Работа с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации

Критерий используется также при выявлении особо ценных документов в фондах организаций, где отложились документы выдающихся лиц, деятельность которых была связана с данным фондообразователем, в сочетании с обязательным применением критерия содержания документа. Сам по себе автограф (подпись, виза) выдающегося лица является критерием отнесения документа к ценным. Вместе с тем выявление ОЦД в соответствии с данным критерием не должно приводить к созданию коллекции автографов выдающихся лиц.

• Наличие палеографических, художественных и других особенностей документа. Палеографические, художественные и другие внешние особенности документа также являются критерием, который может применяться, прежде всего, к документам ранних периодов истории или документам личного происхождения.

К этому же критерию может быть отнесен предлагаемый некоторыми архивами критерий "единичности", когда документ по своей форме, элементам формуляра, способам изложения содержания является единственным в своем роде и другого подобного не имеется. Например, в соответствии с этим критерием отчет по имениям в одном из личных фондов отнесен к ОЦД. В качестве особенностей могут учитываться языковые особенности, способ воспроизведения, писчий материал, необычное место создания документа (в заключении, в плену, съемки в экстремальных условиях и др.).

• В качестве вспомогательного критерия может выступать величина страховой оценки документа (его денежная страховая стоимость). Материальная ценность документа - дополнительный, проверочный критерий, который выражается в страховой оценке документа, которая не должна быть ниже верхней границы его возможной аукционной цены.

По этому критерию к особо ценным документам могут быть отнесены те, которые оцениваются не ниже, чем в 2 тыс. долларов США или 1 тыс. английских фунтов стерлингов, в соответствии с нижней границей цены ценных документов по терминологии и шкале западноевропейских аукционов. В ходе применения этого критерия, подтверждающего особую ценность документа в прямом (денежном) смысле этого слова, следует учитывать и увеличение его ценности в связи с особыми, чрезвычайными мерами и большими материальными затратами, к которым фондообразователь (или архив) вынужден был прибегнуть для приобретения и сохранения своих документов. Применительно к научно-техническим документам может учитываться и коммерческая ценность разработки, патентование и др.

3. Методика выявления особо ценных документов

Выявление особо ценных документов является самостоятельным, планируемым видом работы, которая проводится по несекретным документам фондов, прошедших научное описание (научно-техническую обработку, переработку).

Выявление особо ценных документов осуществляется по архивохранилищам, а в пределах архивохранилища - по фондам. Попутное выявление особо ценных документов (при описании, усовершенствовании научно-справочного аппарата, рассекречивании) может проводиться высококвалифицированными работниками архива, но не должно планироваться в объемных единицах. Выявление ОЦД следует поручать сотрудникам, хорошо знающим состав и содержание фондов архива и владеющим методикой этой работы. Выявление может осуществляться как одновременно, так и раздельно.

Методика выявления особо ценных документов предполагает учет состава документов архива и принятого в архиве порядка хранения документов и распадается на три этапа.

Первый этап - составление списка фондов, второй этап - изучение описей, третий этап - изучение отобранных дел.

Если в архиве уже проводилось выявление особо ценных документов, то первым, предварительным этапом (при необходимости) будет анализ качества проведенной работы, состава фондов по содержанию. Анализ базируется на изучении списка фондов, реестра описей, дел фондов, исторических справок и проводится вне зависимости от прежнего отнесения фондов к одной из категорий.

На первом этапе составляется список фондов, потенциально содержащих особо ценные документы, исходя из совокупности критериев ценности содержащейся в документах информации, времени создания документа и других критериев. Целесообразно начинать изучение фондов, содержащих документы за более ранние периоды, и фондов органов государственной власти и управления, а затем по ведомственным и отраслевым группам в сочетании с хронологическим принципом, что позволит более полно учесть фактор повторяемости информации, межфондовой и межархивной дублетности. Это важно для архивных фондов советского периода и менее существенно - по отношению к постсоветскому периоду, когда отраслевые системы утратили ранее существовавшие связи. Проведение этой работы возможно не только по отраслевому и хронологическому, но и географическому принципам (например, изучаются фонды партийных органов одного региона). Итогом первого этапа является составление списка фондов (по архивохранилищу или архиву в целом).

На втором этапе проводится изучение описей по отобранным фондам. При этом первоочередному изучению подлежат описи структурных частей фондов, содержащих наиболее информационно насыщенные комплексы дел, отражающие основную деятельность фондообразователя.

К составу особо ценных документов могут быть отнесены отдельные документы, отдельные дела, части фондов и даже целые фонды (особенно за наиболее ранний период или отнесенные к особым историческим периодам). Но расшивка дел при выявлении ОЦД не допускается, и все дело считается особо ценным, даже если в нем таким признан лишь один документ. Стремление при создании страхового фонда копировать только содержащиеся в деле особо ценные документы не оправдано, так как при этом дело не исключается из использования, и особо ценный документ продолжает подвергаться износу вместе с остальными.

Выявление особо ценных документов производится путем просмотра заголовков дел в описях. Если качество заголовка дела не дает уверенности в том, что содержащиеся в деле документы могут быть отнесены к особо ценным, дело просматривается полистно. В качестве одной из рекомендуемых методик может быть предложен применяемый учет уровней информационной насыщенности документа. При учете хронологического уровня в качестве нормы берется год, и к ОЦД могут быть отнесены документы (отчеты, доклады и др.), содержащие анализ экономической или научной деятельности не менее чем за год, но с учетом межфондовой дублетности в государственных и бывших партийных архивах. Исключение составляют документы за более короткие промежутки, относящиеся к особым периодам (например, ежемесячные отчеты военного периода). При учете производственного уровня к ОЦ относятся документы не отдельных организаций, а вышестоящих органов их государственного управления; исключение составят документы организаций, игравших особую роль в истории региона. При учете географического уровня (например, при отборе к ОЦД статистической документации) за основу берется концентрация информации в пределах республики, области, губернии; исключение может составить столичный или областной город. По предметно-вопросному уровню информационной насыщенности к ОЦ отбираются документы, в которых информация представлена наиболее полно и всесторонне (справки, обзоры по региону в целом, по развитию отдельных отраслей экономики, осмотру учебных заведений округа).

На третьем этапе проводится изучение дела (с его полистным просмотром) в тех случаях, когда имеются сомнения в его особой ценности или для подготовки аннотации.

Критериями для полистного просмотра могут служить качество формирования дел в делопроизводстве, достоверность научно-справочного аппарата к документам фондов, степень сохранности документов. Вновь поступившие качественно описанные фонды, как правило, в полистном просмотре не нуждаются. При выявлении аудиовизуальных документов необходимо в отдельных случаях просматривать не только монтажные листы, но сами фильмы на звукомонтажном столе.

Выявление особо ценных документов завершается составлением описей выявленных ОЦД. Подготовленные описи по каждому архивохранилищу или архиву в целом в качестве заключительной стадии экспертной оценки проделанной работы рассматриваются совещательным органом архива (ЭПК, ЭПМК).

Для их рассмотрения необходимо привлекать максимально полный состав ЭПМК (или другого совещательного органа), желательно при участии историков и краеведов, знакомых с составом и источниковым значением документов архива, что повысит объективность и качество выявления документов. Одобренные совещательным экспертным органом описи ОЦД утверждаются руководством архива.

Рекомендуется составлять акты о завершении работы по выявлению особо ценных документов (для комплектующихся архивов по продолжающимся архивным фондам это будут акты о проведении работы по выявлению особо ценных документов за соответствующий период времени) (Приложение 1).

Выявление особо ценных документов в архивах организаций на стадии ведомственного хранения документов желательно, но возможно там, где для этого существуют необходимые условия.

Выявление может осуществляться при оказании методической помощи заведующим архивами организаций, при проведении экспертизы ценности, а также в ходе упорядочения документов в организациях сотрудниками государственных архивов. При этом на дела, содержащие особо ценные документы, или составляются отдельные описи, которые рассматриваются и утверждаются ЭПМК в комплекте с описями постоянного хранения, или делаются отметки в описях постоянного хранения (Приложение 2).

Методическая подготовка в архивах - источниках комплектования - к выявлению ОЦД на стадии ведомственного хранения состоит в составлении предварительных списков дел, отнесенных к особо ценным по каждой организации, проставлении соответствующих индексов в номенклатурах дел.

Глава 2. УЧЕТ, ОПИСАНИЕ И ХРАНЕНИЕ УНИКАЛЬНЫХ И ОСОБО ЦЕННЫХ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Описание уникальных и особо ценных документов

При описании документов дела указывается их копийность.

При описании особо ценных документов (Приложения 3, 4) устанавливается и указывается их подлинность или копийность. Признаками подлинности официальных документов являются: официальный бланк учреждения, наличие подписи должностного лица, печати учреждения и т.п.; для документов личного происхождения – их автографичность или наличие подписи автора документа. Если данные о подлинности относятся к одному документу (части документов), упоминаемому в заголовке, указание о подлинности даётся после описания этого документа (документов) в скобках со строчной буквы. Подлинность или копийность документов в деле указывается после заголовка с прописной буквы. Если копийным является один или несколько документов, указанных в заголовке наряду с другими, копийность указывается в заголовке вслед за указанным документом (документами) в скобках со строчной буквы.

Если дело содержит особо ценные, но не полностью сохранившиеся документы, указывается степень их полноты: «отрывок», «разрозненные листы», «без начала», «без конца» и т.п.

Способ воспроизведения указывается для документов в случае, если он необычен для данного вида (разновидности) документов или имеет принципиальное значение для характеристики содержания.

Для обозначения способа воспроизведения документов употребляются термины: «рукопись», «автограф», «машинопись» (машинописный), «печатный», «гектограф», «стеклограф», «оттиск с печатных досок» и другие.

Если дело по своим внешним особенностям отличается от большей части материалов фонда, то при его описании необходимо указать эти особенности.

К внешним особенностям дел и документов относятся:

- особый писчий материал (пергамент, шёлк, береста и т.п.);

- особый материал обложки  и переплёта (кожа, дерево, набивная  ткань и т.п.);

- наличие украшений на  обложке, иллюстрации или украшения  текста; язык документов, отличный  от языка остальных документов  фонда;

- печати;

- наличие прилагаемых  образцов бумаги, тканей и др.

Данные о степени полноты, способе воспроизведения, внешних и других особенностях документов дела приводятся после заголовка и аннотации с новой строки.

2.2. Страховой фонд особо ценных документов

Учёт особо ценных документов (Приложения 3, 4) ведётся по списку фондов, содержащих особо ценные дела, описям особо ценных дел и реестрам описей особо ценных дел (Приложение 5). На особо ценные и уникальные документы организации путем микрофильмирования создаются страховые копии (негативы первого поколения на рулонной пленке или микрофишах).

Совокупность страховых копий документов, хранящихся в архиве, составляет страховой фонд.

Страховой фонд – это совокупность страховых копий. Он создается для сохранения ценной документационной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов. Одновременно со страховым фондом создается фонд пользования, задача которого состоит в замене оригиналов копиями при проведении работ по использованию документов.

Страховая копия особо ценного документа на бумажной основе – это негативный микрофильм на фотопленке.

Фонд пользования – позитивный микрофильм, изготовленный с негативного микрофильма.

Страховой фонд создается в целях сохранения ценной документной информации на случай утраты или повреждения подлинных документов.