Реквизит «Отметка об исполнителе». Формирование дела

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Делопроизводство –  отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию  работы с официальными документами.

Делопроизводство включает:

• обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);
• организацию работы с документами, направленную на создание в рамках отдельной организации системы норм, обеспечивающих движение документов в аппарате управления, их использование в справочных целях;
• выполнение определенного цикла операций с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль);
• хранение, систематизацию, подготовку документов длительных сроков хранения для сдачи в архив, уничтожение документов с истекшими сроками хранения).

Современное делопроизводство представляет собой не набор технических операций, производимых с документами, а систему информационного обеспечения управленческого аппарата.

Параллельно с термином «делопроизводство» в последние  десятилетия используется термин «  документационное обеспечение управления» (ДОУ). В настоящее время ДОУ является синонимом термина «Делопроизводство» и употребляется для обозначения одной и той же деятельности. Появление этого термина связано с осознанием происходящих в делопроизводстве изменений и прежде всего в связи с использованием информационных технологий. Именно появление этих технологий изменило традиционный взгляд на делопроизводство как вспомогательную деятельность, обеспечивающую перемещение документа, в управленческом аппарате. Делопроизводство в любой организации осуществляется специальным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, управление делами и др.) или секретарскими службами. Характерной для современного управления чертой является комплектование штатов организаций специалистами соответствующих профилей, имеющих не кратковременную подготовку, а получивших образование и квалификацию в той или иной области.

1.1.РЕКВИЗИТ «ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНИТЕЛЕ»

Обработка документов в  аппарате управления включает документирование информации, обработку информации, содержащейся в документах, и организацию работы с документами. Совокупность работ, связанных с созданием документов, их регистрацией, классификацией, движением, учетом и хранением, называется делопроизводством.

В процессе делопроизводства осуществляется фиксирование информации (документирование) и организация работ с документами. Под документированием понимается создание текстовых документов в сфере управления.

Организация работы с  документами означает создание условий, обеспечивающих движение, поиск и  хранение документов в делопроизводстве. Необходимость документирования управленческих процедур, установленная действующим законодательством, приводит на практике к созданию многочисленных форм финансовой, первичной учетной, расчетно-денежной, отчетно-статистической, организационно-распорядительной и других систем документации.

Особую роль среди  управленческих документов играет организационно-распорядительная документация (ОРД), применяемая при  оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата учреждения, организации, предприятия.

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято  называть реквизитами. Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая сила), так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

Реквизиты – это обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов.

 С 1 января 1991 г. и по настоящее время введен стандарт на организационно-распорядительную документацию ГОСТ 6. 38-90, который применяется при оформлении организационной, распорядительной и исполнительной деятельности органов государственной власти и управления, а также подведомственных им предприятий и организаций. В этом стандарте определен 31 реквизит. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Каждый должен содержать определенный их состав в зависимости от назначения документа.

В перечень реквизитов ОРД  входят следующие:

1. Государственный герб
2. Эмблема организации, учреждения, предприятия
3. Изображение наград
4. Код предприятия, учреждения или организации по Общегосударственному классификатору предприятий и организаций (ОКПО)
5. Код формы документа по Общегосударственному классификатору управленческой документации (ОКУД)
6. Наименование министерства или ведомства
7. Наименование учреждения, организации, предприятия
8. Наименование структурного подразделения
9. Индекс предприятия, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, номер телефона, номер счета в банке
10. Название вида документа
11. Дата
12. Индекс
13. Ссылка на индекс и дату входящего документа
14. Место составления или издания
15. Гриф ограничения доступа к документу
16. Адресат
17. Гриф утверждения
18. Резолюция
19. Заголовок к тексту
20. Отметка о контроле
21. Текст
22. Отметка о наличии приложения
23. Подпись
24. Гриф согласования
25. Визы
26. Печать
27. Отметка о заверении копий
28. Фамилия исполнителя и номер телефона
29. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
30. Отметка о переносе данных на машинный носитель
31. Отметка о поступлении

Реквизит «Отметка об исполнителе» располагают на лицевой  стороне последнего листа в левом  нижнем углу документа.

Отметка об исполнителе документа позволяет получателю документа (адресату) выяснить по телефону интересующие его вопросы или дать ответ, если решение вопроса не требует документального закрепления.

Фамилию исполнителя  и номер его служебного телефона печатают без знаков препинания и обязательно указывают на исходящих документах.

Пример:

Иванова 222 21 23

Отметка об исполнителе  может быть дополнена информацией: имя файла (полное имя файла), дата и другие поисковые данные, которые  располагаются ниже данной отметки.

При оформлении на компьютере «Отметка об исполнителе» выполняется шрифтом Times New Roman обычный, размер 9 пунктов.

 

 

 

 

 

2.1.ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛА

В учреждениях, организациях, на предприятиях ежегодно образуются документы, которые используются, как  справочный материал либо для поиска необходимой информации в качестве доказательства тех или иных фактов, событий, действий. Как же упорядочить документы, создаваемые в делопроизводстве организации?

На помощь в этом случае приходит номенклатура дел. Номенклатура дел обеспечивает единый подход к учету, систематизации, описанию и поиску дел во всех структурных подразделениях организации. Однако документами пользуются не только в текущем делопроизводстве, но и спустя многие годы после их создания. Как же обеспечить оперативный поиск необходимых документов и в процессе текущей деятельности, и через много лет? Для этого, прежде всего, документы приводят в определенную систему. В этих целях их сначала группируют (формируют) в первичные комплексы - дела.

Формирование дел - это  группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел организации.

Если документы последовательно  день за днем не приводить в определенную систему, не формировать в дела по определенным признакам, то при необходимости  разыскать нужные будет крайне трудно. Это происходит и в тех случаях, когда дела формируются по принципу "так удобно в практической работе". При этом забывают, что такой подход влечет за собой неразбериху в формировании дел, затрудняет поиск и учет документов не только в делопроизводстве, но и в архиве организации.

Чтобы избежать этого, каждому  специалисту, в том числе и  ответственному за архив организации, необходимо знать признаки заведения  дел, используемые при формировании документов в дела, основные требования к формированию дел, принципы расположения документов в деле.

2.2.ПРИЗНАКИ ЗАВЕДЕНИЯ  ДЕЛ

Признаки заведения  дел представляют собой основные элементы формуляра документа, то есть совокупность составных частей, реквизитов документа. Знание элементов формуляра  документа, таким образом, важно не только для правильного составления документов, но и для формирования их в дела.

Документы формируются в дела по следующим признакам:

• Номинальный - соединение в дела документов, имеющих одно и то же название вида (приказы, протоколы, отчеты, акты и др.). Например: "Приказы директора предприятия по основной деятельности", "Протоколы заседания экспертной комиссии предприятия", "Акты проверок кассы".
• Предметно-вопросный - объединение в дело документов одного содержания, то есть при формировании документов в дело за основу берут их содержание. Например: "Документы по инвентаризации материальных ценностей (инвентарные описи, акты, сличительные ведомости и др.)".
• Авторский - формирование в деле документов одного автора. Например: "Протоколы заседаний квалификационной комиссии предприятия", "Протоколы заседаний аттестационной комиссии предприятия", "Правила внутреннего трудового распорядка предприятия", "Планы предприятия по труду".
• Хронологический - формирование в деле документов за определенный период. Например: "Отчеты предприятия о работе с кадрами за 2001 год", "Штатное расписание предприятия на 2002 год".
• Корреспондентский - объединение в одном деле переписки с определенным корреспондентом (или с несколькими корреспондентами).
• Географический - формирование в одном деле переписки или другой группы документов, содержание, авторы, корреспонденты которых связаны с определенной территорией: "Отчеты предприятий Брестской области о работе с кадрами за 2001 год", "Переписка с предприятиями-поставщиками Витебской области о поставке комплектующих изделий", "Документы об участии в торгово-промышленной выставке в г. Москве (переписка, программы, обзоры и др.)".

Дело, сформированное по одному какому-либо из вышеназванных  признаков, будет ограничено только обозначением этого одного признака. В практике при формировании дел пользуются, как правило, не одним, а несколькими признаками.

В организации в дело сформированы такие документы, как  отчеты. Сразу же возникают вопросы: чьи отчеты? о чем они? за какой период?

Чем больше вышеназванных  признаков используется при формировании документов в дела, тем легче и  результативнее вся последующая  работа с документами не только в  делопроизводстве, но и в архиве организации. Это связано с тем, что в архив передаются дела структурных подразделений, сформированные с соблюдением требований номенклатуры дел. Сформированные в делопроизводстве дела в последующем включаются в архиве в соответствующие описи дел без дополнительной работы по проведению экспертизы их ценности.

2.3ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ФОРМИРОВАНИЮ ДЕЛ

При формировании дел  в делопроизводстве организации  необходимо также соблюдать и  определенные правила.

1. Помещать в дело документы, которые по своему содержанию соответствуют наименованию дела по номенклатуре. Если документы, образующиеся в течение делопроизводственного года, не могут быть включены в имеющиеся дела, необходимо заводить новые дела с внесением их в номенклатуру дел.
2. Документы постоянного и временного хранения формируются в отдельные дела. С учетом данного требования подлинники документов необходимо формировать в дела отдельно от их копий. В связи с этим при составлении номенклатуры дел предусматриваются самостоятельные дела для этой категории документовС учетом этого требования годовые планы и отчеты формируются отдельно от квартальных и месячных планов и отчетов. В порядке исключения допускается временное формирование в течение делопроизводственного года в одном деле документов с различными сроками хранения, если они связаны с решением одного вопроса. В этом случае по окончании года документы расформировывают в отдельные дела по срокам хранения согласно номенклатуре дел.
3. Рабочие варианты (проекты) документов формируются в самостоятельные дела отдельно от их подлинников.Вместе с проектами приказов в дело подшиваются и отдельные листы, на которых излагаются все замечания, дополнения, предложения к проектам приказов. Это требование относится и к формированию других категорий дел. Так, утвержденные штатные расписания формируются отдельно от их проектов и переписки по утверждению штатов.
4. В дело формируется только по одному экземпляру каждого документа.Не допускается включение в дело не относящихся к нему документов, а также черновиков, вариантов, размноженных копий и документов, подлежащих возврату.
5. В деле формируются документы только одного делопроизводственного (календарного) года.Исключение составляют так называемые переходящие дела. Такие дела могут вестись в течение нескольких делопроизводственных лет. К ним относятся учетно-регистрационные книги, журналы, которые ведутся до окончательного их заполнения.
6. В каждом деле должно быть сформировано не более 250 листов. Допустимая толщина дела - 30-40 мм. В том случае, если включенное в номенклатуру дело будет иметь более 250 листов, заводится второй, третий, а при необходимости - и последующие тома этого дела. При этом все тома данного дела будут иметь один и тот же индекс по номенклатуре дел.
7. Приложения к документам, независимо от их дат, присоединяются к документам тех дел, к которым относятся. Приложения большого объема могут составлять отдельный том. В этом случае на документе, подшитом в деле, делается отметка, что приложение к нему сформировано в отдельное дело.
8. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с действующими в стране правилами оформления документов, в том числе СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", который введен в действие с 1 июля 2005 г.