Приказное долопроизводство

По выполнении всех правил процедуры  составления дела столп свертывался  в форму свитка, исписанной стороной внутрь, и в таком виде хранился. Так как длина столбца зависела от бюрократических приемов ведения  того или иного акта, то столбцы  нередко достигали десятков, а  порою и свыше сотни метров. Оправдывался этот способ оформления и хранения документов тем, что при  системе записи дела на листах, склеенных  в столбцы и скрепленных по "сставам" подписью дьяка, ни одна часть документа ни выпасть незамеченной, ни затеряться, ни подвергнуться злонамеренной выемке или замене другим подложным сставом не могла; что при системе склеивания сставов части дела существуют не врозь, а вместе, и, следовательно, облегчают разыскание требуемого документа. Но эти удобства были весьма относительны и часто перевешивались неудобствами. При пользовании столбцами, приходилось многократно развертывать и свертывать их, что отрицательно отражалось на целостности материала. Сам способ соединения сставов посредством склеивания был не вполне надежным: столбцы расклеивались и расклеивавшиеся части разрознивались. При реставрации таких столбцов порядок сставов не всегда восстанавливался, переклеивались они, как попало, и в содержание столбца вносилась путаница. Наконец, употребление клея являлось приманкой для тараканов и других архивных вредителей и подвергало столбцы порче. Несмотря на все указанные неудобства столбцовой формы делопроизводства, последняя донесена была московскими приказными вплоть до петровского времени.

Другим способом ведения записей  были "тетради". Этот способ унаследован  Москвой от Киевского государства, в свою очередь перенявшего его, от Византии. Тетрадь представляла собой записи на нескольких (обычно не менее четырех) листах, вшитых друг в друга наподобие современной  обычной тетради. Таким образом, внешним признаком этой формы  было наличие в тетради не менее  восьми листов. Причем, в зависимости от того или иного формата, тетради были разные: если тетрадь была сшита из бумаг листового формата, она называлась "тетрадью в десть"; если она состояла из сшитых согнутых пополам полулистов, она называлась "тетрадью в полдесть"; если тетрадь была сшита из согнутых пополам четвертушек, она носила название "тетради в четверть дести". Вторым внешним признаком тетради был один общий корешок.

Третьим способом ведения записей  были "книги". Этот способ является производным от "тетрадей". Если записи, начатые в одной тетради, продолжались по своему содержанию в  другой или даже последовательно  в нескольких, то однородность их содержания требовала того или иного скрепления. Скрепление достигалось либо связкой  тетрадей в одну пачку, либо подшивкой  их одной за другой по способу брошюровки. Сброшюрованные вместе тетради и  превращались в "книги". Таким  образом, первоначальным внешним признаком, отличавшим эту форму от формы  тетради, была количественная разница  в листах рукописи.

Отдельные законодательные акты, правительственные  распоряжения, сделки частных юридических  и физических лиц по-прежнему оформлялись, как и в Киевском государстве, в виде грамот.

Установившееся разделение форм делопроизводства определяло собою приемы классификации  и хранения материалов. Законченные  производством дела, переписка и  различные отдельные документы  сгруппировывались обычно по охарактеризованным выше формам. Выходящим за пределы этих форм приемом классификации и хранения было увязывание или свертывание материалов в "связки" и "свертки". Этот прием сложился тремя способами. Либо среди материалов оказывались такие дела и документы, которые не укладывались почему-либо ни в одну из обычных форм, но в то же время были связаны или однородны между собою по содержанию. Такие материалы сгруппировывались в связки и свертки. Либо появлялись к уже заполненным тетрадям и книгам дополнительные материалы, которые и соединялись с ними в связки, обозначавшиеся обычно таким образом: "книги или тетради (о том-то), а к ним привязано..." Либо в делопроизводстве отлагались отдельные разнородные документы, которые уже просто механически связывались в связки, что и обозначалось терминами "рознь" или "розница всякая", "связка всякой розни" и т.д.

Делопроизводством заведовали дьяки, количество которых в каждом приказе  зависело от его размеров. Так, в Посольском приказе обычно было до трех дьяков, в Разрядном - до шести, а в Поместном даже до пятнадцати дьяков. В тех приказах, которые состояли непосредственно при царе и Боярской думе (Посольский, Разрядный, Поместный, Четвертные и при Алексее Михайловиче - Тайный), один из дьяков, обычно думный, т.е. обязанный присутствовать на заседаниях Боярской думы, назначался начальником приказа, прочие дьяки были его товарищами. В прочих приказах начальниками были бояре или дворяне, и дьяки были у них в подчинении. Но с течением времени, особенно с половины XVII в., и над думными дьяками ставятся в приказах "судьи" из бояр, и значение думных дьяков, как самостоятельных начальников приказов, стало падать Ульянина Е. А., Якименко А. С. Архивоведение: конспект лекций - М.: Высшее образование, 2007.

Делопроизводство приказов велось по отделам, которые назывались "повытьями" и "столами". Эти названия в одних приказах были синонимами, в других являлись подразделениями одно другого. Деление на столы и повытья производилось либо по роду дел (например: Денежный стол Разрядного приказа), либо по территориальному принципу, т.е. между столами или повытьями расписывались все подведомственные тому или иному приказу города, а в Посольском приказе, кроме того, и страны, с которыми велись сношения. В каждом столе или повытье города и страны в свою очередь распределялись между "старшими" и "средними" подьячими, на каждого из которых во многих приказах приходилось по тридцати и более городов. Один из старших подьячих в каждом столе или повытье был его начальником. Низшим слоем приказных являлись "молодые" подьячие. Число подьячих в приказах менялось в зависимости от значения того или иного приказа и от обширности его ведомства. Самым многочисленным составом подьячих обладал Поместный приказ, в котором к концу XVII в. насчитывалось штатных и сверхштатных подьячих до 500 и даже до 800 человек.

Таким образом, в постановке приказного делопроизводства наблюдается уже  довольно сложная структура, по которой  и стали классифицироваться документы, Сложность структуры приказов положила начало и обособлению некоторых  категорий документов от текущего делопроизводства, и возникновению в приказах архивов, как собрание документов, отделенных от столов и повытий.

3. Архивы приказов и  постановка в них архивного  дела

Хотя разные столы и повытья ведали разными делами, но в делопроизводственной работе всех их происходило, повседневное обращение к таким документам, которые имели директивный, руководящий, либо справочный характер и были одинаково необходимыми всем без исключения столам и повытьям. Естественно, что такие документы от постоянного "хождения по рукам" изнашивались и грозили через некоторый промежуток времени сделаться вовсе непригодными к употреблению. Во избежание этого стали издаваться указы, требовавшие составления с таких документов списков, т.е. копий. Списки изготовлялись в количестве экземпляров, соответствовавшем числу столов или повытий в данном приказе, и распределялись по ним для постоянного пользования, оригиналы же стали храниться отдельно, под названием: "подлинники", "подлинные книги". Сама практика делопроизводства заставляла подьячих выделять старые документы и также сдавать их на обособленное хранение. Такой процесс обособления от канцелярий некоторых категорий дел требовал и выделения для их хранения отдельных помещений.

Первоначально приказы помещались в тесных неприспособленных избах, отчего и произошли такие более  ранние названия приказов, как Посольская изба, Поместная изба и т.д. Но после  московского пожара 1626 г. для приказов было построено в Кремле каменное здание в два этажа, расположенное "покоем", т.е. корпусом, имевшим форму буквы П. Одна параллельная линия этого корпуса шла вдоль Кремлевской стены, возле которой протекала Москва-река, а другая выходила на Кремлевскую площадь. Двухэтажный состав здания позволял распределять его помещения таким образом, чтобы присутствия (палаты заседаний) и канцелярии поместить в верхнем этаже, а архивы - в нижнем. Однако в действительности строгой выдержанности в этом отношении не было, и каждый приказ устраивался по-своему. Так, например, дела Посольского приказа находились в отдельной палате нижнего этажа - "казенке". Казенки были оборудованы железными или обшитыми жестью деревянными дверями, снабженными в обоих случаях железными засовами и запорами. Окна казенок были защищены железными решетками с такими же затворами. Дела Разрядного приказа находились вместе с присутствием и канцелярией в одном верхнем этаже, наоборот, приказ Казанского дворца занимал две палаты в нижнем этаже. Столы Поместного приказа, а с ними и дела были размещены частью в верхнем, частью в нижнем этаже, в помещении каждого стола рядом с канцелярией позади нее находилась казенка, служившая для хранения старых дел. Лишь при Петре I дела всех столов Поместного приказа были сосредоточены в одном нижнем этаже.

Способы, хранения архивных материалов остаются в приказах те же, что практиковались в "царском архиве" XVI в. По-прежнему документы размещаются по ящикам, сундукам, коробьям и т.д., но вместилища подвергнуты более строгой охране и, кроме того, ориентирующие признаки вместилищ больше разработаны. Вместилища документов требовалось держать за замками и печатями. Признаки вместилищ были более дифференцированы. Одни определялись по внешнему виду, материалу устройству и состоянию. Чаще стал применять к вместилищам признаки происхождения, называя и по фамилиям дьяков и подьячих. Дело в том, что последние держали у себя текущие дела и документы не только в столах, в сундуках, ящиках, ларцах и т.п. После смерти или оставления службы документы поступали в казенки вместе со своим вместилищами, которые и получали названия вроде следующих "ящик подьячего Михаила Мамотина". Иные вместилища определялись по роду и содержанию документов: "сундук Киевского повытья". Иногда признаки внутренний и внешний соединялись вместе, например: "литовской ящик бархатной".

К прежним вместилищам изредка  присоединяются новые, именно, шкафы  как передвижные, так и вделанные  в стены, и "полати". Шкафами  оборудовались и канцелярии, и  казенки, "полатями" же специально казенки, в которых для этого  были устроены особые лестницы. Наиболее редким оборудованием были полки  в современном смысле стеллажей.

Правила охраны документов устанавливаются  и в порядке законодательства, и по линии отдельных специальных  указов.

Сначала только дьяки ведали хранением  дел. К концу XVII в. появляются специальные  указы о порядке хранения и  охраны документов, допускающие к  этому ответственному делу и подьячих (кроме "молодых"), но на особых условиях. Указом 1697 г. к хранению документов были допущены, наконец, и "молодые" подьячие.

По сравнению с разработанностью правил хранения и охраны документов дело с их описанием по темпам и  регулярности отставало. Даже к концу XVII в. почти в половине всего количества приказов дело упорядочения и описания документов еще не было налажено, и московское правительство вынуждено было в 1680 г. разослать в эти приказы указ, требовавший под угрозой опалы "дела описать и счесть, а описные книги и счетные списки объявить себе, великому государю". Сама же инвентаризация производилась, конечно, и до указа и в некоторых отношениях достигла, по сравнению с описями XVI в., усовершенствования. Глухие заголовки сменяются раскрытием содержания документов, увлекавшим подьячих не только на путь подробного их пересказа, но даже на путь собственной оценки описываемых документов.

Наряду с описями уже зарождаются  в некоторых приказных архивах  и другие элементы справочно-ориентирующего аппарата, именные указатели к  описям и главы" - оглавления материалов. К указателям необходимо отнести "азбуки" и "азбуки по алфавиту". В целях  облегчения справочной работы подьячие стремились снабдить описи ориентирующими знаками на полях Алексеева Е. В. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учебное пособие  для сред. проф. образования/Е. В. Алексеева, Л. П. Афанасьева, Е. М. Бурова; под ред. В. П. Козлова - М.: ПрофОбрИздат, 2002.

Так как справки приходилось  наводить, главным образом, о лицах, то на полях рядом с каждой описательной статьей, в которой упоминалась  чья-либо фамилия, ставились инициалы этого лица. Постепенно поля описи  исписывались инициалами, идущими друг за другом в беспорядке. Такие описи  получили название "азбук". Затем  из описи фамилии переписывались в алфавитном порядке инициалов  в отдельную книгу, и, таким образом, получался указатель личных имен - "азбука по алфавиту". В указателе при каждой фамилии ставилось указание на номер и год того дела или книги, в которых нужно искать сведения о данной личности. Наиболее распространенными алфавитами были на первых порах самые простые указатели - личных имен. Но потом стали составляться и географические указатели.

Кроме указателей, к средствам справочно-ориентирующего аппарата московских приказных архивов  необходимо отнести еще так называемые "главы". "Главы" соответствовали  в архивном деле - внутренним описям. Они представляли собою не самостоятельные  описи целого архива или какого-либо его отдела, а перечни комплексов документов, соединенных по своей  однородности в сборники или в  дела. "Главы" отличались от описей своей краткостью, преследуя чисто  справочную задачу.

Развивалось в приказных архивах  и применение нумерации архивных материалов. Если в XVI в. в описи "царского архива" наблюдается лишь нумерация  вместилищ (ящиков, сундуков и др.), то в приказных архивах, хотя и не во всех, практиковалась уже, кроме  нумерации вместилищ, нумерация  и самых единиц хранения. Номер  цифрой проставлялся на заглавном месте  сборника, книги, тетради на средине  правого края листа и затем  повторялся в правом верхнем углу первого листа самого текста. Столбцы  снабжались номерами на обертках, которых  они хранились, и на обороте первого  сстава столбца. Проставленные на делах, сборниках и столбцах номера заносились затем в описи. Кроме всего этого, на единицах хранения уже делались топографические отметки: отмечались вместилища, в которых они хранились, а вместилища снабжались ярлыками с указанием, "какие столпы и дела и книги положены, чтобы скорее и удобнее сыскать".

Таким образом, было организовано архивное дело в приказах. Оно показывает, что дьяки и подьячие умели  ориентироваться в массе архивного  материала и одну из главных своих  задач видели в его хранении и  охране и в наведении справок. Что представляли собою архивные материалы приказов в совокупности, это приказных не интересовало. Описание материалов велось не систематически, а в связи с различными обстоятельствами: после пожаров, после обнаружения  порчи материалов погибала огромная масса документов. Основная причина  этого была в том, что архивы еще  не стали самостоятельными органами и, находясь при многочисленных приказах, не были объединены никаким руководящим  специально-архивным органом. 
Создание в XVI в. системы приказов — учреждений, ведавших отраслями государственного управления или отдельными регионами России, — привело к формированию сети центральных, приказных, архивов. В приказном делопроизводстве и соответственно архивохранении выделяются следующиеразновидности документов: