Развитие видов и формуляра документов в учреждениях России XVIII в

В XVIII в. стали также развиваться  и другие системы документации: финансовая, в которой впервые были применены термины «дебет», «кредит», «баланс», «бухгалтер»; военная - реляции, рапорты, донесения, предписания, диспозиции; договорная международная - ноты, меморандумы, депеши; судебная - допросы, клятвенные обещания, показания, приговоры; статистическая - подушные переписи, называемые ревизиями, «ревизские сказки» (результаты ревизий), губернские сводки. Сокова, А. Н. О создании русской традиционной формы документа в делопроизводстве госучреждений XVIII- XIX вв.

3. Столбцовая и тетрадная форма документов

В делопроизводстве приказов продолжала использоваться весьма специфическая  форма документа - столбец (столп, столпик), иначе говоря, свиток из подклеенных  друг к другу узких листов бумаги. Важные государственные акты могли  иметь особенно большие размеры. Например, грамота царя Алексея Михайловича  Пыскорскому монастырю на земли  имеет длину более метра, а  Соборное уложение 1949 г. насчитывает 309 метров!

Составные части столпа назывались «поставами». Такое же название получили и сами места склейки листов. Столбец  являлся фактически не одним документом, а включал всю совокупность документов дела. Текст в столбцах писался  только с одной стороны, оборотная  использовалась лишь для проставления помет, резолюции, адреса. Документы  хранились свернутыми в свиток или  рулон; для особо важных документов изготавливались специальные футляры, но чаще они хранилось просто в  ларях, или сундуках. Такая форма  документа была неудобной, поскольку  много времени уходило на развертывание  и свертывание столбца при  поиске необходимых сведений. Сама склейка была недостаточно прочной, что приводило к ветшанию и  износу документа. Столбцовая форма  делопроизводства отменена Петром I.

Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась и начала применяться тетрадная  форма. Тетрадь — это лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе, переплетались по мере необходимости  и составляли книги. В форме книг велись списки, финансовые, учетные, регистрационные  записи и др. Известно огромное количество разновидностей книг — более трехсот. Это — ужинные, умолотные, денежные и другие книги. Но основной формой документа все-таки оставался столбец, имеющий по существу характер «дела», последовательно отражавшего все  «производство» по тому или иному  вопросу, начиная с инициативного  документа (челобитной, памяти), включая  все промежуточные документы (справки, выписки из других дел) и заканчивая документом, содержавшим решение. Остальные  бумаги, не сформированные в столбцы, тетради или в книги, сгруппировывались  в связки, где нередко оказывались  самые разнообразные документы.

4. Структура текста и особенности изложения содержания отдельных отдельных документов

Реформы Петра I значительно  расширили количество видов документов и произвели изменение в их формулярах в направлении дальнейшей регламентации и приведения их к  единому стандарту. Генеральный  Регламент закрепил эти изменения  в виде основного свода правил по делопроизводства коллегий.

Изменения в порядке документирования происходили и после смерти Петра I и прежде всего касались создания типовых форм документов. Так, в уже  рассмотренных в данной работе сенатском  указе от 20 декабря 1738 года приводятся формы рапортов и доношений, в  резолюции Кабинета Министров от 12 апреля 1738 года и в указе от 16 января 1766 года и других указах приводятся формы различных ведомостей, получающих особое распространение в XVIII веке, а в указе от 14 июля 1753 года прилагается форма журнала, ведущегося в присутственных местах.

В это время особенное  распространение получают инструкции. В указе от 29 декабря 1738 года «О сочинении всем присутственным местам инструкций с объяснениями в оных порядка в отправлении дел», указывается «…всем Коллегиям, Приказам и Канцеляриям сочинить в Сенате каждому месту собственную инструкцию, в которой сколько возможно изъяснить…», после чего следовали пункты, в которых и должны описываться основные принципы организации дел в учреждениях, которые необходимо было отражать в инструкции.

В качестве примера можно  привести «Инструкцию или Наказ  Киевскому губернатору об отправлении  дел» от 17 января 1737 года и Указ Сената от 8 июля 1737 года «О рассылке по Губерниям, Провинциям и городам утверждённых Сенатом инструкций надсмотрщикам  и форм приходных, расходных записных книг и счетов». В последнем, помимо утверждённой Сенатом инструкции надсмотрщикам, приводились также формы финансовых документов. Таким образом, в документации XVIII века «…всё большее место  занимает цифровая знаковая система, вытесняется  текст, побеждает графовая форма  изложения содержания».

В дополнение к петровским указам 1711 - 1714 годов, Сенат издаёт указ от 27 июля 1739 года «О неисполнении протоколов, не подписанных всеми сенаторами», в котором приказывается «…по протоколам, которые пока всеми Правительствующего Сената руками не подписаны, отправления  не чинить». 9 ноября другой указ «О нечинении  исполнения по протоколам, не подписанным  всеми сенаторами» подтверждает это решение. В нём было выражено недовольство высшей властью неисполнения предыдущего указа, выражавшееся в  том, что «…многие журналы подписаны  рукой Сенаторов от двух или от трёх персон, а прочих подписания не имеется…» и поэтому руководство  Сената в жёсткой форме требовало, чтобы «…ни один журнал без подписания всех рук оставаться не должен». Из этого следует, что уже в XVIII веке удостоверению документов придавалось  большое значение в теории, хотя на практике нередко эти требования игнорировались.

Следующим важным законодательным  актом, касающимся вопросов удостоверения  документа, был указ Сената от 19 февраля 1786 года, в котором вводились изменения  в подписи документов, направляемых императорским особам - «Об употребления слов и речений «бьёт челом» и  замене их на «просит имярек».

В нём предписывалось «после титула Её Императорского Величества вместо «бьёт челом» ставить «приносит  жалобу» или «просит имярек». В присылаемых же к императрице  письмах и реляциях, или же донесениях, в конце указанных документов «…вместо «всеподданнейший раб», подписывать  просто «всеподданнейший» или «верный  подданный», а равным образом в  патентах, присяжных листах и всех прочих бумагах, где слово «раб» включено было, вместо оного употребить имя: «подданный».

Документы удостоверялись печатями. При вступлении на престол нового царя или царицы вслед за изменением титула, менялась и печать. Так, при  вступлении на престол Елизаветы, в  скором порядке издаётся указ Сената от 25 ноября 1741 года «О распоряжениях  по приведению к присяге всякого  чина людей на подданство Её Императорскому Величеству и о переделке во всех Присутственных местах печатей на Высочайшее имя государыни императрицы», в котором  Сенат приказывал «…объявить во всех Коллегиях, Канцеляриях, Конторах и  Комиссиях, где имеются печати с  Государственным Гербом и надписью, чтобы переправили или переделали надпись Её Императорского Величества немедленно и по исправлению подали б в Сенат рапорт», что свидетельствует  о заботе высшего органа власти, стремившегося к тому, чтобы документы  по всей стране были действительными, что всецело зависело от правильности их удостоверения.

Со второй четверти - конце XVIII века происходили дальнейшие изменения  в оформлении документа, направленные на его дальнейшую формализацию, введение табличных форм документа, приведения к единому стандарту документов одного вида. Уделялось большое внимание и удостоверению документа: предпринимались  попытки вести жёсткий контроль за подписанием протоколов Сената. Также можно говорить, что изучаемые  здесь законодательные акты данного  периода являют собой необходимые  изменения, как в регламентации  оформления документов, так и всего  делопроизводства высших, центральных  и местных органов власти в  целом.

Регламентация делопроизводства в законодательных актах второй четверти - конца XVIII века представляет собой попытку высшей власти, и, прежде всего, Сената, ускорить решение дел  в государственных учреждениях  и упорядочить ведение переписки  между ними.

Для многих документов были установлены официальные бланки и разработаны правила расположения реквизитов на листе бумаги. Для  некоторых документов, таких, как  дипломы и патенты, были созданы  генеральные формуляры - образцы, по которым они должны были оформляться.

Так, в указе 1723 г. «О форме  суда» содержание челобитной следовало  излагать по пунктам, т.е. была сделана  попытка формализовать текст  документа, сделать его максимально  удобным для чтения. Несколько  ранее - указом от 22 февраля 1714 г. - губернаторам предлагалась форма ведомости для  присылки сведений о произведенных  сборах налогов и казенных расходах, состоявшая из 22 пунктов.

На документах впервые  появились резолюции, представляющие собой задания по исполнению. Резолюцию  писали на лицевой стороне первого  листа.

В коллежском делопроизводстве выделяется из текста и становится самостоятельным элементом формуляра  дата документа: во многих документах она пишется под текстом с  левой стороны листа: «Октября 17 дня 1723 года».

Самостоятельным элементом  формуляра становится и наименование документа; в некоторых случаях  к нему примыкает обозначение  краткого содержания документа: «Рапорт  о получении указа», хотя требование указывать краткое содержание документа (заголовок к тексту) окончательно формируется только в делопроизводстве министерств в XIX в.

Кроме реквизитов, выделившихся из текста, появляется ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки  документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметка  о контроле, отметка о направлении  в дело и др. В целом, делопроизводство коллегий характеризовалось значительным увеличением письменной работы и  формальностей, на что жаловались современники. Даже значительно увеличенные по сравнению с приказами штаты  канцелярских чиновников не справлялись  с обилием дел, что приводило  к медлительности делопроизводства и волоките.

В XV в. дорогостоящий пергамент  вытеснила бумага, которую первоначально  также привозили из западноевропейских стран, а со второй половины XVII в. - своя, отечественная. Первую бумажную «мельницу» (фабрику) построили на реке Пахре  по приказу патриарха Никона, затем  в Москве на реке Яузе. Однако только в XVIII в. после строительства нескольких бумажных мануфактур удалось удовлетворить  внутренний спрос на бумагу в России. Первоначально бумага изготавливалась  из тряпья, а чернила делались из солей железа и дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков —  наростов на дубовых листьях. Сочетание  железистых чернил и тряпичной бумаги делало текст особенно стойким, он почти  не выцветал. Поэтому документы этого  периода, хранящиеся в архивах, достаточно хорошо читаются.

Инструментами письма служили  гусиные перья, затачиваемые особым образом перочинным ножом. Лучшими, как отмечают историки, считались  перья из левого крыла гуся, а  сама очинка требовала значительного  уменья. Гусиные перья применялись  вплоть до второй половины XIX в., хотя металлические  перья появились уже в начале века. Написанный гусиным пером текст  посыпался мелким кварцевым песком. Московские приказы пользовались песком, привозимым с Воробьевых гор, который  считался особенно светлым и чистым. С появлением так называемой скорописи (начертание округлых букв и использование  графических сокращений слов и частей слов с вынесением -их над строкой  письма) свободно читать такие тексты стало довольно сложно, требовались  знания и навыки.

В делопроизводстве приказов продолжала использоваться весьма специфическая  форма документа - столбец (столп, столпик), иначе говоря, свиток из подклеенных  друг к другу узких листов бумаги. Важные государственные акты могли  иметь особенно большие размеры. Например, грамота царя Алексея Михайловича  Пыскорскому монастырю на земли  имеет длину более метра, а  Соборное уложение 1949 г. насчитывает 309 метров!

Составные части столпа назывались «поставами». Такое же название получили и сами места склейки листов. Столбец  являлся фактически не одним документом, а включал всю совокупность документов дела. Текст в столбцах писался только с одной стороны, оборотная использовалась лишь для проставления помет, резолюции, адреса. Документы хранились свернутыми в свиток или рулон; для особо важных документов изготавливались специальные футляры, но чаще они хранилось просто в ларях, или сундуках. Такая форма документа была неудобной, поскольку много времени уходило на развертывание и свертывание столбца при поиске необходимых сведений. Сама склейка была недостаточно прочной, что приводило к ветшанию и износу документа. Столбцовая форма делопроизводства отменена Петром I.

В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделилось из текста, т.е. обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и  др. и собственно содержание документа  составляли один сплошной текст. Как  правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и  адресата документа. Например, царские  указные грамоты начинались указанием  автора и адресата (от кого — кому):

«От царя и великого князя Алексея Михайловича, всея Великой и Малой и Белой  России самодержца, боярину нашему и воеводам князю Якову Куденетовичу Черкасскому...»

или:  
«...князю Ивану Алексеевичу Воротынскому с товарищами ...», а затем излагалось существо вопроса.

Челобитные и отписки начинались с обращения:

«Царю государю и  великому князю Михаилу Федоровичу всея Руси бьет челом холоп твой ...» или: «Царю государю и великому князю Алексею Михайловичу, всея Великой и Малой и Белой России самодержцу, бьет челом сирота твой Ивашко Михайлов ...».

Челобитная заканчивалась  и заверительной надписью: «К сей челобитной Демьянко Власов руку приложил», а также указывались имена послухов (свидетелей), место и время составления челобитной.

Кроме этих обязательных элементов  можно говорить о некоторых стабильных элементах текста для каждой разновидности  документа. Например, изложение просьбы  в челобитных начиналось традиционной формулой: «... вели государь мне дать...», а заканчивалось: «...царь-государь смилуйся пожалуй...».

При обращении к великому князю служилые люди писались холопами («бьет челом холоп твой»); посадские люди и крестьяне, их жены, вдовы и дети — сиротами; духовные лица — богомольцами.