В своей практической деятельности ведомственные архивы руководствуются законодательством, приказами и указаниями министерств (ведомств) и других вышестоящих организаций, Росархива, правилами, положениями об организациях и структурных подразделениях, в состав которых входят ведомственные архивы.

Под ведомственным хранением архивных документов понимается хранение их в ведомственных архивах, осуществляемое государственными и муниципальными организациями в течение периода, установленного нормативными документами.

Для обеспечения сохранности архивного наследия требуется слаженная работа архивных учреждений, архивных и делопроизводственных служб организаций. В связи с этим работе по взаимодействию архивистов и работников организаций уделяется особенно большое внимание.

Актуальность данной работы заключается в том, что вся работа архива (комплектование, экспертиза ценности, учет) направлена, в конечном счете, на обеспечение всестороннего использования обществом информации архивных документов. Важно помнить – каждый, кто обращается в архив организации, имеет право на максимально полное, точное и исчерпывающее исполнение своих информационных запросов. Архив вправе защищать авторские права на архивные справочники и базы данных. Но архивные документы принадлежат обществу в целом. Незнание правды о прошлом лишает общество социальной памяти и может стать причиной катастрофы. Документальное наследие нации складывается из крупиц. Сохранение архивного фонда – часть важной работы по собиранию и концентрации в ведомственных архивах наиболее ценной части документов.

Целью курсовой работы является изучение современной организации и перспектив развития ведомственных архивов в Российской Федерации.

На основе поставленной цели можно выделить ряд задач:

1) рассмотреть порядок сформированных  дел до передачи в ведомственный  архив

2) дать определение понятию "ведомственный архив", рассмотреть виды ведомственных архивов;

3) определить функции, задачи, права и ответственность ведомственных архивов;

4) проанализировать нормативно – правовую базу деятельности ведомственного архива;

5) определить перспективы развития ведомственных архивов. 

Глава 1 «Хранение дел»

Дела считаются заведенными с момента включения в них исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках, что обеспечивает сохранность и защиту от пыли и света. Для обеспечения быстрого поиска нужного дела они располагаются на полках вертикально. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.

Последовательность расположения дел на полках должна точно соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре. При поиске документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела нужную папку с документами.

Для дел, содержащих особо ценные документы или сформированных по видам и сложных по содержанию, а также для личных дел может составляться и постоянно дополняться внутренняя опись, в которую вписывается каждый подшиваемый документ. Она помещается в начале дела и содержит указание индекса документа, его даты, содержания и номера листа. Формы внутренней описи приведены в «Основных правилах работы ведомственных архивов».

Таблица 1.2 Форма внутренней описи

Внутренняя опись

документов дела №__________

№ п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечания
1	2	3	4	5	6

Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику учреждения, фирмы. В этих случаях они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел, а них место закладывается лист-заместитель, в котором указано: когда, кому и на какой срок выдан документ.

Таблица 1.3. Лист-заместитель

Документ № _________ от…, поступивший ___________________________________________________________________________ наименование корреспондента по вопросу__________________________________________________________________ Выдан _________________________ ____________________________________________________________________________ дата кому Выдал _______________________________________ Получил_____________________________________

Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы у кого они находятся.

Таблица 1.4 Карта-заместитель

Дело №____________ _________ год Структурное подразделение Дата выдачи Кол-во листов Кому выдано Расписка получателя Дата возврата Расписка о приемке

После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.

Бухгалтерские дела могут быть выданы только по распоряжению главного бухгалтера. Выдача дел в другие организации разрешается лишь руководителем организации.

Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов и с разрешения руководства с обязательным составлением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело на его место заверенной копии.

Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве - обработка дел для последующего их хранения и использования.

В структурных подразделениях документы должны хранится еще год после окончания текущего года. В этот период к ним еще часто обращаются за справками, работа с некоторыми документами завершается в начале нового календарного года. По истечении этого срока дела должны быть обработаны для длительного хранения и сданы в архив учреждения, если он есть, или переложены в другой шкаф

Обработка дел для хранения включает: проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел; составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения. В крупных учреждениях эти работы проводятся под контролем и при методической помощи сотрудников архива учреждения.

Глава2. Подготовка и передача документации в архив

2.1 Экспертиза ценности  документов

Экспертиза ценностей документов - это определение политического, народнохозяйственного, социально-культурного и иного значения документов в целях их отбора на хранение и установления сроков хранения.

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве.

Первым этапом определения ценности документов, можно считать составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов.

Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится через два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному храпению или сдаче в архив учреждения.

И третий раз снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в государственный архив.

Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под руководством экспертной комиссии, действующей постоянно. В крупных учреждениях со сложной структурой действуют центральные экспертные комиссии, которые объединяют и координируют работу экспертных комиссий структурных подразделений. Порядок организации работы центральной экспертной комиссии и функции определены в «Основных правилах работы ведомственных архивов». Экспертная комиссия создается приказом руководителя их числа наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы и хорошо знающих отрасль, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и руководителя бухгалтерии. Возглавлять комиссию должен один из руководящих работников организации. Обычно комиссия состоит из 3-5 человек.

В основные задачи центральной экспертной комиссии входит:

1. рассмотрение проектов номенклатур  дел учреждений и его структурных  подразделений;

2. организация ежегодного отбора  документов на хранение и уничтожение;

3. рассмотрение годовых разделов  описей дел постоянного хранения  и описей дел временного хранения (свыше 10 лет, в том числе и по  личному составу);

4. рассмотрение актов о выделении  к уничтожению документов и  дел, срок хранения которых истек;

5. подготовка и внесение на  рассмотрение экспертно - проверочных  комиссий соответствующих учреждений  государственной архивной службы  предложений об установлении  и изменении сроков хранения  документов

6. участие в подготовке и рассмотрении  проектов нормативно - методических материалов по делопроизводству и архивному делу: типовых и примерных номенклатур дел, перечней документов с указанием сроков хранения, инструкций по делопроизводству и т.п.;

7. проведение инструктажа, консультаций, методического руководства и контроля за деятельностью центральной экспертной комиссии структурных подразделений и экспертной комиссии подведомственных организаций.