Правовые принципы организации и нормативно -методические основы деятельности российских депозитарных ведомственных архивов

По сравнению с данными предыдущей паспортизации, проведенной в 2009 г., количество организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов в целом по Российской Федерации сократилось на 8 622 организации или на 8%, причем сокращение произошло на уровне субъектов Российской Федерации и муниципальных образований. Количество организаций – источников комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации сократилось на 1162 или на 5%, муниципальных архивов на 7317 или на 8,7%. Количественный состав организаций – источников комплектования федеральных государственных архивов управленческой документацией наоборот увеличился на 37 организаций или на 2%.

Следует отметить, что сокращение количества организаций – источников комплектования произошло в подавляющем большинстве субъектов Российской Федерации, что позволяет сделать вывод о том, что наметилась устойчивая тенденция к сокращению количества источников комплектования государственных и муниципальных архивов: на 1 декабря 2000 г. количество источников комплектования было 123 263, а по состоянию на 1 декабря 2012 г. их количество уменьшилось на 24 906 (или на 20%).

Сокращение количественного состава организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов связано с теми изменениями, которые происходили и происходят в политической, экономической, социальной и других сферах общественной жизни и обусловлены, прежде всего, проведением административной реформы и реформы органов местного самоуправления, повлекшими за собой ликвидацию и реорганизацию целого ряда органов и организаций.

Еще одной причиной сокращения количественного состава источников комплектования явилось практически повсеместное исключение из списков негосударственных организаций, ликвидированных в ходе банкротства. Кроме этого, из списков исключались и негосударственные структуры, полностью передавшие на постоянное хранение документы Архивного фонда Российской Федерации, относящиеся к государственной или муниципальной собственности, и отказавшиеся продолжать работу с архивными учреждениями на договорной основе. Из списков организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов также были исключены негосударственные организации, не соблюдавшие условия договоров о сотрудничестве.   В связи с этим количество негосударственных структур в списках организаций – источников комплектования сократилось по сравнению с 2009 г. на 3 479 или на 18% и составляет 15 854 организации или 16% от общего количества источников комплектования.

В отдельных регионах из списков организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов исключались территориальные органы федеральных органов исполнительной власти и федеральные организации

Сократилось и количество организаций – источников комплектования научно-технической документацией – с 3 580 до 3 237, т.е. на 343 или на 9,6%. Сокращение произошло как на федеральном уровне, так и на уровне субъектов Российской Федерации. Сокращение объясняется исключением из списков источников комплектования архивов ликвидированных организаций, негосударственных структур, полностью передавших на постоянное хранение документы, созданные до момента приватизации, и отказавшихся продолжать работу с архивными учреждениями на договорной основе, государственных и негосударственных организаций, утративших в результате реорганизаций статус самостоятельных юридических лиц, а также организаций, не имеющих на хранении научно-техническую документацию, относящуюся к составу Архивного фонда Российской Федерации.

Отчеты архивных учреждений свидетельствуют о том, что работа по включению в списки вновь созданных организаций проводится практически повсеместно. Однако количество организаций, исключенных из списков, значительно превалирует над количеством включенных.

Сократилось количество объединенных ведомственных архивов с 269 до 245, т.е. на 24 или на 8%. Сокращение количества объединенных ведомственных архивов произошло в 22-х субъектах Российской Федерации. Причины сокращения – ликвидация и реорганизация органов и организаций, при которых они существовали, изменение статуса архивов.

Количество архивов по личному составу при администрациях сократилось со 138 до 90, т.е. на 48 или на 34%, причем сокращение произошло в 8 субъектах Российской Федерации. Наибольшее сокращение таких архивов произошло в Омской области, так как 33 таких архива вошли в состав муниципальных архивов.

Глава 4. Негосударственные архивы

К категории частных (негосударственных) архивов относятся:

- архивы физических лиц;

- архивы предприятий, учреждений  и организаций, находящиеся в частной собственности физических лиц;

- архивы общественных объединений, политических партии, религиозных  объединений и организаций, действующих  на территории государства.

-общественные исторические архивы.

4.1 Частные архивы.

Частные архивы сложились в дореволюционный период. Их можно разделить на частновладельческие фонды (хранили материалы имений, контор по управлению имениями, издательств) и на личные архивные фонды (состояли из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности одного лица).

В России ХУI – ХУII вв. значительное количество частновладельческих архивов: вотчинные, поместные, купеческие, архивы посадских людей и крестьян.

Многие руководители ведомств и учреждений наиболее важные дела хранили в личных архивах. Поэтому правительство принимало некоторые меры против переброски материалов из архивов правительственных учреждений в личные, для проверки личных архивов создавались комиссии. Но все эти меры носили эпизодический характер, а члены комиссии присваивали себе более ценные документы.

В настоящее время каждое физическое и юридическое лицо вправе создавать архивы для хранения документов, созданных в процессе их деятельности. Но каждое юридическое и физическое лицо несет ответственность за состояние и обеспечение сохранности ценного документа. Именно поэтому наше государство осуществляет попечение над негосударственными архивами.

Если же руководитель частного архива не выполняет свои обязанности по правильному хранению и использованию особо ценных документов, то такие документы могут быть изъяты по решению суда.

 

 

 

 

 

Заключение

Сдача дел из структурных подразделений в архив учреждения, если он есть, проводится по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному. Эта работа должна проводиться ежегодно.

Рассмотрев понятие, виды, основные функции ведомственных архивов, выявили основные проблемы современного ведомственного архивного хранения. Ведомственные архивы – это текущие архивы собственно федеральных органов государственной власти. А также текущие архивы их территориальных органов в подведомственных организаций, включающие специализированные отраслевые ведомственные фонды с централизованной организацией хранения исторических и оперативных документальных комплексов.

 Касаемо депозитарно-ведомственного хранения документов удалось выяснить что,несмотря на имеющиеся объективные трудности, удалось избежать ухудшения основных показателей состояния хранения документов в организациях – источниках комплектования государственных и муниципальных архивов, а по некоторым из них добиться улучшения. Изменения, произошедшие в количественном и качественном составе организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов, а также основные показатели состояния хранения в них документов, в целом адекватно отражают реальное положение дел.

Существует несколько видов архивов: центральный архив федерального органа власти, центральный отраслевой архив, объединенный архив, архив организации. Существует 6 функций ведомственных архивов:

1)Функция комплектования архива

2)Функция обеспечения сохранности  документов

3)Функция подготовки

документов к передачи на государственное хранение

4)Функция использования документов

5)Функция контроля и оказания  помощи делопроизводственным службам организации документов в делопроизводстве

6)Функция контроля и методической  помощи архивам подведомственных  организаций. Одной из самых важных  проблем ведомственного хранения  документов является сохранность  документов на протяжении всего  срока хранения. Требования к обеспечению сохранности документов ведомственного архива регламентированы в "Основных правилах работы архивов организаций", одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002. Для разрешения этой проблемы необходимо постоянно проводить меры по развитию и совершенствованию материально-технической базы архивов. Необходимо вовремя проводить ремонт зданий, средств хранения, архивного оборудования. Также очень важную роль играет обучение сотрудников. Хорошая квалификация архивариусов – это надежность и сохранность документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ и литературы

Источники:

1. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в  Российской Федерации" // Принят  Государственной Думой 1 октября 2004 года.

3.Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия. 18.08.1992 г. N 176

4. Положение о постоянно действующей  экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия от 19.01.1995 г. N 2

5. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство  и архивное дело. Термины и определения. – М., 1998.

6. Основные правила работы архивов  организаций, одобр. решением коллегии  Росархива от 06.02.2002 – М., 2002.

Литература:

8. Крайская З.В. Архивоведение / З.В. Крайская, Э.В. Челлини. - М.: НОРМА, 1996. - 224 с.

9. Булюлина Е.В. Архивоведение / Е.В. Булюлина. - Волгоград: «Издательство ВолГУ», 2001. - 96 с.

10. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение: учебник для среднего проф. образования (под ред. Козлова В.П.). Изд. 5-е, доп. – М.: Академия, 2007. – 272 с.

11. Козлов В.П. Перспективы развития нормативной базы делопроизводства и архивного дела в РФ.// Справочник секретаря и офис-менеджера. Апрель, 2006.

12. Павлова У.В. Организация работы, обеспечение сохранности и использование документов в ведомственных архивах // "Делопроизводство" – 2009. – № 1. – с.106-111.

13. Банасюкевич В.Д. Основные правила работы архивов организаций. //"Делопроизводство", №4, 2002.