Рационализация делопроизводства в учреждениях России в XIX - начале XX вв

 

 

 
 При смешанной форме часть работы с документами выполняет центральная  служба, а часть делопроизводственных процедур осуществляется в структурных  подразделениях.

Выбор той или иной формы зависит как от особенностей самого предприятия (его масштабов, производственного профиля, подчиненности), так и от позиции руководителей, их приверженности к определенной управленческой философии.

Для упорядочения всей работы с документами, повышения согласованности  действий сотрудников, исполнителей и руководителей разрабатывается Положение о службе делопроизводства.

В нем закрепляются функции  службы, права и ответственность  ее руководителя и работников. Именно в Положении фиксируется организационная  схема работы с документами, принимаемая для данного предприятия.

Учитывая возросшую  самостоятельность предприятий  в новых экономических условиях, Положение приобретает особую значимость: руководство организации излагает в нем свод видение проблем  делопроизводства.

Итог: Основным нормативным актом, регламентирующим технологию работы с документами, является разработанная в организации Инструкция по делопроизводству. Она должна учитывать специфику данного предприятия.

В Инструкции находит  отражение весь процесс работы с  документами, все принятые делопроизводственные процедуры. В приложении помещают схемы документопотоков, сложившихся на предприятии, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры заполнения отдельных видов документов.

С Инструкцией должны быть ознакомлены все управленцы, менеджеры, специалисты структурных подразделений. Она служит своего рода методическим пособием для сотрудников организации, причастных к работе с документированной информацией.

Особенности отечественного делопроизводства.

Истина познается в  сравнении.

Специфика социально-экономических  и политических условий, исторические традиции данной страны неизбежно откладывают  отпечаток на принятую в ней систему  делопроизводства.

Специалисты отмечают, что  делопроизводство в современном  виде зародилось в России в начале ХIХ века, было и до сих пор остается весьма самобытным.

Характерные черты российского  делопроизводства:

- четкая вертикаль продвижения документов внутри организации (от вышестоящей инстанции к низовым звеньям, от руководителей к исполнителям);

- строгое отслеживание всех процедур при работе с документами в регистрационных журналах или в регистрационно-контрольных карточках;

- высокая степень стандартизации  основных процессов делопроизводства  и документооборота;

- наличие специализированных  делопроизводственных служб.

Принципы западного  делопроизводства существенно отличаются от российских, опираясь на традиции высокой  исполнительской дисциплины работников.

Характерные черты западной технологии:

- продвижение документов внутри организации носит преимущественно горизонтальный характер (документы могут сразу попадать к непосредственному исполнителю, минуя руководство);

- отсутствие в организации  централизованного контроля работы  с документами;

- регистрация документов  производится непосредственно исполнителями, некоторые виды документов вообще не регистрируются;

- специализированных  служб, занимающихся делопроизводством,  не создается;

- широкое распространение  получает информатизация и автоматизация  процессов делопроизводства, все  сильнее проявляется стремление к переходу к безбумажной технологии.

 

2.2 Унификация документов в России в XIX - начале XX вв.

 

Понимая значимость совершенствования  системы управления, чиновники указывали  на необходимость создания курсов новейшей технологии управления, чтобы труд чиновников совершенствовался, а не подчинялся шаблону, "шел рядом с жизнью и наукой, не отставая от них"; проведение специальных общих собраний чиновников для обмена своими познаниями и взаимной критики существующих приемов работы, если они устарели.

Каждому чиновнику не только должно быть дано право, но и вменялось бы в обязанность "указывать все недочеты деятельности учреждения и способы усовершенствования этой деятельности.

Серьезные изменения  в системе управления, соответствующая  перестройка системы документирования деятельности новых учреждений привели к изменениям формы документа. В делопроизводстве министерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки. В состав реквизитов бланка включается наименование учреждения, наименования структурных подразделений, отражающие место подразделения - автора в структуре учреждения (департамент, отделение, стол).

Дата документа также  включается в состав реквизитов бланка, как и регистрационный индекс документа. Занимает свое обособленное место заголовок к тексту документа, располагаясь непосредственно под реквизитами бланка (практически также, как и в современных документах). Появляется и ссылка на поступивший документ (прототип современного реквизита «Ссылка на дату и номер входящего документа»), которая не имеет пока унифицированного вида и может выглядеть по-разному.

Приобретает устойчивый вид и реквизит «Адресат», появившийся  еще в XVIII в. в коллежском делопроизводстве, - это указание должности лица в дательном падеже или наименование присутственного места. Получает определенную форму удостоверение документа: подписи и скрепы на документе включают наименование должности лица, подписавшего или скрепившего документ и его личную подпись.

На протяжении всего XIX и начала XX вв. осуществляется законодательная  регламентация делопроизводства высших, центральных и местных учреждений. Благодаря принятой в то время  системе кодификации законодательства в Сводах законов Российской империи  достаточно легко получить подробные сведения о законодательной регламентации делопроизводства учреждений любого уровня. Своды законов начинают издаваться с 1832 г. Затем, пополняясь новыми узаконениями, переиздаются в 1842, 1857 и последующие годы. Первые два тома Сводов содержат узаконения, касающиеся верховной власти, деятельности высших, центральных и местных (губернских, уездных) учреждений, включая их делопроизводство.

Особенностью организации  делопроизводства в этот период являлась не только ее четкая законодательная регламентация, но и появление достаточно обширной делопроизводственной литературы, в том числе и работ теоретического характера. Большое значение в этот период имели письмовники - сборники образцов документов. Первые такие сборники появляются уже во второй половине XVIII в., а с конца XVIII - начала XIX вв. начинают издаваться регулярно. Известно более ста таких сборников, изданных до 1917 г.

Цель издания сборников  образцов документов - дать полное руководство  о порядке производства дел в  присутственных местах с описанием «обряда делопроизводства» и приложением форм документов. Предназначались такие сборники самому широкому кругу чиновников и частных лиц, которым приходится обращаться в государственные учреждения.

На фоне обширной делопроизводственной литературы этого периода совершенно самостоятельное значение имеют работы Н.В. Варадинова - «Делопроизводство, или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству, к составлению всех правительственных и частных деловых бумаг и к ведению самих дел» (СПб., 1857) и ее переиздания с несколько измененным названием 1873 и 1887 гг. Сам он так определял значение своей работы: «... издание однообразных форм деловых бумаг и теоретических... правил будет, может быть, иметь следствием введение единообразия, а с тем вместе и упрощение делопроизводства нашего. Явно, что не для всех родов бумаг, составляющих канцелярскую и деловую переписку, существуют в законах образцы и что не во всех присутственных местах и ведомствах употребляются одинаковые для них формы. Избрав из этих форм те, которые установились в деловой практике более однообразно и более сходно с указаниями и духом нашего законодательства, и присоединив к ним образцы бумаг административного и межевого делопроизводства, а также образцы актов, употребляемых частными лицами,  выходят: сборник всем возможным родам и видам деловых бумаг, а по тщательном изучении их и теоретические правила для их составления».

Делопроизводство Н.В. Варадинов разделял на теоретическое  и практическое. В теоретическом  значении - это «наука, излагающая правила  составления деловых бумаг, актов  и самих дел»; практическое делопроизводство - это «общий порядок производства дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образам деловых бумаг». К предмету теоретического делопроизводства он отнес: «наружные свойства» деловых бумаг и их «внутренние» свойства.

В разделе о наружных свойствах документов он дает:

- классификацию деловых бумаг с точки зрения внешней формы:

1. сношения (или отношения);

2. реестры, журналы,  протоколы, ведомости, описи, отчеты, книги;

3. официальные письма;

4. записки;

5. выписки;

- порядок написания  текста документа в разного  рода деловых бумагах;

- части деловой бумаги (т.е. формуляр документа): заглавие, особенные пометки, расположение  обстоятельств дела, подпись, скрепа, бланковые надписи, «кувертные»  надписи;

- титулы и формулы  обращения к разным особам  и другие вопросы.

К внутренним свойствам он относит стиль (слог) документов, особенности написания (орфография), принятые в деловых бумагах.

В практическом разделе  работы Н.В. Варадинова чрезвычайно  ценными являются: предложенная им классификация документов (канцелярские дела и бумаги, сношения присутственных мест и «просительские» дела и бумаги), детальное описание каждой разновидности документа и образцы конкретных документов по каждой разновидности, составляющие более половины его объемного труда.

Большая работа по упрощению  делопроизводства велась в отдельных ведомствах, в частности военном, где в 1911 г. "Положением о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве" введена система упрощенного делопроизводства. Положение упрощало технику переписки, сокращало количество служебных документов. Для письменных взаимоотношений чиновников военного ведомства устанавливалось три вида документов - рапорт, предписание, отношение. Регламентировались случаи обмена телеграфными сообщениями, установлены четкие значения надписей, ограничивавших доступ к документам: "секретно", "не подлежит оглашению", "спешно" и др. В положении устанавливался порядок применения пишущих машинок для изготовления документов, гектографов для копирования и других технических приспособлений, ускоряющих делопроизводственную обработку документов.

Однако работа по совершенствованию  делопроизводства в военном ведомстве  из-за начавшейся вскоре Первой мировой  войны не была заимствована другими  министерствами и ведомствами царской  России, а происшедший в 1917 г. социально-политический переворот - сначала Февральская буржуазно-демократическая, затем Октябрьская социалистическая революции привели к полному слому государственного аппарата и созданию нового, который, хотя и усвоил многие старые традиции, но зарождался на принципиально новых основах.

Совершенствованию делопроизводства уделяла внимание и советская  власть: в 1918 году вышло постановление "О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и  устранении канцелярской волокиты". В 1918 году была введена единая форма бланков делового письма.

ИТОГ: В конце XIX - начале XX вв. все большее внимание обращается систему регистрации, на необходимость ее упрощения за счет ее централизации. Эта идея в корне противоречила идее, заложенной в "Бошем учреждении министерств", в соответствии с которым создавалось множество пунктов регистрации документов в учреждении.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда. Чтобы рационализировать документооборот, необходимо четко регламентировать маршруты движения документов, утвердить согласованные правила для всех принятых делопроизводственных процедур, создать благоприятные организационно-технические условия для производительной работы сотрудников службы делопроизводства.

Специалисты отмечают, что  делопроизводство в современном  виде зародилось в России в начале ХIХ века, было и до сих пор остается весьма самобытным.

Начало XIX в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом верхний уровень управления - высшие и центральные учреждения, и вместе с реформами Екатерины II в последней четверти XVIII в. завершила формирование системы центральных и местных учреждений.

Создание министерств с единолично управляющими министрами было необходимо для более гибкой и оперативной системы управления. На протяжении XVIII столетия число коллегий значительно возросло по сравнению с эпохой царствования Петра: зачастую эти органы подменяли друг друга, так как одна и та же функция бывала, возложена сразу на несколько коллегий.

Таким нововведением  стал нормативно-правовой акт «Манифест  об учреждении министерств». В нем должны были отразиться новые требования, предъявляемые к управлению государством:

1. Персональная ответственность  руководителей и исполнителей.

2. Образование новых  отраслевых органов - министерств,  которых было числом восемь. Это  численное сокращение, по сравнению  с «расплодившимися» учреждениями, позволяло повысить оперативность в работе учреждений.

Манифест явился важнейшим  этапом в преодолении кризиса  государственного управления, в реформировании системы центральной власти в  России. Он явился основой для важнейшего документа - «Общего учреждения министерств», более чётко определившего министерские полномочия.