Правовые принципы организации и нормативно -методические основы деятельности российских депозитарных ведомственных архивов

3. Создание страхового фонда  копий на наиболее ценные документы, категории которых определяются  Росархивом или соответствующим  архивным учреждением. Учет этих  документов и их страхового  фонда.

4. Проведение при необходимости  работ по улучшению физико-химического  состояния документов (дезинфекция  и реставрация документов).

5. Топографирование документов  архива, обеспечивающее их быстрый  поиск в хранилище.

Функция подготовки документов к передаче на государственное хранение.

1. Кроме отбора наиболее ценных  документов, проводящегося в ходе  экспертизы ценности, архив составляет  и представляет (после одобрения  ЭК организации) на утверждение  ЭПК соответствующего архивного  учреждения годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения.

2. Подготовка к передаче и  передача на государственное  хранение документов с истекшими  предельными сроками ведомственного  хранения.

3. Составление научно-справочного  аппарата к документам, передаваемым  на государственное хранение с учетом его соответствия научно-справочному аппарату, к документам, переданным в госархив. Составление первичной исторической справки по истории фондообразования и дополнения к ней в соответствии с происшедшими в истории учреждения изменениями за период после последней передачи документов в госархив.

4. В архивах, хранящих документы  нескольких учреждений, проводится  фондирование принятых в архив  дел и документов.

Функция использования документов.

Основная цель использования документов архива организации – дальнейшее развитие отрасли или отдельной организации, изучение опыта прошлого. С учетом этого архив проводит:

1) информирование руководителей  и работников организации о  составе и содержании документов, выявление документов по заданию  руководства;

2) исполнение запросов учреждений  и заявлений граждан социально-правового  характера, выдачу копий документов  и архивных справок, а также  документов во временное пользование  заинтересованным учреждениям и  исследователям, работающим в читальном  зале;

3) организацию учета использования  документов архива.

Функции контроля и оказания помощи делопроизводственным службам организации документов в делопроизводстве.

1. Архив организации является  основным каналом связи между  госархивом и учреждением –  источником комплектования госархива. Через ведомственный архив сотрудники госархива осуществляют контроль над организацией и состоянием документов в делопроизводстве и оказывают методическую помощь.

2. Заведующий архивом как член  ЭК проверяет качество экспертизы  ценности документов и оформления ее результатов в конкретных структурных подразделениях и подведомственных учреждениях.

3. Заведующий архивом участвует  в разработке сводной номенклатуры  дел учреждения, инструкций по  делопроизводству, ведомственного  перечня документов со сроками хранения, проектов типовых и примерных номенклатур дел структурных подразделений и подведомственных организаций, а также других методических пособий; участвует в подготовке предложений по изменению сроков хранения отдельных категорий документов или по установлению сроков хранения документов, не предусмотренных типовыми и ведомственными перечнями, типовыми и примерными номенклатурами дел.

4. Заведующий архивом или другие  сотрудники участвуют в организации  и проведении занятий по повышению квалификации работников делопроизводственной службы учреждения и подведомственных организаций, а также лиц, ответственных за архивы в подведомственных организациях.

5. Архив контролирует качество  составления номенклатур в структурных  подразделениях. Это важный этап работы по организации документов в делопроизводстве и экспертизе их ценности, так как на основе номенклатуры будут формироваться дела, и проставляться на обложках сроки хранения.

6. Архив систематически проверяет  формирование и оформление дел  в соответствии с номенклатурой: порядок хранения дел и их сохранность в структурных подразделениях. В процессе проверки сотрудник архива инструктирует работника делопроизводства по всем вопросам работы с документами и оказывает ему необходимую помощь.

Проверки структурных подразделений такие проверки проводятся не реже одного раза в год.

Функции контроля и методической помощи архивам подведомственных организаций.

Архив вышестоящего органа системы осуществляет контроль и оказывает методическую помощь архивам подведомственных организаций. Плановые проверки проводятся не реже одного раза в пять лет.

1. Проверяются пригодность помещения  для хранения документов и  физическое состояние документов, систематичность поступления дел  из структурных подразделений  и их учет в архиве, наличие и качество описей дел, порядок их хранения, состояние документов по личному составу и имеющийся к ним справочный аппарат и т.п.

2. Совместно с работниками делопроизводственной  службы ведущей организации проверяются  правильность составления номенклатуры и формирования дел в структурных подразделениях, порядок хранения документов в делопроизводстве, правильность составления завершительных надписей в делах, законченных делопроизводством, и итоговой записи в номенклатуре за минувшие годы.

3. Особое внимание уделяется организации экспертизы ценности документов, оформлению и утверждению ее результатов.

4. Работники архива участвуют  в разработке методических пособий  для учреждений системы.

5. Архив вышестоящего учреждения  обобщает опыт работы архивов подведомственных организаций.

3.4 Права и ответственность ведомственного архива

Для выполнения основных задач и функций архив организации имеет право:

- требовать от структурных подразделений  своевременной передачи в архив  документов в упорядоченном состоянии;

- контролировать правила работы  с документами в структурных  подразделениях и организациях  – источниках комплектования  архива;

- запрашивать от структурных  подразделений и организаций  – источников комплектования  – необходимые для работы архива  сведения;

- участвовать в мероприятиях, проводимых  Федеральной архивной службой  России, органами управления архивным  делом субъектов Российской Федерации, федеральными архивами Российской  Федерации, по вопросам архивного  дела и документационного обеспечения управления.

Архив совместно с руководителем организации несет ответственность за:

- несоблюдение условий обеспечения  сохранности документов;

- утрату и несанкционированное  уничтожение документов;

- необоснованный отказ в приеме  на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций, при ликвидации организации или изменении формы собственности;

- нарушение правил использования  документов и доступа пользователей  к документам, установленных законодательством.

3.5 Нормативно-правовая основа работы ведомственных архивов

Сегодня правовой основой создания архивов организации является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", где говорится, что государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа, организации и граждане обязаны (вправе) создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования, образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

"Основные правила работы архивов организаций" являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

Для организации работы архива необходимо принять положение об архиве. В положение об архиве включаются следующие разделы:

1) основные положения;

2) состав документов архива;

3) задачи и функции архива;

4) права архива;

5) организация работы архива.

При необходимости положение об архиве может дополняться другими разделами.

В своей работе ЭК руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, распорядительными документами отраслевого федерального органа управления, приказами руководителя учреждения, нормативно – методическими документами Росархива и архивного органа субъекта Российской Федерации, курирующего госархива, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, положением об ЭК учреждения.

3.6 Современное состояние и перспективы развития ведомственных архивов

За время существования России как самостоятельного государства произошло несколько полных реорганизаций структуры федеральных органов, что естественно сказалось на сохранности документов и деятельности архивов организаций.

История создания ведомственных архивов показывает, что появление их связано с объективными потребностями общества в сохранении использовании архивных документов до поступления на вечное хранение.

Ведомственные архивы оформились в три вида: текущие архивы собственно ведомств, текущие архивы учреждений, организаций, предприятий, входящих в состав ведомственных систем, и специализированные отраслевые ведомственные фонды с централизованной организацией хранения исторических и оперативных документальных комплексов.

Все три названных типа архивов в той или иной степени в настоящее время испытывают воздействие нескольких факторов.

Первый фактор – это законодательное регулирование их деятельности. Применительно к решению задач управления, главным последствием воздействия этого фактора стало обособление архивных служб отдельных государственных структур (Президента Российской Федерации, силовых ведомств, МИД, Госфильмофонда и др.) в системе организации ведомственных архивов.

Второй фактор – это организационная перестройка экономической, политической, социальной и интеллектуальной сфер жизнедеятельности российского общества. Он способствовал бурному росту различных видов негосударственных архивов, ограничению полномочий государственной и ведомственных архивных служб в отношении контроля над негосударственными архивами, породил известные трудности в решении вопросов, связанных с судьбами архивных документов негосударственного происхождения.

Третий фактор – изменение ценностных ориентиров жизнедеятельности общества, подчас противоречивое, что особенно характерно для переходных периодов, – привел отчасти к снижению общественного статуса ведомственных архивов и одновременно способствовал повышению престижа отдельных подвидов негосударственных архивов.

Четвертый фактор – концептуальная неготовность архивистов к пересмотру сложившихся, имевших давние традиции профессиональных представлений в новых политических и социально-экономических условиях.

Нынешняя ситуация предельно обострила накапливаемые годами проблемы ведомственного хранения и создала новые: нехватка площадей, перегруженность архивохранилищ, сокращение количества штатных работников.

За последние годы во многих министерствах и ведомствах утрачена подведомственная сеть. В прежнем виде "отраслевой" подход к работе с документами невозможен. Но, тем не менее, многие федеральные органы осуществляют общеотраслевую координацию деятельности подведомственных учреждений: разрабатывают перечни документов со сроками хранения, примерные номенклатуры дел, осуществляют проверки обеспечения сохранности документов.

В последнее годы активизировалась деятельность организаций по созданию архивов, упорядочению документов, передаче их на постоянное хранение. Возникают новые формы хранения архивных документов: депозитарное хранение – хранение документов органами власти и организациями, в течение сроков установленных на основании договора с архивными учреждениями.

3.7 Паспортизация архивов организаций, осуществляющих временное и депозитарное хранение документов 

В соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в 2012 году была проведена паспортизация архивов организаций, выступающих в качестве источников комплектования федеральных государственных архивов, государственных архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов, а также архивов федеральных органов исполнительной власти и федеральных организаций, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации.

По итогам проведенной паспортизации в Росархив по установленным формам поступили сведения от всех комплектующихся федеральных архивов, уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела (за исключением Республики Ингушетия и Чеченской Республики), а также федеральных органов исполнительной власти и федеральных организаций, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации.

Установлено, что по состоянию на 1 декабря 2012 г. объем Архивного фонда Российской Федерации, находящегося на временном и депозитарном хранении, составил 227 млн. 631 тыс. 358 ед.хр. Из общего количества 61 193 153 ед. хр. хранится в организациях – источниках комплектования государственных и муниципальных архивов; 93 222 345 ед. хр. – в архивах федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих депозитарное хранение; 73 215 860 ед. хр. – в отраслевых фондах. По видам документации объем Архивного фонда Российской Федерации распределяется следующим образом: управленческой – 111 224 777 ед. хр.; научно-технической – 54 283 702 ед. хр.; фотодокументов – 36 979 390 ед. хр., кинодокументов – 581 908 ед. хр., фонодокументов – 1 193 747 ед. хр., видеодокументов – 238 227 ед. хр., документов на машинных носителях – 1 219 226 ед. хр., других документов – 21 910 381 ед. хр. Кроме этого на ведомственном хранении находится 144 990 949 ед. хр. документов по личному составу, из них 20 876 205 ед. хр. в органах и организациях, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации.