Проблема стандартизации в области ДОУ

Комплексная стандартизация. При комплексной стандартизации осуществляются целенаправленное и планомерное установление и применение системы взаимоувязанных требований как к самому объекту комплексной стандартизации в целом, так и к его основным элементам в целях оптимального решения конкретной проблемы. Применительно к продукции — это установление и применение взаимосвязанных по своему уровню требований к качеству готовых изделий, необходимых для их изготовления сырья, материалов и комплектующих узлов, а также условий сохранения и потребления (эксплуатации). Практической реализацией этого метода выступают программы комплексной стандартизации (ПКС), которые являются основой создания новой техники, технологии и материалов.

В связи с резким сокращением  финансирования работ по стандартизации в последнее десятилетие работы по комплексной стандартизации выполняются  в очень ограниченном объеме, в  основном в рамках федеральных целевых  программ, которые содержат раздел по нормативному обеспечению качества и безопасности работ и услуг.

Опережающая стандартизация. Метод опережающей стандартизации заключается в установлении повышенных по отношению к уже достигнутому на практике уровню норм и требований к объектам стандартизации, которые согласно прогнозам будут оптимальными в последующее время.

Стандарты не могут только фиксировать достигнутый уровень  развития науки и техники, так  как из-за высоких темпов морального старения многих видов продукции  они могут стать тормозом технического прогресса. Для того чтобы стандарты не тормозили технический прогресс, они должны устанавливать перспективные показатели качества с указанием сроков их обеспечения промышленным производством. Опережающие стандарты должны стандартизировать перспективные виды продукции, серийное производство которых еще не начато или находится в начальной стадии.

4. Проблемы  стандартизации.

4.1. Проблема систематизации стандарта.

Эта проблема является центральной в развитии и использовании методологии стандартизации, поскольку системность - важнейший принцип стандартизации. От того, насколько развита и применяется на практике методология, обеспечивающая достаточно полное выполнение требований данного принципа, существенно зависит эффективность этой деятельности.

Следует иметь в виду, что стандартизация - одна из форм проявления объективных экономических законов развития общества, в частности, таких, как закон стоимости и закон повышения производительности труда и, во-вторых, что это проявление стандартизации осуществляется в качестве одного из эффективных средств управления экономикой . Таким образом, стандартизация - объективно обусловленный, непреходящий и к тому же весьма массовый вид деятельности, эффективность которой, естественно, зависит от степени совершенства ее методологии, т.е. от уровня разработки ее теоретических основ.

Общепринятым в настоящее время является определение понятия "стандартизация", данное в ГОСТ Р 1.0-92: "деятельность, направленная на достижение оптимальной степени упорядочения в определенной области посредством установления положений для всеобщего и многократного использования в отношении реально существующих или потенциальных задач". Упомянутое в определении "упорядочение" осуществляется "посредством (разработки и) установления положений (требований) для всеобщего и многократного применения:". В этих словах и состоит сущность деятельности по стандартизации. А поскольку эта деятельность направлена на "достижение оптимальной степени упорядочения", то и сама она, очевидно, должна быть упорядочена и опираться на достаточно серьезные научно-методические основы. В противном случае не только оптимального, но и элементарного упорядочения она может не дать. Очевидно также, что основой ожидаемого упорядочения от деятельности по стандартизации является системность этой деятельности. Однако это обстоятельство в стандартах, определяющих Государственную систему стандартизации (ГСС), не только не подчеркивается, но вообще умалчивается. Так, среди основных принципов стандартизации принцип системности не упоминается. В то же время актуальность, важность и сложность решения проблемы обеспечения системности в стандартизации не только существуют, но и возрастают с расширением масштабов экономики и соответственно с ростом объема работ по стандартизации.

Реализация принципа системности в стандартизации предполагает выявление и учет взаимосвязей между различными объектами стандартизации при их создании и применении и соответствующими требованиями к этим объектам, а также обеспечение на этой основе согласования взаимосвязанных требований по стандартизации, их рациональной унификации и исключения дублирования требований в различных нормативных документах по стандартизации (НДС). Соблюдение принципа системности предполагает также согласованность в организации работ по стандартизации по времени и последовательности планирования, проведения и реализации результатов взаимосвязанных работ.

Планирование работ по стандартизации в бессистемной постановке осложняет разработку и применение многих стандартов, приводит к несогласованности, а иногда и противоречивости требований различных НДС, к дублированию требований в различных НДС или многочисленным ссылкам на другие НДС, к получению в результате неопределенных по названию и содержанию документов. Часто такие НДС остаются невостребованными из-за неопределенности отражаемых в них объектов стандартизации и требований к ним.

Необходимо также отметить, что бессистемность в научно-методических основах и соответственно в практике стандартизации закономерно приводит к стихийности и хаотичности их развития. Указанное состояние в отечественной государственной и отраслевой стандартизации, к сожалению, наблюдается достаточно долгое время и есть опасения, что по достижении критических параметров приведет к необратимым негативным последствиям.

Для решения проблемы обеспечения системности в работах по стандартизации и разработки, в частности, методических основ создания новых систем (комплексов) стандартов по актуальным вопросам, необходимо, прежде всего, решить следующие две научно-методические проблемы:

• разработать четкую и достаточно полную классификацию объектов стандартизации и видов требований (видов нормативных документов) по стандартизации по их основным признакам;
• разработать концепцию о структуре Единой системы требований (системы НД) по стандартизации (ЕСТС) на государственном, отраслевом и других уровнях организации экономики.

4. 2. Проблема развития стандарта.

Развитие информационных технологий обусловило объективную  необходимость их регламентации. Требуется  привести к единообразию технологию: процессы, средства, методы, продукты производства и т.д. Кроме того, как и любая деятельность, сфера библиотечных и информационных технологий  должна располагать собственной четкой и непротиворечивой терминосистемой.

Первые отечественные  стандарты в области библиотечно-информационных технологий были разработаны и утверждены Госстандартом в 1969-1977 гг. Их разработкой были заняты крупнейшие библиотеки и органы научно-технической информации.

На первых этапах стандартизации  сферы библиотечных и информационных технологий принятым регламентам уделялось достаточное внимание со стороны разработчиков: их пересматривали, вносили изменения и приводили в соответствие с международными стандартами.

В течение 1967-1978 гг. указанные  стандарты были пересмотрены с учетом требований международной и отечественной практики стандартизации и опыта работы библиотек и информационных учреждений.¹

В настоящее время  сроки  пересмотра действующих стандартов (раз в пять лет) не соблюдаются  разработчиками.  Многие библиотечно-информационные процессы опережают развитие стандартизации, и регламенты не в силе их регулировать (ГОСТ 26525-85 Системы обработки данных. Показатели использования; ГОСТ 22771-77 Автоматизированное проектирование. Требования к информационному обеспечению; ГОСТ 7.52-85 СИБИД. Коммуникативный формат для обмена библиографическими данными и на магнитной ленте. Поисковый образ документа и др.). В результате многие стандарты утратили свой статус обязательных и выполняют рекомендательную функцию.

Россия интенсивно проходит путь интеграции в мировое сообщество, все активнее транснациональные корпорации стремятся занять достойное положение на ее рынке и все острее в этой связи встает проблема установления еденных требований (стандартов), в том числе в сферах ДОУ и ИОУ.

Учитывая положение  дел на современном этапе, когда  сама функция делопроизводства в  стране де-факто существует, а де-юро  отсутствует; ее не контролирует и не возглавляет ни один государственный  орган, а, следовательно, государство  не регулирует эту сферу своей деятельности даже посредством издания соответствующих правовых, и тем более нормативных и методических документов; на наш взгляд, создание и внедрение в практику работ организаций всех форм собственности и организационно-правовых форм таких нормативных документов, как стандарты, один из вариантов, позволяющих удержать ситуацию под контролем, и не допустить хаоса в этой сфере. Тем более, что по пути стандартизации пошли развитые страны мира, на которые у нас модно равняться.

Мы не стоим на месте  и продолжаем развитие национальной базы стандартизации за счет включения в нее новых международных стандартов.

4.3. Проблемы внедрения стандартизации в ДОУ.

Стандарт содержит ряд требований к процессам управления документами и закладывает принципы разработки программ управления документами. Основным принципом, позволяющим обеспечить непрерывность деловой деятельности организации, ее соответствие нормативной среде и требованиям отчетности, является необходимость «создавать и сохранять аутентичные, достоверные и пригодные для использования документы, а также защищать целостность этих документов в течение требуемого времени». Важным положением стандарта в этой связи является то, что информационные и коммуникационные системы, прикладные программы, а также поддерживаемые ими процессы деловой деятельности «следует проектировать, модифицировать или перепроектировать так, чтобы в процессе повседневной деловой деятельности это не мешало созданию соответствующих документов как составной части системы управления документами».

Стандарт содержит также методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами

До настоящего времени этот вопрос в нормативных актах, регулирующих деятельность в сфере документационного и информационного обеспечения управления, в должной мере не был отражен. Между тем такие документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности, а системный подход к управлению документами, отраженный в них, позволяет организациям создавать, использовать и сохранять документы во времени. В свою очередь, система управления документами позволяет создавать информационный ресурс о деловой деятельности организации, который может поддерживать ее последующую деятельность, обеспечивать оперативное принятие отдельных решений и представление необходимой и своевременной отчетности.

В разделе стандарта, посвященном вопросам проектирования и внедрения систем управления документами, описываются:

• характеристики систем управления документами, основными из которых являются надежность, целостность, соответствие, комплексность, системность и др.;
• процесс проектирования и внедрения системы управления документами и его методология;
• описывается механизм и условия прекращения применения системы управления документами, главным из которых является условие, что независимо от причин прекращения использования системы управления документами или утраты ею легитимности «документы, находящиеся в этой системе, должны быть доступны», а сам процесс прекращения деятельности этой системы должен быть «документально зафиксирован в той мере, в которой это потребуется для сохранения аутентичности, достоверности и пригодности для использования документов, по-прежнему находящихся в системе».

Методология проектирования и внедрения системы управления документами, заложенная в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, проста и логична. Она включает в себя несколько «задач» (этапов), которые допускается выполнять на различных стадиях проектирования и внедрения системы управления документами, «многократно, частично или полностью, в соответствии с организационными потребностями, официальными требованиями и изменениями организационной среды или среды управления документами».

Необходимость стандартов  Решению технологических задач документирования способствует разработанный ВНИИДАД и утвержденный Госстандартом Российской Федерации ГОСТ 6.30-97. "УСД. Система ОРД. Требования к оформлению документов". Стандарт, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации. Исключительно важное значение имеет также последующая разработка и ведение (обновление) общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации, в т.ч. форм управленческой документации на уровне ведомств, предприятий и организаций. Спрашивается, не страдаем ли мы желанием в силу своего "исторического" пристрастия к бюрократии и администрированию, склонностью к централизации, взять под государственный контроль сферу административной документации? Чтобы ответить на этот вопрос, обратимся к опыту других стран. В Соединенных Штатах Америки с 1976 г. действует Закон по управлению федеральной документацией. Термин "Управление документацией" означает планирование, контроль, руководство, организацию, обучение, выдвижение по службе и другие административно-управляющие действия, предполагающие создание документов, их хранение, использование и возможность распоряжения документами. В 1980 г. - принят "Закон о сокращении работы с документами", направленный на создание единой правовой основы в этой области административной деятельности. В системе Национального архива США действует мощное подразделение, которое ведает вопросами управления документацией.