Работа с документами

На фоне кризиса в мировой  экономике, да и в силу малого интереса россиян к вопросам законодательства принятие этого закона осталось практически  незамеченным. Международный опыт показывает, что именно этот закон, особенно в  сочетании с законодательством  о защите персональных данных, способен доставить крупные неприятности государственным муниципальным  органам.

Поскольку этот закон появился «сверху», пока ни одна из заинтересованных сторон большого внимания на него не обратила. Такая ситуация, скорее всего, продлится  недолго. И, как показывает мировой  опыт, государственные органы столкнутся с рядом сложных проблем. С  точки зрения делопроизводства, в  государственных органах возникнет  еще один мощный документопоток, а  в связи с неизбежными нарушениями  требований законодательства будут  и многочисленные судебные иски и  разбирательства. Государственным  органам с их постоянно недоукомплектованной, недооплачиваемой и перегруженной службой ДОУ придется очень нелегко. Закон, кроме того, меняет технологию работы с документами: например, впервые вводится трудоемкая практика цензурирования документов, имеющих грифы ограничения доступа.

В отличие от федеральных  органов, региональные органы власти осенью 2009 года уделили этому законодательству больше внимания. В ряде регионов разрабатываются  и принимаются собственные законодательные  и нормативные акты, регламентирующие порядок доступа к информации региональных властей.

В середине 2009 года вступил  в силу ряд законодательных актов. Это прежде всего новая статья 13.25 «Нарушение требований законодательства о хранении документов» Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, ужесточающая требования к организации хранения документов коммерческих организациях. Теперь организация может быть оштрафована на 200-300 тысяч рублей, например, за отсутствие номенклатуры дел.

Требования новой статьи распространяются как на акционерные  общества и участников рынка ценных бумаг, так и на общества с ограниченной ответственностью, государственные  и муниципальные унитарные предприятия. Наказания для них установлены  одинаковые. Разница заключается  лишь в том, что с организациями, перечисленными в первой части статьи, будет разбираться Федеральная  служба по финансовым рынкам, а с  ООО и унитарными предприятиями - государственный орган, «уполномоченный  в области управления архивным фондом», т.е. Росархив.

Кроме того, Федеральный  закон «О внесении изменений в  отдельные законодательные акты Российской Федерации» от 28.04.2009 № 733-ФЗ также ужесточил требования к  обеспечению сохранности документов. Соответствующие нормы внесены  в 3 российских Федеральных закона: «О банках и банковской деятельности», «О несостоятельности (банкротстве) кредитных организаций» и «О несостоятельности (банкротстве)». Эти изменения уже вступили в силу - в начале июня 2009 г. Цитата по: Дэвид Банисар Свобода информации в мире. 2006 год. Общий обзор законодательства по доступу к правительственной информации в мире. «Privacy International», 2006. С.35-36.

Впервые в нашем законодательстве фактически введена персональная ответственность  высшего руководства организации  за сохранность документов.

В свете новых требований еще острее становится вопрос о правильном установлении и отслеживании сроков хранения документов и об уничтожении  документов с истекшими сроками  хранения в строгом соответствии с законодательством. В этой связи  повышенный интерес вызывает разработка и введение в действие новых перечней документов с указанием сроков хранения.

29 октября 2009 г. Федеральное  архивное агентство разместило  для публичного обсуждения и  общественной экспертизы проект  «Перечня типовых управленческих  архивных документов, образующихся  в деятельности государственных  органов Российской Федерации,  государственных органов субъектов  Российской Федерации, органов  местного самоуправления и учреждений, организаций, предприятий, с указанием  сроков хранения». Проект «Перечня  типовых управленческих архивных  документов, образующихся в деятельности  государственных органов Российской  Федерации, государственных органов  субъектов Российской органов  местного самоуправления и учреждений, организаций, предприятий, с указанием  сроков хранения» http://www.rusarchives.ru/news/ptyad.pdf За этот поступок, способствующий большей открытости работы ведомства и повышению качества разрабатываемых нормативных документов, руководство Росархива заслуживает самых добрых слов, и хочется надеяться, что данная практика станет традиционной.

Перечисленные выше факторы  будут оказывать давление на организации  как государственного, так и частного сектора. В первую очередь это  давление почувствуют на себе специалисты  служб, обеспечивающие бумажный и электронный  документооборот. Весьма вероятно, что  объемы работы увеличатся, и в первую очередь это грозит сотрудникам  государственных органов.

С другой стороны, появляются и новые возможности в случае, если сотрудники, традиционно работающие с бумажными документами, сумеют найти свою нишу в новых направлениях работы, в первую очередь связанных  с внедрением информационно-телекоммуникационных технологий. Это даст им шанс на повышение  социального статуса в организации  и, соответственно, уровня заработной платы.

И если перспективы на 2010 год для государственных организаций  и собственников коммерческих организаций  выглядят не слишком радостно, то для  специалистов ДОУ они могут быть источником определенного оптимизма. Во все более усложняющейся ситуации грамотно организовать работу с документами  могут только квалифицированные  специалисты, а тем руководителям, кто этого еще не понял, стоит  зарезервировать несколько сотен  тысяч рублей для оплаты штрафов  за нарушение требований законодательства.

Заключение

В заключение следует сказать, что для обеспечения сохранности  и неразглашения конфиденциальных сведений предприятия необходимо выполнение самых простых требований безопасности, профессиональное обучение персонала  требованиям работы с конфиденциальными  документами, материальное стимулирование руководством организации сотрудников, имеющих доступ к документам с  грифом «Коммерческая тайна», правильная организация секретного делопроизводства и документооборота на предприятии. Строгое привлечение к ответственности  сотрудников предприятия за нарушение  норм и инструкций по секретному делопроизводству. Сведения к минимуму несанкционированного доступа к конфиденциальной документации можно достичь путём увеличения различных административных, технологических  и других барьеров. Это делается для того, чтобы организация хищения (разглашения) конфиденциальных сведений предприятия влекло за собой значительные финансовые, материальные и иные траты, которые неоправдывали бы риск и затраченные на это усилия. На мой взгляд, данное условие сильно бы сократило несанкционированные утечки конфиденциальных сведений организации, что, конечно, и дорогостояще, но в наше время бы сильно помогло предприятиям конкурировать, в конце концов, на рынке.

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1. Федеральный закон РФ  «Об информации, информатизации  и защите информации» от 20.02.1995 № 24 - ФЗ (в ред. от 10.01.2003).

2. Гражданский кодекс  РФ. Федеральный закон от 30.11.1994 №  51 - ФЗ (в ред. от 10.01.2003).

3. Трудовой кодекс РФ. Федеральный закон от 31.12.2003 №  197 - ФЗ (в ред. от 30.06.2003).

4. Уголовный кодекс РФ. Федеральный закон от 13.06.1996 №  63 - ФЗ (в ред. от 07.07.2003).

5. Типовая инструкция  по делопроизводству в Федеральных  органах исполнительной власти, утверждённая приказом Федеральной  архивной службы России от 27.11.2000 № 68.

6. Справочная правовая  система «Консультант Плюс».

7. Делопроизводство в  системе государственного управления. (Учебно - практическое пособие). - М.; «Издательство РАГС», 2003. - 372 с.

8. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. - М.; «Приор - издат», (издание 9-е переработанное и дополненное), 2005. - 160 с.

9. Журнал ''Управление персоналом'' №7, 2000 Е. Степанов. Дата публикации: 18.12.2000г.

10. www.bre.ru