Проблемы собирания зарубежной архивной России

Прежде всего на жестком диске создаются папки (директории), в которые будут помещаться документы. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам. Каждая папка может иметь вложенные в нее папки, которые в свою очередь могут иметь свои вложенные папки. Каждой папке присваивается «имя». Начинаться «имя» должно с вида документов (приказы, акты, отчеты и т.д.), зачем содержание документов уточняется сведениями об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы (файлы).

Часть документов сохранит бумажную форму существования. Неизбежно  сосуществование бумажного и  электронного документооборота с учетом внедрения новых информационных технологий. Поэтому важно продумать оптимальные процессы документооборота для основных категорий документов с учетом использования элементов электронного документооборота.

Технология работы с входящими  документами может быть следующей. Если документ поступил в организацию  на бумажном носителе, то производится его регистрация, сканирование (с распознаванием или без распознавания), прикрепление электронного файла к регистрационной карточке в корпоративной системе документооборота. После чего возможны различные варианты технологии дальнейшей работы с документом.

Параллельное обращение  бумажных документов и их электронных  копий.

При этом в базу данных вносится информация о прохождении и исполнении документов. Резолюции на документах руководители пишут от руки. Затем делопроизводственная служба или секретари вводят их в автоматизированную систему. Электронная копия является средством оперативного оповещения и используется для справочно-информационной и аналитической работы. Подобную технологию скорее можно назвать не электронным, а автоматизированным документооборотом, представляющим собой отражение процессов работы с бумажными документами в компьютерной системе [28, c. 46].

После ввода электронного образа документа в корпоративную  систему бумажный подлинник остается на оперативном хранении (в текущем  архиве) в службе ДОУ или в подразделении, осуществлявшем регистрацию документа, и помещается в дело согласно номенклатуре дел. В соответствии с установленными категориями документов, электронные образы которых вводятся в корпоративную систему документооборота, дальнейшая работа ведется с электронными файлами этих документов. Электронный документооборот внутренних документов в принципе можно осуществлять аналогично технологии работы с входящими документами. Но при работе с внутренней перепиской возможности использования безбумажных коммуникаций гораздо шире.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

В заключение хочется сказать  еще об одной проблеме, ожидающей  нас в работе по выявлению и  собиранию материалов русского зарубежья, рассеянных по всем миру. Это невнимательное отношение к ним, раздробление и  распыление собраний.

Показательна судьба архивного  и музейного собрания Общества “Родина”. Документы и экспонаты “Родины” передавались в Центральный музей вооруженных сил, в Российский фонд культуры, Российский государственный архив Военно-морского флота и другие хранилища. Не ясна судьба картинной галереи Общества. Как сообщалось в прессе, музейные экспонаты, картины были переданы в 23 музея (84). То, что многие годы подвижнически собирали и хранили для России русские эмигранты, было раздроблено и распылено по многим архивам и музеям России. Был нарушен главный принцип архивного дела - принцип недробимости фонда и собраний. В результате мы снова упустили шанс создать в России Музей русского зарубежья с рукописным отделом, библиотекой и т.д. Восстановлением исторической правды, своего долга перед изгнанниками, исправлением ошибок предшественников стало опубликование в 1999 г. межархивного путеводителя по фондам бывшего РЗИА (85). Издание этого тома завершило десятилетний труд, ставший как бы исправлением ошибки послевоенных архивистов, распыливших РЗИА по многим архивам бывшего СССР (86). Печально, что собрание Общества “Родина” ждала та же судьба - раздробление. Поистине, история ничему не учит. Уже сейчас ставится вопрос о необходимости реконструкции собрания “Родины”, необходимости составления межархивного путеводителя. Но, когда это еще будет? Ведь для составления путеводителя по РЗИА понадобился десятилетний труд архивистов почти из всех республик бывшего СССР.

Одной из проблем является отсутствие обмена информацией и  координации в деятельности различных ведомств, учреждений, отдельных исследователей, занимающихся проблемами русского зарубежья. Информации об имеющихся в архивах эмигрантских фондах, новых поступлениях эмигрантских материалов бывает недостаточно как для архивистов, так и для исследователей. В связи с этим большое значение приобретают новые информационные технологии, создание межархивных путеводителей на новых носителя.Одной их таких попыток является база данных “Русское зарубежье”, содержащая сведения о более чем 1200 архивных фондов эмигрантов, хранящихся в 30 архивах России.

Одной из важнейших задач  российских архивистов является поиск  за пределами Российской Федерации  документов, относящихся к зарубежной россике. Ктакого рода документам можно причислить зарубежные по своему происхождению документы о России, о жизни ее граждан за рубежом.

Следует отметить, что сам  термин «россика» имеет несколько определений. Известная электронная энциклопедия «Википедия» определяет россику, как «термин, использующийся в отечественной истории искусства для обозначения западноевропейских художников, работавших в России в XVIII в. – 1-й пол. XIX в., в особенности по заказам императорского двора»12; Российский гуманитарный энциклопедический словарь дает следующее понятие: «Россика – литература, изданная за пределами России, но содержательно относящаяся к стране и русским. В более узком, первоначальном значении – иностранная литература о России. Именно так употребляли термин И. Бантыш-Каменский и составители каталогов отдела «Россика» Императорской Публичной библиотеки. В ряде случаев к «Россике» относят также литературу русской эмиграции и иную литературу на русском языке, изданную за рубежом»13. Принятая в 1996 г. Федеральная программа «Всемирного библиографического учета, функционирования и взаимоиспользования распределенного фонда документов россики» трактует «россику» как совокупность русских по происхождению материалов, находящихся вне пределов страны».

Именно в таком ракурсе  в данной работе будет рассматриваться  понятие «россика», поскольку объектом изучения является комплекс архивных документов русского происхождения, поступивших на хранение в различные архивы США в первой половине ХХ века.

Наполнение этого понятие  в каждый конкретный период определялось территориальными границами государства  – Российской империи, СССР, России. В досоветское время к этому понятию относилось все, касающееся Российской империи и отдельных ее регионов вне зависимости от того, кто эти регионы населял. В советское время россика была составной частью советики, т.е. документов связанных с историей СССР и любой из его частей. И только после образования современной Российской Федерации, архивнаяроссика в современном ее понимании отделилась от других направлений досоветской россики и послереволюционной советики, размежевавшись с украиникой и белоруссикой.

Поиск россики, хранящей в других государствах – дело, достаточно трудное. Следует отметить, что процесс поиска документов, относящихся к россике и хранящихся в Беларуси и Украине, несколько проще, чем в странах дальнего зарубежья. Этот факт объясняется наличием в России обширных изданий и архивных справочников, охватывающих государственную архивную систему всего бывшего СССР по ее состоянию на декабрь 1991 г. Что же касается архивной россики дальнего зарубежья, то обмен информацией с архивами основывается на взаимной договоренности, подчас нелегко достижимой.

Поиск документов зарубежной архивной россики и сведений о местонахождении таких документов делится на три части:

– поиск россики на основе взаимной договоренности архивных учреждений;

– самостоятельный поиск  соответствующих документов и сведений о них, осуществляемый российскими  специалистами в иностранных  архивах, результаты которого отражаются в публикациях этих специалистов;

– поиск иностранных публикаций, содержание которых в той или  иной мере касается россики (иностранные публикации документов россики, статьи иностранных авторов со ссылками на документы, зарубежные архивные справочники и т.д.)

Среди российских архивистов наиболее четкую классификацию архивной россики дает А.В.Попов в работе «Русское зарубежье и архивы: история российской эмиграции в отечественных и зарубежных хранилищах».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                         Библиографический список:

 

1. ГОСТ Р ИСО 15489-1 – 2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». М.: Стандартинформ, 2007. – 43 с.
2. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти : утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 // Собрание законодательства Российской Федерации. 22.06.2009. № 25. - Ст. 3060.
3. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000, в ред. от 27.10.2003). – 43 с.
4. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук.  – 24 с.
5. Основные правила работы архивов организаций, одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. – 76 с.
6. План реализации Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации до 2011 г., утвержден решением Совета при Президенте Российской Федерации по развитию информационного общества в Российской Федерации от 13 февраля 2010 г. № Пр-357. – 77 с.
7. Баласанян,  В. Э. Автоматизация делопроизводства и документооборота в России: введение в проблему. / В.Баласанян.  // Рынок ценных бумаг. - 2010. - № 16. - С.80 – 81.
8. Баласанян, В.Э. Какой должна быть современная автоматизированная система документационного обеспечения управления. / В.Э.Баласанян.  // Делопроизводство. - 2010. - № 1. - С. 18.
9. Баласанян, В.Э. Применение автоматизированных систем документационного обеспечения управления (АС ДОУ) для повышения эффективности управления. / В.Э.Баласанян.  // Делопроизводство. - 2010. - № 2. - С.27 – 29.
10. Бачило, И.Л. О проблемах информационного права в области документирования и документооборота. / И.Л.Бачило. // Делопроизводство. - 2010. - № 2. – С. 5-8.
11. Бачило,  И.Л. Современные проблемы документирования информации // Документация в информационном обществе : электронное делопроизводство и электронный архив. / И.Л.Бачило. // ВНИИДАД. – 2009. - № 4. – С. 34 – 44.
12. Бобылева, М.П. Выбор программного продукта для автоматизации документооборота: использование многокритериального подхода. / М.П.Бобылева. // Делопроизводство. - 2010. - № 2 . - С. 21-22.
13. Бобылева,  М.П. Корпоративная система документооборота и корпоративная культура: аспекты взаимовлияния.  / М.П.Бобылева. // Делопроизводство. - 2010. - № 2. - С.40-46.
14. Бобылева,  М.П. Корпоративное регулирование документационного обеспечения управления – особенности нового этапа.  / М.П.Бобылева. // Делопроизводство. - 2010. - № 4. - С. 9-11.
15. Бобылёва, М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. / М.П.Бобылева. – М.: Издательство МЭИ, 2010. – 172 с.
16. Бобылева,  М.П. Вопросы использования электронного документооборота внутри организации. / М.П.Бобылева. // Делопроизводство. - 2010. - № 2. - С.14-17.
17. Вершинин,  А.П. Электронный документ : правовая форма и доказательство в суде. / А.П.Вершинин. - М.: Городец-издат, 2009. - 248 с.
18. Грум-Гржимайлов, Ю.В. Некоторые проблемы публикации архивных документов в электронных изданиях. / М.В.Грум-Гржимайлов. // Вестник архивиста.  - 2009. - №2. - С. 37.
19. Грум-Гржимайлов, Ю.В. Цифровое восстановление угасающего текста. / М.В.Грум-Гржимайлов. // Вестник архивиста. – 2010. - №3. - С. 149-150.
20. Делопроизводство: Учебник для вузов. / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкина; Под общ.ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2010. – 544 с.
21. Демушкин,  А.С. Новая терминология в информационных технологиях. / А.С.Демушкин.// Делопроизводство. - 2010. - № 2. - С.29.
22. Дроков, С.В. Современные возможности экспертизы ценности и учета электронных документов в организация. / С.В.Дроков. // Отечественные архивы. – 2010. - №5. - С. 27-28.
23. Елизаветина, Т.М. Делопроизводство на компьютере. Издание второе, дополненное. / Т.М.Елизаветина. – М.:КУДИЦ-ОБРАЗ, 2010. – 304 с.
24. Костомаров,  М.Н. "Многоликий Янус" - документ в системе информационного менеджмента. / М.Н.Костомаров.// Делопроизводство. – 2009. - № 1. – С.22-29.
25. Кудряев, В.А. и др. Организация работы с документами. / В.А.Кудряев.– М.: РАГС, 2010. – 334 с.
26. Кузнецов, С.Л. Автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения. / С.Л.Кузнецов.// Секретарское дело. – 2010. - № 4. – С. 45 – 66.
27. Кузнецов, С.Л. Новое в законодательстве по автоматизации делопроизводства в 2010 г. / С.Л.Кузнецов.// Делопроизводство. - 2011. - № 1. - С. 46 – 49.
28. Кузнецов, С.Л. Прием и передача документов в автоматизированных системах. / С.Л.Кузнецов.// Секретарское дело. – 2010. - № 3. – С. 45 – 46.
29. Кузнецов, С.Л. Примерное техническое задание на систему автоматизации делопроизводства. / С.Л.Кузнецов. // Делопроизводство. - 2010. - № 3. - С. 47 – 52.
30. Кузнецов, С.Л. Примерное техническое задание на систему автоматизации делопроизводства. / С.Л.Кузнецов. // Делопроизводство. - 2010. - № 4. - С. 56 – 59.
31. Кузнецов, С.Л. Системы автоматизации делопроизводства и электронный документооборот в бизнесе. / С.Л.Кузнецов. // Секретарское дело. - 2009. - №4. - С.15.
32. Кузнецов, С.Л. Системы автоматизации делопроизводства и электронный документооборот в бизнесе. / С.Л.Кузнецов. //Секретарское дело. - 2010. - №4. - С.15.
33. Кузнецов, С.Л. Хранение документов в электронной форме. / С.Л.Кузнецов.//Секретарское дело. - 2009. - № 2. – С. 23 – 26.
34. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). / Т.В.Кузнецова.– М.:ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 2010. – 433с.
35. Кузнецова, Т.В. Техническое, кино-, фото-, фонодокументирование. / Т.В.Кузнецова.// Секретарское дело. - 2010. - № 11. - С. 12 – 15.
36. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов. / Т.В.Кузнецова. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010. – 359 с.
37. Кукарина, Ю.М. Формирование понятий «электронный документ» и «электронная цифровая подпись» в законодательных и нормативно – методических актах Российской Федерации. / Ю.М.Кукарина. // Делопроизводство. - 2010. - № 1. - С. 43 –52.
38. Кукарина, Ю.М. Формирование понятий «электронный документ» и «электронная цифровая подпись» в законодательных и нормативно-методических актах Российской Федерации. / Ю.М.Кукарина.// Делопроизводство. – 2010. - № 1. – С. 43-52.
39. Кукарина,  Ю.М. Электронный документ и электронная цифровая подпись в законодательстве США. / Ю.М.Кукарина. //Делопроизводство. - 2010. - № 2. - С.30- 33.
40. Куняев, Н.Н. Опыт внедрения системы электронного документооборота (СЭД) в МНС России. / Н.Н.Куняева. // Делопроизводство. - 2010. - № 4. – С. 11 – 14.
41. Куприянова,  Г.И. Кадровое делопроизводство на компьютере: составление документов, ведение учета, организация работы. / Г.И.Куприянова.- М.:КУДИЦ-ОБРАЗ, 2010. – 256 с.
42. Кушнаренко, Н.Н. Документоведение: Учебник. / Н.Н.Кушнаренко.– 4-е изд., испр. – К.: О-во «Знання», КОО, 2010. – 459 с.
43. Ларин, М.В. Актуальные проблемы обмена документированной информацией в государственном управлении. / М.В.Ларин. // Делопроизводство. - 2010. - № 2. - С. 7- 10.
44. Ларин, М.В. О государственной политике в сфере документационного обеспечения управления. / М.В.Ларин. // Делопроизводство. - 2010. - № 1. - С.3 – 7.
45. Ларин,  М.В. Управление документацией в организациях. / М.В.Ларин. - М.: Научная книга, 2010. - 288 с.
46. Ларин, М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии :Автореф. дис. ...д-ра ист. наук / РГГУ, ВНИИДАД. / М.В.Ларин. - М.,2010. - 59 с.
47. Ларин,  М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. / М.В.Ларин. - М., 2008. – 334 с.
48. Максимович,  Г.Ю. Новые возможности автоматизации делопроизводства. / Г.Ю.Максимо<span class="List_0020Paragr