Приказное долопроизводство

Дела в приказе рассматривались  по инициативе царя или по жалобе, челобитной, отписке. Если приказ располагал нужными  сведениями, решение ("отпуск") готовилось сразу, если же их было недостаточно - начинался  сбор необходимых материалов. В случае когда для решения дела требовалась переписка с другими приказами, она велась без соблюдения особых формальностей, короткими "памятями" или записками подьячих одного приказа подьячим другого приказа.

Подготовкой дел к рассмотрению ("докладу") занимались столы, или  повытья: дьяк или (по его поручению) старший подьячий собирали нужный материал и составляли проект ответного документа. Докладчиком по делу был дьяк, решение вопроса входило в компетенцию думных дьяков и принималось после обсуждения вопроса. Юридическую силу документ, получал после "приписи" (подписи) дьяка. Руководители приказов - судьи и приближенные к ним лица, участвовавшие в принятии решений, - своих подписей на документах не ставили. Царь и бояре собственноручно подписывались только на договорных грамотах, заключаемых с другими государствами.

Работа и поведение приказных  служащих должны были соответствовать  требованиям присяги, приносимой ими  при вступлении в должность. В  первой ее части принимаемый на государственную  службу давал обещание на верность царствующему дому, во второй – обязывался не нарушать конкретных требований, предъявляемых  к данной должности: сохранять секреты, беречь имущество и казну, не подделывать  документов, не брать взяток («посулов и поминков ни у кого ни от чего не иметь»), быть справедливым («по дружбе никому не норовить, и по не дружбе никому не мстить»), внимательным к людям («челобитчиков не волочить») и т.д.

Структура приказов определялась их компетенцией и широтой деятельности. Крупные приказы делились на столы, возглавляемые дьяками. В свою очередь, столы подразделялись по территориальному и функциональному признакам. Так, например, в начале XVII века Поместный приказ имел четыре территориальных стола: Рязанский, Московский, Псковский и Ярославский. Приказ Казанского дворца сочетал в своей структуре и функциональные, и территориальные столы, подразделяясь на денежный, разрядный, поместный и Сибирский столы.

Следующим, более мелким подразделением приказов являлись повытья. Они возглавлялись старшими подъячими и в основном создавались по территориальному признаку. Повытья не являлись устойчивыми структурными еденицами, поэтому не носили определенных названий. Обычно им присваивался порядковый номер или наименование по фамилии стоявшего во главе подьячего.

В мелких приказах деление на столы  отсутствовало, существовали только повытья. Так, например, Посольский приказ подразделялся на 5 повытий – 3 для связей с западноевропейскими странами, 2 – с азиатскими государствами.

В ведении некоторых приказов находились разного рода учреждения. Например, Приказ большой казны ведал Денежным (монетным) двором.

Вся работа в приказах велась силами приказной бюрократии. Она принадлежала к правящей части общества и признавалась неподатным слоем. Внутри приказной бюрократии существовала своя иерархия, определявшая социальный статус и материальное положение каждого из служащих.

Высшим звеном приказной бюрократии были судьи (в документах они могли  обозначаться по названию приказа, например, казначей – глава Казенного приказа). Судьи были членами Боярской думы, присутствовали при «сидении» государя с боярами, делали доклады по работе своего ведомства. Имели право высказывать  свое мнение. Иногда один судья мог  возглавлять несколько приказов.

Наиболее сложные и объемные дела судья решал совместно с  подьячими. По остальным глава приказа  мог принимать решение единолично. Это ставит под сомнение коллегиальный  характер принятия решений в приказах. Косвенное подтверждение возможности  единоличного решения различных  вопросов находим у Котошихина: «А судити указано в Приказех бояром, и околничим, и столником, и дворяном, и дьяком, кому в котором Приказе ведати приказано, всем вместе и без единаго и единому без всех, в правду, по святой Еуангелской заповеди Христове…» .

Помощниками судьи являлись дьяки. Иногда они могли самостоятельно  возглавлять приказ. Штат дьяков комплектовался обычно из рядового дворянства, лиц  духовного звания или крупного купечества. В сферу компетенции дьяков входила  подготовка докладов для судьи о  работе приказа (или для царя), осуществление  суда. Также они могли возглавлять  столы. За службу дьяки «верстались» поместным и денежным окладами (до 600 четвертей и до 240 рублей в год).

Назначение судей и дьяков в  приказы было исключительной прерогативой царя и Боярской думы. Скорее всего, проекты данных назначений готовились в Разрядном приказе с учетом ряда факторов: нахождения на службе в  данное время, физической пригодности  и т. п. Под началом дьяков находились подьячие – канцелярские служащие, рекрутируемые из дворян и детей  приказных людей. Они делились на три группы:

1. «Молодые» (начинающие) подъячие. В течение нескольких лет они служили «неверстанно», т.е. без жалования, только за «приношения» просителей. Позже переводились на небольшой денежный оклад (1–5 рублей в год).

2. «Средние» подьячие. Получали  денежный оклад (до 10–15 рублей  в год).

3. «Старые» подьячие. Возглавляли  повытья. Получали денежный оклад (до 60 рублей в год), иногда – поместный оклад.

Количество подьячих колебалось от нескольких человек до нескольких сотен  человек в зависимости от величины и значимости приказа. Московские подьячие часто переводились во временные  приказы, рассылались с поручениями  в города, полки, посольства.

Должностные обязанности дьяков и  подьячих определялись в каждом конкретном приказе в зависимости от его  компетенции. В обычном порядке  подьячие вели текущее делопроизводство, переписку с подчиненными учреждениями и должностными лицами на местах, а  также вторичную документацию, например, книги «входящих» и «исходящих»  документов и т. п. «Старые» подьячие следили за исполнением обязанностей среди подчиненных. Вместе с тем  основная ответственность возлагалась  именно на лиц, возглавлявших структурные  подразделения приказов («столов» или  «повытий»). При выявлении финансовых злоупотреблений подьячих возмещение денежных средств возлагалось именно на дьяка, непосредственного начальника виновного.

Значение дьяков в управлении было более значительным. В отличие  от судей, дьяки — профессиональные управленцы, прошедшие все ступени  служебной лестницы. Поэтому именно от них фактически зависело текущее  состояние дел ведомства. Более  того, известно о том, что дьяки  могли «приказывать царским словом», т. е. передавать к исполнению устные указания царя.

Уже указывалось, что обеспечение  служащих приказов (дьяков и подьячих) было денежным и поместным. Также  правовые обычаи допускали «кормление от дел». Н. Ф. Демидова не без основания  предположила, что доходы, получаемые большинством подьячих «от дел», в  несколько раз превышали размер их денежного оклада и что «кормление от дел» могло быть двух видов: «почесть»  и «поминки»: «почесть» предлагалась заранее для успешного продвижения  дел, а «поминки» — за конкретную работу с целью ее ускорения . К.В. Петров предполагает, что основные отличия «почестей» и «поминок» заключались, во-первых, в их добровольном характере со стороны дарителя, а во-вторых, в отсутствии каких-либо конкретных требований дарителя в отношении подготовки, рассмотрения и решения его дела в приказе. Именно эти два условия позволяли отграничить допустимые обычаем подношения служащим приказов от взяток («посулов») .

Отдельно от «почестей» и «поминков» следует рассматривать получение денег   за  оформление   тех  или  иных  документов.  Подсчеты,   проведенные П.В. Седовым, показывают, что гипотетический легальный доход подьячих за оформление документов составлял 100—200 рублей в год, превышая, таким образом, денежный оклад более чем в 10 раз. Доходы «старых» подьячих и дьяков, ставивших подпись на документах, были на порядок выше. Служащие приказов, где было мало «челобитчиковых» дел, например, Посольского приказа, ежегодно получали «праздничные деньги», составлявшие два годовых оклада .

Технический персонал приказов состоял  из «сторожей» и «приставов» («недельщиков»). Первые — наемные лица, функцией которых было обеспечение сохранности помещения приказа. «Приставы» («недельщики») — должностные лица административно-полицейского аппарата, в обязанности которых, помимо прочего, входило непосредственное исполнение административных и судебных решений того или иного приказа. На пост пристава назначался дворянин. Нахождение в должности пристава обычно не превышало семи дней.

Также в штат приказов входили переводчики (специалисты по письменному переводу), толмачи (специалисты устного перевода), рассыльные, золотописцы.

Исполнение должностных обязанностей в органах государственной власти предполагает определенную подготовку. Работа в ряде приказов требовала  определенного объема специальных  знаний. Наиболее подготовленные специалисты  работали в Посольском и Поместном  приказах.

Служба в Посольском приказе, помимо прочего (высокой техники письма, владения приемами ведения документации), требовала знания иностранных языков. Подготовка переводчиков с иностранных  языков для работы в приказе занимала достаточно большое место в системе  подготовки кадров. Однако в основном переводчиками служили лица, являвшиеся выходцами из других стран.

Подготовка специалистов осуществлялась в XVII веке в специальных «школах» при приказах.

Этот период управления не составлял стройной системы и строился на системе «поручений», передавался в ведении одного лица по степени доверия к нему великого князя. Общее количество приказов, существовавших на Руси, точно неизвестно, в XVII в. разные исследователи называют их число от 40 до 70. Во главе отдельного приказа стоял приказный судья (в некоторых приказах судей было по два и более; они назывались товарищами главного судьи). В его ведении состояли дьяки – от одного от трёх, а к концу XVII века в крупных приказах – от 6 до 10 человек. В ведении дьяков находились подьячие, которые в соответствии стажем делились на “старых” (старших), «середних» и «молодшых» (младших).

Для приведения в исполнение разных распоряжений существовали особые должности  – толмачи, трубники, недельщики и др. В их обязанности входило также доставлять переписку приказов по принадлежности, вызывать тяжущихся на суд и др. Через их руки в приказ поступали челобитные, доклады, доношения местных правителей; они хранили дела и вели письмоводство. Старшим подьячим, наиболее опытным и уважаемым и подьячим «средней руки» доверялась сложная работа, связанная с подготовкой решений по делам, хранением дел, опечатыванием архивных сундуков. Младшие подьячие не пользовались особым доверием. Многие царские указы XVII в., обращают внимание на необходимость строго контролировать работу. За ошибки, допускаемые в официальных документах, подьячих строго наказывали: били батогами, лишали жалованья.

Документы обычно размещались на столах, на скамьях, особо ценные – в сундуках – ларях в тех же  помещениях, где велась текущая работа и приём  посетителей. В XV в. дорогостоящий пергамент вытеснила бумага, которую первоначально также привозили из западноевропейских стран, а со второй половины XVII в. используется бумага, отечественная. Первую бумажную «мельницу» (фабрику) построили на реке Пахре по приказу патриарха Никона, затем в Москве на реке Яузе. Однако только в XVIII в. после строительства нескольких бумажных мануфактур удалось удовлетворить внутренний спрос на бумагу в России. Первоначально бумага изготавливалась из тряпья, а чернила делались из солей железа и дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков – наростов на дубовых листьях. Сочетание железистых чернил и тряпичной бумаги делало текст особенно стойким, он почти не выцветал. Поэтому документы этого периода, хранящиеся в архивах, достаточно хорошо читаются. Инструментами письма служили гусиные перья, затачиваемые особым образом перочинным ножом. Лучшим, как отмечают историки, считались перья из левого крыла гуся, а сама очинка требовала значительного уменья. Гусиные перья применялись вплоть до второй половины XIX в., хотя металлические перья появились уже в начале века. Написанный гусиным пером текст посыпался мелким кварцевым песком. Московские приказы пользовались песком, привозимым с Воробьёвых гор, который считался особенно светлым и чистым. С появлением, так называемой скорописи (начертание округлых букв и использование графических сокращений слов и частей слов с вынесением – их над строкой письма) свободно читать такие тексты стало довольно сложно, требовались знания и навыки.

В делопроизводстве приказов продолжала использоваться весьма специфическая  форма документов – столбец (столп, столпик), иначе говоря, свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги. Важные государственные акты могли иметь особенно большие размеры. Например, грамота царя Алексея Михайловича Пыскорскому монастырю на земли имеет длину более метра, а Соборное уложение 1949 г. насчитывает 309 метров!

Составные части столпа назывались «поставами». Столбцовая форма делопроизводства отменена Петром I.

В целом, в приказный период постепенно создаётся система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы  документов и приёмы их составления. Однако государство, действуя отрывочными  и частными мерами, не сознавая общих  административных правил, не могло  ещё ввести систематического порядка  в организацию учреждений и их делопроизводство.

Серова Л.И., Марковская Л.Н. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

Приказные дьяки и подьячие и их делопроизводство

Все делопроизводство приказов сосредоточивалось  в руках дьяков и подьячих. Они  приводили в исполнение указы  царя и приговоры Боярской думы; они готовили материалы, дела и доклады  для царя и Боярской думы; они  же, наконец, вели все текущее делопроизводство приказов в пределах их собственной  компетенции.

Первоначальные дьяки были простыми писцами при начальнике приказа, и в документах довольно отчетливо  отразилось возвышение их роли, по мере увеличения и усложнения дел, проходивших  через приказы. Под пером дьяков и подьячих отливались в определенные, ставшие потом традиционными, письменные формы все дела центрального управления Московского государства. Такими привычными формами являются: "столпы" или "столбцы", "тетради" и "книги".

Форма столбцов заключалась в следующем: отдельная полоса бумаги, получавшаяся путем либо продольного разреза  пополам, либо поперечного разреза  на три части развернутого обычного листа писчей бумаги, и, следовательно, обладавшая определенной шириной, будучи исписана на одной стороне, склеивалась своим нижним концом с началом полоски, являющейся по своему содержанию продолжением предыдущей; к ним в том же порядке приклеивалась следующая исписанная полоска и так до последней полоски, относящейся к данному делу. Получалась единица хранения, представляющая собой в развернутом виде длинную ленту или "столп". Составные части "столпа" назывались "сставами". Этот же термин применялся и для обозначения в столпе мест склейки полосок. Обратная сторона сставов служила, для "рукоприкладства" всех тех лиц, которые были вызываемы в приказ по данному делу - челобитников, свидетелей, продавцов, душеприказчиков; для занесения, в процессе производства, необходимых надписей и помет; для обозначения адреса, по которому шла переписка; для обозначения на первом и последнем сставе заголовка столбца. Кроме этого, на обороте "беловых" столбцов производились "справа" и "скрепа": по окончании дела и после переписки его "счерна начисто" и сверки, переписчик удостоверял своей подписью на обороте исправность "беловика", а вершивший дело дьяк, или исполняющий его обязанности подьячий ("подьячий с приписью") "скрепляли" столбец, расписываясь по сставам (на обороте) так, чтобы все места склеек были охвачены буквами его подписи в целях охраны входящих в дело документов от подлогов, утраты, перемешивания сставов при расклейке столбцов Маяковский И. Л. Очерки по истории архивного дела в СССР. М., 1941; 2-е изд., доп. М., 1960.