Развитие видов и формуляра документов в учреждениях России XVIII в

В заключительной части указной  грамоты обозначалась дата ее составления  и место, где она была написана:

«Писан в царствующем  граде Москве в наших царских  палатах. Лета 7166 года, марта в 16 день».

Челобитная заканчивалась  и заверительной надписью: «К сей челобитной Демьянко Власов руку приложил», а также указывались имена послухов (свидетелей), место и время составления челобитной.

Кроме этих обязательных элементов  можно говорить о некоторых стабильных элементах текста для каждой разновидности  документа. Например, изложение просьбы  в челобитных начиналось традиционной формулой: «... вели государь мне дать...», а заканчивалось: «...царь-государь смилуйся пожалуй...».

1. Особенности обозначения автора и адресата документа

В течение второй четверти - конца XVIII века реквизиты документа  приобретают самостоятельное значение и занимают своё собственное, устойчивое место в формуляре документа. Например, вид документа уже повсеместно  указывается после адресата, над  текстом, также как и в форме  рапорта, где указывается полное название документа («Рапорт о получении  указа» или «Рапорт, зачем присланному  из Сената указу исполнение на указанный срок учинить невозможно». (Приложение №3)

19 февраля 1786 года согласно  указу Сената «…вместо подаваемых  до сего дня на имя Её  величества челобитен, как к  Её величеству, так и в присутственные  места по исковым и другим  делам» было предписано писать  жалобницы и прошения вместо  бывших в ходу до этого челобитен.

Оформление реквизита «автор документа» был посвящён специальный указ от 27 февраля 1741 года «Форма о титулах Её Императорского Величества в грамотах, докладах, челобитных и договорах», где определялось в каких документах какой титул употреблять. Так, в грамотах иностранным государствам после слов «Божей милостью, мы Елизавета Первая, императрица и самодержица Всероссийская», шло пространное перечисление земель, которыми она повелевает, а в грамотах внутри государства титул был кратким: «…императрица и самодержица Всероссийская и прочая, прочая, прочая». В челобитных титул звучал иначе: «Всепресвятейшая, державнейшая, великая государыня, императрица Елизавета Первая, самодержица Всероссийская, Государыня Всемилостивейшая».

В этом законодательном акте приводятся также правила написания  челобитной на имя императрицы. Они  заключались в следующем: после  титула монарха следовала формулировка: «…бьёт челом имрек на имрека, а в чём прошение, тому следуют пункты…». Далее следовало прошение, излагаемое по пунктам и завершавшееся словами: «…прошу Ваше Императорское Величество о сём моём челобитье решение учинить».

В документах XVIII века реквизит «автор» отделялся от текста и обычно указывался дважды: в подписи при написании должности и в начале текста вслед за обозначением адресата.

Адресат указывался в строке над текстом, например, «В Правительствующий Сенат». Дату писали либо в начале, либо в конце текста или же под текстом с левой стороны. Например, в форме рапорта о действительном исполнении по присланному указу, требовалось его «окончить числом и годом».

Определенное место, обычно в начале текста, занимает в документе  адресат. В судебниках, актах местного управления (губных и земских грамотах) давалось подробное адресование - указание «всех служилых чинов и сословий или лиц» Памятники русского права, вып. 4, С. 175, 188, 232.. Конкретный адресат  обозначался в царских, жалованных и указных грамотах («Боярину нашему князю Ивану Федоровичу Мстиславскому да дьяку нашему Ондрию Щелканову», «пожалован есмь игумена Никона»; «…в Суздальский уезд княж Ондреевских сел Шуйского приказчику Медведю Клементьеву»), в памятях («в дрвню Кучи старосте Гришке Андронову и всем крестянам…»), в некоторых сказках («сказал постелничему племяннику Федору Михайловичу Ртищеву»), в частных письмах («Гедрю моему племяннику князю Василью Васильевичу…»).

С адресата обычно начинался  текст и таких документов как  отписки и челобитные. Однако обозначения  адресата имело особенность: они  адресовались на имя царя («Государю и великому князю»), хотя часто их исполнение предполагало конкретное учреждение. Иногда в таких случаях делалась особая отметка о конкретном адресате: «Отдати в посольскую избу Ондрею Щелканову». В 1680 г. вышел указ, который предписывал указывать на документах, направляемых в приказы или отправляемых из них, только фамилию главного судьи.

В самом тексте документа  обозначался и автор. Основной закон XVI в., Судебник 1550 г., начинался с  даты и обозначения автора: «Царь и великий князь Иван Васильевич всеа Руси с своею братьею и с бояри сесь Судебник уложил».В указах царя и приговорах Боярской думы, в жалованных и указных грамотах автор указывался в начале текста, а иногда повторялся на обороте: «Князь Великий…» Нередки упоминания имен тех, кто писал документ. Это частные близкие автору люди, и официальные лица, и писцы-профессионалы - подьячие Ивановской площади, слободские и монастырские дьячки, монахи.

Определенное место для  обозначения автора было в протоколах - судных списках (в конце текста указывались имена судей и  присутствовавших), в памятях и  сказках (в начале текста и в подписи), в челобитных (в начале текста и  в редких случаях - в подписи) Из 142 изученных челобитных подпись есть лишь в 30..

В грамотках в начале текста указывалась степень родства  и имя автора, а в письмах - грамотках  деловых людей, кроме того, и в  подписи.

В рассматриваемый период происходили также значительные изменения в оформлении состава  удостоверения документа. Во всех документах во второй четверти - конце XVIII века начинает присутствовать авторская подпись. Особенное внимание в законодательных  актах центральной и высшей власти уделялось удостоверению таких  документов, как протоколы Сената.

В коллежком делопроизводстве выделяется из текста и становится самостоятельным элементом формуляра  дата документа: во многих документах она пишется под текстом с  левой стороны листа: «Октября 17 дня 1723 года».

В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделилось из текста, т.е. обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и др. и собственно содержание документа составляли один сплошной текст. Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. Например, царские указные грамоты начинались указанием автора и адресата (от кого — кому):

«От царя и великого князя Алексея Михайловича, всея Великой и Малой и Белой  России самодержца, боярину нашему и воеводам князю Якову Куденетовичу Черкасскому...»

или:

«...князю Ивану  Алексеевичу Воротынскому с товарищами ...», а затем излагалось существо вопроса.

Челобитные и отписки  начинались с обращения:

«Царю государю и  великому князю Михаилу Федоровичу всея Руси бьет челом холоп твой ...» или: «Царю государю и великому князю Алексею Михайловичу, всея Великой и Малой и Белой России самодержцу, бьет челом сирота твой Ивашко Михайлов ...».

При обращении к великому князю служилые люди писались холопами («бьет челом холоп твой»); посадские  люди и крестьяне, их жены, вдовы  и дети — сиротами; духовные лица — богомольцами.

В заключительной части указной  грамоты обозначалась дата ее составления  и место, где она была написана:

«Писан в царствующем  граде Москве в наших царских  палатах. Лета 7166 года, марта в 16 день».

2. Датирование документа

Одним из реквизитов документа  является его дата. Дошедшие до нас  многие ранние документы XII-XV вв. не датированы. Их дату можно установить лишь по каким-либо признакам. Так, время составления (вероятную  дату) берестяных грамот можно определить только по каллиграфическим особенностям и по стратиграфическим признакам (геологическим слоям). Хронологию не датированных ранних актов и других видов документов определяют приблизительно: по содержанию, факту, событию, иногда датируемых в тексте: «Лета 7059-го, майя в 17 день. Царь и великий князь Иван Васильевич всеа Руси сеи грамоты слушал…», по отметке о получении документа: «166 года января в 8 день подал отписку…».

Установить дату документа  помогают и другие дополнительные признаки: наименования учреждений, употребление титулов представителей верховной  власти. Например, в Киевский период и эпоху феодальной раздробленности  употребляется титул: «Князь», «Князь великий», в 80-х годах XV в. – «Князь великий всеа Руси». В 1547 г. княжеский титул был заменен царским: «Царь и великий князь всеа Руси», позднее – «Государь царь и великий князь всеа Руси самодержец». Присоединение в 1654 году Украины и Смоленска изменило титул следующим образом: «Великий государь царь и великий князь всеа Великие и Малые и Белые Руси самодержец». Претерпел изменения и титул представителей церковной иерархии. Определить дату по церковному празднику, упоминаемому в документе, помогают церковные календари. Наконец, время создания документа помогают установить водяные знаки (филиграни) - фабричные знаки владельца и годы изготовления.

Место даты в документах обычно постоянно: в законах, указах, приговорах, памятях, наказах, сказках, писцовых книгах - в начале текста, и  в конце текста - в актах («Писана на Москве лета 7000 тридесят первого апреля», «А меновные писал…лета 7068 го»).

При определении времени  составления документов до XVIII в. следует  иметь в виду, что в России применялась  эра (система счета лет от того или иного исходного момента  или событий, нередко фиктивного) «от сотворения мира» или византийская эра. С 1700 г. времяисчисление велось по «эре Дионисия» - «от рождества  Христова». Считалось, что от сотворения мира до рождества Христова прошло 5508 лет. Поэтому для перевода даты с византийской эры на современную  следует вычесть из этой даты 5508. Например, в документе упоминается 7148 год - дата от сотворения мира. По современной  эре событие или документ дотируется 1640 г.

Кроме этого нужно помнить, что до 1492 г. (7000 г) новый год начинался  с марта (мартовский стиль), с 1492 г. - с сентября (сентябрьский стиль). По мартовскому стилю цифра 5508 вычитается из тех исторических событий, которые произошли в один из месяцев с марта по декабрь включительно. Если же событие случилось в январе или феврале, то вычитается 5507. Если событие датировано по сентябрьскому стилю, то для перевода даты на нашу эру из даты события, произошедшего с января по август, вычитается 5508. Для событий, падающих на период с сентября по декабрь - 5509. Помимо этого, для всех документов, созданных до 14 февраля 1918 г., требуется перевод дат с юлианского календаря («старый стиль») на григорианский календарь («новый стиль»). При переводе дат с юлианского календаря на григорианский следует учитывать, что в XVI-XVII вв. отставание юлианского календаря от тропического равнялось 10, в XVIII - 11, XIX - 12, XX - 13 суткам.

3. Регистрация документов

Анализируя формуляр документов приказного периода, многие исследователи  отмечают наличие устойчивых форм, образцов, по которым совершалось  делопроизводство. В частности, по единому  образцу писались наказы воеводам из приказов, включавшие следующие части:

• вступление в должность нового воеводы, порядок приема должности от прежнего воеводы;
• постановления о финансовом управлении;
• отношение воеводы к местному обществу и выборным должностям;
• постановления о полицейской деятельности воеводы;
• определение военных обязанностей воеводы, правила его отношения к иноземцам.

Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы:

• поступление документа на рассмотрение;
• подготовка дела к «докладу»;
• рассмотрение и решение дела;
• оформление документа, содержащего решение.

Рассмотрение дела в приказе  начиналось по инициативе царя или  по жалобе, извету, челобитной или отписке. Указание царя передавалось им лично  кому-либо из чинов приказа или  передавалось в приказ через кого-либо из тех, кто находился в это  время при царе. По указу царя либо сразу готовилось решение («отпуск»), если приказ располагал для этого  нужными сведениями, либо начиналось исполнение - рассмотрение вопроса и сбор необходимых материалов.

Если во исполнение царского указа нужно было написать грамоту, дьяк писал ее сам или давал  поручение кому-нибудь из старших  подьячих. Если для решения дела требовалась переписка с другими  приказами, она велась без соблюдения особых формальностей короткими  «памятями» или записками подьячих одного приказа подьячим другого приказа.

При поступлении документа  на нем проставлялась дата и дьяк делал помету «Выписать», что означало «Навести справки». Фактически это  означало начало рассмотрения дела. Подготовкой  дел к рассмотрению («докладу») занимались столы, или повытья, где дьяк или  по его поручению старший подьячий собирал нужный материал, составлял  проект ответного документа (решения  по делу). Роль докладчика по делу принадлежала дьяку, а решение вопроса —  думным дьякам. Решение по делу принималось  после его обсуждения. Думные дьяки  могли согласиться с подготовленным решением, но могли и внести свои коррективы. В результате после вынесения  решения дьяк «чернил» подготовленный документ, т.е. исправлял его, младший  подьячий переписывал набело, подьячий «справлял», т.е. сверял беловик с  черновиком, удостоверял («справлял») его своей подписью - «справой», которая  выражала ответственность подьячего  за точное соответствие беловика черновику, но еще не придавала юридической  силы документу. Для этого требовалась  «припись» дьяка, которая свидетельствовала  об ответственности за содержание документа.