Работа с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации

ВВЕДЕНИЕ

В документальном и архивном фонде организации или в личном фонде могут отложиться документы особой ценности, отражающие важные исторические события.

         Тема особо ценных документов носит актуальный характер в современных условиях.

         Об этом свидетельствует частое обращение людей к уникальным документам, так как  особо ценные  документы, содержат информацию о важнейших фактах и явлениях, имеющих непреходящее значение для государственного управления, народного хозяйства, обороны страны, международных отношений, научных исследований.  
         Федеральный закон «Об архивном деле Российской Федерации» дает следующие определения особо ценных  и уникальных документов: 
         Особо ценные документы – это документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно – историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования. 
         Уникальный документ – это особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичность.  
         Определения особо ценных документов помимо Федерального закона «Об архивном деле Российской Федерации» так же содержатся в ГОСТ 7.48-2002 СИБИД.  
         Правила работы государственных архивов рассматривают все виды работ с особо ценными документами. В правилах  изложены общие требования к созданию оптимальных условий хранения особо ценных документов, их размещению в архивохранилище, к работе по проверке наличия и состояния дел и документов; рассматриваются вопросы обеспечения сохранности особо ценных документов, в том числе вопросы создания страхового фонда копий особо ценных документов. 

Цель данной курсовой работы – изучить порядок работы с особо ценными документами в государственных архивах РФ.

Исходя из цели, в курсовой работе мною были поставлены следующие задачи:

• Рассмотреть понятие особо ценных документов;
• Изучить критерии определения особо ценных документов;
• Рассмотреть как осуществляется учет и описание уникальных и особо ценных документов;
• Показать различные режимы хранения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. ВЫЯВЛЕНИЕ ОСОБО ЦЕННЫХ ДОКУМЕНТОВ

1. Определение понятия "особо ценный документ"

Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ установлено, что постоянному хранению подлежат документы, отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации; в их составе выделяются особо ценные документы, в составе особо ценных некоторую часть составляют уникальные документы; для особо ценных, в том числе уникальных документов, устанавливается особый режим учета, хранения и использования; создаются страховые копии этих документов.

Особо ценным является документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства.

Уникальный документ - особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности.

Определение особо ценного документа, новое по сравнению с отраслевыми нормативно-методическими документами 1980 и 1983 гг., обусловлено не только политическими и социально-экономическими изменениями в обществе, но и необходимостью более жесткого отбора особо ценных документов. Исходя из этого определения особо ценные документы в государственном архиве любого уровня не должны полно и адекватно отражать исторический процесс развития региона, группы регионов, страны. Речь идет о выделении документов, имеющих особо важное непреходящее значение для культуры, исторической и другой науки, общества и государства (управления, обороны, международных отношений).

В качестве характеристики понятия "непреходящее значение" выступает свойство документа не терять своего правового, культурного значения в зависимости от смены режимов, властей, политической, экономической и социальной конъюнктуры, а под понятием невосполнимости, относимым к той части особо ценных документов, которые отнесены к уникальным, подразумевается невозможность полноценной замены документа любой копией (за исключением понятия копии документа на правах подлинника) с позиций международного права, суда, достоверности и реликвийной ценности.

Не все ценные с научно-исторической и общекультурной точки зрения документы сохраняют свое постоянное непреходящее значение для общества и государства; не для всех ценных документов их автографическая и правовая невосполнимость является обязательной. Так, например, сохранившаяся копия, не имея необходимой юридической силы в качестве правового документа, вполне может сохранять свою ценность в качестве исторического источника, культурного достояния и т.д., но не быть особо ценным документом. Поэтому на адекватное, полное отражение исторического процесса может претендовать лишь максимально полно сохранившийся комплекс всех ценных документов Архивного фонда страны. Это важно подчеркнуть, поскольку выявление особо ценных документов и создание на них страхового фонда и фонда пользования способствуют обеспечению лучшей сохранности наиболее ценных подлинников из хранимых ценных документов.

 

2. Критерии определения особо ценных документов

При выявлении особо ценных документов используются следующие обязательные критерии:

• Время создания документа - основной, самодостаточный критерий, применение которого объективно обусловлено фактором сравнительно неодинаковой ценности документов, относящихся к разным периодам истории.                     

          Согласно этому критерию выявляются особо ценные среди документов, созданных после 1626 г. (документы, созданные до 1626 г., в соответствии с критерием "древность документа", как правило, относятся к уникальным, и в установленном порядке рассматривается вопрос об их включении в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации) и до конца XVIII века, а также документы, созданные в особые периоды истории как страны в целом, так и ее отдельных регионов.

         Критерий используется и для отнесения к особо ценным документам, созданных не только в ранние периоды развития российской государственности, но и в особые периоды истории как страны в целом, так и ее отдельных регионов. При этом при отнесении документа к составу особо ценных важно учитывать следующее:

- под особым периодом  надо понимать не только войны, восстания, народные движения и  революции, но и другие важные  события в истории страны и  региона (проведение политических, социальных, экономических реформ, изменение государственной принадлежности  или государственного статуса  региона, а также чрезвычайные  события, вызванные природными и  человеческими факторами);

- имеет значение не  только время создания документа  в названный период, но его  прямое отношение к существу  исторического периода или конкретному  факту, событию, действию, характеризующему  данный период, роль документа  в фиксации события;

- отбору подлежат документы, которые заслуживают этого по  своему содержанию, а не просто  являются предметными свидетельствами  эпохи.

          Критерий времени создания документов по отношению к событиям, начиная с XIX века, используется в сочетании с другими критериями, в первую очередь, с критерием ценности содержащейся в документе информации, авторства и подлинности документа.

• Ценность содержащейся в документах информации (содержание документов) - наиболее важный, основной критерий для выявления особо ценных документов.                         

          Он основан на объективной, с позиций исторического подхода, оценке документов, которые содержат в себе значимую, неповторимую, новую по сравнению с другими документами фонда информацию и наиболее полные и всесторонние сведения о данном событии, факте, явлении.

         При его применении исторический подход особенно важен, так как значимое вчера часто становится малозначимым сегодня и наоборот.

         Ценность содержащейся в документах информации может быть как актуальной, так и потенциальной. Актуальная ценность информации выявляется интенсивностью и эффективностью сегодняшнего использования документов, что обусловлено политической, исторической и другой конъюнктурой. Определение потенциальной ценности требует от архивиста не сиюминутного, конъюнктурного взгляда на значение документа, а глубокого источникового подхода к оценке значения документа с точки зрения исторической объективности.

          При применении этого критерия необходимо учитывать также взаимосвязи документов и наличие резолюций и виз, так как иногда значимость информации усиливается другим документом, который сам по себе не может быть отнесен к особо ценным, а содержание резолюций (виз) может служить самостоятельным поводом для отнесения документа к особо ценным, усиливая его правовое и историческое значение.

• Юридическая сила, подлинность документов. Подлинность документа и его юридическая сила - два критерия, тесно связанные между собой, поэтому по отношению к выявлению особо ценных документов их целесообразно рассмотреть вместе.

Отбор подлинных документов необходим при выявлении особо ценных документов. Прежде всего, выявляются подлинники, и лишь в случаях заведомого отсутствия подлинников, существенных утрат документов архивного фонда, единственности сохранившейся в копии (в том числе в отпуске документа) информации или особого значения именно самой данной копии (отпуска) допускается возможность отнесения к ОЦД копий. В этом смысле подлинность документа - это не только критерий выявления и отбора, но категорический императив, обязательное условие такого выявления.

Следует различать понятия документа, обладающего юридической силой, и документа, имеющего юридическое значение. Юридическую силу имеют, прежде всего, документы, созданные и оформленные в установленном законом порядке государственными органами, должностными лицами, общественными организациями в пределах своей компетенции и порождающие определенные правовые последствия. К ним относятся законодательные, дипломатические, нормативные, административные акты, а также другие документы правового характера, например, устав, договор, соглашение, административный протокол, акт о несчастном случае и т.д. Все эти документы имеют юридическую силу, если являются подлинными или соответствующим образом оформленными копиями (дубликатами).

Подлинность документа особенно важна при ликвидации так называемой межархивной дублетности. Не следует относить к особо ценным в нескольких архивах региона документы однородного характера и содержания, относящиеся к одному важному событию, факту, но необходимо выбрать один подлинник наиболее высокого статуса и автографичности в фонде того фондообразователя, деятельность которого играла наиболее существенную роль в данном событии.

• Значение фондообразователя - критерий, считавшийся ранее главным для выявления особо ценных документов, в настоящее время сохраняется как основной ориентир при определении того, в каких фондах наличие особо ценных документов наиболее значительно, при этом решающим должно быть значение содержания информации документа в рамках межфондовых документных связей. По отношению к документам личного происхождения критерий значения фондообразователя в общественной, политической, культурной, научной сферах деятельности является одним из определяющих.

Роль этого критерия была неоправданно завышена, когда основное внимание при выявлении особо ценных документов уделялось лишь фондам высших и центральных учреждений отраслевого управления, а все их документы, отражающие межотраслевые, отраслевые и производственные функции, полностью относили к особо ценным.

Данный критерий, сохраняя свое значение, должен применяться в тесной связи с названными выше критериями.

• Авторство (адресат) документа - критерий, широко применяемый по отношению к документам личного происхождения, но применимый также и к официальным документам. Он направлен на отнесение к особо ценным таких документов, которые связаны с именами лиц, исходя из их роли в политической, общественной, культурной, научной жизни страны. Критерий включает в себя и понятие автографичности, к особо ценным документам следует относить именно автографы, подписанные автором подлинники, а не копии.

Не отрицая важности наличия у лица наград, званий, общественного признания, к применению этого критерия следует подходить с более широких позиций, помня, что лицо, документы которого могут быть отнесены к особо ценным, не всегда при жизни получало общественное признание или, получив это признание, могло его утратить. Поэтому не следует исходить только из политической и этической оценки личности автора документа, а необходимо учитывать его место и роль в истории, которые не всегда могут быть положительными. При этом критерий авторства распространяется не только на документы самого фондообразователя, но и на документы его корреспондентов, ему адресованные, а также на собранные им документальные коллекции.