Работа с документами

Содержание

Введение

1. Работа с документами содержащими коммерческую тайну

1.1 Сведенья относящиеся к коммерческой тайне

1.2 Защита документов, содержащих  коммерческую тайну

2. Защита персональных  данных в работе отдела кадров

Заключение

Список литературы

 

Введение

Конфиденциальный (от латинского confidentiale - доверие) документ - доверительный, секретный. В статье 2 Федерального закона от 20 февраля 1995 года № 24 - ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» конфиденциальная информация определена как документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации. Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» определены следующие группы сведений:

«О фактах, событиях и  обстоятельствах частной жизни  гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах  массовой информации в установленных  федеральными законами случаях;» «Информация, связанная с профессиональной деятельностью, доступ которой ограничен Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская  тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных  или иных сообщений и т.д.)» «Составляющие тайну следствия и судопроизводства»; «Информация, связанная с коммерческой деятельностью, доступ к которой ограничен в соответствии с Гражданским Кодексом Российской Федерации и федеральными законами (коммерческая тайна)»; «Информация о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них». «Информация, содержащаяся в подготавливаемых в федеральных органах исполнительной власти проектах указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, других служебных документов, также является конфиденциальной и не подлежит разглашению (распространению)».

В действующих нормативных  актах не отражены степени доступа (секретности) конфиденциальных документов (в документах, относящихся к государственной  тайне, степени секретности определены). Поэтому степень доступа конфиденциальных документов используют исходя из сложившейся  практики организаций и предприятий  независимо от формы собственности  и организационно-правовой формы. Тема организации работы с конфиденциальными  документами актуальна на данный период времени, т.к. в достаточно бурном развитии экономики России и в  условиях ужесточения конкурентной борьбы на рынке, всё чаще организации  подвергаются различным видам коммерческих шпионажей, в том числе и промышленному. Как правило, в большинстве случаев, организации и предприятия используют бумажные носители информации (в том  числе и конфиденциальной) из-за их более удобного, практичного и  долговечного хранения. Однако бумажные носители не имеют никаких специальных  степеней безопасности, как электронные  и другие виды носителей, поэтому  вся ответственность за сохранность  бумажных документов ложится на правильную организацию конфиденциального  документооборота в частности.

 

1. Работа с документами,  содержащими коммерческую тайну

коммерческая тайна конфиденциальная информация защита

Документы могут нести  информацию открытую и информацию с  ограниченным доступом, помеченную грифами  «Конфиденциально», «Для служебного пользования», «Коммерческая тайна», «Секретно» и  т.п. Коммерческая тайна - это конфиденциальная информация, позволяющая её обладателю при существующих или возможных  обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить  положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду. К информации, составляющей коммерческую тайну, относится: научно - техническая, технологическая, производственная, финансово-экономическая, иная информация в том числе составляющая секреты производства (ноу-хау), которая имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности её третьим лицам, к которой нет свободного доступа на законном основании и в отношении которой обладателем такой информации введён режим коммерческой тайны. Одним из критериев отнесения информации к коммерческой тайне является возможность получения экономической выгоды от её разглашения или использования. К коммерческой тайне относятся, прежде всего, идеи, изобретения, открытия, технологии, индивидуальные детали коммерческой деятельности, позволяющие успешно конкурировать и т.п. Информация предприятия может быть отнесена к коммерческой тайне при наличии следующих условий:

- Действительная или потенциальная  коммерческая ценность информации  в силу неизвестности её третьим  лицам;

- Отсутствие свободного  доступа к этой информации  на законном основании;

- Принятие обладателем  информации необходимых мер к  охране её конфиденциальности.

Обеспечение сохранности  такой информации требует соблюдения следующих условий:

- Определение сведений, составляющих  коммерческую тайну предприятия;

- Обеспечение порядка  их защиты;

- Обеспечение строго контроля за допуском персонала к секретным документам;

- Точное установление  того, кто конкретно из руководства  или служащих предприятия организует  и контролирует секретное делопроизводство, наделение их соответствующими  полномочиями;

- Разработка инструкции (памятки) по работе с секретными  документами, ознакомление с нею  соответствующих работников организации;

- Контроль за принятием соответствующими служащими письменных обязательств о сохранении коммерческой тайны предприятия;

- Введение системы материального  и иного стимулирования служащих  предприятия, имеющих доступ к  её секретам;

- Внедрение в повседневную  практику механизмов и технологий  защиты коммерческой тайны организации;

- Личный контроль со  стороны руководителя организации,  внутренней службы безопасности  и секретного делопроизводства.

Если эти условия не будут выполнены, то у предприятия  не будет законных оснований для  привлечения к ответственности  работников за разглашение или передачу сведений, составляющих коммерческую тайну, так как владелец информации, составляющей коммерческую тайну, вправе потребовать в судебном порядке  возмещения убытков, причинённых её разглашением или выплату компенсации  в размере, установленном решением суда.

 

1.1 Сведения, относящиеся  к коммерческой тайне

Сведения коммерческой тайны  предприятия можно условно разделить  на два крупных блока:

- Научно - техническая (технологическая)  информация;

- Деловая информация.

Научно - техническая информация включает:

- сведения о конструкциях  машин и оборудования; чертежи;  схемы;

- используемые материалы;

- рецептуры;

- методы и способы производства (особенно о вновь разрабатываемых  изделиях);

- новые технологии, направления  модернизации известных технологий, процессов и оборудования;

- программное обеспечение  ПК, пароли, ключи, коды и процедуры  доступа к информации;

- организация системы  безопасности предприятия.

Деловая информация включает:

- сведения о финансовой  стороне деятельности предприятия  (промежуточные финансовые отчёты, первичные бухгалтерские документы,  задолженность, кредиты и т.п.);

- сведения о наиболее  выгодных формах использования  денежных средств, ценных бумаг,  акций;

- сведения о размере  прибыли, себестоимости произведённой  продукции; - планы развития предприятия;

- планы и объёмы реализации  продукции (планы маркетинга, данные  о характере и объёме торговых  операций, уровнях цен, наличии  товаров);

- анализ конкурентоспособности  производимой продукции, эффективность  импорта и экспорта, предполагаемое  время выхода на рынок;

- планы рекламной деятельности;

- списки торговых и  других клиентов, представителей, посредников,  конкурентов, сведения о взаимоотношениях  с ними, их финансовом положении,  проводимых операциях и объёмах,  условиях действующих и заключаемых  контрактов;

- структура и методы  управления, связи внутри фирмы  и вне её, распределение обязанностей  и их содержание;

- кадровый состав и  его формирование;

- сведения из деловой  переписки.

Сведения, не относящиеся  к коммерческой тайне

Сведения, которые не могут  являться коммерческой тайной:

- содержащиеся в учредительных  документах юридического лица, документах, подтверждающих факт внесения  записей о юридических лицах  и об индивидуальных предпринимателей  в государственные реестры;

- содержащиеся в документах, дающих право на осуществление  предпринимательской деятельности;

- о составе имущества  государственного или муниципального  унитарного предприятия и об  использования ими средств соответствующих  бюджетов;

- о загрязнении окружающей  среды, состоянии противопожарной  безопасности, санитарно-эпидемиологической  и радиационной обстановке, безопасности  пищевых продуктов и других  факторах, оказывающих негативное  воздействие на обеспечение безопасности  граждан;

- о численности, о составе  работников, о системе оплаты  труда, об условиях труда, в  том числе об охране труда,  о показателях производственного  травматизма и профессиональной  заболеваемости, и о наличии свободных  рабочих мест;

- о задолженности работодателей  по выплате заработной платы  и по иным социальным выплатам;

- о нарушениях законодательства  Российской Федерации и фактах  привлечения к ответственности  за совершение этих нарушений;

- об условиях конкурсов  и аукционов по приватизации  объектов государственной или  муниципальной собственности;

- о размерах и структуре  доходов некоммерческих организаций,  о размерах и составе их  имущества, об их расходах, о  численности и об оплате труда  их работников, об использовании  безвозмездного труда граждан  в деятельности некоммерческих  организаций;

- о перечне лиц, имеющих  право действовать без доверенности  от имени юридического лица. Делопроизводство  в системе государственного управления. (Учебно - практическое пособие). - М.; «Издательство РАГС», 2003. - 372 с.

1.2 Защита документов, содержащих  коммерческую тайну

Основная цель защиты конфиденциальной информации, в том числе коммерческой тайны, состоит в том, чтобы, как  говорят профессионалы, предотвратить  её утечку или разглашение. Разглашение  информации, составляющей коммерческую тайну, действие или бездействие, в  результате которых эта информация становится известной третьим лицам без согласия обладателя такой информации либо вопреки трудовому или гражданско-правовому договору. В ряде случаев требуется защита и «чужих» коммерческих секретов, которые могут быть доверены предприятию другими лицами, организациями. Отсутствие такой защиты может лишить предприятие выгодных партнёров, клиентов. Меры по охране конфиденциальности информации должны включать в себя:

- определение перечня  информации, составляющей коммерческую  тайну;

- ограничение доступа  к информации, составляющей коммерческую  тайну, путём установления порядка  обращения с этой информацией  и контроля за соблюдением такого порядка;

- учёт лиц, получивших  доступ к информации, составляющей  коммерческую тайну, и (или)  лиц, которым такая информация  была предоставлена или передана;

- регулирование отношений  по использованию информации, составляющей  коммерческую тайну, работниками  на основании трудовых договоров  и контрагентами на основании  гражданско-правовых договоров;

- нанесение на материальные  носители (документы), содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну,  грифа «Коммерческая тайна».

Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя:

- разработку инструкций  по соблюдению режима конфиденциальности  для лиц, допущенных к коммерческой  тайне;

- ограничение доступа  к носителям информации, содержащей  коммерческую тайну;

- ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учёт  и сохранность документов, содержащих  коммерческую тайну;

- использование организационных,  технических и иных средств  защиты коммерческой тайны;

- осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны коммерческой тайны.

Допуск работника к  конфиденциальной информации осуществляется с его согласия. Работодатель имеет  право отказать в приёме на работу тому, кто не хочет брать на себя обязательства по сохранению коммерческой тайны. Допуск работника к коммерческой тайне предусматривает:

- ознакомление работника  с законодательством РФ о коммерческой  тайне, предусматривающим ответственность  за нарушение режима коммерческой  тайны;

- принятие работником  обязательств по соблюдению установленного  режима коммерческой тайны;

- ознакомление работника  с перечнем сведений, составляющих  коммерческую тайну предприятия,  к которым работник будет иметь  доступ;

- установление оплаты  труда работника с учётом компенсации  за взятые им на себя обязательства  по соблюдению режима коммерческой  тайны. Размер такой компенсации  устанавливается соглашением между  работником и предприятием;

- создание работнику необходимых  условий для соблюдения им установленного работодателем режима коммерческой тайны.

Все сотрудники предприятия  должны при поступлении на работу подписать трудовой договор или  обязательство о неразглашении  коммерческой тайны. В этих документах должны быть отражены следующие обязательства  работника: